5 τρόποι PhraseExpress μπορεί να βοηθήσει στη βελτίωση της ομαδικής εργασίας

Το PhraseExpress προσφέρει μερικές πολύτιμες υπηρεσίες παραγωγικότητας. Ο βασικός σκοπός του είναι να παρέχει εξαιρετικά εργαλεία επέκτασης κειμένου, τα οποία επιτρέπουν στους χρήστες να γράφουν γρηγορότερα και πιο αποτελεσματικά. Αλλά το PhraseExpress είναι επίσης ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη βελτίωση της ροής εργασίας της ομάδας σας.

Εάν η επιχείρησή σας βασίζεται σε μια ομάδα ανθρώπων που συνεργάζονται ομαλά, ακολουθούν πέντε τρόποι με τους οποίους μπορεί να βοηθήσει το PhraseExpress.

Τι είναι το PhraseExpress;

Το PhraseExpress είναι ένα πρόγραμμα που έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθά να πληκτρολογείτε πιο γρήγορα. Μπορείτε να ρυθμίσετε συντομεύσεις πληκτρολογίου για συγκεκριμένες λέξεις ή προτάσεις. Στη συνέχεια, όταν χρησιμοποιείτε αυτές τις συντομεύσεις, το PhraseExpress συμπληρώνει αυτόματα τις πλήρεις φράσεις.

Εξερευνήστε αρκετά στο διαδίκτυο και θα βρείτε δεκάδες διαφορετικές μεθόδους για την ανάπτυξη κειμένου. Για παράδειγμα, χρειάζονται μόνο λίγα βήματα μάθετε πώς να δημιουργείτε προσαρμοσμένες επεκτάσεις κειμένου στο Microsoft Word.

Αυτό που κάνει το PhraseExpress ξεχωριστό είναι ότι λειτουργεί σε πολλά μέρη. Είτε γράφετε μια αναφορά είτε ένα email, μπορείτε να κάνετε φράσεις που χρησιμοποιούνται συνήθως να εμφανίζονται στα μισά πλήκτρα.

Όταν συμμετέχετε στο PhraseExpress, μπορείτε να ξεκινήσετε με μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών για όλες τις υπηρεσίες της. Μετά από αυτό, ο λογαριασμός σας επιστρέφει σε έναν δωρεάν προσωπικό λογαριασμό, αλλά χωρίς τα ωραία, εμπορικά παιχνίδια.

Για να τα λάβετε ξανά, επιλέξτε ανάμεσα σε μια συνδρομή Standard, Professional ή Enterprise. Όπως μπορείτε να δείτε παρακάτω, κάθε πακέτο συνοδεύεται από όλο και περισσότερα προνόμια.

Αν είστε σε μια ομάδα και θέλετε να συνεργαστείτε καλά, η έκδοση Enterprise είναι η καλύτερη επιλογή. Τα χαρακτηριστικά του δείχνουν τι είναι ένα περίπλοκο σύστημα PhraseExpress.

Η πρόσβαση σε πολλές γλώσσες και ένα πρόσθετο για το Outlook είναι μεγάλα οφέλη για το πακέτο Enterprise, αλλά ακόμη και μια συνδρομή Standard PhraseExpress μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να βελτιώσει τη ροή εργασίας της.

1. Τα μέλη της ομάδας ακολουθούν τους ίδιους κανόνες φράσης

Το PhraseExpress διασφαλίζει ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα σε θέματα όπως οδηγοί στυλ. Αφού οι διαχειριστές ρυθμίσουν τις συντομεύσεις πληκτρολογίου για διαφορετικές φράσεις, ολόκληρη η ομάδα μπορεί να έχει πρόσβαση και να τις χρησιμοποιήσει. Όλοι μπορούν να δουν, να μάθουν και να εφαρμόσουν τις συντομεύσεις επέκτασης κειμένου σε όλες τις κοινές εργασίες σας.

Το PhraseExpress είναι επίσης πολύ εύκολο να ενημερωθεί, επιτρέποντας σε όλους να δουν οποιεσδήποτε αλλαγές στους κανόνες.

Για επιπλέον οργάνωση, λαμβάνετε έναν κεντρικό διαχειριστή πελατών ως μέρος της ρύθμισης. Ελέγχει τα πάντα, από ρυθμίσεις προγράμματος και ειδοποιήσεις διακομιστή έως στατιστικά στοιχεία χρήσης και δικαιώματα λογαριασμού.

Για να είμαστε πιο ακριβείς, μπορείτε να καθορίσετε ποιο άτομο ή ομάδα μπορεί να διαβάσει ή να επεξεργαστεί συγκεκριμένους φακέλους. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο Φράσεις γραμμή εργαλείων στην κορυφή και κάντε κλικ στο Δικαιώματα πρόσβασης. Στη συνέχεια, κάντε τις σχετικές επιλογές από τα αναπτυσσόμενα μενού. Οι επιλογές γίνονται πιο ξεκάθαρες καθώς η ομάδα μεγαλώνει και γνωρίζει καλύτερα το σύστημα.

