Το Έγγραφο Google μπορεί να φαίνεται βασικό στην επιφάνεια, αλλά το εργαλείο παραγωγικότητας cloud έχει πολλές δυνατότητες που παραβλέπονται που μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε περισσότερα στην εργασία.
Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε πολλές λειτουργίες του Εγγράφου Google για τις οποίες μάλλον δεν γνωρίζετε και πώς μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε για να εξοικονομήσετε χρόνο στη δημιουργία περιεχομένου.
Λάβετε υπόψη ότι αυτές οι λειτουργίες είναι κυρίως προσβάσιμες στην έκδοση επιτραπέζιου εργαλείου του Google Docs. Θα αναφερθούν εκείνα που μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν στην έκδοση για κινητά.
1. Πληκτρολόγηση φωνής
Για να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα φωνητικής πληκτρολόγησης, ανοίξτε ένα έγγραφο και κάντε κλικ στο Εργαλεία από τη γραμμή μενού στο επάνω μέρος της σελίδας. Επιλέγω Πληκτρολόγηση φωνής από το αναπτυσσόμενο μενού.
Ένα μικρόφωνο θα εμφανιστεί στην οθόνη σας, με ένα μενού γλώσσας όπου μπορείτε να επιλέξετε την προτιμώμενη γλώσσα ομιλίας σας. Όταν είστε έτοιμοι να εκφωνήσετε το κείμενό σας, κάντε κλικ στο μικρόφωνο ή πατήστε
Cmd + Shift + S (εάν χρησιμοποιείτε Mac) ή Ctrl + Shift + S (εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή με Windows) για να ξεκινήσετε την εγγραφή.Για να προσθέσετε σημεία στίξης μεταξύ κειμένου, πείτε το όνομα του σημείου στίξης που θέλετε να προσθέσετε, όπως "τελεία", "κόμμα" ή "ερωτηματικό". Μπορείτε να δώσετε οδηγίες μορφοποίησης όπως "νέα γραμμή" ή "νέα παράγραφος" ή "διακοπή ακρόασης" εάν θέλετε να κάνετε ένα διάλειμμα από τη φωνητική πληκτρολόγηση και "συνέχιση" όταν είστε έτοιμοι να συνεχίσετε.
Αναζητήστε τις προηγμένες εντολές επεξεργασίας από αυτό λίστα εντολών στη σελίδα υποστήριξης της Google.
Θα μπορούσατε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία για τη μεταγραφή οποιουδήποτε ήχου. Απλώς αναπαραγάγετε τον ήχο (από το τηλέφωνό σας ή οποιαδήποτε άλλη συσκευή) στο φωνή-προς-κείμενο και θα πρέπει να τον πληκτρολογήσετε. Ίσως χρειαστεί να κάνετε μερικές αλλαγές, αλλά θα έχετε εξοικονομήσει πολύ χρόνο.
Σχετιζομαι με: Συμβουλές για Έγγραφα Google που χρειάζονται δευτερόλεπτα και σας εξοικονομεί χρόνο
Μάθετε μερικά μυστικά που θα ενισχύσουν την παραγωγικότητα των Εγγράφων Google με τη βοήθεια αυτών των γρήγορων και απλών συμβουλών.
Η λειτουργία φωνητικής πληκτρολόγησης είναι διαθέσιμη μόνο στην επιφάνεια εργασίας, αλλά λειτουργεί μόνο στο πρόγραμμα περιήγησης Chrome.
2. Επεξεργασία εκτός σύνδεσης
Πολλοί άνθρωποι αγαπούν τα Έγγραφα Google για τη δυνατότητα άμεσης αποθήκευσης σε σύννεφο, αλλά μπορεί να είναι άβολο εάν δεν έχετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο για λίγο. Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε ακόμα να έχετε πρόσβαση και να επεξεργάζεστε τα αρχεία σας εκτός σύνδεσης.
