Πώς να προγραμματίσετε ένα email στο Outlook

Μερικές φορές μπορεί να έχετε πάρα πολλά άτομα για να επικοινωνήσετε και όχι αρκετό χρόνο. Αυτού του είδους οι μέρες ωφελούνται περισσότερο από την αυτοματοποιημένη τεχνολογία. Μπορείτε να γράψετε ένα email και να το στείλετε το Outlook μια εβδομάδα αργότερα.

Ακολουθεί ένας οδηγός για το πώς να προγραμματίσετε ένα email στο Outlook. Δεν χρειάζονται περισσότερα από μερικά βήματα. Γράψτε το μήνυμα, επιλέξτε την ημερομηνία και αφήστε το λογισμικό να κάνει τα υπόλοιπα. Αν θέλετε να αλλάξετε κάτι πριν φύγει το email, μπορείτε να το κάνετε εξίσου εύκολα. Ας δούμε λίγο περισσότερες λεπτομέρειες.

1. Δημιουργήστε ένα νέο email στο Outlook

Εκκινήστε το Outlook και κάντε κλικ στο Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα κουμπί. Γράψτε το μήνυμά σας ως κανονικό, προσθήκη παραληπτώνκαι οτιδήποτε άλλο θέλετε. Αυτό που υπάρχει στο email δεν επηρεάζει την καθυστέρηση παράδοσης του Outlook.

Εναλλακτικά, μπορείτε να συνθέσετε το email αφού το έχετε προγραμματίσει. Με ποιον τρόπο το κάνετε, εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς, αλλά καταβάλλετε κάθε προσπάθεια για να σχεδιάσετε τις κινήσεις σας, είτε για προσωπική είτε για επαγγελματική χρήση.

Πηγαίνοντας μέχρι το σχεδιασμό πενταετές σχέδιο στόχου και εργαλεία για την υποστήριξή του, όπως το OneNote και το Trello, αξίζει τις ανταμοιβές στο τέλος. Και τα email σας είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε.

2. Προγραμματίστε και διαχειριστείτε το email σας

Όταν είστε έτοιμοι για το επόμενο βήμα, μεταβείτε στο Επιλογές και κάντε κλικ στο Παράδοση καθυστέρησης κουμπί. Όπως προτείνεται παραπάνω, αυτό είναι ενεργό και διαθέσιμο είτε το email σας περιέχει οτιδήποτε είτε όχι.

Το κουμπί ανοίγει ένα παράθυρο με πολλές επιλογές διασκέδασης. Εάν το μόνο που σας ενδιαφέρει είναι πώς να προγραμματίσετε ένα email στο Outlook, μεταβείτε απευθείας στο Επιλογές παράδοσης Ενότητα.

Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο Μην παραδώσετε πριν εντολή και μετά ορίστε την ημερομηνία και την ώρα. Τέλος, κάντε κλικ Κλείσε και το Outlook θα αποθηκεύσει τις ρυθμίσεις σας.

Επιπλέον επιλογές στο Παράδοση καθυστέρησης Το παράθυρο μπορεί να κάνει τα αυτοματοποιημένα email σας ακόμα πιο αποτελεσματικά.

Μπορείτε να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης, επομένως το σύστημα ξέρει να μην ενοχλεί με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά την πάροδο της προθεσμίας ενός έργου, για παράδειγμα.

Εάν εργάζεστε μέσα σε μια ομάδα και όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι στο Outlook, μπορείτε να έχετε τις απαντήσεις στο email σας σε κάποιον συγκεκριμένο.

Άλλες ρυθμίσεις διαχείρισης περιλαμβάνουν τη δυνατότητα να ζητήσετε παράδοση και ανάγνωση αποδείξεων. Μπορείτε ακόμη και να επισημάνετε ένα email ως ευαίσθητο και να το κρυπτογραφήσετε για να διατηρήσετε την αλληλεπίδραση ασφαλή.

Η δυνατότητα του Outlook να προγραμματίζει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μία από αυτές πολλά κρυμμένα και εύχρηστα χαρακτηριστικά που μπορείτε να ανακαλύψετε. Μπορούν να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο το λογισμικό της Microsoft και να αυξήσετε την παραγωγικότητα.

