Το να είσαι ελεύθερος επαγγελματίας απαιτεί μεγάλο αριθμό διαχειριστών για να διατηρήσεις την επιχείρησή σου σε λειτουργία και κερδοφόρα. Για να εξασφαλίσετε μια σταθερή ροή πελατών, πρέπει να διαφημίσετε τις υπηρεσίες σας, να απαντήσετε σε ερωτήματα και να παρακολουθήσετε προηγούμενους δυνητικούς πελάτες. Μόλις φτάσετε κάποια δουλειά, πρέπει να συνεχίσετε με τις συσκέψεις και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στο τέλος, εξακολουθεί να υπάρχει θέμα τιμολόγησης.
Όλοι αυτοί οι διαχειριστές μπορούν μερικές φορές να αναλάβουν την ημέρα και να μην αφήνουν χρόνο για την πραγματική αμειβόμενη εργασία σας. Ωστόσο, με διαφορετικά εργαλεία αυτοματισμού, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο, να αποφύγετε σφάλματα και να μειώσετε το άγχος της λειτουργίας μιας ανεξάρτητης επιχείρησης.
1. Αναφέρω: Ακούστε και μελετήστε το κοινό σας
Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης διαδραματίζουν μεγάλο ρόλο στη διαφήμιση των ανεξάρτητων υπηρεσιών σας και στην κράτηση νέων πελατών. Υπάρχουν πολλαπλά εργαλεία για να σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε τις αναρτήσεις κοινωνικών μέσων σας,
ακόμη και να σας επιτρέψει να αναδημοσιεύσετε ή να επιμεληθείτε αναρτήσεις από άλλες πηγές αυτόματα.Εάν θέλετε να δημοσιεύσετε το ίδιο περιεχόμενο σε πολλά κοινωνικά δίκτυα ταυτόχρονα, αυτά είναι τα εργαλεία που χρειάζεστε.
Αλλά προτού ξεκινήσετε τον προγραμματισμό των κοινωνικών μέσων σας, πρέπει να ξέρετε τι πρέπει να δημοσιεύσετε για να προσελκύσετε νέους πελάτες. Ο καλύτερος τρόπος να το κάνετε αυτό είναι με ένα εργαλείο κοινωνικής ακρόασης που σας βοηθά να μελετήσετε τόσο τον τομέα της εμπειρίας σας όσο και τους ανταγωνιστές σας.
Η δωρεάν έκδοση του Mention σάς επιτρέπει να ρυθμίσετε μια ειδοποίηση, η οποία παρακολουθεί ιστότοπους ειδήσεων, ιστολόγια, φόρουμ και κοινωνικά μέσα. Αυτή η ειδοποίηση μπορεί να παρακολουθεί τις αναφορές για τη δική σας επωνυμία, να κοιτάζει τους ανταγωνιστές σας ή να αναζητά συγκεκριμένες λέξεις-κλειδιά που σχετίζονται με το πεδίο σας.
Αντί να εγγραφείτε σε διάφορα ενημερωτικά δελτία και να κάνετε συνεχή αναζήτηση στον Ιστό, μπορείτε να μάθετε για το τι είναι δημοφιλές στον τομέα σας όλα σε ένα μέρος. Το δωρεάν πρόγραμμα του ιστότοπου σάς επιτρέπει επίσης να προγραμματίζετε αναρτήσεις σε τρία κοινωνικά προφίλ — περαιτέρω αυτοματοποίηση αυτής της εργασίας.
2. Ημέρα: Κάντε κράτηση για συναντήσεις με ευκολία
Οι συσκέψεις αποτελούν μεγάλο μέρος της προσέλκυσης νέων πελατών, καθώς και της διαχείρισης έργων που βρίσκονται σε εξέλιξη. Στην αρχή, όταν ένας πελάτης δεν είναι σίγουρος ότι οι υπηρεσίες σας είναι ακριβώς αυτό που χρειάζονται, μια σύντομη εισαγωγική συνάντηση μπορεί να συμβάλει στη σύναψη της συμφωνίας. Αργότερα, οι συναντήσεις είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διευθετηθούν οι παρεξηγήσεις και να ευθυγραμμιστούν οι προσδοκίες.
Ο προγραμματισμός συναντήσεων, ωστόσο, μπορεί να γίνει χρονοβόρα δουλειά. Η διασφάλιση ότι όλοι είναι διαθέσιμοι την ίδια στιγμή, ειδικά σε διαφορετικές ζώνες ώρας, μπορούν να δημιουργήσουν ένα ατελείωτο back-and-back μέσω email. Υπάρχουν πολλές εφαρμογές εκεί έξω που ασχολούνται με τον προγραμματισμό συναντήσεων, αλλά το αγαπημένο μας είναι το Calendly.