Αυτή η λειτουργία είναι διαθέσιμη μόνο στο Google Chrome και θα πρέπει να εγκαταστήσετε και να ενεργοποιήσετε το Επέκταση Chrome χωρίς σύνδεση στα Έγγραφα Google. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι δεν περιηγείστε σε ιδιωτική λειτουργία.
Αυτή η λειτουργία πρέπει να εφαρμοστεί όταν είστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο, αλλά μόλις ολοκληρωθεί, μπορείτε να γράψετε και να επεξεργαστείτε κείμενο εκτός σύνδεσης και, στη συνέχεια, θα αποθηκευτούν στο cloud όταν αποκτήσετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Δείτε πώς.
Για να καταστεί δυνατή ανοίξτε και αποθηκεύστε αρχεία των Εγγράφων Google εκτός σύνδεσης, ακολουθηστε αυτές τις οδηγίες. Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη σε υπολογιστές, iOS και Android.
3. Παρακολούθηση / επαναφορά ιστορικού έκδοσης εγγράφου
Εάν εργάζεστε μόνο σε ένα έγγραφο ή με άλλους, μπορείτε να παρακολουθήσετε αλλαγές στο έγγραφο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Ιστορικό έκδοσης.
Μπορείτε επίσης να επαναφέρετε το έγγραφο σε προηγούμενη έκδοση προσωρινά ή μόνιμα. μια δυνατότητα που μπορεί να είναι ναυαγοσώστης αν διαγράψετε κατά λάθος τμήματα του εγγράφου σας και δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ξεκάνω κουμπί για να τα επαναφέρετε.
Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ιστορικού εκδόσεων, κάντε κλικ στο Αρχείο από τη γραμμή μενού και επιλέξτε Ιστορικό έκδοσης από το αναπτυσσόμενο μενού. Θα δείτε ότι μπορείτε επίσης να ονομάσετε μια έκδοση, ώστε να μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τις συνεχείς αλλαγές στο έγγραφο, ειδικά εάν άλλοι χρήστες πραγματοποιούν τροποποιήσεις στο ίδιο έγγραφο.
Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο στην επιφάνεια εργασίας.
4. Πρόταση και τρόπος αναθεώρησης
Παρόλο που είναι υπέροχο να συνεργάζεστε με άλλους και να επεξεργάζεστε ένα έγγραφο μαζί, μπορεί να είναι δύσκολο (και ακατάστατο) να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έκανε κάθε άτομο.
Η προτεινόμενη δυνατότητα σάς επιτρέπει να προτείνετε απλώς τροποποιήσεις εάν δεν θέλετε να αλλάξετε εντελώς το έγγραφο. Οι προτάσεις σας θα εμφανιστούν στον επεξεργαστή ως σχόλια στην πλευρική γραμμή και ο συντάκτης μπορεί να κάνει άμεσες αλλαγές αποδεχόμενος την πρόταση. Μπορείτε επίσης να συνεχίσετε τις συνομιλίες με Απάντηση, ώστε να μπορείτε να δίνετε και να λαμβάνετε σχόλια απευθείας στη σελίδα του εγγράφου χωρίς να χρειάζεται να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Για να προτείνετε τροποποιήσεις, κάντε κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι για τη λειτουργία επεξεργασίας στην επάνω δεξιά γωνία του ανοιχτού εγγράφου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προτεινόμενο.
Για να δείτε το έγγραφο χωρίς τις προτάσεις, κάντε κλικ στο Προβολή. Θα μπορείτε να διαβάσετε χωρίς τα διακριτικά και τα αναδυόμενα σχόλια.
Για εξοικονόμηση χρόνου, μπορείτε να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε όλες τις προτάσεις ταυτόχρονα. Κάντε κλικ Εργαλείακαι μετά επιλέξτε Ελέγξτε τις προτεινόμενες τροποποιήσεις. Κάντε κλικ Αποδοχή όλων ή Απόρριψη όλων.
Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο στην επιφάνεια εργασίας.
