Πώς να δημιουργήσετε επαγγελματικές αναφορές και έγγραφα στο Microsoft Word

Διαφήμιση

Αν το Microsoft Office ήταν χώρα, θα ήταν η τρίτη πιο πολυπληθής χώρα στον κόσμο. 1.2 δισεκατομμύρια άνθρωποι χρησιμοποιώντας μια ενιαία σουίτα εφαρμογών είναι συνειδητή. Και μιλούν 107 γλώσσες!

Αλλά τώρα, εσείς και εγώ μιλάμε στα αγγλικά και πρόκειται να μιλήσουμε για το πιο δημοφιλές εργαλείο στο οπλοστάσιο του Microsoft Office - Microsoft Word Ναι, πάρτε το Microsoft Word δωρεάν: Εδώ είναι πώςΔεν θέλετε να πληρώσετε για την πλήρη εμπειρία του Microsoft Word; Μην ανησυχείτε, εδώ μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Word δωρεάν. Διαβάστε περισσότερα 2016.

Αυτός ο συντάκτης εγγράφων χρησιμοποιείται για τη σύνταξη ποικίλων εγγράφων. Από μια απλή εφαρμογή στο απαραίτητο βιογραφικό σημείωμα. Από μια απλή λίστα κουβά σε μια σημείωση γραφείου. Πιστεύουμε ότι μπορούμε να συνεργαστούμε με το Word. Αλλά όταν καθόμαστε για να γράψουμε μια σοβαρή επαγγελματική έκθεση, ανακαλύπτουμε ένα σημαντικό γεγονός.

Η επαγγελματική σύνταξη αναφορών χρειάζεται διαφορετικό σύνολο δεξιοτήτων.

Έτσι, ρωτήστε τον εαυτό σας αυτό - Μπορείτε να κάνετε το άλμα από ένα έγγραφο σε μια μακρά έκθεση; Εσυ γνωρίζουν όλες τις λειτουργίες του Microsoft Word 9 Συμβουλές για να μάθετε όλα σχετικά με το Office 2016Το Microsoft Office 2016 είναι μεταξύ μας. Πώς ελέγχετε την πιο πρόσφατη έκδοση για χάρη της παραγωγικότητάς σας; Σας παρακαλούμε να βρείτε τους καλύτερους συνδέσμους για την εκμάθηση του Office. Κλέψτε μια πορεία με αυτά ... Διαβάστε περισσότερα που θα βοηθήσουν στη διαχείριση αυτού του έργου εγγράφων μεγάλης κλίμακας; Μπορείτε να συνεργαστείτε για την εργασία με άλλα μέλη της ομάδας;

Μπορεί να είστε φοιτητής, ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης ή εργαζόμενος γραφείου... θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια έκθεση ή ένα επαγγελματικά μορφοποιημένο έγγραφο κάποιου είδους. Αυτός ο οδηγός MakeUseOf θα σας βοηθήσει να ενημερώσετε τις τεχνικές σας και να ακονίσετε την προσέγγιση σχεδιασμού σας.

Σε αυτόν τον οδηγό:

Γράφοντας μια αναφορά — Εισαγωγή | Η λίστα ελέγχου αναφοράς

Χρήσιμα εργαλεία του Microsoft Word — Επικολλήστε το ειδικό | Ερευνητής | Καταψύξτε τμήματα του εγγράφου σας

Εργασίες για τη διάταξη και το σχεδιασμό — Intro | Εξώφυλλο | Πίνακας περιεχομένων | Κεφαλίδα και υποσέλιδο | Αριθμοί σελίδων | Στυλ γραμματοσειράς | Παράγραφος μορφοποίησης | Διακοπή σελίδας | Στυλ και Θέματα | Λεζάντες | Γρήγορα εξαρτήματα | Σελίδα περιθωρίων

Αναφορές και Συνεργασία — Δείκτης | Βιβλιογραφίες | Διασταυρούμενη αναφορά | Σχόλια

Ολοκληρώστε την αναφορά σας — Υπογραφές | Υδατογραφήματα | Μόνο για ανάγνωση | Εκτύπωση σε PDF

Το επόμενο βήμα — συμπέρασμα

Γράφοντας μια αναφορά

Η σύνταξη αναφορών περιλαμβάνει έρευνα και στη συνέχεια δημοσιεύεται το αποτέλεσμα αυτής της ανάλυσης. Στον επαγγελματικό κόσμο, η "εμφάνιση" ή η εμφάνιση αυτού που δημοσιεύετε είναι πρωταρχικής σημασίας. Το ευχάριστο τελικό αποτέλεσμα θα μπορούσε να βλάψει τη φήμη σας και να ενισχύσει την προσωπική σας μάρκα.

Τα παρακάτω βήματα θα σας προσφέρουν τις λειτουργίες του Microsoft Word 2016. Περάστε πολύ χρόνο σε ένα σχέδιο. Ξεκινήστε με αυτές τις οδηγίες ...

Βήμα 1: Αποφασίστε τον σκοπό

Πριν ξεκινήσετε την αναφορά, πρέπει πρώτα να μάθετε γιατί το γράφετε στην πρώτη θέση. Οι εκθέσεις είναι πολλών ειδών, αλλά είτε έχουν σκοπό είτε να ενημερώσουν είτε να πείσουν. Μπορεί να προορίζεται για την περιγραφή μιας τεχνικής διαδικασίας, για την ανταλλαγή πληροφοριών ή για την πρόοδο σε ένα έργο.

Ρωτήστε τον εαυτό σας - Τι και Γιατί. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποσταγμίσετε τον σκοπό σε ένα κύριο σημείο και να κολλήσετε σε αυτό αντί να περιπλανηθείτε με περιττές λεπτομέρειες.

Βήμα 2: Προσδιορίστε το κοινό σας

Η δεύτερη σημαντική σκέψη είναι να αξιολογήσετε το κοινό σας. Θα είναι σε θέση να καταλάβουν τι μιλάτε; Υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα αναγνωστών που θα διαβάσουν την αναφορά; Οι γνώσεις του αναγνώστη σχετικά με το θέμα θα επηρεάσουν σε μεγάλο βαθμό τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε.

Αποφασίστε σχετικά με το κύριο κοινό και στη συνέχεια γράψτε την αναφορά σε κατάλληλο τεχνικό επίπεδο. Το δευτερογενές κοινό μπορεί να υποστηριχθεί με συμπληρωματικές πληροφορίες στο τέλος της έκθεσης.

Βήμα 3: Γνωρίστε το θέμα σας

Πρέπει να ξέρετε τι μιλάτε. Έτσι, διερευνήστε το θέμα και συμπεριλάβετε όλες τις σχετικές πληροφορίες για να αποδείξετε το θέμα σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καταλήξει σε ένα συμπέρασμα που βασίζεται σε γεγονότα και όχι προσωπική γνώμη. Οι πληροφορίες πρέπει να είναι σωστές, τρέχουσες και σωστά αναφερόμενες.

Χρησιμοποιήστε επίσης μια ποικιλία πόρων, όπως περιοδικά, άρθρα σε εφημερίδες, βιβλία, ιστότοπους, φυλλάδια, ακατέργαστα δεδομένα, ετήσιες εκθέσεις και ομιλίες για να βοηθήσετε να υποστηρίξετε το θέμα σας. Απλά μην κολλήσετε στη Wikipedia.

Βήμα 4: Σύνταξη της αναφοράς

Έχετε κάνει την έρευνα. Υπάρχει ένας τόνος πληροφοριών που περιμένει να δακτυλογραφηθεί και να εκτυπωθεί. Αλλά περίμενε! Μην πνιγείτε πριν μπείτε στο νερό. Προετοιμάστε το τελικό περίγραμμα της αναφοράς, το οποίο θα είναι το διάγραμμα των σημείων αναφοράς για να σας βοηθήσει να πλοηγηθείτε από την αρχή μέχρι το τέλος. Το περίγραμμα είναι το σχέδιο. Θα σας δώσει μια πανοραμική θέα της γης και επίσης θα σας δείξει πού πρέπει να συμπληρώσετε τις λεπτομέρειες.

Η δομή μιας έκθεσης ιδεών μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:

• Τίτλος σελίδας
• Περίληψη των κυριότερων σημείων
• Πίνακας περιεχομένων
• Εισαγωγή
• Το Σώμα της Έκθεσης
• συμπέρασμα
• Συστάσεις
• παράρτημα
• Βιβλιογραφία και Αναφορές

Το Microsoft Word Έντυπο εγγράφου είναι ένα ισχυρό χαρακτηριστικό που μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε ένα έγγραφο, ακόμη και πριν ξεκινήσετε να το γεμίζετε με έρευνα. Εκμεταλλεύομαι brainstorming και πρότυπα χαρτογράφησης μυαλού 8 Πρότυπα MS Word που σας βοηθούν να Brainstorm & Mind χάρτη ιδέες σας γρήγοραΤα ελεύθερα πρότυπα του Word δεν είναι μόνο σχετικά με τα όμορφα έγγραφα, τα τέλεια βιογραφικά, και τις σελίδες κάλυψης. Μπορούν να είναι ζωτικής σημασίας για brainstorming και τους χάρτες μυαλού επίσης. Εδώ είναι οκτώ πρότυπα Word για τις ανάγκες ιδεών σας. Διαβάστε περισσότερα πολύ.