Η δωρεάν έκδοση προσφέρει ενσωμάτωση στο Ημερολόγιο Google ή σε άλλα δημοφιλή ημερολόγια, η οποία σας επιτρέπει να μοιράζεστε τη διαθεσιμότητά σας χωρίς να δημοσιοποιείτε το προσωπικό σας πρόγραμμα.
Μπορείτε απλά να στείλετε το σύνδεσμο Calendly σε όποιον θέλετε να συναντήσετε και θα διαλέξει από τις ώρες που ορίζετε ως διαθέσιμες — εμφανίζονται στην τοπική ζώνη ώρας. Η εκδήλωση θα εμφανιστεί τότε στο ημερολόγιο όλων.
Το λογισμικό ενσωματώνεται σε διαδικτυακές διασκέψεις, όπως Zoom και Microsoft Teams, εξοικονομώντας χρόνο για τη δημιουργία συνδέσμου για κάθε σύσκεψη. Στέλνει επίσης email υπενθύμισης πριν από τα ραντεβού, για να βεβαιωθείτε ότι όλοι φτάνουν στην ώρα τους. Εάν έχετε έναν προσωπικό ιστότοπο, μπορείτε να τον προσθέσετε και εκεί.
Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένας άλλος χρονοβόρος — από πιθανούς πελάτες που ρωτούν για την υπηρεσία σας σε υπάρχοντες πελάτες που αναζητούν μια αναφορά κατάστασης. Πολλά από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνονται αρκετά επαναλαμβανόμενα. Ευτυχώς, εάν χρησιμοποιείτε το Gmail, δεν υπάρχει μόνο τρόπος δημιουργίας προτύπων, αλλά και τρόπος αποστολής ορισμένων από αυτά αυτόματα χρησιμοποιώντας φίλτρα.
Αρχικά, πρέπει να ενεργοποιήσετε τα Πρότυπα στις σύνθετες ρυθμίσεις σας. Μετά από αυτό, συνθέστε ένα νέο email για να απαντήσετε σε κάθε μια από τις συχνές ερωτήσεις σας. Αντί να το αποθηκεύσετε ως πρόχειρο, επιλέξτε Αποθήκευση προχείρου ως πρότυπο αντι αυτου. Εάν πρόκειται για κάτι που στέλνετε χειροκίνητα, μπορείτε να αφήσετε κενά για λεπτομέρειες όπως όνομα, εκτίμηση τιμής και ούτω καθεξής.
Για να στείλετε αυτόματα ένα πρότυπο email, πρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο φίλτρο. Επιλέξτε τις λέξεις-κλειδιά που είναι πιο σχετικές με αυτό το ερώτημα και στο σημάδι ενεργειών φίλτρου Αποστολή προτύπου.
Για παράδειγμα, μια βασική φράση μπορεί να είναι "πόσο είναι η αμοιβή σας", για την οποία θα έχετε ένα προ γραπτό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα περιγράφει λεπτομερώς τα πακέτα και τις υπηρεσίες σας.
4. Τιμολόγιο Zoho: Ποτέ μην κυνηγάτε άλλο τιμολόγιο
Ενώ ορισμένοι ελεύθεροι επαγγελματίες επιλέγουν να διαχειρίζονται τις χρεώσεις τους σε ένα φύλλο Excel και να χρησιμοποιούν ένα τυπικό πρότυπο τιμολογίου, υπάρχει ένας πολύ πιο εύκολος και πιο οργανωμένος τρόπος πληρωμής, με ποικιλία εφαρμογών τιμολόγησης. Το αγαπημένο μας είναι το Zoho Invoice, το οποίο έχει τόσες πολλές δυνατότητες στο δωρεάν πακέτο του, ίσως να μην χρειαστεί ποτέ να το πληρώσετε.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο τιμολογίου με όλα τα τραπεζικά σας στοιχεία και τους όρους και προϋποθέσεις για χρήση με οποιονδήποτε πελάτη. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τακτικές εργασίες με καθορισμένη τιμή, εξοικονομώντας σας χρόνο εισαγωγής αυτών των λεπτομερειών κάθε φορά που παράγετε ένα νέο τιμολόγιο.
Μόλις είστε έτοιμοι να στείλετε το τιμολόγιο, η εφαρμογή παρέχει επίσης ένα πρότυπο email, το οποίο μπορείτε να τροποποιήσετε αν χρειαστεί. Εάν επιλέξετε να συνδέσετε το Zoho σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα πληρωμών (όπως το PayPal), ενημερώνει την κατάσταση του τιμολογίου και στέλνει μια ευχαριστήρια σημείωση όταν λαμβάνετε πληρωμή. Αυτό θα διασφαλίσει τη γνώση των λογαριασμών που χρειάζονται παρακολούθηση.
