Ένα από τα σπουδαία πράγματα για την ψηφιακή εργασία είναι ότι μπορεί να μειώσει την άσκοπη επαναλαμβανόμενη εργασία. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να συμπληρώσετε το ίδιο περιεχόμενο σε πολλά κελιά σε ένα υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε απλώς να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τις τιμές για να εξοικονομήσετε χρόνο.
Αν και, αυτό μπορεί να γίνει λίγο δύσκολο αν χρειαστεί να αντιγράψετε τύπους. Ευτυχώς, το Excel έχει διάφορους τρόπους αντιγραφής και επικόλλησης τύπων. Όμως, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου όταν το κάνετε.
Σχετικές αναφορές κυττάρων
Προτού μπορέσουμε να μεταβούμε σε τύπους αντιγραφής, πρέπει να μάθετε λίγα πράγματα για το πώς το Excel αναφέρεται σε κελιά. Το Excel παρακολουθεί τη σχέση μεταξύ των κελιών στον τύπο και όχι των πραγματικών κελιών.
Για παράδειγμα, στην παρακάτω εικόνα, το κελί C2 περιέχει τον τύπο A2 + B2. Αλλά χάρη στις σχετικές αναφορές κυττάρων, το Excel το διαβάζει ως εξής: προσθέστε το κελί που είναι δύο θέσεις στα αριστερά στο κελί που είναι ένα μέρος στα αριστερά.
Αυτές οι σχετικές αναφορές κυττάρων μπορεί να είναι πολύ βολικές. Εάν θέλετε να προσθέσετε τις τιμές στις σειρές 3 και 4 με τον ίδιο τρόπο που κάνατε για τη σειρά 2, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αντιγράψετε τον τύπο προς τα κάτω χωρίς να ανησυχείτε για την αλλαγή των σειρών μόνοι σας. Το Excel ενημερώνει τις σειρές σε κάθε τύπο έτσι ώστε τα κελιά στα αριστερά να προσθέσουν μαζί.
Ωστόσο, μερικές φορές δεν θέλετε να αλλάζει η τοποθεσία ενός κελιού όταν αντιγράφετε έναν τύπο.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να υπολογίσετε τον φόρο επί των πωλήσεων σε μια σειρά προϊόντων, όπως έχουμε κάνει παρακάτω. Εάν προσθέσετε τον φόρο επί των πωλήσεων σε ένα κελί, θέλετε το κελί να παραμείνει ίδιο στον τύπο για κάθε προϊόν. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να πείτε στο Excel ότι η θέση αυτού του κελιού είναι σταθερή, όχι σχεσιακή. Το κάνετε αυτό με ένα $ σημάδι μπροστά από τη σειρά, τη στήλη ή και τα δύο.
Η προσθήκη του $ πριν από το B λέει στο Excel ότι οπουδήποτε κι αν επικολλήσουμε τον τύπο, θέλουμε να δούμε τη στήλη Β. Για να σταματήσει η αλλαγή της σειράς, προσθέσαμε επίσης ένα $ πριν από το 1. Τώρα, όπου κι αν επικολλήσετε τον τύπο, θα αναφέρεται πάντα στο B1 για τη φορολογική αξία.
Καθώς αντιγράφουμε τον τύπο στη στήλη, η τοποθεσία τιμών ενημερώνεται, αλλά η τοποθεσία του φόρου επί των πωλήσεων παραμένει η ίδια.
Χρήση της συντόμευσης πληκτρολογίου F4
Υπάρχει μια συντόμευση πληκτρολογίου για εναλλαγή μεταξύ των επιλογών αναφοράς ενός κελιού. Όταν γράφετε έναν τύπο και κάνετε κλικ σε ένα κελί, πατήστε F4 για να διορθώσετε αυτό το κελί. Για παράδειγμα, αν κάνετε κλικ στο B1 και πατήσετε F4, αλλάζει η αναφορά σε $ B $ 1. Εάν πατήσετε ξανά το F4, η αναφορά κελιού αλλάζει σε B $ 1, έπειτα σε $ B1 και τέλος πίσω στο B1.
Μη αυτόματη αντιγραφή και επικόλληση ενός τύπου
Ο πιο γνωστός τρόπος αντιγραφής και επικόλλησης ενός τύπου είναι να αντιγράψετε και να επικολλήσετε το κείμενο του τύπου μέσα σε ένα κελί. Αυτό είναι παρόμοιο με τον τρόπο αντιγραφής και επικόλλησης κειμένου στο Word.
