Μερικές φορές το υπολογιστικό φύλλο του Excel ξεφεύγει από εσάς και μπορεί να διαπιστώσετε ότι χρειάζεται καλό καθαρισμό. Ένα ιδιαίτερα κοινό πρόβλημα είναι να συναντήσετε διπλές πληροφορίες σε πολλά κελιά ή σειρές. Εδώ είναι μερικοί εύκολοι τρόποι εύρεσης και διαγραφής διπλών δεδομένων στο Excel για να το διορθώσετε.
Πώς να βρείτε διπλές τιμές στο Excel
Είναι καλή πρακτική να βρείτε και να επισημάνετε διπλές τιμές στο Excel πριν τις διαγράψετε. Η διαγραφή των τιμών τις καταργεί μόνιμα από το υπολογιστικό φύλλο του Excel, οπότε επισημαίνοντάς τις πρώτα σας δίνεται η ευκαιρία να ελέγξετε τα διπλότυπα και να βεβαιωθείτε ότι δεν τα χρειάζεστε.
Στο παράδειγμά μας, θα χρησιμοποιήσουμε το ακόλουθο υπολογιστικό φύλλο:
Ο φανταστικός χρήστης μας παρακολουθεί όλες τις πένες που έχει γράψει. Το υπολογιστικό φύλλο περιέχει πληροφορίες σχετικά με το στυλό και το χρώμα του μελανιού που βρίσκεται σήμερα στο στυλό. Όμως, υποψιάζεται ότι μπήκε κατά λάθος σε μερικές από τις πένες της περισσότερες από μία φορές.
Ο ευκολότερος τρόπος για να προσδιορίσετε τις διπλές τιμές είναι να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους. Για να επισημάνετε διπλές τιμές χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να ελέγξετε για διπλότυπα.
- Σύμφωνα με το Σπίτι καρτέλα, κάντε κλικ στο Μορφοποίηση υπό όρους στο Στυλ ομάδα.
- Επιλέγω Επισημάνετε τους κανόνες κελιών> Διπλότυπες τιμές.
- Εμφανίζεται ένα αναδυόμενο πλαίσιο και σας επιτρέπει να επιλέξετε μια μορφή στυλ για τα διπλά κελιά.
- Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο Εντάξει.
Αυτή η μέθοδος επισημαίνει τα αντίγραφα σε κάθε στήλη ή σειρά. Όπως μπορείτε να δείτε παρακάτω, κάθε εταιρεία, μοντέλο ή μελάνι που αναφέρεται περισσότερες από μία φορές εμφανίζεται επισημασμένη.
Για αυτό το παράδειγμα, πρέπει να κοιτάξουμε τη στήλη Μοντέλο για να βρούμε διπλά στυλό. Έχουμε δύο στυλό Student, 41 και Preppy. Τα 41 έχουν διαφορετικά μελάνια, οπότε είναι πιθανώς διαφορετικά στυλό. Αλλά οι μαθητές και οι στυλό Preppy μπορεί να είναι διπλότυπα.
Όπως μπορείτε να δείτε, αυτή η μέθοδος δεν είναι ιδανική.
Βρίσκεται σε κάθε διπλό κελί, αλλά σε αυτήν την περίπτωση ενδιαφερόμαστε μόνο να βρούμε διπλές σειρές. Μπορείτε να έχετε πολλά διαφορετικά στυλό από την ίδια εταιρεία με το ίδιο μελάνι. Αλλά είναι λιγότερο πιθανό να έχετε περισσότερες από μία πένες που έχουν την ίδια εταιρεία, μοντέλο και χρώμα μελανιού.
Σχετιζομαι με: Αυτόματη μορφοποίηση δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα Excel με μορφοποίηση υπό όρους
Η δυνατότητα μορφοποίησης υπό όρους του Excel σάς επιτρέπει να μορφοποιείτε μεμονωμένα κελιά σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel με βάση την αξία τους. Σας παρουσιάζουμε πώς να το χρησιμοποιείτε για διάφορες καθημερινές εργασίες.
Τρόπος επισήμανσης διπλών γραμμών στο Excel με προσαρμοσμένο τύπο
Το Excel σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε προσαρμοσμένη μορφοποίηση υπό όρους με τύπους. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτήν τη μέθοδο για τον εντοπισμό διπλών σειρών. Η επιλογή αυτής της επιλογής είναι παρόμοια με τον τρόπο με τον οποίο επιλέξαμε τις διπλές τιμές παραπάνω, εκτός από την επιλογή Επισημάνετε τους κανόνες κυψέλης, επιλέξτε Νέος κανόνας αντι αυτου.
