Οι πληροφορίες μπορούν να πουν μια ιστορία εάν γνωρίζετε πώς να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας σωστά. Η εξέταση ενός χαλασμένου υπολογιστικού φύλλου θα σας προκαλέσει σύγχυση, αλλά τα υπολογιστικά φύλλα όπως τα Υπολογιστικά φύλλα Google διευκολύνουν την ταξινόμηση των δεδομένων σας με λογικό τρόπο.
Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι ταξινόμησης των στηλών στα Υπολογιστικά φύλλα Google, όπως η προσθήκη φίλτρων ή η ταξινόμηση κατά πολλές στήλες. Και μόλις ταξινομηθούν τα πάντα, μπορείτε να οπτικοποιήσετε τα δεδομένα σας με γραφήματα και γραφήματα για να το καταστήσετε ακόμη πιο κατανοητό.
Ταξινόμηση φύλλων Google κατά στήλες
Τα υπολογιστικά φύλλα χρησιμοποιούν στήλες και σειρές. Οι στήλες πηγαίνουν από πάνω προς τα κάτω και οι σειρές περνούν από αριστερά προς τα δεξιά. Οι σειρές αριθμούνται και οι στήλες αναφέρονται με γράμματα. Οι αριθμοί και τα γράμματα εμφανίζονται στα αριστερά και πάνω άκρα του υπολογιστικού φύλλου, αντίστοιχα.
Τα υπολογιστικά φύλλα είναι συνήθως δομημένα έτσι ώστε κάθε σειρά να αντιπροσωπεύει μια ομάδα πληροφοριών και κάθε στήλη αντιπροσωπεύει ένα κομμάτι αυτών των πληροφοριών. Για παράδειγμα, εδώ είναι μια επιλογή δεδομένων από τη μουσική βάση δεδομένων του Spotify:
Κάθε σειρά αντιπροσωπεύει ένα τραγούδι. Και κάθε στήλη αντιπροσωπεύει πληροφορίες σχετικά με αυτό το τραγούδι: ερμηνευτής, τίτλος τραγουδιού, είδος και ούτω καθεξής.
Εάν τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα γράμμα στήλης, θα δείτε ένα εικονίδιο με το αναπτυσσόμενο βέλος. Κάντε κλικ στο βέλος για να δείτε ένα αναπτυσσόμενο μενού ενεργειών που μπορείτε να κάνετε με αυτήν τη στήλη.
Κοιτάζοντας την τέταρτη ενότητα του αναπτυσσόμενου μενού, θα δείτε δύο Ταξινόμηση φύλλου επιλογές. Όταν κάνετε κλικ σε μία από αυτές τις επιλογές, τα φύλλα Google θα αλφαβήσουν όλα τα δεδομένα σε αυτήν τη στήλη, διασφαλίζοντας ότι όλα τα δεδομένα σε κάθε σειρά παραμένουν ταυτόχρονα.
Με άλλα λόγια, ταξινομείτε ολόκληρο το έγγραφο με βάση τα δεδομένα σε αυτήν τη στήλη. Δεν ταξινομείτε μόνο αυτήν τη στήλη. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ στις κεφαλίδες στηλών για να αποκαλύψετε το αναπτυσσόμενο μενού ενεργειών.
Ένας άλλος τρόπος για να ταξινομήσετε το έγγραφο είναι κάνοντας κλικ σε ένα μόνο κελί και επιλέγοντας Δεδομένα από τη γραμμή μενού. Μπορείτε να δείτε το ίδιο Ταξινόμηση φύλλου διαθέσιμες επιλογές στην κορυφή αυτού του μενού.
Καθορίζουν επίσης ποια στήλη θα ταξινομηθεί το φύλλο για σαφήνεια.
Εάν μόλις ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε υπολογιστικά φύλλα, δείτε εδώ οι καλύτεροι τρόποι εύρεσης προτύπων Υπολογιστικών φύλλων Google οπότε δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε από το μηδέν.
Αναζητάτε πρότυπα φύλλων Google; Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να βρείτε τα σωστά πρότυπα των Υπολογιστικών φύλλων Google και να τα χρησιμοποιήσετε για την εργασία σας.