Βήμα 5: Γράψτε, επεξεργαστείτε, επανορθώστε και ολοκληρώστε

Μόλις διαρθρώσετε την αναφορά σας, ήρθε η ώρα να συμπληρώσετε τις κεφαλίδες με περιεχόμενο. Εγώ προσωπικά το βρίσκω καλύτερο να αντιμετωπίσω λίγο από κάθε τμήμα, και στη συνέχεια να το μαζέψω με πληροφορίες. Μπορείτε να το κάνετε εάν θέλετε ή να ολοκληρώσετε κάθε τμήμα καθώς κατεβαίνετε στη δομή της αναφοράς. Σιγουρευτείτε ότι εστιάζετε στην παρουσίαση των ιδεών σας και στη χρήση υποστηρικτικών στοιχείων αντί της ορθογραφίας και της γραμματικής πρώτα. Περιγράψτε το επιχείρημά σας και γράψτε μερικές προτάσεις που ρίχνουν τις κύριες ιδέες σας. Αν βρείτε κάτι που αξίζει να αναφέρετε, παραθέστε το.

Μόλις γράψετε την πλειοψηφία του κειμένου σας, είναι πλέον καιρός να το διαβάσετε και να βεβαιωθείτε ότι ρέει καλά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε καθοδηγήσει την κατανόηση του αναγνώστη με λέξεις μετάβασης όπως "Αυτές οι πληροφορίες δείχνουν ...", "Με άλλα λόγια ...", "Ομοίως ..." και υπογραμμίζουν συναφή και βασικά σημεία.

Τέλος, ξοδέψτε χρόνο για να επιδιορθώσετε, ελέγξτε τη γραμματική και την ορθογραφία Πώς να Συλλαβισμός και γραμματική Έλεγχος στο Microsoft WordΜπορείτε να προσαρμόσετε τα ενσωματωμένα εργαλεία ελέγχου ορθογραφίας και γραμματικής του Microsoft Word για να καλύψετε τις ανάγκες σας. Μπορείτε ακόμη να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη διόρθωση για να επιταχύνετε την πληκτρολόγηση. Διαβάστε περισσότερα , και ελέγξτε διπλά όλες τις σχετικές πληροφορίες και τη λογική ροή τους. Είναι καλύτερο να αφήσετε τουλάχιστον μία ημέρα για να ελέγξετε και να επιδιορθώσετε την εργασία σας. Μην προσπαθήσετε να το επεξεργαστείτε αμέσως αφού νομίζετε ότι έχετε τελειώσει, καθώς θα έχετε την τάση να χάσετε να διαβάσετε αυτό που γράψατε. Πάρτε κάποιο ύπνο και την επαληθεύστε την την επόμενη μέρα.

Η λίστα ελέγχου αναφοράς

Προτού πάτε και υποβάλετε ή παραδώσετε στην αναφορά σας ότι έχετε δουλέψει τόσο σκληρά, βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει τα εξής:

• Ολοκληρώθηκε η σελίδα τίτλου με τον τίτλο, το όνομά σας, την ημερομηνία, ποιος είναι ο απολογισμός και μια πιθανή περιγραφή του τι είναι η αναφορά.
• Η σελίδα περιεχομένων έχει τις κατάλληλες επικεφαλίδες και οι αριθμοί σελίδων είναι σωστοί.
• Βεβαιωθείτε ότι η εισαγωγή καλύπτει τα βασικά σημεία, το πεδίο εφαρμογής της έκθεσης και τον στόχο που θέλει να καλύψει.
• Έχετε προσθέσει υπότιτλους πάνω από τους πίνακες και τις παρακάτω εικόνες / γραφήματα.
• Το περιεχόμενο της έκθεσης παρουσιάζει τις πληροφορίες με σαφή τρόπο, λογικό, πραγματικό, μείνει στο θέμα, είναι στο σημείο;
• Συμπεραίνει το συμπέρασμα τα αποτελέσματα, επαναδιατυπώνει την κύρια ιδέα και δεν περιλαμβάνει νέες πληροφορίες;
• Οι επικεφαλίδες και οι υποτομείς είναι σαφώς επισημασμένες;
• Τα αποσπάσματα είναι σχετικά, ενημερωμένα και αναφέρονται σωστά;
• Χρησιμοποιήσατε διαλείμματα σελίδων όπου χρειάζεται;

Τώρα, ας ξεκινήσουμε το Microsoft Word και θα σας οδηγήσουμε στα χαρακτηριστικά που θα σας βοηθήσουν να συνδυάσετε το σχέδιο της έκθεσής σας και να το παρουσιάσετε ως επαγγελματικό έγγραφο.

Χρήσιμες λειτουργίες του Microsoft Word για γραφή μηνυμάτων

Πάρτε αυτά ως συμβουλές μεγέθους μπουκιάς και να τους καταλάβετε ένα προς ένα.

Το Microsoft Word είναι ένα μεγάλο καραβόπανο με πολλά καρύδια και μπουλόνια. Ας επικεντρωθούμε στα βασικά σύνολα δεξιοτήτων και στα εργαλεία που θα χρειαστείτε για να σχεδιάσετε, να προετοιμάσετε και να παρουσιάσετε την επαγγελματική έκθεση. Οι λειτουργίες του Microsoft Word που θα καλύψουμε παρακάτω είναι επίσης συντομεύσεις παραγωγικότητας που θα διευκολύνουν τη δουλειά σας.

Υπόδειξη: Χρησιμοποιήστε τον βοηθό "Tell me" του Microsoft Word 2016 για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις νέες δυνατότητες της σουίτας του Office.

Ας ξεκινήσουμε με τρία προκαταρκτικά εργαλεία ...

Χρησιμοποιήστε Επικόλληση επικόλλησης

Για τους περισσότερους από εμάς, όταν χρειαζόμαστε να αντιγράψουμε κείμενο ή μια εικόνα στο Word, η συντόμευση CTRL + V κάνει μια χαρά. Αλλά μερικές φορές ίσως να θέλουμε να επικολλήσουμε τα αντιγραμμένα δεδομένα σε άλλη μορφή, όπως τα δεδομένα του Excel ως εικόνα. Με την Επικολλήστε το ειδικό μπορείτε να απορρίψετε ή να καθορίσετε τη μορφή κατά την επικόλληση μιας εικόνας, δεδομένων παρουσίασης, πίνακα ή αντικειμένου από οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα στο Word.

Θα εργαστείτε πολύ με τα τραπέζια και τα διαγράμματα του Excel σε ένα επαγγελματικό έγγραφο.

Εάν απλά αντιγράφετε αυτό που θέλετε και κάντε κλικ στην επικόλληση, θα παρατηρήσετε ότι θα εισαγάγει τα δεδομένα ως πίνακες. Αν όμως πρόκειται για μια μεγάλη περιοχή κελιών που θέλετε να επικολλήσετε και δεν θέλετε να την επεξεργαστείτε, ίσως θέλετε να την επικολλήσετε ως εικόνα, με την πρόσθετη επιλογή για να την επεξεργαστείτε.

Σε Microsoft Excel: Επιλέξτε και επισημάνετε τα κελιά που θέλετε να αντιγράψετε> Πατήστε CTRL + C.

Σε Microsoft Word: Παω σε Αρχική σελίδα> Επικόλληση> Επικόλληση επικόλλησης. Επιλέγω Επικολλήστε το ειδικό και από το παράθυρο διαλόγου επιλέξτε Αντικείμενο φύλλου εργασίας του Microsoft Office Excel.

Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος των δεδομένων, όπως ήταν μια εικόνα, και αν κάνετε διπλό κλικ, θα μπορείτε να επεξεργαστείτε τις τιμές. Μπορείτε να αλλάξετε τον πίνακα ή το διάγραμμα και να τον επανασχεδιάσετε. Και, εάν ενημερώσετε τα δεδομένα στο γράφημα ή τον πίνακα στο Excel, μπορείτε να ανανεώσετε αυτόματα το γράφημα στο Word.

Δοκιμάστε επίσης το δεξί κλικ στο μενού περιβάλλοντος. Εμφανίζεται το μενού Επικόλληση Ειδικού:

Υπάρχουν περισσότερα επιλογές για την εισαγωγή δεδομένων από το Excel στο Word 8 Surprising Τρόποι Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα στο Microsoft WordΗ γνώση του πώς μπορείτε να εισάγετε δεδομένα στο Microsoft Word από οποιαδήποτε πηγή, συμπεριλαμβανομένου του Excel, αρχείων PDF ή άλλων εγγράφων του Word, μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο. Θα σας δείξουμε όλα τα κόλπα. Διαβάστε περισσότερα . ο Υποστήριξη Microsoft Office σελίδα τους περιγράφει λεπτομερώς.

Χρησιμοποιήστε τον ερευνητή

Ναι, υπάρχει το Google και η Wikipedia. Αλλά αλλάζοντας συνεχώς από το Word στο πρόγραμμα περιήγησής σας μπορεί να παρεμποδίσει την παραγωγικότητά σας. Το Office 2016 φέρνει σε ισχυρή έρευνα την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας. Ο ερευνητής δεν μπορεί μόνο να σας βοηθήσει να βρείτε περιεχόμενο μέσα από το Microsoft Word αλλά και να σας βοηθήσουμε να προσθέσετε γρήγορα αναφορές. Χρησιμοποιεί το Γράφημα Γνώσης Bing για να βρει το σωστό περιεχόμενο για να υποστηρίξει το έγγραφό σας.

