Θέλετε να δείτε ένα ιστορικό κάθε αλλαγής που γίνεται στο έγγραφό σας; Με το ιστορικό έκδοσης των Εγγράφων Google μπορείτε να ελέγξετε προηγούμενες εκδόσεις οποιουδήποτε εγγράφου.
Ο φόβος είναι πραγματικός όταν κοιτάζετε μια έκδοση των Εγγράφων Google που ήταν προηγουμένως τέλεια αλλά τώρα φαίνεται τρομερή. Όταν μια ολόκληρη ομάδα εργάζεται στο ίδιο έγγραφο, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ακριβώς ποιος κάνει αλλαγές και πότε έγινε. Το Ιστορικό εκδόσεων του Εγγράφου Google μπορεί να σας μεταφέρει στο παρελθόν σε όλες τις αναθεωρήσεις με μόνο μερικά κλικ.
Ας μάθουμε πώς λειτουργεί.
Τρόπος πρόσβασης στο ιστορικό έκδοσης
Υπάρχουν δύο τρόποι πρόσβασης στο ιστορικό εκδόσεων ενός εγγράφου στα Έγγραφα Google.
Χρησιμοποιήστε το μενού Αρχείο
- Κάνε κλικ στο Αρχείο > Ιστορικό έκδοσης.
- Θα δείτε δύο επιλογές: Ονομάστε την τρέχουσα έκδοση, τα οποία θα καλύψουμε αργότερα, και Δείτε το ιστορικό εκδόσεων. Κάντε κλικ στο Δείτε το ιστορικό εκδόσεων. Ένα πλαίσιο στα δεξιά είναι ένα χρονοδιάγραμμα των αλλαγών που έχουν γίνει στο έγγραφο.
Ο άλλος τρόπος με τον οποίο μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν την ενότητα είναι ελαφρώς πιο γρήγορος, επειδή υπάρχει ένας σύνδεσμος που εμφανίζει την ώρα από την τελευταία τροποποίηση. Θα σας ανακατευθύνει στο ιστορικό έκδοσης, αλλά θα δείτε αυτόν τον σύνδεσμο μόνο εάν έχετε πραγματοποιήσει πραγματικές αλλαγές στο έγγραφό σας.
- Κάνε κλικ στο Άνοιγμα συνδέσμου ιστορικού έκδοσης.
Αυτή η μέθοδος πρόσβασης στο ιστορικό έκδοσης δεν θα σας ζητήσει μια εναλλακτική επιλογή για να ονομάσετε την τρέχουσα έκδοση. Μπορείτε ακόμα να μετονομάσετε οποιαδήποτε έκδοση του εγγράφου σας όταν ανακατευθύνεστε στο ιστορικό έκδοσης.
Έλεγχος του ιστορικού έκδοσης
Μόλις αποκτήσετε πρόσβαση στο ιστορικό έκδοσης, υπάρχουν πολλά δεδομένα που μπορούν να σας βοηθήσουν, ειδικά εάν είστε συνεργασία με τα Έγγραφα Google.
Εάν δεν έχετε εξετάσει ποτέ τα Έγγραφα Google για επαγγελματικά έγγραφα, τότε αυτός ο γρήγορος οδηγός θα αλλάξει γνώμη. Μάθετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε.
Η ημερομηνία στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης σας θα σας ενημερώσει για το πότε έγινε η τελευταία τροποποίηση στο έγγραφο. Εάν μετονομάσετε τις εκδόσεις σας, τότε αυτό το όνομα θα εμφανίζεται στη θέση της ημερομηνίας και της ώρας. Κάτω από την ημερομηνία υπάρχει μια επιλογή για εκτύπωση του εγγράφου ή αποθήκευση στον υπολογιστή σας και μια επιλογή για μεγέθυνση του εγγράφου.
Στη δεξιά πλευρά, θα παρατηρήσετε στο κύριο παράθυρο του εγγράφου τον συνολικό αριθμό των τροποποιήσεων που πραγματοποιήθηκαν. Αυτός ο αριθμός είναι συγκεκριμένος για την έκδοση που προβάλλετε αυτήν τη στιγμή.
Κάντε κλικ στα δύο βέλη για να περιηγηθείτε σε καθεμία από τις αλλαγές για μια καλύτερη ιδέα για τις αλλαγές που έγιναν για αυτήν την έκδοση.
Στα δεξιά βρίσκεται μια πλευρική γραμμή που περιλαμβάνει πρόσθετες πληροφορίες για όλες τις αποθηκευμένες εκδόσεις του εγγράφου σας.
Είναι εύκολο να δούμε ποιος ακριβώς έκανε στην ομάδα σας αλλαγές και πότε το έκανε με διαφορετικό κυκλικό χρώμα δίπλα στο όνομά του. Αυτό το χρώμα θα αντιστοιχεί στις αλλαγές που βλέπετε στην κύρια οθόνη εγγράφου
Έτσι μπορείτε εύκολα να προσδιορίσετε ποιος στην ομάδα σας έκανε τις συγκεκριμένες αλλαγές στο έγγραφο. Θα παρατηρήσετε ότι δίπλα σε κάθε αποθηκευμένη έκδοση του εγγράφου υπάρχει ένα βέλος που δείχνει την ημερομηνία και την ώρα.
Κάντε κλικ στο βέλος και οι επιπλέον λεπτομέρειες θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε τι θα επαναφέρετε. Μπορείτε να επιλέξετε να συμπεριλάβετε ορισμένες από τις τροποποιήσεις που πραγματοποιήθηκαν εκείνη την ημέρα, αλλά να εξαιρέσετε άλλες.