Περιορισμοί προγράμματος είναι ένα άλλο εργαλείο που βοηθά στη διαχείριση των πραγμάτων. Το εικονίδιο είναι ακριβώς δίπλα Δικαιώματα πρόσβασης και ανοίγει ένα παρόμοιο παράθυρο που σας επιτρέπει να επιλέξετε το διαθέσιμο λογισμικό σε έναν φάκελο ή φράση που μπορεί να περιοριστεί ή να αποκλειστεί. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε συνθήκες. Στη συνέχεια, μόνο τα μέλη της ομάδας που χρησιμοποιούν αυτά τα προγράμματα υπό αυτές τις συνθήκες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις επεκτάσεις κειμένου.

2. Το τοπικό δίκτυο υψηλών προδιαγραφών ορίζει μια καλή ροή εργασίας

Το τοπικό δίκτυο είναι συνήθως η καρδιά της επικοινωνίας σε οποιοδήποτε γραφείο που βασίζεται στην τεχνολογία. Με την υποστήριξη διακομιστών Microsoft, Citrix και NAS, το σύστημα που παρέχει το PhraseExpress πρέπει να διατηρεί την ομαδική εργασία σας σε άριστη κατάσταση.

Μπορείτε να εγκαταστήσετε το PhraseExpress σε υπολογιστές Windows και Mac, αλλά κάθε πλατφόρμα πρέπει να κατεβάσει ένα διαφορετικό αρχείο και να ακολουθήσει τη δική του διαδικασία. Μια άλλη επιλογή είναι η φορητή έκδοση του PhraseExpress, η οποία διατίθεται σε μια συσκευή USB και μπορεί να μετακινηθεί μεταξύ υπολογιστών.

Αυτό είναι χρήσιμο, για παράδειγμα, εάν ένα μέλος της ομάδας εργάζεται από φορητό υπολογιστή με περιορισμένο χώρο.

Επιλέξτε την καλύτερη έκδοση για την ομάδα σας. Αφού προσθέσετε το απαραίτητο λογισμικό σε όλους τους υπολογιστές σας και τα συνδέσετε στον κύριο διακομιστή, μπορείτε να πάτε. Έτσι μπορεί ένα δίκτυο να μοιραστεί ένα πρόγραμμα.

Το να διασφαλίσετε ότι η τοπική σας σύνδεση λειτουργεί καλά δημιουργεί μια ισχυρή βάση για τις ανάγκες συνεργασίας της ομάδας σας. Στο τέλος της ημέρας, κάθε χρήστης θα μπορεί να εργάζεται και να γράφει σύμφωνα με τα εσωτερικά πρότυπα χωρίς να χάνει το ρυθμό.

3. Αρκετά μέτρα ασφαλείας επιτρέπουν την ειρήνη του μυαλού

Οι αποθηκευμένες φράσεις σας θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν ονόματα και διευθύνσεις, επομένως η ασφάλεια αποτελεί μείζονα προτεραιότητα. Οι διαδικτυακές δυνατότητες του PhraseExpress το καθιστούν ακόμη πιο σημαντικό. Τα εργαλεία περιορισμού που αναφέραμε ήδη είναι ένας τέλειος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας μοιράζεται πόρους με ασφάλεια για την προστασία του απορρήτου των πελατών σας.

Μην υποτιμάτε τον κεντρικό διαχειριστή πελατών. Μπορεί να παρακολουθεί τη συνολική χρήση καθώς και τον έλεγχο των δικαιωμάτων πρόσβασης.

Επιπλέον, υπάρχουν και άλλα μέτρα που μπορείτε να λάβετε, όπως η δημιουργία κωδικών πρόσβασης με κρυπτογράφηση AES από άκρο σε άκρο. Αυτό αποτρέπει την πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων ατόμων σε δεδομένα καθώς μετακινείται από τον ένα χρήστη στον άλλο.

Για να προσθέσετε κρυπτογράφηση, μεταβείτε στο Αρχείο και στη συνέχεια επιλέξτε Ορίστε κωδικό. Εμφανίζεται ένα παράθυρο. Πληκτρολογήστε έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης και σημειώστε τις συνθήκες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Αφού κάνετε κλικ Εντάξει, το ασφαλές αρχείο θα ανοίξει μόνο για άτομα με κωδικό πρόσβασης.

4. Υποστήριξη Cloud για συνεργασία επόμενου επιπέδου

Εάν η ομάδα βασίζεται κυρίως σε ένα γραφείο, ένα τοπικό δίκτυο θα λειτουργεί καλά. Ωστόσο, ορισμένα δημιουργικά έργα χρειάζονται τους ανθρώπους να είναι συνεχώς εν κινήσει. Όσον αφορά αυτές τις απομακρυσμένες συνθήκες εργασίας, ο συγχρονισμός cloud καθιστά το PhraseExpress πολύ πιο χρήσιμο για μια ομάδα.