Παω σε Κορδέλα> καρτέλα Αναφορές και c Επιλέξτε Ερευνητής. Ένα παράθυρο θα ανοίξει στα δεξιά με τις επιλογές αναζήτησης.

Πληκτρολογήστε μια λέξη-κλειδί για το θέμα που θέλετε να αναζητήσετε και πατήστε Enter.

Το παράθυρο Αποτελέσματα εμφανίζει μια λίστα πηγών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο έγγραφό σας. Επιλέξτε ένα θέμα για να εξερευνήσετε λεπτομερώς.

Προσθέστε το θέμα στο έγγραφό σας στο Microsoft Word με ένα κλικ στο σύμβολο συν στην επάνω δεξιά γωνία. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο σύμβολο συν σε οποιοδήποτε αποτέλεσμα για να αναφέρετε την πηγή στο ερευνητικό σας έγγραφο. Η πηγή cite σας βοηθά να υποστηρίξετε την έρευνά σας με πηγές και βιβλία web.

Όπως θα δούμε αργότερα, μια σχολιασμένη βιβλιογραφία είναι ένα από τα πιο σκληρά μέρη ενός εγγράφου. Ο ερευνητής είναι ένας ευφυής βοηθός που μπαίνει μέσα.

Καταψύξτε ένα μέρος του εγγράφου του Word

Ας θεωρήσουμε δεδομένο ότι η επαγγελματική σας έκθεση θα είναι μακρά και πολύπλοκη δουλειά. Μπορείτε να διαχωρίσετε το παράθυρο του Word σε δύο παράθυρα έτσι ώστε να μπορείτε να προβάλετε ταυτόχρονα δύο διαφορετικά μέρη ενός εγγράφου. Είναι μια πολύτιμη εξοικονόμηση χρόνου όταν θέλετε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε μέρη από ένα μέρος σε άλλο ή να αναφερθείτε σε ένα μέρος του εγγράφου ενώ εργάζεστε σε άλλο.

Παω σε Κορδέλα> καρτέλα Προβολή> Διαίρεση.

Για να καταργήσετε τη διάσπαση, κάντε κλικ στο Καταργήστε τη διαίρεση στην ίδια καρτέλα.

Η ομάδα των Windows σάς παρέχει πολλές επιλογές για να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε με δύο ή περισσότερα έγγραφα. Τα χαρακτηριστικά είναι αυτονόητα.

Για να κάνετε κύλιση και των δύο εγγράφων ταυτόχρονα, κάντε κλικ στο κουμπί Σύγχρονη κύλιση στην ομάδα παραθύρων στην καρτέλα Προβολή. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Προβολή δίπλα-δίπλα να τοποθετήσετε δύο μέρη του εγγράφου το ένα δίπλα στο άλλο.

Υπόδειξη: Χρησιμοποιήστε την Προβολή διαχωρισμού για να εμφανίσετε δύο διαφορετικές διατάξεις - για παράδειγμα, Εκτύπωση και περίγραμμα. Ρυθμίστε τη διαίρεση. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο παράθυρο που θέλετε να αλλάξετε και κατόπιν επιλέξτε μια διαφορετική διάταξη στην καρτέλα Προβολή.

Εργασίες για τη διάταξη και το σχεδιασμό

Η παρουσίαση μιας έκθεσης είναι αυτό που παίρνει κάποιος για να διαβάσει μια έκθεση κατά πρώτο λόγο, και αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι πολύ σημαντικό να παρουσιάσει καλά την έκθεσή σας. Εάν είχατε την επιλογή από τέσσερις αναφορές για να διαβάσετε, τι θα επιλέξετε;

1. Μια χειρόγραφη αναφορά.
2. Ένα έγγραφο τυπωμένο σε μαύρο και άσπρο.
3. Μια αναφορά τυπωμένη σε κανονικό έγχρωμο χαρτί A4.
4. Μία έκθεση τυπωμένη με χρώμα, με μια πιασάρικη σελίδα τίτλου, όμορφα οριοθετημένη και κηλίδα;

Θα πάρετε την τέταρτη έκθεση επειδή θα σας τραβήξει προς την κατεύθυνση αυτή μόνο από την οπτική εμφάνιση.

Το μπροστινό κάλυμμα δεν είναι ο μόνος λόγος. Μια καλά σχεδιασμένη αναφορά είναι ευκολότερη στην ανάγνωση. Είναι επίσης πιο εύκολο να σαρώσετε όταν δεν έχετε χρόνο για να διαβάσετε. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πρέπει να αφιερώσετε λίγο χρόνο στις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα σας, καθώς και τα διάφορα στυλ και θέματα. Εν συντομία - τη μορφοποίηση κάθε στοιχείου στην αναφορά.

Η μορφοποίηση μπορεί να φαίνεται σαν μια δύσκολη δουλειά, αλλά είναι μια διασκεδαστική άσκηση που θα ασκεί όλους τους δημιουργικούς μύες σας. Τα βασικά Takeaways θα είναι οι δεξιότητες που μπορείτε να εφαρμόσετε σε οτιδήποτε στο Microsoft Office προχωρήσουμε. Και ο χρόνος που θα εξοικονομήσετε με όλες τις συμβουλές παραγωγικότητας που μάθατε εδώ.

Το Microsoft Word 2016 διαθέτει ένα πλούσιο σύνολο χαρακτηριστικών. Αυτοί είναι μόνο μερικοί από τους τρόπους με τους οποίους το σχέδιό σας μπορεί να ξεχωρίσει από το υπόλοιπο και να είναι επαγγελματίας. Έτσι, ας καταρρίψουμε τις ικανότητες σχεδίασης και σχεδίασης.

Αυτή η ενότητα θα καλύπτει αυτά τα χαρακτηριστικά βήμα προς βήμα:

• Ξεκινήστε με μια σελίδα εξώφυλλου
• Κάντε έναν πίνακα περιεχομένων
• Δημιουργήστε την κεφαλίδα και το υποσέλιδο
• Προσθήκη αριθμών σελίδας

(Μορφοποιήστε το περιεχόμενο)

• Επιλέξτε τις σωστές γραμματοσειρές
• Σχεδιάστε τις παραγράφους
• Έλεγχος διάλειμμα σελίδας
• Χρησιμοποιήστε Στυλ και Θέματα
• Λεζάντες
• Χρησιμοποιήστε τα γρήγορα εξαρτήματα
• Διακοσμήστε με τα σύνορα σελίδας

1. Ξεκινήστε με μια σελίδα κάλυψης

Η πρώτη σελίδα είναι το πρώτο σημείο επαφής με τον αναγνώστη σας. Είναι επίσης η ευκαιρία σας να κάνετε μια ευνοϊκή εντύπωση. Μην αφήνετε την έλλειψη καλλιτεχνικών δεξιοτήτων σας ως δικαιολογία επειδή το Word αναλαμβάνει τη δουλειά με την ενσωματωμένη γκαλερί τίτλων σελίδας. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να παντρευτείτε ένα στο θέμα της έκθεσης.

Το Microsoft Word 2016 σας προσφέρει 16 προ-μορφοποιημένα πρότυπα και άλλα τρία στο Office.com.

Παω σε Εισαγωγή> Ομάδα σελίδων> Σελίδα κάλυψης.

Η προεπιλεγμένη σελίδα εμφανίζεται στην αρχή του εγγράφου από προεπιλογή.

Δεδομένου ότι υπάρχουν μόνο 16 "επίσημα" πρότυπα που προσφέρονται, μπορεί να διαπιστώσετε ότι όλοι οι άλλοι συνομηλίκοι σας έχουν την ίδια σελίδα εξώφυλλου. Έτσι, γιατί να μην το προσαρμόσετε και να το καταστήσετε λίγο πιο μοναδικό.

Μπορείς Σχεδιάστε μια σελίδα τίτλου (ή σελίδα εξωφύλλου) στο Microsoft Word Πώς να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη σελίδα κάλυψης στο Microsoft WordΈνας ισχυρός σχεδιασμός καλύμματος σελίδων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να στυλίξετε το έγγραφό σας. Σας παρουσιάζουμε πώς να φτιάξετε τη δική σας σελίδα στο Microsoft Word. Διαβάστε περισσότερα που μπορεί να είναι πρωτότυπο στη στοίβα. Αποθηκεύστε το ως πρότυπο ή αλλάξτε εύκολα το σχέδιο σε λειτουργία.

2. Κάντε έναν πίνακα περιεχομένων

Οι περιστασιακοί αναγνώστες σαρώνουν. Καλοί αναγνώστες σαρώνουν πρώτα και στη συνέχεια βαδίζουν βαθιά. Ένας πίνακας περιεχομένων παρέχει τα σημεία αναφοράς που βοηθούν και τα δύο. Όταν πρόκειται για ένα μακρύ και περίπλοκο έγγραφο, δεν θα προτιμούσατε να ελέγξετε τη θέση της γης προτού γυρίσετε στο τμήμα που σας ενδιαφέρει;

Εξετάστε έναν Πίνακα Περιεχομένων (TOC) εάν το έγγραφό σας είναι περισσότερο από 10 σελίδες. Θα πρέπει πρώτα να βεβαιωθείτε ότι δεν χρειάζεται να κάνετε επανατοποθετήστε τυχόν σελίδες στο έγγραφό σας 3 τρόποι για να μετακινήσετε και να αναδιατάξετε σελίδες στο Microsoft WordΌταν εργάζεστε στο Word, θα πρέπει να αναδιατάξετε σελίδες. Μπορεί να μην είναι διαισθητικό αλλά δεν είναι δύσκολο με αυτές τις τρεις συμβουλές εδώ. Διαβάστε περισσότερα πριν δημιουργήσετε το TOC.