Διευκρινίστε τις στήλες σας ονομάζοντάς τις
Η εξέταση των πρωτογενών δεδομένων μπορεί να προκαλέσει σύγχυση. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για ανώνυμα δεδομένα, όπως μπορείτε να βρείτε τη μουσική βάση δεδομένων του Spotify.
Είναι χρήσιμο να έχετε ένα όνομα στην κορυφή κάθε στήλης, και όχι μόνο ένα γράμμα, ώστε να μπορείτε να αναγνωρίζετε κάθε στήλη. Κάντε δεξί κλικ στην πρώτη σειρά και επιλέξτε Εισαγάγετε 1 παραπάνω για να δημιουργήσετε μια νέα σειρά πάνω από αυτήν. Τώρα πληκτρολογήστε ένα όνομα για καθεμία από τις στήλες σας σε αυτήν τη σειρά.
Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το μέγεθος του πλάτους της στήλης για να διαβάσετε καλύτερα το περιεχόμενό τους. Εάν τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη δεξιά άκρη της κεφαλίδας στήλης, θα δείτε ένα δεξί βέλος. Σύρετε αυτό για να αλλάξετε το πλάτος της στήλης. Αυτό λειτουργεί επίσης σε σειρές αλλά δεν χρησιμοποιείται τόσο συχνά.
Τώρα που ονομάσαμε τις στήλες μας, έχουμε άλλο πρόβλημα. Εάν ταξινομήσετε τις στήλες, τα ονόματα των στηλών θα χαθούν με τα υπόλοιπα δεδομένα, επειδή τα Φύλλα δεν γνωρίζουν ότι δεν είναι κανονικά δεδομένα. Αλλά υπάρχει ένα κόλπο να παγώσει τη σειρά στη θέση της.
Δεν χρειάζεται να επιλέξετε κάτι ειδικό για να παγώσετε την πρώτη σειρά. Από το μενού, επιλέξτε Προβολή> Πάγωμα> 1 σειρά. Μπορείτε να δείτε ότι λειτούργησε εάν μετακινηθείτε προς τα κάτω στο έγγραφό σας. Θα παρατηρήσετε ότι η παγωμένη σειρά κολλά στο πάνω μέρος του φύλλου.
Υπάρχει και ένας άλλος τρόπος για να το κάνετε αυτό επίσης. Εάν κοιτάξετε την παραπάνω εικόνα, θα παρατηρήσετε μια παχιά γκρίζα γραμμή που χωρίζει την παγωμένη σειρά. Είναι συνήθως στην επάνω αριστερή γωνία στο κενό κελί. Μπορείτε να δείτε ότι το κατακόρυφο διαχωριστικό που χρησιμοποιείται για το πάγωμα στηλών εξακολουθεί να υπάρχει.
Μπορείτε να σύρετε αυτές τις γκρι γραμμές για να προσαρμόσετε τις στήλες και τις γραμμές που είναι παγωμένες. Όταν απομακρύνετε τα διαχωριστικά από μια στήλη ή σειρά, βεβαιωθείτε ότι σύρετε το διαχωριστικό και δεν αλλάξετε το μέγεθος της στήλης ή της γραμμής.
Η ταξινόμηση κατά μεμονωμένες στήλες είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να οργανώσετε τα δεδομένα σας. Αν θέλετε να δείτε μια αλφαβητική λίστα τραγουδιών ή άλμπουμ, τότε αυτό είναι το μόνο που χρειάζεστε. Αλλά αν θέλετε να αναλύσετε τα δεδομένα, βοηθά στην ταξινόμηση κατά πολλές στήλες.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δείτε ποια είναι τα πιο δημοφιλή τραγούδια σε κάθε άλμπουμ. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε όλα τα δεδομένα σας. Μπορείτε να το κάνετε κάνοντας κλικ στο κενό κελί στην επάνω αριστερή γωνία ή πατώντας Ctrl + A. Στη συνέχεια, επιλέξτε Ταξινόμηση εύρους από το Δεδομένα αναπτυσσόμενο μενού στη γραμμή μενού.
Κάντε κλικ Τα δεδομένα έχουν σειρά κεφαλίδας για να δείτε τους παγωμένους τίτλους στηλών αντί για τα γράμματα. Αυτό βοηθά πολύ αν έχετε πολλές στήλες, όπως σε αυτό το υπολογιστικό φύλλο που πηγαίνει από το Α στο Ω.