Αυτό εμφανίζει ένα αναδυόμενο μενού. Ορίστε το Στυλ προς την Κλασσικόςκαι μετά ανοίξτε το επόμενο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν.
Ο τύπος που θέλουμε να εισαγάγουμε είναι:
COUNTIFS ($ A $ 2: $ A $, A2 $, $ 2 $: $ B $ 14, $ B2, $ C $ 2: $ C $ 14, $ C2)> 1Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε αυτόν τον τύπο.
Οι τύποι μορφοποίησης υπό όρους πρέπει να επιστρέψουν μια απάντηση που είναι είτε αληθής είτε ψευδής. Εάν η απάντηση είναι αληθινή, εφαρμόζεται η μορφοποίηση. Αυτή η εξίσωση ισχύει όταν μετρά περισσότερες από μία σειρές με τις ίδιες πληροφορίες.
Για να ελέγξετε τις σειρές για διπλότυπα, ο τύπος επιλέγει πρώτα μια στήλη ($ A $ 2: $ A $ 14). Χρησιμοποιούμε την απόλυτη τοποθεσία επειδή θέλουμε όλοι να χρησιμοποιούν το ίδιο εύρος κελιών κατά την αξιολόγηση σειρών για διπλότυπα.
Η επόμενη μεταβλητή είναι ο στόχος που ελέγχουμε για μια διπλή τιμή ($ A2). Αυτή τη φορά, η απόλυτη τοποθεσία χρησιμοποιείται για τη στήλη, αλλά όχι για τη σειρά. Αυτό επιτρέπει στον τύπο μας να ελέγχει σταδιακά κάθε σειρά.
Το επαναλαμβάνουμε για κάθε στήλη στη σειρά.
Μόλις εισαγάγετε τον τύπο, μην ξεχάσετε να επιλέξετε ένα στυλ μορφοποίησης. Η προεπιλογή δεν είναι στυλ. Έτσι, ακόμα κι αν κάνετε τα πάντα σωστά, αν ξεχάσετε αυτό το βήμα, δεν θα δείτε τα αποτελέσματα.
Στη συνέχεια, το τραπέζι μας έμοιαζε με αυτό:
Αυτή η μέθοδος επισημαίνει μόνο ολόκληρες τις σειρές που είναι διπλές. Μόλις βρείτε όλα τα αντίγραφα στο υπολογιστικό φύλλο Excel, μπορείτε να αποφασίσετε εάν πρέπει να καταργηθούν.
Τρόπος κατάργησης διπλότυπων στο Excel
Η αφαίρεση διπλότυπων είναι εύκολη στο Excel. Σύμφωνα με το Δεδομένα καρτέλα, στο Εργαλεία δεδομένων ομάδα, θα βρείτε μια επιλογή για Κατάργηση διπλότυπων. Αυτό το εργαλείο είναι πολύ βολικό επειδή σας επιτρέπει να επιλέξετε ποιες στήλες θέλετε να ελέγξετε.
Για να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο, επιλέξτε τα δεδομένα σας και μετά κάντε κλικ στο Κατάργηση διπλότυπων.
Όταν το κάνετε αυτό, εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο που σας επιτρέπει να επιλέξετε ποιες στήλες θα ελέγξετε για διπλότυπα. Αν εσύ Επιλογή όλων στήλες, καταργεί μόνο διπλές σειρές.
Ωστόσο, δεν χρειάζεται να επιλέξετε όλες τις στήλες. Για παράδειγμα, αν ήθελα να μάθω ποια μελάνια βρίσκονται επί του παρόντος, μπορείτε να επιλέξετε Χρώμα μελανιού και αφαιρέστε τα διπλά χρώματα. Αυτό θα αφήσει την πρώτη πένα που χρησιμοποιεί ένα νέο χρώμα και θα αφαιρέσει οποιαδήποτε επόμενη καταχώριση.
Η χρήση του εργαλείου Remove Duplicates του Excel διαγράφει αυτόματα τις διπλές εγγραφές.