Στο Microsoft Word, δεν χρειάζεται να γράφετε ολόκληρο το TOC με το χέρι. Υπάρχει μια Περιεχόμενα αυτόματο εργαλείο σύμφωνα με το βιβλιογραφικές αναφορές καρτέλα που παίρνει το περίγραμμα σας και το σχεδιάζει για εσάς. Επίσης, μπορείτε εύκολα να το ενημερώνετε όταν θέλετε να αλλάξετε κάτι.

Υπάρχουν επίσης πρότυπα που μπορείτε να τα κατεβάσετε και να τα τοποθετήσετε γύρω από τη φύση του περιεχομένου. Για παράδειγμα, ένα TOC για μια διατριβή θα είναι διαφορετικό από αυτό της ετήσιας έκθεσης μιας εταιρείας.

Έχουμε ένα πλήρες σεμινάριο για πώς να δημιουργήσετε μια σελίδα πίνακα περιεχομένων στο Word Πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιεχομένων στο Word & Free TemplatesΟ πίνακας περιεχομένων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρείτε τα έγγραφά σας οργανωμένα και να βελτιώσετε την πλοήγηση Σας παρουσιάζουμε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε τον δικό σας πίνακα περιεχομένων σε τέσσερα εύκολα βήματα. Δωρεάν πρότυπα που περιλαμβάνονται. Διαβάστε περισσότερα .

Το βασικό στοιχείο είναι αυτό:

Δημιουργήστε το περίγραμμα και χρησιμοποιήστε τα στυλ τίτλων για να οργανώσετε την ιεραρχία. Εφαρμόστε το αυτόματο εργαλείο TOC στα στυλ τίτλων. Το Word 2016 αναζητά αυτές τις επικεφαλίδες και στη συνέχεια εισάγει τον πίνακα περιεχομένων στο έγγραφό σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να ενημερώσετε αυτόματα το TOC σας εάν κάνετε αλλαγές στο έγγραφό σας.

Για περισσότερο hands-on έλεγχο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Εγχειρίδιο Πίνακα Περιεχομένων στυλ. Το Word εισάγει κείμενα κράτησης θέσης και πρέπει να εισαγάγετε και να μορφοποιήσετε κάθε περιεχόμενο στη λίστα.

3. Δημιουργήστε την κεφαλίδα και το υποσέλιδο

Οι κεφαλίδες και τα υποσέλιδα είναι σημαντικά στις αναφορές, καθώς ο κύριος σκοπός είναι να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την αναφορά σε κάθε σελίδα. Αυτές είναι οι κοινές περιοχές προβολής για τους αριθμούς σελίδων. Η κεφαλίδα του εγγράφου θα πρέπει να περιέχει τον τίτλο της έκθεσης και, ενδεχομένως, το όνομα του δημιουργού. Ο τίτλος του τρέχοντος τμήματος είναι χρήσιμος.

Το υποσέλιδο, από την άλλη πλευρά, πρέπει να περιλαμβάνει τους αριθμούς σελίδων, την ημερομηνία δημοσίευσης και άλλες διοικητικές πληροφορίες που απαιτούνται. Σημειώστε ότι κάποια οι οδηγοί στυλ έχουν ειδικές οδηγίες για τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα Πώς να προσθέσετε τις υποσημειώσεις Στυλ Σικάγου στο Microsoft WordΟι υποσημειώσεις μπορούν να σας βοηθήσουν να συμπληρώσετε το κείμενο με πρόσθετες λεπτομέρειες. Προσθέτοντας υποσημειώσεις στη Microsoft και χρησιμοποιώντας στυλ όπως Turabian, MLA, APA ή Chicago, είναι πολύ εύκολο. Σας παρουσιάζουμε τι πρέπει να γνωρίζετε για τις υποσημειώσεις. Διαβάστε περισσότερα .

Ας ξεκινήσουμε με την κεφαλίδα στο έγγραφό σας και να την δούμε μοναδικά.

Επιλέγω Εισάγετε, στη συνέχεια επιλέξτε είτε Επί κεφαλής ή Υποσέλιδο από την ομάδα. Η ενσωματωμένη γκαλερί σας παρουσιάζει διάφορες επιλογές από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε.

Ο χώρος κεφαλίδας και υποσέλιδου εισάγεται στο έγγραφό σας με κείμενο ή πίνακα με σύμβολο κράτησης θέσης. ο Εργαλεία κεφαλίδας και υποσέλιδου ανοίγει στην Κορδέλα για άλλες εργασίες μορφοποίησης όπως η ημερομηνία, η ώρα ή η εικόνα.

Εισαγάγετε το κείμενό σας και επιλέξτε Κλείσιμο κεφαλίδας και υποσέλιδου.

Μπορείτε να ξεκινήσετε με μια κενή κεφαλίδα και υποσέλιδο. Εάν έχετε τις ικανότητες σχεδιασμού, χρησιμοποιήστε το Εργαλεία κεφαλίδας και υποσέλιδου να σχεδιάσετε το δικό σας. Κατεβάστε το κεφαλίδα και το υποσέλιδο αν θέλετε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες επιστολόχαρες για τον οργανισμό σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στοιχεία εμπορικού σήματος όπως λογότυπα εταιρειών ή οργανισμών στην πάνω και καθαρά διαμορφωμένη υποσημειώσεις στο κάτω μέρος

Ας προσπαθήσουμε και να τροποποιήσουμε μία από τις ενσωματωμένες κεφαλίδες. επέλεξα Οψη από τη γκαλερί.

Η τελική εμφάνιση χρειάστηκε δύο λεπτά για να συνδυαστεί με απλά εφέ κειμένου και ένα εικονίδιο που προέρχεται από την εικονική συλλογή του Microsoft Office.

Η κεφαλίδα και το υποσέλιδο είναι στη θέση τους. Αλλά, πώς ξέρετε πού βρίσκεστε στο έγγραφο; Εισαγάγετε τους αριθμούς σελίδων ως την επόμενη σημαντική πινακίδα.

4. Προσθήκη αριθμών σελίδας

Οι αριθμοί σελίδων φαίνονται καλύτερα στο υποσέλιδο (σε αντίθεση με την κεφαλίδα όπως στην παραπάνω εικόνα). Μπορείτε να προσθέσετε έναν βασικό αριθμό σελίδας από το Εισαγωγή> Αριθμός σελίδας στην κορδέλα. Μπορείτε επίσης να το προσθέσετε από το Σχέδιο που εμφανίζεται όταν προσθέτετε την κεφαλίδα και το υποσέλιδο.

Έχετε πολύ έλεγχο των αριθμών σελίδας. Επιλέξτε από ένα ευρύ φάσμα μορφών αριθμών και προσαρμόστε τις στις ανάγκες σας. Σε αυτήν την περίπτωση, προσθέτουμε τον αριθμό στο υποσέλιδο, αλλά μπορείτε να τα τοποθετήσετε στην κορυφή ή ακόμα και στα περιθώρια. Σε αυτό το παράδειγμα, έβαλα τον αριθμό σελίδας κάτω αριστερά. Αλλά, θα ήθελα να αλλάξω την προεπιλεγμένη εμφάνιση και τη μορφή.

Για παράδειγμα: Χρησιμοποιώντας μια "Σελίδα Χ του XXX" κάνει μια καλύτερη ένδειξη σε ένα μεγάλο έγγραφο.

Επιλέξτε τον αριθμό της σελίδας. Παω σε Εισαγάγετε> Γρήγορα εξαρτήματα. Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Πεδίο. Μπορείτε επίσης να προσεγγίσετε το παράθυρο διαλόγου Πεδίο από την καρτέλα Σχεδίαση κεφαλίδων και υποσέλιδου.

Επιλέγω NumPages από τη μακρά λίστα των ονομάτων πεδίων. Από το κουτάκι στα δεξιά μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένη μορφή. Έχω επιλέξει το συνηθισμένο 1, 2, 3. Κάντε κλικ Εντάξει, και εμφανίζεται ο αριθμός του αριθμού σελίδων. Τώρα το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να προσθέσετε το κείμενό σας όπως τη Σελίδα X του XXX και να αλλάξετε την εμφάνιση των αριθμών με τα συνήθη εργαλεία μορφοποίησης κειμένου που είναι διαθέσιμα από την καρτέλα Αρχική σελίδα.

Φαίνεται τώρα έτσι:

Σχεδιάστε την εμφάνιση σε οποιονδήποτε αριθμό σελίδας στο έγγραφό σας και το Word ενημερώνει όλα τα υπόλοιπα αυτόματα. Οι αριθμοί σελίδων είναι τα πιο συνηθισμένα στοιχεία σε ένα υποσέλιδο, αλλά μπορούν επίσης να κρατήσουν οποιαδήποτε άλλη πληροφορία, όπως η κεφαλίδα. Από τις επιλογές στην ομάδα "Εισαγωγή", μπορείτε να προσθέσετε την ημερομηνία και την ώρα, πληροφορίες εγγράφου, εικόνες και πολλά άλλα στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο.

