Το πρώτο βήμα του GTD είναι να βγάλετε όλα τα "πράγματα" από το μυαλό σας. Ένας από τους τρόπους για να το κάνετε αυτό είναι να γράψετε τα πάντα σε κάρτες 3x5 και το καλύτερο ψηφιακό ισοδύναμο με κάρτες 3x5 είναι η τεχνική Kanban.
Ας περπατήσουμε στα βήματα του GTD και να δούμε πόσο καλά συνδέονται με τον Kanban.
Συλλέξτε τις σκέψεις σας
Αν σας αρέσουν οι περισσότεροι, πιθανότατα έχετε 100 διαφορετικά καθήκοντα, έργα, ιδέες και άλλα πράγματα (όπως το ονομάζει το GTD) στο κεφάλι σας. Ας ξεκινήσουμε δημιουργώντας ένα inbox για να ξεφορτώσουμε όλα αυτά.
Θα χρησιμοποιήσουμε Τρέλλο γιατί είναι το πιο δημοφιλές εργαλείο Kanban και προσφέρει μια γενναιόδωρη δωρεάν βαθμίδα. Επιπλέον, το Trello διαθέτει εξαιρετικές συντομεύσεις πληκτρολογίου και μια καλά οργανωμένη διεπαφή χρήστη. Αυτό το καθιστά ένα από τα ταχύτερα και ευκολότερα προγράμματα για χρήση για την εργασία.
Το να μπορείτε να βγάζετε τις σκέψεις σας χωρίς πολλά επιπλέον βήματα είναι ζωτικής σημασίας όταν κάνετε καταιγισμού ιδεών. Αλλά μπορείτε ακόμα να δοκιμάσετε εναλλακτική λύση για το Trello αν σου αρέσει.
Σας αρέσει η ιδέα του Trello αλλά όχι του ίδιου του Trello; Αυτές οι εναλλακτικές εφαρμογές Kanban ενσωματώνονται με ημερολόγια, email, Slack και άλλα.
Ξεκινήστε δημιουργώντας έναν νέο πίνακα και ονομάζοντάς τον "GTD".
Στη συνέχεια, θα προσθέσουμε ένα Inbox λίστα για να ξεφορτώσουμε όλα μας τα πράγματα.
Τώρα αφιερώστε λίγα λεπτά και δημιουργήστε μια κάρτα για κάθε σκέψη και ιδέα που έχετε στο πίσω μέρος του μυαλού σας. Ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο Προσθεσε μια ΚΑΡΤΑ κουμπί. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την πρώτη σας εργασία ή ό, τι κι αν είναι και πατήστε Εισαγω.
Επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία έως ότου δεν μπορείτε να σκεφτείτε κάτι άλλο.
Ρύθμιση λιστών για αντιστοίχιση του συστήματος GTD
Το επόμενο βήμα είναι να προσδιορίσετε εάν κάθε ένα από τα στοιχεία στα εισερχόμενά μας είναι ενεργό. Δηλαδή, μπορείτε να κάνετε κάτι για αυτό ή όχι;
Αρχικά, ας δημιουργήσουμε δύο λίστες για αντικείμενα με δυνατότητα δράσης. Εάν κάτι είναι εφικτό, θα πρέπει να αποφασίσετε εάν θα διαρκέσουν λιγότερο από δύο λεπτά ή όχι. Εάν ναι, θα πρέπει να το επεξεργαστείτε το συντομότερο δυνατό.
Εάν όχι, θα πρέπει να το αναλύσετε περαιτέρω σε ένα άλλο βήμα. Οι δύο λίστες που θα χρειαστείτε είναι "Projects" και "To-do Today".
Κάντε κλικ Προσθέστε μια άλλη λίστακαι, στη συνέχεια, δημιουργήστε τις δύο λίστες όπως κάνατε με την προσθήκη καρτών στα εισερχόμενα.
Εάν ένα αντικείμενο δεν είναι ενεργό, μπορεί να μεταβεί σε μερικά διαφορετικά μέρη. Πρώτα, ρωτήστε "Είναι σημαντικό;" Εάν δεν είναι κάτι που σας ενδιαφέρει, μπορείτε να το διαγράψετε και να το ξεχάσετε.
