Μία από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες του Excel είναι η δυνατότητα ταξινόμησης των δεδομένων σας κατά ημερομηνία. Ίσως πρέπει να κανονίσετε τις ημερομηνίες γέννησης των μελών της οικογένειάς σας για να στείλετε κάρτες, να ταξινομήσετε τις εβδομαδιαίες συναλλαγές προϋπολογισμού σας για το τέλος του έτους ή να παρακολουθείτε τα έσοδα από τις πωλήσεις ανά μήνα.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να τακτοποιήσετε τις καταχωρίσεις σας σύμφωνα με την ημερομηνία. Μπορείτε να βάλετε δεδομένα σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά και μπορείτε να ταξινομήσετε ανά ημέρα, εβδομάδα, μήνα ή έτος. Θα σας καθοδηγήσουμε σε όλες τις διαφορετικές επιλογές παρακάτω.
Τρόπος ταξινόμησης στηλών του Excel κατά αύξουσα ή φθίνουσα ημερομηνία
Είναι εύκολο να ταξινομήσετε μια μεμονωμένη στήλη σε αύξουσα ή φθίνουσα σειρά ημερομηνιών στο Excel:
- Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να ταξινομήσετε.
- Από τη γραμμή μενού (ονομάζεται επίσης κορδέλα) στο επάνω μέρος της οθόνης σας, κάτω από το Σπίτι καρτέλα, επιλέξτε Ταξινόμηση & φίλτρο.
- Στη συνέχεια, επιλέξτε Ταξινόμηση παλαιότερων έως νεότερων ή Ταξινόμηση νεότερο σε παλαιότερο.
Εναλλακτικά, μπορείτε να λάβετε το ίδιο αποτέλεσμα επιλέγοντας τα δεδομένα σας και χρησιμοποιώντας ένα δεξί κλικ για να επιλέξετε Είδος. Στη συνέχεια, επιλέξτε τη σειρά που ταιριάζει καλύτερα στα δεδομένα σας.
Αυτό λειτουργεί καλά εάν ταξινομείτε μια απλή λίστα ημερομηνιών και σκοπεύετε να εισαγάγετε τα αντίστοιχα δεδομένα αργότερα. Η ταξινόμηση με αυτόν τον τρόπο θα παραγγέλνει πάντοτε τις ημερομηνίες σας χρονολογικά, κατά έτος πρώτα, μετά από μήνα και μετά με μέρα.
Τρόπος ταξινόμησης ολόκληρων πινάκων κατά αύξουσα ή φθίνουσα ημερομηνία
Κατά την ταξινόμηση ημερομηνιών σε έναν πίνακα, είναι χρήσιμο να προσθέσετε επικεφαλίδες στην κορυφή κάθε στήλης. Παρακάτω, θα σας δείξουμε πώς να χρησιμοποιήσετε αυτές τις επικεφαλίδες ως κατηγορίες για να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας.
Όταν ταξινομείτε δεδομένα σε έναν πίνακα, είναι σημαντικό να τονίσετε όλα αυτά. Αν επισημάνετε μόνο μία στήλη, θα ταξινομήσετε μόνο αυτήν τη στήλη, αφήνοντας τις αντίστοιχες στήλες στην αρχική τους σειρά. Τότε οι ημερομηνίες δεν θα ταιριάζουν με τα σωστά δεδομένα.
Εάν εντοπίσετε το σφάλμα αμέσως, μπορείτε να κάνετε κλικ Ξεκάνω για να επιστρέψετε στην αρχική ρύθμιση. Διαφορετικά, ίσως χρειαστεί να επιστρέψετε σε προηγούμενη έκδοση του εγγράφου σας ή να εισαγάγετε ξανά τα δεδομένα.
Ευτυχώς, το Excel εντοπίζει συνήθως αυτό το σφάλμα εγκαίρως για να το αποτρέψει.
Εάν προσπαθήσετε να ταξινομήσετε μόνο τις επιλεγμένες ημερομηνίες, το Excel θα σας δώσει μια προειδοποίηση και θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να επεκτείνετε την επιλογή σας. Όταν εμφανιστεί το μήνυμα σφάλματος, επιλέξτε Αναπτύξτε την επιλογή και κάντε κλικ Είδος.
Στη συνέχεια, τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από την επιλογή δεδομένων. Επισημάνετε τα στοιχεία που λείπουν σύροντας το μικρό, πράσινο τετράγωνο στην κάτω αριστερή γωνία και δοκιμάστε να ταξινομήσετε ξανά.
Επιλέξτε τις επικεφαλίδες και τα δεδομένα που θέλετε να ταξινομήσετε. Στη συνέχεια κάντε κλικ Αρχική> Ταξινόμηση & φίλτρο και επιλέξτε τη σειρά ταξινόμησης.