3. Στείλτε το email σας

Με τα πάντα στη θέση τους, κάντε κλικ στο Στείλετε και το Outlook προγραμματίζει το email. Για να είμαστε ακριβείς, μπαίνει στον λογαριασμό σας Εξερχόμενα φάκελο, στον οποίο μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση από την πλευρική γραμμή.

Ο φάκελος περιέχει όλες τις χρονικές αλληλεπιδράσεις σας, ταξινομημένες κατά ημερομηνία, σημασία, θέμα και άλλα. Αλλά μπορείτε επίσης να φιλτράρετε μέσω αυτών για μη αναγνωσμένα, επισημασμένα και αναφερόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να κάνετε αλλαγές, απλώς μεταβείτε ξανά στο email και προσαρμόστε αυτό που θέλετε. Μόλις σταλεί, θα βρείτε αλληλεπιδράσεις στο Απεσταλμένα αντικείμενα ντοσιέ.

Βέλτιστες πρακτικές για τον προγραμματισμό ενός email στο Outlook

Υπάρχουν μερικοί παράγοντες που μπορούν να επηρεάσουν την απόδοση του συστήματος. Πρώτα απ 'όλα, δεν μπορείτε να στείλετε ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook χωρίς Διαδίκτυο, επομένως βεβαιωθείτε ότι η σύνδεσή σας είναι καλή και λειτουργεί όταν τη χρειάζεστε.

Δεύτερον, το ενημερωμένο λογισμικό είναι το καλύτερο. Εκτός από την έλλειψη νέων δυνατοτήτων, μια παλιά έκδοση του Outlook μπορεί να προκαλέσει προβλήματα κατά τη σύνδεση με το Διαδίκτυο ή για συγχρονισμό δεδομένων, για παράδειγμα. Τέτοιες διακοπές κάνουν τη δουλειά σας πιο δύσκολη.

Να γνωρίζετε και τα κοινά τεχνικά ζητήματα. Αυτό που εμφανίζεται συχνά είναι να κολλήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέχρι να επιλέξετε χειροκίνητα Στέλνω λαμβάνω.

Αυτό συμβαίνει συνήθως εάν το Αποστολή αμέσως μόλις συνδεθείτε η επιλογή δεν είναι επιλεγμένη στις σύνθετες ρυθμίσεις του Outlook. Microsoft εξηγεί περαιτέρω την αιτία και τη λύση.

Τέλος, να είστε προσεκτικοί με τον προγραμματισμό σας. Για ένα, βεβαιωθείτε ότι η ημερομηνία και η ώρα του υπολογιστή σας είναι σωστά. Επίσης, λάβετε υπόψη παράγοντες όπως η διαφορά ώρας, οι αργίες και πώς να διατυπώσετε το καθυστερημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά αν το προγραμματίσετε για τον επόμενο μήνα.

Βελτιώστε το σύστημα email σας

Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε τον εαυτό σας μια πρακτική και άνετη ροή εργασίας. Ο αυτοματισμός παίρνει πολύ βάρος από τον ώμο σας. Ταυτόχρονα, βοηθά στην επέκταση του οράματος και του επιχειρηματικού σας σχεδίου πέρα ​​από το παρόν και πόσα μπορείτε να κάνετε.

Πώς να προγραμματίσετε ένα email στο Outlook είναι η λιγότερο σύγχρονη λύση που μπορεί να διδάξει. Εξοικονομήστε πολύτιμα δευτερόλεπτα με έξυπνο λογισμικό που βοηθά με οτιδήποτε, από τη γρήγορη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έως την ανάθεση εργασιών στα σωστά άτομα. Μην φοβάστε να εξερευνήσετε τις επιλογές σας.

6 καλύτερα εργαλεία επέκτασης κειμένου για Windows

Ένα πρόγραμμα επέκτασης κειμένου σάς βοηθά να πληκτρολογείτε κοινές φράσεις πιο γρήγορα από ό, τι ακόμη. Εδώ είναι οι καλύτερες εφαρμογές επέκτασης κειμένου για Windows.

Σχετικά με τον Συγγραφέα