Στη συνέχεια, κατευθυνόμαστε στη μορφοποίηση του περιεχομένου.

Η οπτική ζωγραφική της επαγγελματικής έκθεσής σας συνοδεύεται από την "εξωραϊσμό" που εφαρμόζετε στο περιεχόμενο. Η μορφοποίηση είναι επίσης ένα ουσιαστικό βήμα για ένα έγγραφο που ρέει καλά. Έτσι, πρέπει να εστιάσετε πολύ στην επιλογή της σωστής γραμματοσειράς, του χώρου των παραγράφων και των χρωμάτων.

Μην ανησυχείτε. Ακόμη και το καλλιτεχνικά προκλητικό θα βρει αυτό το μέρος εύκολο επειδή το Microsoft Word έρχεται συσκευασμένο με προεπιλεγμένα θέματα και οπτικά στυλ. Ας ξεκινήσουμε με το πιο βασικό στοιχείο ενός εγγράφου.

5. Επιλέξτε και στυλ το σωστό γραμματοσειρά

Τα δικα σου επιλογή γραμματοσειράς σε μια επαγγελματική έκθεση Word Πώς να στυλ γραμματοσειράς στο Microsoft Word για να κάνετε το κείμενό σας ξεχωρίζειΈνα καλά μορφοποιημένο κείμενο μπορεί να προσελκύσει την προσοχή του αναγνώστη σας και να τους βοηθήσει να περάσουν μέσα από το έγγραφό σας. Σας παρουσιάζουμε πώς να προσθέσετε αυτήν την τελική αφή στο Microsoft Word. Διαβάστε περισσότερα όχι μόνο καθορίζει πώς ξεχωρίζει το κείμενο αλλά και πώς εκτυπώνεται. Θέλετε και τα δύο για μέγιστη επίπτωση.

Μπορείτε να εφαρμόσετε μια γραμματοσειρά (δηλαδή την οπτική εμφάνιση της γραμματοσειράς) σε ένα ολόκληρο έγγραφο ή σε συγκεκριμένα τμήματα ενός εγγράφου. Όλες οι επιλογές γραμματοσειράς είναι διαθέσιμες από την καρτέλα Αρχική σελίδα. Παω σε Αρχική σελίδα> Γραμματοσειρά.

Η προεπιλεγμένη γραμματοσειρά στο Microsoft Word 2016 είναι Calibri. Κοιτάξτε πέρα ​​από αυτό, όπως έχετε πολλούς άλλους για να διαλέξετε. Εάν επιλέξετε Times New Roman, μπορεί να θεωρηθεί τεμπέλης, αν επιλέξετε Windings, καλά... Δεν νομίζω ότι πρέπει να το εξηγήσω αυτό. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μια γραμματοσειρά που είναι εύκολη στην ανάγνωση και ταιριάζει με την αναφορά. Για να το παίξετε ασφαλές, επιλέξτε από ένα από αυτά επαγγελματικές γραμματοσειρές Google Οι 10 καλύτερες δωρεάν γραμματοσειρές Google για επαγγελματικές παρουσιάσειςΗ τυπογραφία μπορεί να κάνει ή να σπάσει μια παρουσίαση. Εδώ είναι οι καλύτερες ελεύθερες γραμματοσειρές Google τέλειες για επαγγελματικές παρουσιάσεις. Διαβάστε περισσότερα ; είναι διαθέσιμα δωρεάν.

Υπόδειξη: Το Baskerville και η Γεωργία αποτελούν καλές εναλλακτικές λύσεις για την υπερβολικά χρησιμοποιούμενη Times New Roman

Δοκιμάστε διαφορετική αντιστοίχιση γραμματοσειρών για το κείμενο του σώματος και τις επικεφαλίδες (και υποτιτλίες). Διάφοροι ιστότοποι όπως FontJoy και TypeWolf θα σας βοηθήσει να πειραματιστείτε με τους συνδυασμούς γραμματοσειρών. Μπορείς κατεβάστε και χρησιμοποιήστε προσαρμοσμένες γραμματοσειρές πολύ. Αλλά θυμηθείτε τον κανόνα του αντίχειρα - ποτέ μην χρησιμοποιείτε περισσότερες από τρεις διαφορετικές γραμματοσειρές σε ένα έγγραφο.

Για αυτό το επιπλέον κομμάτι pizazz, δοκιμάστε ένα drop cap για να βελτιώσετε το κείμενο σας Πώς να χρησιμοποιήσετε τα καπάκια πτώσης για να βελτιώσετε το κείμενό σας στο Microsoft WordΈνα κάλυμμα πτώσης είναι μια στιλιστική προσθήκη σε οποιοδήποτε έγγραφο. Απαιτεί προσοχή. Πώς δημιουργείτε ένα καπάκι πτώσης σε ένα έγγραφο του Microsoft Word; Ας περάσουμε από την απλή δημιουργική διαδικασία. Διαβάστε περισσότερα .

6. Σχεδιάστε τις παραγράφους

Εάν θέλετε να έχετε τις γραμμές σας διπλασιασμένες ή μονές σε απόσταση, πρέπει να αλλάξετε τη μορφή των παραγράφων. Με την αλλαγή της απόστασης, μπορείτε να κάνετε ένα έγγραφο ευκολότερο να το διαβάσετε ή να δημιουργήσετε την εντύπωση ότι είναι μακρύτερο και ότι έχετε δώσει περισσότερη δουλειά σε αυτό.

Για να αλλάξετε την παράγραφο για ολόκληρο το έγγραφο, είναι καλύτερο να επιλέξετε κάθε μπλοκ κειμένου. Διαφορετικά, εάν χρησιμοποιείτε κεφαλίδες στην αναφορά σας, θα αλλάξουν κι εσείς. Μια άλλη καλύτερη επιλογή είναι αν προσαρμόσετε το συγκεκριμένο στυλ που χρησιμοποιείτε για τη μορφοποίηση της παραγράφου.

Για να το κάνετε αυτό, πηγαίνετε στο Σπίτι> Στυλ. Κάντε δεξί κλικ στο στυλ που θέλετε να αλλάξετε και επιλέξτε Τροποποιώ. Κάντε κλικ στο Μορφή> Παράγραφος που βρίσκεται στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου. Τώρα, αλλάξτε την απόσταση, την εσοχή και την ευθυγράμμιση για την παράγραφο. Κάντε κλικ Εντάξει για να κλείσετε τα παράθυρα διαλόγου.

Όταν θέλετε να αλλάξετε ένα μικρότερο τμήμα του εγγράφου, επιλέξτε τι θέλετε να αλλάξετε. Κάντε δεξί κλικ στο επισημασμένο κείμενο και επιλέξτε Παράγραφος. Θα εμφανιστεί το ίδιο παράθυρο διαλόγου όπως παραπάνω.

7. Έλεγχος διάλειμμα σελίδας

Ένα σπάσιμο σελίδας - με το ίδιο το όνομά του - χωρίζει ένα συνεχές μπλοκ κειμένου σε δύο σελίδες. Τα διαλείμματα σελίδας είναι σημαντικά διαρθρωτικά στοιχεία για τα μεγάλα έγγραφα. Το Word εισάγει αυτόματα ένα σπάσιμο σελίδας στο τέλος της σελίδας. Αλλά σε ένα μεγάλο έγγραφο, μπορείτε να τοποθετήσετε διαλείμματα σελίδας όπου θέλετε.

Για να εισαγάγετε ένα μη αυτόματο σπάσιμο σελίδας, κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή> Διάλειμμα σελίδας. (Συντόμευση πληκτρολογίου: CTRL + Enter)

Μια σμίκρυνση σελίδας μοιάζει με αυτή όταν κάνετε κλικ στο Εμφάνιση απόκρυψη εντολή στην εντολή Ομάδα παραγράφων.

Αλλά τι γίνεται αν θέλετε να κρατήσετε μια δέσμη γραμμών μαζί σε μια σελίδα ή μια στήλη και να μην τα έχετε ξεχωριστά λόγω διάλειμμα σελίδας; Η διάταξη είναι υπό τον έλεγχό σας. Κάντε κλικ στο μικροσκοπικό βέλος που βλέπετε στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας παραγράφων.

Στο Κάντε κλικ στο πλαίσιο Παράθυρο Διακοπές γραμμής και σελίδας. Επιλέξτε από αυτές τις τέσσερις επιλογές σελίδωσης:

• Χήρα / Ορφανά ο έλεγχος τοποθετεί τουλάχιστον δύο γραμμές μιας παραγράφου στο επάνω ή το κάτω μέρος μιας σελίδας.
• Κρατήστε με το επόμενο εμποδίζει τα σπασίματα μεταξύ των παραγράφων που θέλετε να παραμείνετε μαζί.
• Κρατήστε τις γραμμές μαζί αποτρέπει τις σπάσιμο σελίδων στη μέση των παραγράφων.
• Διάλειμμα σελίδας πριν προσθέτει ένα σπάσιμο σελίδας πριν από μια συγκεκριμένη παράγραφο.

Έχουμε επίσης δείξει πώς να αφαιρέσετε τις διακοπές σελίδας 2 τρόποι για να αφαιρέσετε μια διάλειμμα σελίδας στο Microsoft WordΤα διαλείμματα σελίδας αποτελούν μέρος καλά σχεδιασμένων εγγράφων του Word. Ας δούμε πώς να τις δημιουργήσετε και επίσης να τις αφαιρέσετε γρήγορα με δύο μεθόδους. Διαβάστε περισσότερα όταν ειναι απαραίτητο.