Κάντε κλικ στις τρεις κουκκίδες δίπλα στην ημερομηνία και την ώρα για περισσότερες επιλογές όπως αυτές που βλέπετε παρακάτω. Υπάρχει ακόμη και μια εναλλαγή στην κορυφή της πλευρικής γραμμής όπου μπορείτε να εμφανίσετε μόνο τις εκδόσεις που έχουν ονομαστεί.
Θα καλύψουμε γιατί αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο και τις βέλτιστες πρακτικές για την ονομασία των εκδόσεών σας.
Επαναφορά προηγουμένων εκδόσεων
Ενώ βρίσκεστε στην ενότητα Ιστορικό έκδοσης, θα έχετε την ευκαιρία να επιστρέψετε σε παλαιότερες εκδόσεις των εγγράφων σας προτού γίνουν ορισμένες τροποποιήσεις.
Μεταβείτε σε μια από τις παλαιότερες εκδόσεις του εγγράφου σας και θα δείτε αμέσως ένα μεγάλο μπλε κουμπί να εμφανίζεται στο επάνω μέρος της οθόνης που λέει Επαναφορά αυτής της έκδοσης.
Κάνε κλικ στο Επαναφορά αυτής της έκδοσης και επιβεβαιώστε εάν θέλετε να επαναφέρετε αυτήν την έκδοση του εγγράφου σας.
Είστε το Έγγραφο Google θα ενημερωθεί αυτόματα για να αντικατοπτρίζει την παλαιότερη έκδοση. Υπάρχει ακόμη και ένα μικρό αναδυόμενο παράθυρο στην κορυφή της οθόνης που σας ενημερώνει για την έκδοση που βλέπετε.
Κάθε παλαιότερη έκδοση θα έχει ακόμη περισσότερες κρυφές εκδόσεις που μπορείτε να δείτε επεκτείνοντας την ενότητα χρησιμοποιώντας το βέλος στα αριστερά της ημερομηνίας και ώρας. Αυτές οι εκδόσεις θα έχουν κάθε μεμονωμένη επεξεργασία που πραγματοποιήθηκε εκείνη την ημέρα και έχετε την επιλογή να επαναφέρετε οποιαδήποτε από αυτές τις εκδόσεις επίσης.
Μπορείτε ακόμη και να αποθηκεύσετε μια προηγούμενη έκδοση αλλά ακόμα διαγράψτε μία από τις σελίδες αν θέλετε να ξαναγράψετε μέρος του υλικού, αλλά όχι όλο.
Βέλτιστες πρακτικές για την αποθήκευση μιας έκδοσης εγγράφου
Καθ 'όλη τη διαδικασία συγγραφής και επεξεργασίας, ειδικά εάν έχετε πολλά μέλη της ομάδας, θα θελήσετε να χρησιμοποιήσετε έξυπνες πρακτικές εξοικονόμησης. Αυτό θα κάνει πολύ πιο εύκολη τη διεκπεραίωση των παλαιότερων εκδόσεών σας εάν υπάρχουν πιθανά προβλήματα.
Για να μετονομάσετε τις εκδόσεις σας, κάντε κλικ στο Αρχείο > Ιστορικό έκδοσης > Ονομάστε την τρέχουσα έκδοση. Ένα αναδυόμενο παράθυρο θα σας ζητήσει να βρείτε ένα όνομα για την τρέχουσα έκδοση.
Κρατήστε το όνομα κάτι απλό που περιγράφει τι έγινε στο έγγραφο εκείνη την ημέρα. Εάν ένα πρόχειρο έγινε για πρώτη φορά, μπορείτε να μετονομάσετε αυτήν την έκδοση Πρώτο πρόχειρο.
Εάν ο συντάκτης έκανε αναθεωρήσεις, μπορείτε να ονομάσετε τον επεξεργαστή έκδοσης. Η ίδια διαδικασία μπορεί να ακολουθηθεί για την εφαρμογή σχολίων και το τελικό προσχέδιο.
Αυτό θα κάνει πολύ πιο εύκολο να επιστρέψετε στις αλλαγές και να κατανοήσετε ποια στάδια γίνονται και πότε ολοκληρώθηκαν.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την εναλλαγή στη δεξιά πλευρά για να εμφανίσετε μόνο εκδόσεις που έχουν ονομαστεί για να γίνει ακόμα πιο σαφής.
Ευκολότερη επεξεργασία και αναθεώρηση στα Έγγραφα Google
Ονομάστε τις διαφορετικές εκδόσεις του εγγράφου σας σε κάθε στάδιο γραφής. Αυτό θα διευκολύνει την επιστροφή σε παλαιότερες εκδόσεις εάν υπάρχει πρόβλημα.
Το ιστορικό έκδοσης σας δείχνει ποια μέλη της ομάδας κάνουν τι αλλάζει. Αυτά τα βήματα προστίθενται για να σας βοηθήσουν να αποκτήσετε την τέλεια έκδοση του άρθρου σας όταν το χρειάζεστε.
Τα Έγγραφα Google έχουν τα μειονεκτήματά του. Ρίξτε μια ματιά σε αυτές τις εξαιρετικές εναλλακτικές λύσεις των Εγγράφων Google όταν χρειάζεστε διαφορετικές λειτουργίες.
- Διαδίκτυο
- Παραγωγικότητα
- Έγγραφα Google
- Εργαλεία Συνεργασίας
- Google Drive
Ο Raul είναι γνώστης περιεχομένου που εκτιμά άρθρα που γερνούν καλά. Έχει εργαστεί στο ψηφιακό μάρκετινγκ πάνω από 4 χρόνια και εργάζεται στο Camping Helper στον ελεύθερο χρόνο του.
Εγγραφείτε στο Newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Ένα ακόμη βήμα…!
Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας στο email που μόλις σας στείλαμε.