Έτσι, έχετε χιλιάδες σειρές δεδομένων σε ένα φύλλο Excel και θέλετε να σαρώσετε τις σειρές για να βρείτε ένα μοτίβο στις στήλες των δεδομένων.
Ξέρετε ότι χρειάζεστε ένα φίλτρο Excel για να σας βοηθήσει με αυτό, αλλά δεν ξέρετε πώς να το κάνετε. Εδώ, θα συζητήσουμε όλους τους καλύτερους τρόπους για να φιλτράρετε το φύλλο Excel και να δείξουμε τα δεδομένα που χρειάζεστε.
Πώς να φιλτράρετε στο Excel
Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα φύλλο Excel με τρεις στήλες: ηλικιακή ομάδα, περιοχή και τον αριθμό των πωλήσεων. Σε αυτήν την περίπτωση, ένα φίλτρο Excel μπορεί να είναι χρήσιμο όταν θέλετε να δείτε την απόδοση των πωλήσεών σας σε μια επιλεγμένη περιοχή, με βάση μια συγκεκριμένη ηλικιακή ομάδα.
Τα φίλτρα Excel μπορούν επίσης να είναι χρήσιμα όταν θέλετε να δημιουργήσετε μια μικρότερη ομάδα στο παρελθόν γράφοντας τα δεδομένα του Excel σε ένα γράφημα.
Δεν δημιουργήσατε ποτέ ένα γράφημα στο Excel; Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γράφημα στο Excel και να το προσαρμόσετε, χρησιμοποιώντας τους πιο κοινούς τύπους γραφημάτων.
Ας ρίξουμε μια ματιά στις ακόλουθες μεθόδους φιλτραρίσματος δεδομένων στο Excel.
Πώς να φιλτράρετε με βάση τις κατηγορίες
Μόλις ανοίξετε το φύλλο δεδομένων σας, στην κορδέλα του Excel, κάντε κλικ στο Δεδομένα.
Στη συνέχεια, εντοπίστε το Ταξινόμηση & φίλτρο ομάδα και κάντε κλικ Φίλτρο. Αυτό βάζει ένα αναπτυσσόμενο κουμπί σε κάθε στήλη του δελτίου δεδομένων σας.
Για παράδειγμα, εάν τα δεδομένα σας έχουν στήλη φύλου, η οποία είναι κατηγορηματική μεταβλητή, μπορείτε να αποφασίσετε να φιλτράρετε τα δεδομένα σας για να δείτε μόνο τις θηλυκές καταχωρήσεις.
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί στην κατηγορική στήλη επιλογής σας (φύλο σε αυτήν την περίπτωση). Στο μενού που εμφανίζεται, αποεπιλέξτε τα πάντα κάνοντας κλικ στο Επιλογή όλων κουτί. Στη συνέχεια, επιλέξτε τις τιμές με τις οποίες θέλετε να φιλτράρετε τα δεδομένα σας και κάντε κλικ στο Εντάξει.
Αυτή η λειτουργία φιλτράρει τα δεδομένα με βάση τις γυναικείες λίστες, ή ό, τι και αν ήταν τα κατηγορηματικά δεδομένα της επιλογής σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να ελέγξετε την κάτω αριστερή γωνία του αρχείου Excel για να δείτε τον αριθμό των εγγραφών στο συγκεκριμένο φίλτρο.
Ενώ αυτή η επιλογή λειτουργεί και για αριθμούς, είναι συνήθως αναποτελεσματική και τρομακτική. Αυτό συμβαίνει επειδή οι αριθμοί μπορούν να έχουν μεγαλύτερο εύρος τιμών. Ως εκ τούτου, η διαγραφή στη μεγάλη λίστα απαιτεί χρόνο.
Τρόπος χρήσης των φίλτρων αριθμών στο Excel
Μερικές φορές μπορεί να θέλετε να φιλτράρετε με βάση ένα συγκεκριμένο εύρος αριθμών.
Για να χρησιμοποιήσετε το φίλτρο αριθμών, κάντε κλικ στο Φίλτρο στην κορδέλα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί στο επάνω μέρος της στήλης που περιέχει τους αριθμούς που θέλετε να φιλτράρετε.
Στο επόμενο μενού, μεταβείτε στο Φίλτρα αριθμού και επιλέξτε την προτιμώμενη από τις επιλογές που εμφανίζονται.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να φιλτράρετε τη στήλη με βάση όλους τους αριθμούς που είναι μικρότεροι ή ίσοι με έναν συγκεκριμένο αριθμό, από το Φίλτρα αριθμού επιλογές, επιλέξτε Λιγότερο από.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Και/Ή ενότητα για να προσθέσετε ένα δεύτερο φίλτρο για τους αριθμούς σας.