8. Χρησιμοποιήστε Στυλ και Θέματα

Τα στυλ και τα θέματα είναι ίσως δύο από τα περισσότερα υπολειπόμενες λειτουργίες στο Microsoft Word 7 Λιγότερο χρησιμοποιημένες λειτουργίες του Microsoft Word και πώς να τις χρησιμοποιήσετεΠαρακολουθείτε κάποιες από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες του Microsoft Word; Αυτή η εφαρμογή διαθέτει έναν εκπληκτικό αριθμό υπολειτουργικών εργαλείων και επιλογών. Έχουμε αποκαλύψει επτά και θα σας δείξει πώς να τα χρησιμοποιήσετε. Διαβάστε περισσότερα . Αλλά νομίζω ότι πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε σε κάθε ευκαιρία για να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο.

Αλλά ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός θέματος και ενός στυλ; Microsoft λέει:

Τα θέματα παρέχουν έναν γρήγορο τρόπο αλλαγής του συνολικού χρώματος και των γραμματοσειρών. Εάν θέλετε να αλλάξετε γρήγορα τη μορφοποίηση κειμένου, τα Word Styles είναι τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία.

Έτσι, καθώς τα θέματα ελέγχουν τη γενική εμφάνιση με το χρώμα, τα εφέ και τις γραμματοσειρές - αρχίστε με ένα καλό θέμα για το έγγραφό σας πρώτα. Επειτα, χρησιμοποιήστε τα Στυλ για να ανακαλύψετε τα συγκεκριμένα τμήματα για τα οποία θέλετε να αλλάξετε την εμφάνιση.

Για Θέματα: μεταβείτε στο Σχέδιο αυτί. Επιλέξτε ένα θέμα από τη συλλογή. Μπορείτε να δείτε προεπισκοπήσεις σχετικά με τον συνδυασμό χρωμάτων.

Για Στυλ: Επιλέξτε το τμήμα του κειμένου που θέλετε να αλλάξετε. μεταβείτε στο Στυλ ομάδα για το Σπίτι αυτί. Μπορείτε να δείτε προεπισκοπήσεις για το πώς μοιάζουν. Επιλέξτε το στυλ που είναι κατάλληλο για το περιεχόμενό σας. Για παράδειγμα, επιλέξτε ένα στυλ κεφαλίδας για τις επικεφαλίδες του εγγράφου σας. Ή, ένα συγκεκριμένο στυλ για οποιαδήποτε εισαγωγικά. Μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε ένα υπάρχον στυλ και να δημιουργήσετε νέα στυλ από το μηδέν.

9. Λεζάντες

Κάθε εικόνα, διάγραμμα ή εικόνα χρειάζεται μια λεζάντα για να την περιγράψει καθαρά. Πρόκειται για μία γραμμή κειμένου, που βρίσκεται συνήθως κάτω από ένα γραφικό. Οι λεζάντες είναι επίσης μια σημαντική αναφορά όταν πρέπει να τις αναφέρετε σε άλλη θέση. Πολλά έγγραφα παραλείπουν αυτή τη μικρή λεπτομέρεια.

Είναι εύκολο να προσθέσετε μια λεζάντα. Κάντε δεξί κλικ στην εικόνα στην οποία θέλετε να προσθέσετε μια λεζάντα. Επιλέγω Προσθέστε τον υπότιτλο.

Στο παράθυρο διαλόγου, προσθέστε το κείμενο λεζάντας και διαμορφώστε τις υπόλοιπες επιλογές. Οι λεζάντες μπορούν να αναφέρονται αυτόματα στο Word.

10. Χρησιμοποιήστε τα γρήγορα εξαρτήματα

Τα επαγγελματικά έγγραφα μπορούν να επαναληφθούν. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πρέπει να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τα Γρήγορα εξαρτήματα για το περιεχόμενο του boilerplate που επαναχρησιμοποιείτε συνεχώς. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι υπάρχει μια ρήτρα σύμβασης που συμπεριλαμβάνετε με κάθε έγγραφο. Ή, μερικές εισαγωγικές πληροφορίες. Αντί της επαναλαμβανόμενης αντιγραφής, επικολλήστε τα ως Γρήγορα Μέρη και επαναχρησιμοποιήστε τα ξανά και ξανά.

Τα Γρήγορα Μέρη είναι επίσης ένας τύπος οικοδομικό τετράγωνο. Μπορείτε να δείτε τη συλλογή όλων των επαναχρησιμοποιήσιμων ομάδων περιεχομένου στο Οργανωτής Block Block.

Αποθηκεύστε και επαναχρησιμοποιήστε τα δικά σας Quick Parts σε δύο βήματα:

1. Επιλέξτε τη φράση, την πρόταση ή άλλο τμήμα του εγγράφου που θέλετε να αποθηκεύσετε στη συλλογή.
2. Παω σε Εισαγωγή> Ομάδα κειμένου> Γρήγορα τμήματα> Αποθήκευση επιλογής σε Γρήγορη συλλογή μερών. Αλλάξτε το όνομα και προσθέστε μια περιγραφή, αν θέλετε. Κάντε κλικ Εντάξει.

Εξίσου εύκολα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά το αποθηκευμένο απόσπασμα περιεχομένου.

Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας εκεί που θέλετε να εισαγάγετε μια επιλογή από τη Γκαλερί γρήγορων ανταλλακτικών. Παω σε Εισαγωγή> Ομάδα κειμένου> Γρήγορα εξαρτήματα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην πρόταση, φράση ή άλλη αποθηκευμένη επιλογή που θέλετε να επαναχρησιμοποιήσετε.

Θα παρατηρήσετε άλλες τρεις κατηγορίες στο μενού Γρήγορα εξαρτήματα.

Αυτόματο κείμενο: Το Word 2016 έχει διατηρήσει το παλιό Αυτόματο κείμενο χαρακτηριστικό. Λειτουργεί σαν Quick Parts για οποιοδήποτε μπλοκ κειμένου που χρησιμοποιείτε πολύ. Παράδειγμα: Σημείωση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε με κάθε έγγραφο.

Ακίνητα εγγράφου: Ένα σύνολο σταθερών ιδιοτήτων που μπορείτε να συμπεριλάβετε σε κάθε έγγραφο. Παράδειγμα: Όνομα εταιρείας ή συγγραφέας.

Πεδία: Αυτά είναι προκαθορισμένα στοιχεία που ενημερώνονται αυτόματα. Παράδειγμα: Ημερομηνία, ώρα, αριθμοί σελίδων κ.λπ.

Θυμηθείτε, οι καταχωρήσεις για την ιδιότητα εγγράφου μπορεί μερικές φορές να περιλαμβάνουν πληροφορίες που δεν θέλετε να μοιραστείτε με όλους. Επομένως, παρακολουθήστε προσεκτικά αυτά τα πεδία και αφαιρέστε τα κρυμμένα προσωπικά δεδομένα οποτεδήποτε απαιτείται.

11. Διακοσμήστε με σύνορα σελίδας

Τα όρια σελίδων φαίνονται καλά όχι μόνο σε φυλλάδια και προσκλήσεις. Αν γίνει σωστά, μπορούν να προσθέσουν ένα άγγιγμα τάξης σε ένα έγγραφο. Μια ποικιλία στυλ γραμμών και πλάτη και όρια τέχνης είναι διαθέσιμα από το μενού Σχεδίαση της Κορδέλας.

Παω σε Σχεδίαση> Όρια σελίδας.

Στο Περιγράμματα και σκίαση, χρησιμοποιήστε το Συνοριακές σελίδες για να σχεδιάσετε τα σύνορά σας.

Οι ρυθμίσεις είναι αυτονόητες. Δοκιμάστε Shadow ή 3-D με τα σωστά χρώματα για να προσθέσετε ένα λεπτό αλλά κομψό περίγραμμα. Τα στυλ τέχνης με τα σύνορα κλιπ-τέχνης μπορεί να είναι πολύ φρικιαστικά για επαγγελματικά έγγραφα.

Χρησιμοποιήστε τα τέσσερα γωνιακά κουμπιά στο Προεπισκόπηση για να επιλέξετε τις πλευρές της σελίδας για να σχεδιάσετε σύνορα. Κάντε κλικ σε αυτά τα κουμπιά για να καταργήσετε ή να προσθέσετε σύνορα, όπως επιθυμείτε.

Τοποθετήστε το δρομέα στην πρώτη σελίδα ενός εγγράφου, εάν θέλετε να τοποθετήσετε ένα περίγραμμα μόνο στην πρώτη σελίδα. Μπορείτε επίσης να βάλετε περιγράμματα γύρω από ορισμένες σελίδες σε μια ενότητα. Τοποθετήστε το δρομέα στην ενότητα - είτε στην πρώτη σελίδα αυτής της ενότητας είτε σε μια επόμενη σελίδα.

Αναφορές και Συνεργασία

Μια αναφορά Word μπορεί να φαίνεται σαν μια ανεξέλεγκτη εργασία. Είναι σαν να οργανώνετε ένα εκατομμύριο σωρούς σανού σε τακτοποιημένες μικρές στοίβες. Η ιδέα είναι να γνωρίζουμε με ακρίβεια ποια στοίβα έχει την καρφίτσα που ψάχνετε. Αυτά τα χαρακτηριστικά έχουν σκοπό να διευκολύνουν.