5. Προσθήκη γραμματοσειρών
Αν θέλετε ποτέ σχηματοποιήστε το κείμενό σας για να ταιριάζει με το μήνυμά σας, μπορείτε να το κάνετε και με τα Έγγραφα Google. Εκτός από τις 24 προεπιλεγμένες γραμματοσειρές που έχουν ήδη προγραμματιστεί στο εργαλείο Εγγράφων Google, μπορείτε να προσθέσετε πολλές δροσερές γραμματοσειρές της επιλογής σας για να ενισχύσετε οπτικά το κείμενό σας.
Για να προσθέσετε γραμματοσειρές, απλώς κάντε κλικ στο Γραμματοσειρές στη γραμμή μενού και επιλέξτε Περισσότερες γραμματοσειρές. Επιλέξτε όσες γραμματοσειρές θέλετε από την παρεχόμενη συλλογή.
Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο στην επιφάνεια εργασίας.
6. Σύγκριση εγγράφων
Αυτή είναι μια άλλη δυνατότητα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έγιναν σε ένα έγγραφο από εσάς ή από έναν συνεργάτη. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για μεγάλα έγγραφα, και όπως υποδηλώνει το όνομα, μπορείτε να συγκρίνετε δύο έγγραφα για να δείτε τις διαφορές μεταξύ τους.
Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, ανοίξτε το βασικό έγγραφο για το οποίο θέλετε να κάνετε σύγκριση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εργαλεία και επιλέξτε Σύγκριση εγγράφων.
Στο πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται, επιλέξτε το έγγραφο με το οποίο θέλετε να το συγκρίνετε από το Drive και κάντε κλικ στο Συγκρίνω. Στο Διαφορές χαρακτηριστικών σε πεδίο, εισαγάγετε το όνομα του συνεργάτη που θα είναι ο συντάκτης των προτεινόμενων τροποποιήσεων στο τελικό έγγραφο.
Οι διαφορές θα δείξουν τον ίδιο τρόπο όπως και στο Προτεινόμενο λειτουργία που συζητήσαμε παραπάνω και μπορείτε επίσης να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε τροποποιήσεις.
Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο στην επιφάνεια εργασίας.
7. Βρίσκω και αντικαθιστώ
Εάν χρειαστεί να αντικαταστήσετε πολλές περιπτώσεις σφάλματος στο κείμενό σας, τα Έγγραφα Google το καθιστούν εύκολο να το κάνετε με τη λειτουργία Εύρεση και αντικατάσταση.
Για χρήστες που είναι εξοικειωμένοι με τη δυνατότητα Εύρεση και αντικατάστασης στο Microsoft Word, αυτό λειτουργεί ακριβώς το ίδιο.
Για να βρείτε μια συγκεκριμένη λέξη ή φράση στο έγγραφό σας, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση Ctrl + F σε υπολογιστή με Windows ή Εντολή + F σε Mac. Εισαγάγετε τη λέξη στο πεδίο "Εύρεση σε έγγραφο".
Για να αντικαταστήσετε το κείμενο που βρέθηκε, κάντε κλικ στις τρεις τελείες στη δεξιά πλευρά και επιλέξτε Βρίσκω και αντικαθιστώ.
Στη συνέχεια, εισαγάγετε το κείμενο στο Εύρημα πεδίο και το κείμενο αντικατάστασης στο Αντικατέστησε με πεδίο. Μετακινηθείτε στις παρουσίες κειμένου με τον πάνω και κάτω δρομέα και κάντε κλικ στο Αντικαθιστώ για να τα ανταλλάξετε ξεχωριστά. Ή κάντε κλικ Αντικαταστήστε όλα για να αντικαταστήσετε όλα τα επιλεγμένα κείμενα ταυτόχρονα.
8. Χρησιμοποίησε ένα λεξικό
Για να σας βοηθήσουμε να συγκεντρωθείτε και να αποφύγετε την εναλλαγή μεταξύ καρτελών όταν αναζητάτε τη σημασία μιας λέξης, τα Έγγραφα Google διαθέτουν λεξικό εντός εφαρμογής.