Αντιγράψτε το κείμενο επιλέγοντας το κελί και κάνοντας δεξί κλικ στον τύπο στο πάνω μέρος της οθόνης. Αυτό εμφανίζει ένα αναδυόμενο παράθυρο με διάφορες επιλογές, επιλέξτε αντίγραφο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το κουμπί αντιγραφής στην κορδέλα, η οποία βρίσκεται στο Πρόχειρο τμήμα του Σπίτι αυτί.
Στη συνέχεια, αποεπιλέξτε το κείμενο πατώντας το ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ κλειδί. Τέλος, κάντε δεξί κλικ στο νέο κελί στο οποίο θέλετε να επικολλήσετε και κάντε κλικ στο εικονίδιο με το πρόχειρο ή χρησιμοποιήστε το Επικόλληση κουμπί στην κορδέλα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου, Ctrl + C, για να αντιγράψετε το επισημασμένο κείμενο και Ctrl + V για να το επικολλήσετε μόλις επιλέξετε ένα νέο κελί.
Αυτή η μέθοδος είναι γνωστή, αλλά δεν είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να αντιγράψετε έναν τύπο. Εάν έπρεπε να αντιγράψετε έναν τύπο σε πολλά κελιά, θα ήταν χρονοβόρο. Αυτή η μέθοδος αντιγράφει επίσης το ακριβές κείμενό σας, οπότε δεν έχετε τα οφέλη των σχετικών αναφορών κυττάρων για τα οποία συζητήσαμε παραπάνω.
Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο μόνο εάν χρειάζεται να αντιγράψετε τον τύπο μόνο σε μερικά μέρη και θέλετε τα κελιά να παραμένουν ακριβώς τα ίδια κάθε φορά.
Σχετιζομαι με: Γρήγορες συμβουλές του Excel: Τρόπος αναστροφής κελιών και εναλλαγής σειρών ή στηλών
Χρησιμοποιήστε αυτές τις στρατηγικές στο Microsoft Excel για γρήγορη αναστροφή γραμμών, μετατροπή στηλών σε σειρές, αναστροφή γραμμών και εξοικονόμηση πολύ σπατάλη χρόνου!
Ένας καλύτερος τρόπος για να αντιγράψετε έναν τύπο στο Excel
Ένας ευκολότερος τρόπος για να αντιγράψετε τον τύπο είναι να χρησιμοποιήσετε αντιγραφή και επικόλληση σε ολόκληρο το κελί αντί μόνο του κειμένου μέσα σε αυτό. Κάντε κλικ στο κελί με τον τύπο που θέλετε να αντιγράψετε. Στη συνέχεια, αντιγράψτε το κάνοντας δεξί κλικ στο κελί ή χρησιμοποιώντας τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + C.
Μόλις αντιγράψετε το κελί, θα έχει ένα διακεκομμένο πράσινο περίγραμμα για να δείξει ότι το αντιγράφετε αυτήν τη στιγμή. Στη συνέχεια, επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να επικολλήσετε τον τύπο. Στη συνέχεια, επικολλήστε τον τύπο κάνοντας δεξί κλικ στο κελί ή χρησιμοποιώντας τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + V.
Αυτή τη φορά, θα παρατηρήσετε ότι ο τύπος χρησιμοποιεί σχετικές αναφορές κελιού. Αντί για A2 + B2, ένας τύπος στη σειρά κάτω γίνεται A3 + B3. Ομοίως, εάν επικολλήσατε τον τύπο στην επόμενη στήλη στη σειρά από κάτω, θα ενημερωθεί σε B3 + C3.
Πώς να σύρετε έναν τύπο κάτω από μια στήλη ή σε μια σειρά
Η παραπάνω μέθοδος μπορεί ακόμα να είναι πολύ χρονοβόρα εάν πρέπει να επικολλήσετε τον ίδιο τύπο σε πολλές σειρές ή στήλες. Ευτυχώς, υπάρχουν δύο ακόμη πιο γρήγοροι τρόποι για να το κάνετε αυτό.
Αρχικά, μπορείτε να αντιγράψετε τον τύπο όπως κάνατε παραπάνω, αλλά αντί να τον επικολλήσετε σε ένα κελί, μπορείτε να κάνετε κλικ και να σύρετε το επιλέξτε πολλά κελιά και επικολλήστε τον τύπο σε όλα αυτά κάνοντας δεξί κλικ σε οποιοδήποτε κελί ή χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο συντομώτερος δρόμος Ctrl + V.