Στη συνέχεια, ρωτήστε αν αυτό είναι κάτι που θα θέλατε να μεταβείτε κάποια μέρα, αλλά όχι ακόμα. Ίσως είναι ένα μακρινό όνειρο. Ή θα μπορούσε να είναι κάτι που θα είναι εφικτό μόνο σε κάποια στιγμή στο μέλλον. Για καταστάσεις όπως αυτές, δημιουργήστε μια λίστα με την ονομασία "Κάποια μέρα / Ίσως".
Εάν το στοιχείο είναι σημαντικό αλλά είναι ενημερωτικό αντί για δυνατότητα δράσης, θα πρέπει να περιλαμβάνεται στη λίστα "Αναφορά". Το Kanban είναι πιο κατάλληλο για αντικείμενα με δυνατότητα δράσης. Επομένως, η λίστα αναφοράς θα πρέπει να είναι μια προσωρινή στάση για τις πληροφορίες έως ότου μετακινηθεί σε καλύτερο μέρος, όπως ένα ελαφριά εφαρμογή ιστού λήψης σημειώσεων.
Λίστες για προσθήκη εάν εργάζεστε με μια ομάδα
Αφού διαπιστώσετε ότι μια κάρτα είναι ενεργή, ενδέχεται να μην μπορείτε να κάνετε κάποια ενέργεια σε αυτήν. Θα μπορούσε να συμβαίνει επειδή περιμένετε κάποιον να τελειώσει κάτι άλλο προτού ξεκινήσετε. Ή ίσως κάποιος άλλος να δουλέψει σε αυτό το έργο.
Για το πρώτο σενάριο, δημιουργήστε μια λίστα "Αναβαλλόμενη". Μπορείτε να ορίσετε μια προθεσμία για να λάβετε υπενθύμιση για το πότε πρέπει να γίνει το έργο αποκλεισμού. Ανοίξτε την κάρτα κάνοντας κλικ πάνω της και επιλέξτε Ημερομηνία λήξης για πρόσβαση στο ημερολόγιο.
Για τη δεύτερη περίπτωση, δημιουργήστε μια λίστα με την ονομασία "Εκχωρημένη." Αφού μετακινήσετε μια κάρτα σε αυτήν τη λίστα, μπορείτε να προσθέσετε άλλα μέλη στην κάρτα. Ωστόσο, κάποιος πρέπει να έχει προσκαλέσει τα μέλη να έχουν πρόσβαση στο διοικητικό συμβούλιο.
Ανοίξτε την κάρτα και επιλέξτε Μέλη. Στη συνέχεια, βρείτε το μέλος με το οποίο θέλετε να μοιραστείτε τις ευθύνες.
Πρώτα ταξινομήστε και μετά σκεφτείτε τα έργα σας
Τώρα ήρθε η ώρα να εξερευνήσετε τα εισερχόμενά σας και να σύρετε στοιχεία στις κατάλληλες λίστες. Ξεκινήστε από την κορυφή της λίστας και δουλέψτε προς τα κάτω. Για κάθε στοιχείο, λάβετε υπόψη τις κατηγορίες που έχετε δημιουργήσει και πού ανήκει.
Αφού ταξινομήσετε όλα τα στοιχεία σας, θα θελήσετε να αναλύσετε τα έργα σας. Κοιτάξτε το καθένα και σκεφτείτε την πολυπλοκότητα. Εάν πρόκειται για ένα απλό έργο, μπορείτε να προσθέσετε μια λίστα ελέγχου στην κάρτα. Ανοίξτε την κάρτα κάνοντας κλικ πάνω της. Στη συνέχεια κάντε κλικ ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ και αρχίστε να προσθέτετε τα στοιχεία σας, όπως προσθέσατε τις κάρτες.
Για μεγαλύτερα έργα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα για τη διαχείριση αυτού του έργου. Στη συνέχεια, μπορείτε να μετακινήσετε την κάρτα στον νέο πίνακα. Για να το κάνετε αυτό, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω στην κάρτα που θέλετε να μετακινήσετε και κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Κίνησηκαι επιλέξτε τον πίνακα στον οποίο θέλετε να τον μετακινήσετε από το αναπτυσσόμενο μενού.