Αλλά ακόμη και η παρακολούθηση είναι ευκολότερη με το Zoho, καθώς μπορείτε να ορίσετε μια σειρά αυτόματων υπενθυμίσεων για απλήρωτα τιμολόγια, εξοικονομώντας σας πονοκέφαλο να τα κυνηγάτε. Το λογισμικό σάς επιτρέπει επίσης να παρακολουθείτε το χρόνο για τους πελάτες στους οποίους χρεώνεστε ανά ώρα και, στη συνέχεια, να δημιουργείτε ένα τιμολόγιο από αυτό. Μπορείτε ακόμη και να ορίσετε επαναλαμβανόμενα τιμολόγια για έργα καθορισμένης τιμής.
5. Ζάπιερ: Αυτοματοποιήστε τα πάντα
Σε όλες τις παραπάνω εφαρμογές, έχουμε συζητήσει ενσωματώσεις - πώς ένα λογισμικό μπορεί να συνδεθεί με ένα άλλο για να δημιουργήσει ακόμη περισσότερους αυτοματισμούς. Τι συμβαίνει όμως όταν θέλετε να συνδέσετε δύο εφαρμογές που δεν έχουν ενσωματωμένη ενσωμάτωση; Έρχεται το μαγικό Zapier.
Θα χρειαζόταν ένα ολόκληρο άρθρο για να μιλήσουμε για τις διάφορες διαθέσιμες επιλογές στο Zapier. Με λίγα λόγια, σας βοηθά να δημιουργήσετε ροές εργασίας που περιλαμβάνουν σχεδόν όλα τα διαδικτυακά, όπου μπορείτε να το «ρυθμίσετε και να το ξεχάσετε».
Για παράδειγμα, μπορείτε να μοιραστείτε νέες αναφορές Twitter στο Slack. Εναλλακτικά, μπορείτε να στείλετε email παρακολούθησης σε νέους ανταποκριτές Typeform. Μπορείτε ακόμη και να λάβετε νέα μηνύματα Facebook ως SMS.
Οι δυνατότητες είναι ατελείωτες και με τη δωρεάν έκδοση του Zapier, μπορείτε να δημιουργήσετε έως και 100 εργασίες το μήνα. Αυτό είναι κάτι παραπάνω από αρκετό για να αυτοματοποιήσει μια σειρά ενεργειών, αλλά μπορεί να βρεθείτε να εθιστείτε να είστε ελεύθεροι με τον ελεύθερο διαχειριστή σας.
Τι πρέπει να αυτοματοποιήσετε;
Υπάρχουν τόσα πολλά εργαλεία αυτοματισμού εκεί έξω, ειδικά αν είστε έτοιμοι να πληρώσετε ένα μηνιαίο τέλος. Αυτά μπορούν να κάνουν την ελεύθερη ζωή σας πολύ πιο εύκολη, αλλά επειδή κάτι μπορεί να αυτοματοποιηθεί, δεν σημαίνει πάντα ότι πρέπει να είναι.
Ειδικά στο freelancing, η προσωπική πινελιά μπορεί να προχωρήσει πολύ. Οι πελάτες που απευθύνονται σε ελεύθερους επαγγελματίες ζητούν συνήθως να δημιουργήσουν μια εργασιακή σχέση - αυτός είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους δεν επέλεξαν μια εταιρεία ή μια μεγάλη εταιρεία.
Εργασίες όπως τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία πρώτων επαφών, ο προγραμματισμός συναντήσεων και η ενημέρωση των φύλλων μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Ωστόσο, είναι σημαντικό να επενδύσετε λίγο περισσότερο χρόνο για να αποδείξετε στον πελάτη ότι θέλετε να τον γνωρίσετε και ότι ενδιαφέρεστε για τη δουλειά του. Αυτή η επιπλέον προσπάθεια θα τους κάνει να επιστρέψουν για περισσότερα.
Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε μερικές καθημερινές εργασίες και να κάνετε την επιχείρησή σας πιο αποτελεσματική. Ας δούμε πόσο απλό είναι.
- Παραγωγικότητα
- Ανεξάρτητος
- Αυτοματοποίηση εργασιών
- Απομακρυσμένη εργασία
Tal Imagor είναι ανεξάρτητος δημοσιογράφος και συγγραφέας περιεχομένου για πάνω από 10 χρόνια, γράφοντας οτιδήποτε από ενημερωτικά δελτία έως άρθρα μεγάλου μήκους. Είναι παθιασμένη γραφή για την προώθηση της αειφορίας, της ποικιλομορφίας και της ένταξης, ειδικά μέσα στο τεχνολογικό περιβάλλον.
Εγγραφείτε στο Newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Ένα ακόμη βήμα…!
Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας στο email που μόλις σας στείλαμε.