1. Δημιουργία ευρετηρίου

Όταν γράφετε μεγάλα έγγραφα, όπως μια αναφορά που περιέχει πολλές πληροφορίες, ενδέχεται να μην αρκεί μια σελίδα περιεχομένου. Ενα Δείκτης θα πρέπει να εμφανίζονται στο τέλος του εγγράφου, με αριθμούς σελίδων σε λέξεις-κλειδιά και πληροφορίες στην αναφορά. Δημιουργήστε ένα ευρετήριο για να βοηθήσετε τον αναγνώστη να αναφέρει τις σωστές πληροφορίες μόνο με τον αριθμό της σελίδας.

Δημιουργήστε ένα ευρετήριο αν το έγγραφό σας έχει περισσότερες από 20 σελίδες. Το Microsoft Word 2016 δεν αφήνει τη διαδικασία να σας συντρίψει. Έχει βασικά δύο μέρη:

• Επιλέξτε τις λέξεις ή τις πληροφορίες που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο.
• Τοποθετήστε τον ευρετήριο στη σωστή θέση του εγγράφου σας.

Μπορείτε να μετακινηθείτε στο τελικό έγγραφο και να επισημάνετε τις λέξεις ή τις φράσεις που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο ή να τις σημειώσετε καθώς συνεχίζετε. Είτε έτσι είτε αλλιώς, επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως καταχώρηση ευρετηρίου ή κάντε κλικ όπου θέλετε να εισαγάγετε την καταχώρηση.

1. Κάντε κλικ βιβλιογραφικές αναφορές > Σημειώστε την καταχώρηση.

2. Επεξεργαστείτε το κείμενο στο Μαρκάρετε την καταχώριση ευρετηρίου κουτί διαλόγου. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια υποπαράγραφο που καθορίζει περαιτέρω την κύρια λέξη που χρησιμοποιήσατε στο ευρετήριο. Μπορείτε να προσθέσετε πολλαπλά επίπεδα και το καθένα εμφανίζεται με κενά στην κύρια καταχώρηση.

3. Υπό Επιλογές, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια παραπομπή σε άλλη κύρια καταχώριση. Ένας αναγνώστης μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτό για να αναφέρει σχετικές πληροφορίες σε άλλο σημείο του ίδιου εγγράφου.

4. Χρησιμοποιήστε τη μορφή του αριθμού σελίδας για να αποφασίσετε την εμφάνιση των αριθμών σελίδων στο ευρετήριο.

5. Κάντε κλικ Σημάδι για να επισημάνετε την καταχώρηση του ευρετηρίου. Για να επισημάνετε αυτό το κείμενο παντού που εμφανίζεται στο έγγραφο, κάντε κλικ στην επιλογή Μαρκάρετε όλα.

6. Επαναλάβετε τη διαδικασία για όλες τις λέξεις και φράσεις που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο.

Έχετε πλέον δημιουργήσει το ευρετήριό σας. Τοποθετήστε το στη σωστή θέση προς το τέλος του εγγράφου.

1. Κάντε κλικ στη σελίδα στην οποία θέλετε να εισαγάγετε το ευρετήριο.

2. Κάντε κλικ Αναφορές> Εισαγωγή ευρετηρίου.

3. ο Δείκτης εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε τη μορφοποίηση των καταχωρήσεων κειμένου, των αριθμών σελίδων, των καρτελών και των χαρακτήρων οδηγών.

4. Επιλέξτε την εμφάνιση από τις διάφορες μορφές της λίστας και ελέγξτε το παράθυρο προεπισκόπησης στα δεξιά. Θυμηθείτε ότι το παράθυρο Προεπισκόπηση δεν εμφανίζει το πραγματικό ευρετήριο. Είναι απλά μια "προσομοίωση" για το πώς θα μοιάζει.

5. Κάντε κλικ Εντάξει. Ο ευρετήριο σας είναι έτοιμος τώρα.

Μερικές φορές, ίσως χρειαστεί να προσθέσετε περισσότερες καταχωρήσεις στο ευρετήριο μετά την τοποθέτησή της στη σελίδα. Σημειώστε την καταχώρηση και πηγαίνετε στο Αναφορές> Ενημέρωση ευρετηρίου για να συμπεριληφθούν οι νέες αναφορές.

Επίσης, προσθέστε μια επικεφαλίδα για το ευρετήριο, επειδή το Word δεν το κάνει αυτόματα.

2. Δημιουργία βιβλιογραφιών

Το έγγραφό σας έχει σχεδόν ολοκληρωθεί. Τώρα, πρέπει να πιστώσετε όλα τα άλλα ερευνητικά έργα και ιδέες που αναφέρατε στο έγγραφό σας. Ήρθε η ώρα για μια βιβλιογραφία.

Μια αναφορά επιχείρησης ίσως να μην χρειάζεται βιβλιογραφία, αλλά ένα ακαδημαϊκό χαρτί δεν έχει ολοκληρωθεί χωρίς μία. Η βιβλιογραφία είναι μια από τις πιο επίπονες θέσεις εργασίας σε μια ακαδημαϊκή έκθεση. Πρέπει να έχετε όλες τις παραπομπές σας πριν να καθίσετε για να πλαισιώσετε τη βιβλιογραφία. Επίσης, αποφασίστε για το στυλ παραπομπής (συνήθως MLA, APA, ή Στυλ του Σικάγου) σύμφωνα με τις οδηγίες του αντικειμένου σας.

Μη διστάσετε να επωφεληθείτε γεννήτριες παραπομπών και βιβλιογραφίας τρίτων 5 αυτόματες εφαρμογές παραπομπής που καθιστούν ευκολότερες τις βιβλιογραφίεςΔωρεάν online βιβλιογραφία και εργαλεία παραπομπής υποστηρίζουν κάθε είδους γραφή. Αυτές οι εφαρμογές εξοικονομούν χρόνο επίσης με αυτόματες παραπομπές. Διαβάστε περισσότερα για την κατασκευή αυτού του τμήματος.

Όμως, το Microsoft Word 2016 διαθέτει ένα πλήρες σύνολο εργαλείων για να καταστήσει τη διαδικασία αυτή ανώδυνη όσο το δυνατόν. Γι 'αυτό, πηγαίνετε στο σημείο στο έγγραφο όπου θέλετε να τοποθετήσετε τη βιβλιογραφία. Είναι καλό αν έχετε τουλάχιστον μία αναφορά για να συμπεριλάβετε, αλλά ακόμα κι αν δεν το κάνετε, το Word 2016 σάς επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε μια παραπομπή με σύμβολο κράτησης θέσης και να συμπληρώσετε αργότερα τις πηγές.

Κάντε κλικ Παραπομπές> Βιβλιογραφία.

Το Word προσφέρει μερικές μορφές βιβλιογραφίας που διαφέρουν μόνο στα ονόματα τίτλων τους. Επιλέξτε το κατάλληλο στυλ και, στη συνέχεια, εισάγετε αναφορές από το κουμπί στο Ομάδα παραπομπών & βιβλιογραφίας.

Το εργαλείο βιβλιογραφίας έχει μερικά βήματα σε αυτό. Για λόγους συντομίας, θα σας κατευθύνω στην εξαιρετική Βοήθεια σελίδας του Microsoft Office που είναι ένας οδηγός βήμα προς βήμα.

Κάποια ακαδημαϊκά έγγραφα θα σας ζητήσουν δημιουργήστε μια σχολιασμένη βιβλιογραφία Τρόπος δημιουργίας σχολιασμένης βιβλιογραφίας στο Microsoft WordΜια σχολιασμένη βιβλιογραφία είναι ένα σημαντικό μέρος κάθε ερευνητικού εγγράφου. Ας δούμε πώς να το δημιουργήσετε με τη βοήθεια του Microsoft Word. Διαβάστε περισσότερα . Πρόκειται για μια πιο ολοκληρωμένη έκδοση μιας βιβλιογραφίας με μια λίστα αναφορών σε περιοδικά, βιβλία, άρθρα και άλλα έγγραφα ακολουθούμενη από μια σύντομη παράγραφο. Η παράγραφος είναι μια περιγραφή της πηγής και πώς υποστηρίζει το έγγραφό σας.

3. Διασταυρούμενη αναφορά

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια παραπομπή για να βοηθήσετε τον αναγνώστη να πλοηγηθεί σε ένα μεγάλο έγγραφο. Σε οποιοδήποτε σημείο ενός εγγράφου, μπορείτε να ενημερώσετε τον αναγνώστη να ανατρέξει σε μια επικεφαλίδα, τον αριθμό σελίδας, την εικόνα, το διάγραμμα, την υποσημείωση, την τελική υποσημείωση και την παράγραφο. Ένας σύνδεσμος διασταύρωσης είναι ένας τακτικός τρόπος για να συνδέσετε μαζί τις σχετικές πληροφορίες. Ο αναγνώστης πρέπει απλώς να κάνει κλικ στον σύνδεσμο για να μεταβεί σε αυτό το απόσπασμα πληροφοριών.

Εδώ ξεκινάτε:

1. Επιλέξτε τον τόπο για τη διασταύρωση και πληκτρολογήστε το κείμενο που λέει στον αναγνώστη αυτό. Για παράδειγμα: "Ανατρέξτε στο Διάγραμμα 3 για τις μελλοντικές τάσεις."