Κάντε κλικ Εντάξει όταν τελειώσετε.
Διατίθενται πολλές επιλογές φίλτρου βάσει αριθμών. Μπορείτε να παίξετε μαζί τους για να δείτε πώς λειτουργούν.
Τρόπος χρήσης προηγμένων φίλτρων στο Excel
Η προηγμένη μέθοδος φίλτρου του Excel προσφέρει έναν πιο ευέλικτο τρόπο φιλτραρίσματος δεδομένων. Με το προηγμένο φίλτρο, μπορείτε να διαχωρίσετε το φιλτραρισμένο αποτέλεσμα από τα δεδομένα προέλευσης επικολλώντας μέσα στο ίδιο φύλλο ή σε ένα νέο φύλλο Excel.
Για να χρησιμοποιήσετε το προηγμένο φίλτρο, δημιουργήστε μια νέα στήλη στη δεξιά άκρη του φύλλου σας. Αυτή η νέα στήλη είναι όπου ορίζετε τα κριτήρια φιλτραρίσματος. Μπορείτε να αφήσετε κενό μεταξύ αυτής της στήλης κριτηρίων και της τελευταίας στήλης των δεδομένων προέλευσης για να τα διαχωρίσετε αν θέλετε.
Στη στήλη κριτηρίων, πληκτρολογήστε το ακριβές όνομα της στήλης δεδομένων προέλευσης που θέλετε να φιλτράρετε. μια καλύτερη εναλλακτική λύση είναι να αντιγράψετε και να επικολλήσετε την επικεφαλίδα της στήλης για να αποφύγετε λάθη.
Στην επόμενη σειρά, πληκτρολογήστε την τιμή με την οποία θέλετε να φιλτράρετε τα δεδομένα σας για αυτήν τη στήλη. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να δείτε τα δεδομένα για όλα τα αρσενικά στη στήλη φύλου των δεδομένων προέλευσης, πληκτρολογήστε "αρσενικό" κάτω από το "φύλο" στην ενότητα κριτηρίων.
Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλαπλές στήλες κριτηρίων για φιλτράρισμα, αν θέλετε. Για να το κάνετε αυτό, αντιγράψτε τα ονόματα των στηλών που θέλετε από τα κύρια δεδομένα και επικολλήστε τα μετά τη πρώτη στήλη κριτηρίων.
Κάτω από κάθε επικεφαλίδα στήλης, πληκτρολογήστε την τιμή δεδομένων για την οποία θέλετε να φιλτράρετε.
Μπορείς χρησιμοποιήστε συναρτήσεις Boolean Excel όπως λιγότερο από () ως κριτήρια για φιλτράρισμα αριθμών.
Αφού ακολουθήσετε την παραπάνω διαδικασία, επιλέξτε Δεδομένα στην κορδέλα του Excel. Μέσα στο Ταξινόμηση & φίλτρο ομάδα, κάντε κλικ Προχωρημένος.
Στο μενού που ανοίγει, κάντε κλικ στο επάνω βέλος δίπλα στο Εύρος λίστας πεδίο και επιλέξτε ποιο τμήμα των δεδομένων σας θέλετε να φιλτράρετε. Ή αγνοήστε το Εύρος λίστας πεδίο εάν θέλετε να εφαρμόσετε το φίλτρο σε όλα τα δεδομένα σας.
Στη συνέχεια, τοποθετήστε τον κέρσορα στο Εύρος κριτηρίων πεδίο και επισημάνετε τις στήλες κριτηρίων που δημιουργήσατε νωρίτερα: επικεφαλίδες και τιμές.
Κάντε κλικ Εντάξει για να εφαρμόσετε το φίλτρο.
Πώς να επικολλήσετε τα φιλτραρισμένα αποτελέσματα με τη μέθοδο Advanced Filter
Όπως αναφέραμε νωρίτερα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το προηγμένο φίλτρο για να διαχωρίσετε το αποτέλεσμα και να το επικολλήσετε κάπου αλλού στο ίδιο φύλλο ή σε ένα νέο φύλλο Excel.
Για να το κάνετε αυτό, επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία για φιλτράρισμα δεδομένων με την προηγμένη μέθοδο. Ωστόσο, αυτή τη φορά, στο Προηγμένο φίλτρο μενού, επιλέξτε Αντιγραφή σε άλλη τοποθεσία.
Στη συνέχεια, τοποθετήστε τον κέρσορα στο Αντέγραψε στο πεδίο και επιλέξτε οποιοδήποτε κελί στο φύλλο Excel και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εντάξει.
Αυτή η λειτουργία αντιγράφει το φιλτραρισμένο αποτέλεσμα και το επικολλά στην επιλεγμένη θέση στο φύλλο Excel.