Ο δεύτερος τρόπος να επικολλήσετε τον ίδιο τύπο σε πολλές σειρές είναι να το σύρετε. Στην κάτω δεξιά γωνία ενός επιλεγμένου κελιού, θα δείτε ένα πράσινο τετράγωνο. Κάντε κλικ σε αυτό το τετράγωνο και σύρετέ το πάνω από τα κελιά στα οποία θέλετε να αντιγράψετε τον τύπο. Αυτός είναι ίσως ο πιο γρήγορος τρόπος για να αντιγράψετε έναν τύπο Excel σε μια στήλη ή σε μια σειρά.
Και πάλι, θα δείτε ότι το Excel ενημερώνει τον τύπο για τη χρήση σχετικών αναφορών κελιού για κάθε σειρά ή στήλη που αλλάζει.
Σχετιζομαι με: Τα κόλπα αυτόματης συμπλήρωσης του Excel για να δημιουργήσετε γρηγορότερα τα υπολογιστικά φύλλα σας
Ειδική επικόλληση
Ένα πρόβλημα που μπορεί να έχετε κατά την επικόλληση ενός τύπου είναι ότι επικολλά επίσης οποιοδήποτε στυλ στα επιλεγμένα κελιά. Το στυλ περιλαμβάνει στοιχεία όπως το μέγεθος της γραμματοσειράς, το περίγραμμα κελιού, τα χρώματα ή τις έντονες ρυθμίσεις. Η επικόλληση του στυλ είναι άβολη εάν χρησιμοποιείτε εναλλακτικά χρώματα γραμμής ή εάν έχετε περιγράψει τον πίνακα σας.
Για να επιλυθεί αυτό, το Excel παρουσίασε το Paste Special.
Χρησιμοποιήστε την Ειδική επικόλληση για να επικολλήσετε μόνο τον τύπο χωρίς κανένα από τα στυλ που προστέθηκαν στο κελί. Για να χρησιμοποιήσετε την Ειδική επικόλληση, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Ειδική επικόλληση από το αναδυόμενο μενού.
Μια ανακεφαλαίωση του τρόπου αντιγραφής και επικόλλησης τύπων Excel
Το Excel έχει βελτιστοποιηθεί για να μειώσει τον αριθμό των επαναλαμβανόμενων εργασιών που πρέπει να ολοκληρώσετε. Η προσθήκη του ίδιου τύπου σε πολλά κελιά είναι γρήγορη και εύκολη στο Excel. Μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε κείμενο τύπου, όπως θα κάνατε σε ένα έγγραφο του Word. Αλλά αν θέλετε να επωφεληθείτε από σχετικές αναφορές κυττάρων, προτιμάτε να χρησιμοποιείτε διαφορετικές μεθόδους.
Ένας καλός τρόπος για να αντιγράψετε έναν τύπο είναι να επιλέξετε ολόκληρο το κελί με τον τύπο και να το αντιγράψετε. Εάν πρέπει να αντιγράψετε έναν τύπο κάτω από μια στήλη ή σε μια σειρά, μπορείτε επίσης να σύρετε το κελί στην περιοχή στην οποία θέλετε να αντιγράψετε, κάτι που είναι πολύ πιο γρήγορο.
Και οι δύο μέθοδοι σας επιτρέπουν να αντιγράψετε έναν τύπο σε πολλά κελιά γρήγορα. Την επόμενη φορά που θα δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο, θυμηθείτε να το δοκιμάσετε και να εξοικονομήσετε πολύτιμο χρόνο.
Θέλετε να κάνετε το Excel δικό σας; Εδώ είναι οι καλύτεροι τρόποι δημιουργίας προσαρμοσμένων συντομεύσεων πληκτρολογίου.
- Παραγωγικότητα
- Υπολογιστικό φύλλο
- Microsoft Excel
- Παραγωγικότητα
Ι. Το Seaton είναι Επιστημονικός Συγγραφέας που ειδικεύεται στη διάλυση σύνθετων θεμάτων. Έχει διδακτορικό από το Πανεπιστήμιο του Σασκάτσουαν. Η έρευνά της επικεντρώθηκε στη χρήση μάθησης με βάση το παιχνίδι για να αυξήσει την αφοσίωση των μαθητών στο διαδίκτυο. Όταν δεν εργάζεται, θα την βρείτε με την ανάγνωση, το παιχνίδι βιντεοπαιχνιδιών ή την κηπουρική.
Εγγραφείτε στο Newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Ένα ακόμη βήμα…!
Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας στο email που μόλις σας στείλαμε.