Σχετιζομαι με: Πώς να αφαιρέσετε τις κενές γραμμές στο Excel με τον εύκολο τρόπο
Εάν θέλετε να καταργήσετε προσωρινά μόνο διπλές καταχωρίσεις, αλλά να μην τις διαγράψετε, τότε ίσως θέλετε να φιλτράρετε τα δεδομένα σας.
Πώς να φιλτράρετε διπλότυπα στο Excel
Τα φίλτρα σάς επιτρέπουν να χειριστείτε το μέγεθος των δεδομένων σας, χωρίς να αφαιρέσετε καμία από τις τιμές. Μπορείτε να βρείτε τις επιλογές φίλτρου στο Δεδομένα καρτέλα στο Ταξινόμηση & φίλτρο ομάδα.
Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι φιλτραρίσματος δεδομένων στο Excel. Το παρακάτω παράδειγμα δείχνει μόνο πώς να φιλτράρετε διπλές τιμές:
- Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να φιλτράρετε.
- Κάντε κλικ Προχωρημένος στο Ταξινόμηση & φίλτρο Ομάδα.
- Στο αναδυόμενο παράθυρο, ενεργοποιήστε την επιλογή για εμφάνιση Μόνο μοναδικές εγγραφές.
- Κάντε κλικ Εντάξει.
Το φιλτράρισμα αυτών των δεδομένων κάνει το Excel να αποκρύψει τυχόν διπλές σειρές. Έτσι, στο παράδειγμά μας, τα διπλά στυλό Student και Preppy ήταν κρυμμένα.
Αλλά τα διπλά δεδομένα δεν έχουν εξαφανιστεί, είναι απλώς κρυμμένα από την προβολή. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο πίνακας μας εξακολουθεί να είναι μορφοποιημένος σύμφωνα με τον κανόνα που δημιουργήσαμε νωρίτερα, παρόλο που δεν εμφανίστηκαν διπλά στυλό.
Στην πραγματικότητα, αν κοιτάξετε τους αριθμούς των γραμμών, μπορείτε να δείτε πού είναι κρυμμένες οι δύο σειρές. Οι σειρές πηδούν από επτά σε εννέα και πηδούν ξανά μεταξύ 12 και 14. Τα δεδομένα δεν έχουν χαθεί, είναι απλώς εκτός θέασης.
Ανασκόπηση του τρόπου κατάργησης διπλότυπων
Το πρώτο βήμα για την εκκαθάριση των δεδομένων σας είναι ο εντοπισμός τυχόν αντιγράφων. Η αφαίρεση διπλών στο Excel διαγράφει μόνιμα τα δεδομένα. Η επισήμανσή τους σας δίνει την ευκαιρία να αξιολογήσετε πρώτα τα διπλά. Και αν σας ενδιαφέρει διπλές σειρές, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τύπους μορφοποίησης υπό όρους για να τις βρείτε.
Και τέλος, εάν δεν θέλετε να διαγράψετε τα διπλά δεδομένα σας, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα φίλτρο. Αυτό τους αποκρύπτει από την προβολή χωρίς να αφαιρεί πραγματικά διπλά δεδομένα από το Excel.
Κάντε τους πίνακες Excel πιο ευανάγνωστους, επισημαίνοντας κάθε άλλη σειρά σε διαφορετικά χρώματα με αυτές τις τεχνικές.
- Παραγωγικότητα
- Υπολογιστικό φύλλο
- Microsoft Excel
- Ανάλυση δεδομένων
Ι. Το Seaton είναι Επιστημονικός Συγγραφέας που ειδικεύεται στη διάλυση σύνθετων θεμάτων. Έχει διδακτορικό από το Πανεπιστήμιο του Σασκάτσουαν. Η έρευνά της επικεντρώθηκε στη χρήση της μάθησης με βάση το παιχνίδι για την αύξηση της αφοσίωσης των μαθητών στο διαδίκτυο. Όταν δεν εργάζεται, θα την βρείτε με την ανάγνωση, το παιχνίδι βιντεοπαιχνιδιών ή την κηπουρική.
Εγγραφείτε στο Newsletter μας
Εγγραφείτε στο ενημερωτικό δελτίο μας για τεχνικές συμβουλές, κριτικές, δωρεάν ebook και αποκλειστικές προσφορές!
Ένα ακόμη βήμα…!
Επιβεβαιώστε τη διεύθυνση email σας στο email που μόλις σας στείλαμε.