Τρόπος προβολής του φιλτραρισμένου αποτελέσματος με επιλεγμένες στήλες στο Excel
Εάν θέλετε μόνο να προβάλετε επιλεγμένες στήλες στα φιλτραρισμένα δεδομένα, επισημάνετε αυτές τις επικεφαλίδες στηλών και αντιγράψτε τις.
Στη συνέχεια, επικολλήστε τις επικεφαλίδες οπουδήποτε μέσα στο ίδιο φύλλο, όπου θέλετε να δείτε το φιλτραρισμένο αποτέλεσμα.
Επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία για το διαχωρισμό των φιλτραρισμένων αποτελεσμάτων με την προηγμένη μέθοδο φίλτρου. Αλλά αυτή τη φορά, μόλις φτάσετε στο Αντέγραψε στο πεδίο, επισημάνετε τους τίτλους που επικολλήσατε.
Στη συνέχεια κάντε κλικ Εντάξει για να δείτε το φιλτραρισμένο αποτέλεσμα κάτω από αυτές τις επικεφαλίδες.
Τρόπος χρήσης προηγμένων φίλτρων για επικόλληση του φιλτραρισμένου αποτελέσματος σε ένα νέο φύλλο Excel
Εάν θέλετε να επικολλήσετε τα προκύπτοντα δεδομένα σε ένα νέο φύλλο, κάντε κλικ στο Προσθήκη (+) κουμπί στην κάτω αριστερή γωνία του φύλλου Excel για να ανοίξετε ένα νέο φύλλο.
Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στο νέο φύλλο για να το ενεργοποιήσετε.
Επιλέγω Δεδομένα από την κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Προχωρημένος για να φτιάξετε το Προηγμένο φίλτρο αναδυόμενο μενού. Επίλεξε το Αντιγραφή σε άλλη τοποθεσία επιλογή.
Τοποθετήστε τον κέρσορα στο Εύρος λίστας πεδίο και μεταβείτε στο φύλλο που περιέχει τα δεδομένα προέλευσης. Στη συνέχεια, επισημάνετε ολόκληρα τα δεδομένα προέλευσης.
Στη συνέχεια, τοποθετήστε τον κέρσορα στο Εύρος κριτηρίων πεδίο, επισημάνετε τα κριτήρια που δημιουργήσατε νωρίτερα στο φύλλο δεδομένων προέλευσης.
Επίλεξε το Αντέγραψε στο πεδίο. Στη συνέχεια, επιλέξτε ξανά οποιοδήποτε κελί στο νέο φύλλο. Κάντε κλικ Εντάξει για να επικολλήσετε το φιλτραρισμένο αποτέλεσμα στο νέο φύλλο.
Σημείωση: Για να λειτουργήσει αυτό, βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργοποιήσει το φύλλο προορισμού κάνοντας κλικ πρώτα σε ένα κελί μέσα σε αυτό.
Σχετιζομαι με: Τρόπος συγχώνευσης αρχείων και φύλλων Excel
Αξιοποιήστε στο έπακρο τα φίλτρα του Excel
Ενώ υπάρχουν και άλλες επιλογές για φιλτράρισμα δεδομένων, το Excel είναι ένα από τα πιο ευέλικτα εργαλεία παραγωγικότητας. Παρόλο που τα φίλτρα του Excel μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση, είναι εύκολο μόλις κατακτήσετε αυτά τα κόλπα.
Έχουμε συζητήσει τους πιο συνηθισμένους τρόπους φιλτραρίσματος δεδομένων στο Excel εδώ, αλλά υπάρχουν ακόμη πιο σύνθετες επιλογές διαθέσιμες εάν παίζετε με το προηγμένο φίλτρο. Όταν πρόκειται για την ανάλυση των φιλτραρισμένων δεδομένων σας, ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε και έναν τύπο Excel.
Το Excel δεν είναι μόνο για επιχειρήσεις. Ακολουθούν διάφοροι τύποι Microsoft Excel που θα σας βοηθήσουν να επιλύσετε πολύπλοκα καθημερινά προβλήματα.
- Παραγωγικότητα
- Microsoft Excel
- Ανάλυση δεδομένων
Το Idowu είναι παθιασμένο με οτιδήποτε έξυπνη τεχνολογία και παραγωγικότητα. Στον ελεύθερο χρόνο του, παίζει με την κωδικοποίηση και αλλάζει στη σκακιέρα όταν βαριέται, αλλά αγαπά επίσης να ξεφεύγει από τη ρουτίνα κάποτε. Το πάθος του για να δείξει στους ανθρώπους τη διαδρομή της σύγχρονης τεχνολογίας τον παρακινεί να γράφει περισσότερα.
Εγγραφείτε στο Newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Ένα ακόμη βήμα…!
Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας στο email που μόλις σας στείλαμε.