Όταν πληκτρολογείτε και πρέπει να αναζητήσετε μια λέξη, επισημάνετε τη λέξη και, στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Καθορίζω από το μενού. Το εργαλείο λεξικού θα αναζητήσει τον ορισμό της λέξης στο Διαδίκτυο και θα εμφανιστεί στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας.
9. Προσθήκη γλωσσικών τόνων
Πείτε αντίο για απομνημόνευση συντομεύσεων πληκτρολογίου έμφασης ή αντιγραφή / επικόλληση επιστολών από άλλα έγγραφα.
Για να χρησιμοποιήσετε τονισμένα γράμματα, θα πρέπει να κάνετε λήψη το πρόσθετο "Easy Accents". Σας επιτρέπει να εισαγάγετε τόνους για 20 διαφορετικές γλώσσες απευθείας από μια πλευρική γραμμή στο έγγραφό σας.
Πραγματοποιήστε λήψη του πρόσθετου Εγγράφων Google ανοίγοντας το Εργαλεία μενού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Πρόσθετα και Λάβετε πρόσθετα. Στο πλαίσιο Google Marketplace που εμφανίζεται, αναζητήστε Εύκολη έμφαση και κάντε κλικ στο μπλε κουμπί εγκατάστασης για να το προσθέσετε στη συλλογή πρόσθετων Εγγράφων Google.
Μετά την εγκατάσταση, κάντε κλικ στο Πρόσθετα μενού για να επιλέξετε το πρόσθετο Easy Accents και αρχίστε να προσθέτετε σωστούς τόνους σε όλες τις ξένες λέξεις σας.
Αυτό το πρόσθετο είναι διαθέσιμο μόνο σε επιτραπέζιο υπολογιστή, αλλά τα πληκτρολόγια για κινητά συνήθως υποστηρίζουν τόνους γλώσσας, ώστε να μπορείτε να γράφετε κείμενο με σημάδια έμφασης στο τηλέφωνό σας χωρίς το πρόσθετο.
10. Δημιουργήστε προσαρμοσμένες συντομεύσεις
Οι περισσότεροι άνθρωποι γνωρίζουν Συντομεύσεις Microsoft Word, αλλά μπορείτε να κάνετε και τις δικές σας συντομεύσεις στα Έγγραφα Google. Για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες συντομεύσεις, κάντε κλικ στο Εργαλεία> Προτιμήσεις> Αντικατάσταση. Θα διαπιστώσετε ότι υπάρχουν ήδη μερικές συντομεύσεις κλασμάτων και συμβόλων (όπως αλλαγή 3/4 σε ¾), αλλά μπορείτε να προσθέσετε κάποια από τα δικά σας.
Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο στην επιφάνεια εργασίας.
Κάντε περισσότερα με τα Έγγραφα Google
Τώρα που έχετε μάθει αυτά τα εργαλεία των Εγγράφων Google, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία του επόμενου εγγράφου σας. Ας ελπίσουμε ότι διευκολύνουν τα πράγματα για εσάς!
Αυτά τα πρότυπα εξοικονόμησης χρόνου των Εγγράφων Google θα σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε τα έγγραφά σας αντί να προσπαθείτε να τα συνδυάσετε.
- Διαδίκτυο
Ο Keyede Erinfolami είναι επαγγελματίας ανεξάρτητος συγγραφέας που είναι παθιασμένος με την ανακάλυψη νέας τεχνολογίας που μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα στην καθημερινή ζωή και την εργασία. Μοιράζεται τις γνώσεις της σχετικά με το freelancing και την παραγωγικότητα στο ιστολόγιό της, μαζί με τις καυτές δουλειές του Afrobeats και του Pop Culture. Όταν δεν γράφει, μπορείτε να την βρείτε να παίζει Scrabble ή να βρείτε τις καλύτερες γωνίες για να τραβήξετε φωτογραφίες από τη φύση.
Εγγραφείτε στο Newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Ένα ακόμη βήμα…!
Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας στο email που μόλις σας στείλαμε.