Ακριβώς όπως οπουδήποτε αλλού στη ζωή σας, το Φύλλο Google σας μπορεί να είναι λίγο ακατάστατο και να χρειάζεται έναν καλό καθαρισμό σπιτιού μερικές φορές. Ένα από τα πιο απογοητευτικά ζητήματα μπορεί να είναι διπλότυπες πληροφορίες σε πολλές τοποθεσίες σε όλο το υπολογιστικό φύλλο σας.
Ακολουθούν μερικές απλές μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εντοπίσετε και να καταργήσετε τα προσβλητικά διπλά δεδομένα στο Φύλλο Google.
ο Κατάργηση διπλότυπων Το εργαλείο είναι η πιο ισχυρή και πρακτική μέθοδος κατάργησης διπλότυπων στα Φύλλα Google και πρέπει να είναι το πρώτο μέρος που ξεκινάτε. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήσαμε μια σύντομη λίστα επαφών, η οποία είναι συχνά ο χειρότερος παραβάτης για διπλά δεδομένα.
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να αφαιρέσετε διπλότυπα από το φύλλο σας με το εργαλείο Κατάργηση διπλότυπων:
- Ανοιξε το δικό σου Φύλλο Google.
- Επιλέξτε την περιοχή μέσα στο φύλλο από το οποίο θέλετε να αφαιρέσετε τα διπλότυπα. Μπορείτε να το κάνετε γρήγορα κάνοντας κλικ και σύροντας το ποντίκι σας από το επάνω αριστερό κελί στο κάτω-δεξιά κελί της λίστας σας επισημαίνοντας όλα τα κελιά που θέλετε να σαρώσετε στο αντίγραφο διαδικασία αφαίρεσης.
- Επιλέγω Δεδομένα από τη γραμμή μενού.
- Επιλέγω Κατάργηση διπλότυπων από τις επιλογές μενού.
- Θα σας ζητηθεί να επιλέξετε ποιες στήλες θέλετε να ελέγξετε για διπλότυπα. Μπορεί να θέλετε να καταργήσετε διπλότυπα όπου οι σειρές ταιριάζουν πλήρως ή μπορεί να θέλετε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη στήλη, όπως μια διεύθυνση ή ένα όνομα, ανεξάρτητα από τα δεδομένα που υπάρχουν στις άλλες στήλες.
- Επιλέγω Αφαιρώδιπλότυπα. Στη συνέχεια, θα παρουσιαστεί μια συνοπτική αναφορά που θα σας ενημερώνει για τον αριθμό των αντιγράφων που καταργήθηκαν.
2. Κατάργηση διπλότυπων χρησιμοποιώντας τύπους
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να επωφεληθείτε από τους τύπους στα Υπολογιστικά φύλλα Google για να σας βοηθήσουν στον εντοπισμό και την κατάργηση των διπλότυπων δεδομένων σας, μερικοί πιο περίπλοκοι από άλλους. Εδώ είναι οι ευκολότερες μέθοδοι για τη χρήση τύπων για διπλή κατάργηση.
Χρήση του ΜΟΝΑΔΙΚΟΥ τύπου
Αυτή η μέθοδος διαγράφει διπλότυπα στο εύρος των δεδομένων που επιλέγετε. Συγκρίνει κάθε σειρά δεδομένων και αφαιρεί τυχόν σειρές που είναι διπλές. Είναι πολύ εύκολο να εφαρμοστεί, καθώς περιλαμβάνει έναν τύπο με ένα μόνο όρισμα - το εύρος από το οποίο θέλετε να καταργήσετε τα διπλότυπα.
Χρησιμοποιήστε τον ΜΟΝΑΔΙΚΟ τύπο ακολουθώντας αυτά τα βήματα:
- Ανοιξε το δικό σου Φύλλο Google.
- Επιλέξτε ένα κενό κελί.
- Εισαγάγετε αυτόν τον τύπο = ΜΟΝΑΔΙΚΟ (A2: D9) υποδεικνύοντας τα κελιά που θέλετε να επιλέξετε.
- Κτύπημα Εισαγω στο πληκτρολόγιό σας ή κάντε κλικ μακριά. Τώρα θα έχετε έναν δεύτερο πίνακα με τα αντίγραφα αφαιρεμένα.