Λάβετε υπόψη ότι αυτό θα λειτουργήσει μόνο εάν η ημερομηνία είναι στη στήλη A. Εάν θέλετε να ταξινομήσετε κατά ημερομηνία κατά την οποία οι ημερομηνίες παρατίθενται σε διαφορετική στήλη, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την προσαρμοσμένη ταξινόμηση.
Χρήση της προσαρμοσμένης ταξινόμησης του Excel για ταξινόμηση κατά ημερομηνία
Το Custom Sort είναι ένας άλλος εύχρηστος τρόπος ταξινόμησης κατά ημερομηνία. Εάν τα δεδομένα σας έχουν επικεφαλίδες, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ως κατηγορίες για να ταξινομήσετε εύκολα τις καταχωρήσεις, ακόμα κι αν δεν βρίσκονται στην πρώτη στήλη.
Στο παρακάτω παράδειγμα, ένα απλό είδος όπως έχουμε ήδη δείξει ότι θα ταξινομήσετε τα στοιχεία στη στήλη Συναλλαγή αλφαβητικά, αντί να τακτοποιήσετε τις ημερομηνίες σας. Δεδομένου ότι η ημερομηνία είναι στη δεύτερη στήλη, πρέπει να χρησιμοποιήσουμε μια προσαρμοσμένη ταξινόμηση για να πούμε στο Excel να ταξινομήσει τις ημερομηνίες στη στήλη Β.
Για να γινει αυτο:
- Επισημάνετε τους τίτλους και τα δεδομένα παρακάτω.
- Στην κορδέλα του Excel, κάντε κλικ στο Αρχική σελίδα> Ταξινόμηση & φίλτρο> Προσαρμοσμένη ταξινόμηση. Δίπλα στο Ταξινόμηση κατά, επιλέξτε Ημερομηνία από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Επιλέξτε το πλαίσιο στην επάνω δεξιά γωνία για να χρησιμοποιήσετε τις κεφαλίδες δεδομένων σας ως κατηγορίες ταξινόμησης. Επιλέγω Παλαιότερο έως νεότερο ή Νεότερο έως παλαιότερο από το Σειρά πτυσώμενο μενού.
Η προσαρμοσμένη ταξινόμηση σάς επιτρέπει επίσης να επιλέξετε πολλές κατηγορίες ταξινόμησης. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συνάρτηση εάν θέλετε να δείτε τις συναλλαγές να παρατίθενται πρώτα κατά μία στήλη και μετά από μια άλλη.
Στο πλαίσιο Custom Sort, επιλέξτε Ταξινόμηση κατά> [Πρώτη στήλη]. Στη συνέχεια κάντε κλικ Προσθήκη επιπέδου> Στη συνέχεια έως> [Δεύτερη στήλη]. Κάντε κλικ Εντάξει για να ταξινομήσετε το τραπέζι σας.
Χρήση συναρτήσεων Excel για ταξινόμηση ανά μήνα
Υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις όπου μπορεί να θέλετε να εξαγάγετε το μήνα από την ημερομηνία που καταχωρίστηκε. Ένα παράδειγμα είναι η τακτοποίηση των γενεθλίων όλων των συναδέλφων σας, ώστε να μπορείτε να γνωρίσετε όλους με μια μηνιαία τούρτα γενεθλίων. Για τους σκοπούς σας εδώ, ο μήνας είναι σημαντικός, αλλά το έτος δεν έχει σημασία.
Υπάρχουν πολλά Λειτουργίες και τύποι του Excel που μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε γρήγορους υπολογισμούς ή να εξαγάγετε δεδομένα από ένα κελί. Μια τέτοια συνάρτηση είναι η συνάρτηση MONTH.
Πραγματοποιήστε λήψη αυτού του φύλλου εξαπάτησης τύπων Excel για να κάνετε μια συντόμευση μέσω του αγαπημένου προγράμματος υπολογιστικών φύλλων στον κόσμο.
Χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση MONTH για να τραβήξετε το ψηφίο κάθε καταχώρισης από την πλήρη ημερομηνία. Αρχικά, προσθέστε μια στήλη με τον Μήνα ως κεφαλίδα. Κάντε κλικ στο πρώτο κενό κελί στην περιοχή Μήνας. Σε αυτήν την περίπτωση, θα είναι C2. Τύπος = ΜΗΝΑ (B2), όπου το B2 αναφέρεται στην πρώτη καταχώρηση στη στήλη Ημερομηνία.