Μπορείτε να μοιραστείτε φράσεις και φακέλους μέσω του Διαδικτύου, χρησιμοποιώντας κάθε δημοφιλή πάροχο cloud εκεί έξω - OneDrive, Dropbox, Google Drive, Synology. Μεταξύ όλων των δυνατοτήτων του PhraseExpress, αυτός είναι ο νικητής, γιατί είναι πολύ πιο εύκολο για τους συνεργάτες να συνεργάζονται σε μεγάλες αποστάσεις.

5. Συμβατότητα μεταξύ πλατφορμών για υπολογιστές και κινητά

Για να ενισχύσει περαιτέρω τη φιλικότητα προς το χρήστη του λογισμικού, οι εγκέφαλοι πίσω από το PhraseExpress το σχεδίασαν ώστε να λειτουργεί σε όσο το δυνατόν περισσότερες συσκευές. Υπάρχουν, ωστόσο, διαφορές στις υπηρεσίες που κάθε πλατφόρμα μπορεί να χρησιμοποιήσει.

Στα Windows, όλες οι επιλογές είναι ανοιχτές, είτε έχετε προσωπική είτε επαγγελματική ιδιότητα μέλους.

Οι υπολογιστές Mac βλέπουν ένα μικρότερο εύρος χαρακτηριστικών, αλλά το σύστημα διακομιστή-πελάτη που λαμβάνετε δεν είναι λιγότερο αποτελεσματικό. Το μόνο που χάνετε είναι εργαλεία που βασίζονται σε Windows, όπως το πρόσθετο του Outlook, κόλπα πρόχειρου και η επιλογή εισαγωγής επεκτάσεων κειμένου από το MS Word. Πέρα από αυτό, η απόδοση και οι δυνατότητες κοινής χρήσης παραμένουν οι ίδιες.

Το PhraseExpress είναι επίσης διαθέσιμο σε iPhone και iPad, με εργαλεία παρόμοια με αυτά των εκδόσεων υπολογιστών. Ωστόσο, η έκδοση για κινητά έρχεται με μειονεκτήματα. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε μακροεντολές ή να χρησιμοποιήσετε εξωτερικό πληκτρολόγιο.

Ωστόσο, το PhraseExpress σε iOS δεν είναι λιγότερο βολικό. Ακόμη και σε φορητή συσκευή, οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στους κοινόχρηστους πόρους της ομάδας. Το να κολλάς πίσω από ένα γραφείο δεν είναι ο μόνος τρόπος για να αξιοποιήσεις στο έπακρο την επαγγελματική επέκταση κειμένου.

Δυστυχώς, οι χρήστες Android συμμετέχουν για κακές ειδήσεις. Λόγω τεχνικών προβλημάτων μεταξύ του Google Drive και του προγραμματισμού PhraseExpress, η εφαρμογή Google Play δεν είναι πλέον διαθέσιμη. Μέχρι να συμβεί αυτό, τα μέλη της ομάδας σε κίνηση ενδέχεται να θέλουν να επενδύσουν σε μια συσκευή iOS για εργασία.

Κατεβάστε:Κείμενο επέκτασης κειμένου Express (Δωρεάν, διαθέσιμη έκδοση premium)

Μοιραστείτε επεκτάσεις κειμένου και εργαστείτε καλύτερα ως ομάδα

Υπάρχουν πολλά εύχρηστα εργαλεία και κόλπα για να ανακαλύψετε στο PhraseExpress που μπορούν να επιταχύνουν τη γραφή σας. Αλλά η αξία του σε ένα δίκτυο χρηστών είναι εξίσου μεγάλη.

Είτε τοπικά είτε μέσω του Cloud, μπορείτε να μοιράζεστε φακέλους γεμάτους φράσεις ή ακόμη και λέξεις με ορθογραφικά λάθη. Και μπορείτε να το κάνετε από έναν υπολογιστή και μια συσκευή iOS, γρήγορα και με ασφάλεια.

Επιπλέον, αυτό είναι ένα τέλειο πρόγραμμα για να ξεκινήσετε να προσαρμόζετε τη ροή εργασίας σας, ίσως να το συνδυάσετε με άλλες λύσεις για αυτοματοποίηση κειμένου σε μια συσκευή Android.

Ο εύκολος τρόπος επέκτασης κειμένου σε Android δωρεάν

Η επέκταση κειμένου μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο, αλλά δεν περιορίζεται στην επιφάνεια εργασίας σας. Δείτε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε εύκολα με την επέκταση κειμένου στο Android.

Σχετικά με τον Συγγραφέα