Χρησιμοποιώντας τον τύπο COUNTIF
Αυτή η μέθοδος επισημαίνει πρώτα τα διπλά στο σύνολο δεδομένων σας. Όταν μια τιμή εμφανίζεται για πρώτη φορά, η μέτρηση θα είναι 1, επομένως το αποτέλεσμα του τύπου θα είναι ψευδές. Αλλά όταν η τιμή εμφανιστεί για δεύτερη φορά, η μέτρηση θα είναι 2, οπότε το αποτέλεσμα της φόρμουλας θα είναι Αληθινό.
Το πλεονέκτημα αυτού του τύπου είναι ότι θα σας επιτρέψει να ελέγξετε τα διπλότυπα πριν από την κατάργηση.
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να χρησιμοποιήσετε τον τύπο COUNTIF για να αφαιρέσετε διπλότυπα από το φύλλο σας:
- Ανοιξε το δικό σου Φύλλο Google.
- Δημιουργήστε μια νέα στήλη δίπλα στη στήλη δεδομένων που θέλετε να ελέγξετε για διπλότυπα χρησιμοποιώντας Εισαγωγή αριστερά βρέθηκε κάτω Εισάγετε στο μενού.
- Εισαγω = COUNTIF (Εύρος, Κριτήρια)> 1 στο επάνω κελί της νέας στήλης που δημιουργήσατε για να επισημάνετε διπλότυπα. Στο παράδειγμά μας, ο τύπος για τον έλεγχο διπλών επώνυμων θα ήταν = COUNTIF (B $ 2: B2, B2)> 1. Θα παρατηρήσετε ότι το εύρος είναι B $ 2: B2, ο $ Το σύμβολο κλειδώνει το εύρος στην τρέχουσα σειρά, ακόμη και όταν αντιγράφετε τον τύπο κάτω στήλη Γ. Έτσι, αυτός ο τύπος θα ελέγξει για διπλότυπα στην τρέχουσα σειρά πίσω στην κορυφή για εσάς.
3. Κατάργηση διπλότυπων χρησιμοποιώντας συγκεντρωτικούς πίνακες
Οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες μπορούν να είναι εξαιρετικά χρήσιμοι για την αναζήτηση στο Φύλλο Google για διπλότυπα. Είναι εξαιρετικά ευέλικτο και γρήγορο στη χρήση, οπότε είναι συχνά ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε εάν δεν είστε σίγουροι αν έχετε αντίγραφα στα δεδομένα σας.
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εντοπίσετε και να καταργήσετε διπλότυπα από το φύλλο σας:
- Ανοιξε το δικό σου Φύλλο Google.
- Επισημάνετε το σύνολο δεδομένων σας.
- Σύμφωνα με το Δεδομένα επιλέξτε μενού Συγκεντρωτικός πίνακας.
- Επιλέξτε αν θέλετε να δημιουργήσετε αυτόν τον νέο πίνακα στο a Νέο φύλλο ή το Υφιστάμενο φύλλο. Το πρόγραμμα επεξεργασίας συγκεντρωτικού πίνακα θα ανοίξει στα δεξιά του φύλλου σας.
- Επιλέγω Σειρές και επιλέξτε το Στήλη θέλετε να ελέγξετε για διπλότυπα (π.χ. Επώνυμο).
- Επιλέγω ΑΞΙΕΣ, επιλέξτε την ίδια στήλη με αυτήν που επιλέξαμε παραπάνω και βεβαιωθείτε ότι έχει οριστεί για σύνοψη έως ΜΕΤΡΩ ή ΚΟΥΝΤΑ.
Τώρα μπορείτε εύκολα να αναζητήσετε αυτές τις διπλές τιμές στο αρχικό σας φύλλο και να αποφασίσετε πώς να προχωρήσετε. Όπως μπορείτε να δείτε, αυτή η μέθοδος είναι ιδανική όταν κάνετε έλεγχο για διπλότυπα και θέλετε να τα εξετάσετε περαιτέρω.
Σχετιζομαι με: Τρόπος δημιουργίας συγκεντρωτικών πινάκων στα φύλλα Google
Οι συγκεντρωτικοί πίνακες στα Φύλλα Google σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε περιλήψεις των δεδομένων σας, κάνοντας πολύ πιο αποτελεσματική ανάλυση δεδομένων.