Η συνάρτηση MONTH θα εξάγει ένα ψηφίο από το 1 έως το 12 στο αντίστοιχο κελί. Αυτά τα ψηφία αντιπροσωπεύουν τους μήνες με χρονολογική σειρά, οπότε Ιανουάριος = 1 και Δεκέμβριος = 12. Για να εισαγάγετε γρήγορα τη συνάρτηση σε κάθε κελί, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το C2 μέχρι να εμφανιστεί το πράσινο πλαίσιο στην κάτω γωνία του κελιού. Στη συνέχεια, κάντε κλικ και σύρετε το πλαίσιο στο κάτω μέρος της στήλης.
Τώρα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel για να ταξινομήσετε ημερομηνίες ανά μήνα, ώστε να μην χάνετε κανέναν στη λίστα σας. Επισημάνετε ολόκληρο τον πίνακα, συμπεριλαμβανομένων των κεφαλίδων, κάντε δεξί κλικ, κλικ Ταξινόμηση & φίλτρο> Προσαρμοσμένη ταξινόμηση> Ταξινόμηση κατά μήνα.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια συνάρτηση για ταξινόμηση δεδομένων ανά έτος. Ακολουθήστε τις παραπάνω οδηγίες αντικαθιστώντας τη λειτουργία MONTH με = ΕΤΟΣ (A2). Το αποτέλεσμα θα είναι μια λίστα ετών.
Χρήση ενός τύπου Excel για ταξινόμηση κατά μήνα και ημέρα
Η λειτουργία MONTH είναι γρήγορη και εύκολη, αν δεν χρειάζεστε τις ημέρες, αλλά ας υποθέσουμε ότι θέλετε να γιορτάσετε κάθε γενέθλια ξεχωριστά. Ένας τύπος μπορεί να βοηθήσει εδώ.
Προσθέστε μια στήλη που ονομάζεται Γενέθλια. Στο κενό κελί (C2), δίπλα στην πρώτη ημερομηνία, πληκτρολογήστε = ΚΕΙΜΕΝΟ (B2, "MMDD"), όπου το B2 αναφέρεται στην πρώτη ημερομηνία. Αυτό θα επιστρέψει μια λίστα ημερομηνιών, χωρίς το έτος, με μορφή MMDD. Για παράδειγμα, 12/07/1964 θα γίνει 1207.
Κάντε μια προσαρμοσμένη ταξινόμηση για να τακτοποιήσετε τη λίστα γενεθλίων σας. Δεδομένου ότι τα γενέθλια έχουν τη μορφή κειμένου και όχι ως ημερομηνίες, το Excel θα σας δώσει μια προειδοποίηση. Επιλέγω Ταξινόμηση οτιδήποτε μοιάζει με αριθμό, ως αριθμός> ΟΚκαι η λίστα σας θα είναι στη σωστή σειρά.
Τι γίνεται αν η Ταξινόμηση κατά ημερομηνία δεν λειτουργεί στο Excel;
Εάν τα δεδομένα σας δεν φαίνεται να ταξινομούνται σωστά, βεβαιωθείτε ότι τα έχετε εισαγάγει σε μορφή που θα αναγνωρίζει το Excel. Εάν όλοι οι αριθμοί είναι αριστερά-δικαιολογημένοι στα κελιά τους, μπορεί να τους έχετε αποθηκεύσει ως κείμενο. Για να διορθώσετε τη μορφή, κάντε κλικ στο Κείμενο αναπτυσσόμενο μενού στην κορδέλα του Excel και επιλέξτε μια μορφή ημερομηνίας.
Οργανώστε τα δεδομένα σας στο Excel κατά ημερομηνία
Η δυνατότητα ταξινόμησης κατά ημερομηνία στο Excel είναι εξαιρετικά χρήσιμη και έχει μια ποικιλία εφαρμογών, όπως έχουμε δει εδώ. Υπάρχουν πολλές εφαρμογές και χρήσιμα πρότυπα υπολογιστικών φύλλων εκεί έξω για να ολοκληρώσετε σχεδόν οποιαδήποτε εργασία, από τον προϋπολογισμό και την παρακολούθηση δαπανών έως τον προγραμματισμό γάμου.
Τα πρότυπα είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε, αλλά η ομορφιά του Excel είναι η δυνατότητα να το προσαρμόσετε πλήρως ώστε να καλύπτει τις ανάγκες σας.
Έχετε τόσο μεγάλο χρέος που θα χρειαστούν δεκαετίες για την αποπληρωμή; Κάντε έναν προϋπολογισμό και χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές του Excel για να εξοφλήσετε το χρέος σας νωρίτερα.
- Παραγωγικότητα
- Υπολογιστικό φύλλο
- Microsoft Excel
- Ανάλυση δεδομένων
Η Shari είναι Καναδική ανεξάρτητη τεχνολογία, εκπαίδευση και συγγραφέας ακινήτων και είναι τακτικός συνεργάτης στο MakeUseOf.
Εγγραφείτε στο Newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Ένα ακόμη βήμα…!
Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας στο email που σας στείλαμε μόλις