Μια άλλη επιλογή για μεγάλα έργα περιλαμβάνει επίσης τη δημιουργία μιας λίστας ελέγχου. Είναι ένας καλός τρόπος να πάτε αν έχετε μια ιδέα για το τι θέλετε να κάνετε με το έργο σας, αλλά δεν είστε έτοιμοι να κάνετε πολλή δουλειά σε αυτό.
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια γενική λίστα στοιχείων σε μια λίστα ελέγχου ως σύμβολο κράτησης θέσης. Σκεφτείτε το σαν ιδέες ανταλλαγής ιδεών για τα εισερχόμενά σας, αυτά είναι πιθανά υποέργα. Στη συνέχεια, όταν είστε έτοιμοι, μπορείτε να μετακινήσετε την κάρτα σας σε έναν άλλο πίνακα. Και μπορείτε να μετατρέψετε κάθε στοιχείο στη λίστα ελέγχου σας σε νέα κάρτα.
Κρατήστε το σύστημα σε λειτουργία
Η έναρξη με το GTD είναι εύκολη. μπορείτε να το κάνετε σε μία ή δύο ώρες. Αλλά πρέπει να συντηρήσετε το σύστημα, διαφορετικά θα σας αποτύχει. Πραγματοποιήστε έλεγχο με την πλακέτα GTD Trello μία ή δύο φορές την εβδομάδα. Πετάξτε τις νέες σκέψεις σας στα εισερχόμενα και επαναξιολογήστε τα στοιχεία σε κάθε λίστα σας. Μάθετε αν βρίσκονται ακόμα στο σωστό μέρος ή όχι.
Όταν ολοκληρώσετε τα έργα, έχετε δύο επιλογές. Μπορείτε να διαγράψετε την κάρτα εάν δεν χρειάζεται πλέον να την γνωρίζετε. Ή αν θέλετε ένα αρχείο με τα προηγούμενα έργα σας, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα "Τέλος" και να μετακινήσετε τα ολοκληρωμένα έργα εκεί.
Αυτό το σύστημα μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να σχεδιάσετε την εβδομάδα σας. Μπορείτε να προσθέσετε μια άλλη λίστα με την ονομασία "To-do Next". Αυτή η λίστα προορίζεται για έργα στα οποία σκοπεύετε να εργαστείτε εντός των επόμενων ημερών ή κατά την επόμενη εβδομάδα. Εάν ελέγξετε την πλακέτα Trello την Κυριακή το βράδυ ή το πρωί της Δευτέρας, μπορείτε να σχεδιάσετε την εργασία σας για την εβδομάδα τότε.
Κάντε αυτό το σύστημα δικό σας. Δεν χρειάζεται να ακολουθήσετε το GTD στην επιστολή εάν δεν λειτουργεί για εσάς. Μη διστάσετε να το ανακατέψετε και να δοκιμάσετε διαφορετικές μεθόδους. Αυτό που είναι πιο σημαντικό είναι να το παρακολουθείτε! Ορίστε μια υπενθύμιση ημερολογίου εάν πρέπει, καθώς το σύστημα θα συνεχίσει να λειτουργεί μόνο εάν συνεχίσετε να λειτουργεί το σύστημα.
Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ιαπωνική τεχνική διαχείρισης έργων του Kanban για να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας σας σε μια ομάδα ή σόλο.
- Παραγωγικότητα
- Εργαλεία Συνεργασίας
- GTD
- Διαχείριση εργασιών
- Τρέλλο
- Συμβουλές παραγωγικότητας
Ο Lee είναι νομάδας πλήρους απασχόλησης και πολυμάθης με πολλά πάθη και ενδιαφέροντα. Μερικά από αυτά τα πάθη περιστρέφονται γύρω από την παραγωγικότητα, την προσωπική ανάπτυξη και τη γραφή.
Εγγραφείτε στο Newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Ένα ακόμη βήμα…!
Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας στο email που μόλις σας στείλαμε.