4. Αφαίρεση διπλότυπων με μορφοποίηση υπό όρους
Αυτή η μέθοδος έχει δύο βήματα, την πρώτη επισήμανση των αντιγράφων σας και τη δεύτερη κατάργηση των επισημασμένων αντιγράφων, επιτρέποντάς σας να δείτε το αντίγραφο πριν από την κατάργηση.
Για να εφαρμόσετε μορφοποίηση υπό όρους για την κατάργηση διπλότυπων από το φύλλο σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Ανοιξε το δικό σου Φύλλο Google.
- Επιλέξτε τα δεδομένα από τα οποία θέλετε να καταργήσετε διπλότυπα.
- Κάτω από Μορφή επιλέγω Μορφοποίηση υπό όρους για την πλευρική γραμμή.
- Σύμφωνα με το Μορφοποίηση κελιών εάν επιλογή, επιλέξτε Προσαρμοσμένος τύπος.
- Εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο: = COUNTIF ($ B $ 2: $ B2, B2)> 1. Αυτός ο τύπος ελέγχει για διπλότυπα στην επιλεγμένη στήλη για εσάς.
- Ορίστε το δικό σας Στυλ μορφοποίησης για να επισημάνετε τα διπλά σας δεδομένα.
- Εάν θέλετε τα αποτελέσματά σας να επισημάνουν ολόκληρη τη σειρά, μπορείτε να προσαρμόσετε τον τύπο σας = COUNTIF ($ B $ 2: $ B2, $ B2)> 1.
- Η διαγραφή των διπλότυπων είναι προαιρετική, αλλά τώρα μπορεί εύκολα να γίνει. Επισημάνετε τα δεδομένα που θέλετε να ταξινομηθούν και επιλέξτε το Φίλτρο επιλογή μενού.
- Επίλεξε το εικονίδιο φίλτρου δίπλα στην κεφαλίδα για τη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε ανά χρώμα.
- Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Ταξινόμηση κατά χρώμα έπειτα Χρώμα γεμίσματοςκαι επιλέξτε το χρώμα πλήρωσης που θέλετε να εμφανίζεται στην κορυφή.
- Επισημάνετε το μπλοκ των αντιγράφων και πατήστε Διαγράφω.
Σχετιζομαι με: Πώς να ταξινομήσετε στήλες σαν επαγγελματίας στα φύλλα Google
Υπάρχουν άλλες διαθέσιμες μέθοδοι για την αφαίρεση διπλότυπων στα Φύλλα Google, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης ενός Σενάριο Εφαρμογών Google και αγοράζοντας ένα πρόσθετο από Αγορά χώρου εργασίας της Google. Αξίζει να δείτε εάν δεν λαμβάνετε τα αποτελέσματα που θέλετε.
Η χρήση του σεναρίου εφαρμογών σάς δίνει το πλεονέκτημα ότι μπορείτε να εκτελείτε εύκολα το σενάριο όποτε θέλετε. Οι πρόσθετες εφαρμογές είναι επίσης διαθέσιμες για να ελέγχετε τακτικά για διπλότυπα.
Αποκτήστε μια σαφή προβολή των δεδομένων σας
Αυτές οι μέθοδοι θα διατηρήσουν το υπολογιστικό φύλλο σας χωρίς διπλότυπα, θα σας δώσουν μια σαφή εικόνα των δεδομένων σας και θα σας εξοικονομήσουν χρόνο. Ας ελπίσουμε ότι, γνωρίζοντας αυτούς τους γρήγορους και εύκολους τρόπους για να αφαιρέσετε τα διπλότυπα, θα κάνετε τη ζωή σας να αισθανθεί λίγο πιο οργανωμένη.
Η Google βελτιώνει πάντα το λογισμικό της, οπότε φροντίστε να ενημερώνεστε για τις τελευταίες βελτιώσεις.
Μπορείτε να κάνετε πολλά ωραία πράγματα με προσαρμοσμένες λειτουργίες στα Υπολογιστικά φύλλα Google. Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σενάρια Google για να δημιουργήσετε μια συνάρτηση.
- Παραγωγικότητα
- Υπολογιστικό φύλλο
- Φύλλα Google
- Ανάλυση δεδομένων
Εγγραφείτε στο Newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Ένα ακόμη βήμα…!
Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας στο email που μόλις σας στείλαμε.