Το επόμενο βήμα είναι να επιλέξετε την πρώτη στήλη με την οποία θέλετε να ταξινομήσετε. Στη συνέχεια κάντε κλικ Προσθέστε μια άλλη στήλη ταξινόμησης και επιλέξτε άλλο. Μπορείτε να ταξινομήσετε κατά όσες στήλες θέλετε. Και μπορείτε να τα ταξινομήσετε σε διαφορετικές κατευθύνσεις. Σε αυτό το παράδειγμα, η δημοτικότητα ταξινομείται από υψηλή σε χαμηλή ώστε να μπορούμε να δούμε πρώτα τα πιο δημοφιλή κομμάτια.
Η σειρά με την οποία προσθέτετε στήλες είναι σημαντική, επειδή τα Φύλλα Google θα τα ταξινομήσουν με αυτήν τη σειρά. Αν λοιπόν επιλέξαμε τη δημοτικότητα πρώτα, μετά επιλέξαμε τα άλμπουμ, θα έχουμε μια λίστα με όλα τα τραγούδια κατά σειρά δημοτικότητας. Τότε τα άλμπουμ που έχουν τραγούδια με την ίδια δημοτικότητα θα ταξινομηθούν αλφαβητικά.
Αυτό που θέλουμε να κάνουμε είναι να ομαδοποιήσουμε πρώτα τα άλμπουμ με βάση το όνομα και μετά να βρούμε τα τραγούδια με τη μεγαλύτερη δημοτικότητα μέσα από αυτό το άλμπουμ.
Η ταξινόμηση του υπολογιστικού φύλλου σας με αυτόν τον τρόπο είναι μόνο η αρχή αυτού που μπορείτε να κάνετε με τα Υπολογιστικά φύλλα Google. Για να μάθετε περισσότερα, δείτε αυτά ισχυρά σενάρια φύλλων Google.
Μεταβείτε στο επόμενο επίπεδο με φίλτρα
Τώρα που έχετε μάθει πώς να ταξινομήσετε στήλες, το επόμενο βήμα είναι να μάθετε πώς να τις φιλτράρετε. Το φιλτράρισμα λειτουργεί πολύ καλά με την ταξινόμηση καθώς σας επιτρέπει να αναζητήσετε συγκεκριμένα δεδομένα και να περιορίσετε τα δεδομένα που εμφανίζονται.
Για παράδειγμα, μπορείτε να αναζητήσετε έναν καλλιτέχνη και να ταξινομήσετε τα άλμπουμ του με αλφαβητική σειρά. Εναλλακτικά, μπορείτε να φιλτράρετε το φύλλο για να εμφανίσετε μόνο τραγούδια με βαθμολογία χορευτικότητας 0,8 ή υψηλότερη και τίποτα άλλο.
Μπορείτε να ενεργοποιήσετε το φιλτράρισμα κάνοντας κλικ Δημιουργήστε ένα φίλτρο από το Δεδομένα αναπτυσσόμενο μενού στη γραμμή μενού. Στη συνέχεια, οι τίτλοι της στήλης θα εμφανίσουν ένα εικονίδιο με τρεις γραμμές δίπλα τους. Εάν κάνετε κλικ σε αυτό το εικονίδιο, θα εμφανιστεί ένα μενού που περιέχει επιλογές αναζήτησης και φίλτρου για να το εξερευνήσετε
Συγχαρητήρια! Είστε τώρα ένα βήμα πιο κοντά στη διαχείριση των δεδομένων σας σαν επαγγελματίας.
Δεν χρειάζεστε λαμπερές νέες εφαρμογές και ιστότοπους για να οργανώσετε τη ζωή σας. Το μόνο που χρειάζεστε είναι τα Φύλλα Google και αυτά τα αξιόπιστα πρότυπα.
- Παραγωγικότητα
- Υπολογιστικό φύλλο
- Φύλλα Google
- Ανάλυση δεδομένων
Ο Lee είναι νομάδας πλήρους απασχόλησης και πολυμάθης με πολλά πάθη και ενδιαφέροντα. Μερικά από αυτά τα πάθη περιστρέφονται γύρω από την παραγωγικότητα, την προσωπική ανάπτυξη και τη γραφή.
Εγγραφείτε στο Newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Ένα ακόμη βήμα…!
Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας στο email που μόλις σας στείλαμε.