2. Παω σε Εισαγωγή> Διασταύρωση.

3. Στο Τύπος αναφοράς, κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα για να επιλέξετε αυτό που θέλετε να συνδέσετε.

4. Οι επιλογές στο Εισαγωγή αναφοράς στην το drop-down θα αλλάξει ανάλογα με την επιλογή σας παραπάνω.

5. Στο Για το οποίο περάσετε τις επιλογές και ενημερώστε το Word σχετικά με τις ακριβείς πληροφορίες που θέλετε να συνδέσετε.

6. Ελεγξε το Εισαγάγετε ως πλαίσιο υπερσύνδεσης για να δημιουργήσετε την υπερ-σύνδεση για τις αναφερόμενες πληροφορίες.

7. Κάντε κλικ στο Εισάγετε να συμπεριληφθεί η παραπομπή στο έγγραφο.

Θυμηθείτε, αναφέρουμε τις λεζάντες; Μπορείτε να κάνετε παραπομπές σε εξισώσεις, αριθμούς, γραφήματα και πίνακες εάν χρησιμοποιήσατε υπότιτλους κάτω από αυτές.

Το Word δεν μπορεί να δημιουργήσει μια διασταύρωση για κάτι που δεν υπάρχει. Το Word θα σας ενημερώσει για αυτά τα σφάλματα και επίσης θα ενημερώσει αυτόματα τις παραπομπές όταν αλλάξετε τον αριθμό σελίδας ή το κείμενο του αντικειμένου αναφοράς.

Μια επαγγελματική αναφορά μπορεί να είναι μια μοναχική δουλειά ή μπορείτε να πάρετε τη βοήθεια μιας ομάδας για να προετοιμάσετε το πρώτο σχέδιο. Οι ταπεινοί Σχόλιο είναι ένα από τα λιγότερο χρησιμοποιημένα εργαλεία ενός εγγράφου του Word. Εμφανίζεται ως ορθογώνιο έγχρωμο μπαλόνι στο περιθώριο ή στο παράθυρο ανασκόπησης.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα σχόλια ως μικρά "stickies" ή αυτο-σημειώσεις. Αφήστε λίγες σημειώσεις στον εαυτό σας στα περιθώρια καθώς γράφετε, επεξεργάζεστε και αναθεωρείτε το δρόμο σας μέσα από μια έκθεση ή ένα χειρόγραφο. Να είστε δημιουργικοί - να προσθέτετε επιπλέον συνδέσμους σε άλλους πόρους, να τις χρησιμοποιείτε για συμβουλές και δείκτες, να συνδέεστε σε διαφορετικά μέρη ενός εγγράφου ή να δημιουργείτε έναν σύνδεσμο ανατροφοδότησης για τους αναγνώστες σας. Και όταν ολοκληρώσετε, μπορείτε εύκολα καταργήστε όλα τα σχόλια στο Word Πώς να αφαιρέσετε τα σχόλια και να αποδεχτείτε όλες τις αλλαγές στο WordΕάν εργάζεστε με συνεργάτες, πρέπει να ξέρετε πώς να αφαιρέσετε σχόλια στο Word. Ας δούμε πώς να διαχειρίζεστε τα σχόλια σε ένα έγγραφο. Διαβάστε περισσότερα .

Το Microsoft Word 2016 είναι επίσης ένα βελτιωμένο εργαλείο γραφής συνεργασίας. Τα σχόλια παίζουν τεράστιο ρόλο στην επικοινωνία των σχολίων σε μια ομάδα. Δείτε πώς λειτουργεί το σύστημα σχολίων ...

1. Επισημάνετε το κείμενο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε ένα σχόλιο ή κάντε κλικ στο τέλος ενός μπλοκ κειμένου.

2. Παω σε Εισαγάγετε> Σχόλιο. Πληκτρολογήστε το σχόλιό σας στο πλαίσιο. Τα σχόλια εμφανίζονται στην περιοχή σήμανσης στα δεξιά. Η προβολή διάταξης εκτύπωσης είναι συνήθως ο καλύτερος τρόπος να δείτε τα σχόλια μαζί με το κείμενο.

3. μεταβείτε στο Ανασκόπηση και δείτε περισσότερες επιλογές για σχόλια. Αυτή η καρτέλα εμφανίζει επίσης όλα τα στοιχεία ελέγχου για παρακολούθηση αλλαγών και σχολίων σε ένα έγγραφο συνεργασίας. Χρησιμοποιήστε τις επιλογές σήμανσης για να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε τα σχόλια. Για παράδειγμα: Δεν υπάρχει σήμανση θα κρύψει τα σχόλια και την περιοχή σήμανσης στα δεξιά.

Ολοκληρώστε την αναφορά σας

Μόλις συμπληρωθεί και αποθηκευτεί το μεγαλύτερο μέρος της αναφοράς σας, είναι καιρός να ολοκληρώσετε την αναφορά σας. Όταν λέω να οριστικοποιηθεί, δεν θέλω να το κάνω διόρθωση. Αυτό πρέπει να γίνει επίσης. Τώρα, πρέπει να λάβετε τα μέτρα ασφαλείας για να προστατεύσετε την αναφορά από μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές και λογοκλοπή.

Αυτά τα μέτρα ασφάλειας θα δώσουν ένα επιπλέον επίπεδο αυθεντικότητας στο ηλεκτρονικό σας αρχείο προτού το μοιραστείτε.

Αυτή η ενότητα θα καλύπτει:

• Υπογραφές
• Εισάγετε υδατογραφήματα
• Κάντε το έγγραφο 'μόνο για ανάγνωση'
• Προστατεύστε με κωδικό το έγγραφο σας
• Εκτυπώστε το έγγραφό σας σε μορφή PDF

1. Υπογραφές

Μπορείτε να προσθέσετε υπογραφή κειμένου για προσωπική επαφή στην αναφορά. Αλλά μια απλή υπογραφή κειμένου δεν χρειάζεται κανέναν έλεγχο ταυτότητας. Μια ψηφιακή υπογραφή είναι ο καλύτερος τρόπος για να προστατεύσετε το έγγραφό σας από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. ΕΝΑ ψηφιακή υπογραφή Είναι η ηλεκτρονική σας υπογραφή Νομική σε όλο τον κόσμο;Είναι οι ηλεκτρονικές υπογραφές έγκυρες και νόμιμες σε όλο τον κόσμο; Είναι προτιμότερες από τη χειρογραφημένη υπογραφή σε ένα χαρτί χωρίς χαρτί; Εξετάζουμε τι λέει ο νόμος παγκοσμίως. Διαβάστε περισσότερα επιβεβαιώνει ότι το έγγραφο ήρθε από τον υπογράφοντα και δεν έχει παραβιαστεί με οποιονδήποτε τρόπο.

Ας δημιουργήσουμε μια γραμμή υπογραφής στο Microsoft Word 2016.

Στο έγγραφο, τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να δημιουργήσετε μια γραμμή υπογραφής.

1. Παω σε Εισάγετε > Κείμενοομάδα > Γραμμή υπογραφής και κάντε κλικ Γραμμή υπογραφής Microsoft Office.

2. ο Ρύθμιση υπογραφής εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου. Συμπληρώστε τα πεδία όπως υποδεικνύεται. Αν αποστέλλετε το έγγραφο σε κάποιον άλλο για υπογραφή, προσθέστε οδηγίες για τον υπογράφοντα στο πεδίο που προορίζεται γι 'αυτό (Οδηγίες προς τον υπογράφοντα). Ο υπογράφων μπορεί επίσης να προσθέσει τον σκοπό για την υπογραφή αν το Αφήστε τον υπογράφοντα να προσθέσει σχόλια στο παράθυρο διαλόγου Εγγραφή ελέγχεται.

3. Κάντε κλικ στο Εντάξει και το έγγραφο θα εμφανίσει τώρα ένα σύμβολο κράτησης θέσης για την υπογραφή.

Καταχωρίστε μια υπογραφή:

Όταν πρέπει να υπογράψετε ένα έγγραφο με ψηφιακή υπογραφή, μεταβείτε στη γραμμή υπογραφής και κάντε δεξί κλικ σε αυτό.

Θα σας ζητηθεί να υπογράψετε με ψηφιακό αναγνωριστικό. Εάν δεν έχετε, η Microsoft θα σας πει να πάρετε ένα από έναν συνεργάτη υπηρεσίας υπογραφής.

Αν δεν έχετε ψηφιακό αναγνωριστικό, μπορείτε απλά εισαγάγετε μια γραπτή παράσταση γραμμής υπογραφής. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια γραπτή υπογραφή ή μια εικόνα που δεν απαιτεί έλεγχο ταυτότητας.

2. Εισαγωγή υδατογραφημάτων

Ένα υδατογράφημα του Microsoft Word είναι μια "ψεύτικη" αλλά χρήσιμη οπτική ένδειξη για την κατάσταση του εγγράφου. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα υδατογράφημα που λέει "Πρόχειρα" για να το διαφοροποιήσετε από την τελική έκδοση του εγγράφου. Ή χρησιμοποιήστε το υδατογράφημα για να υποδείξετε ότι το έγγραφο είναι "Δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας" ή "Εμπιστευτικό".

Το σύμβολο "Σχέδιο" είναι το πιο κοινό. Αλλά, το Microsoft Word σας δίνει πολλά άλλα υδατογραφήματα για να διαλέξετε.

1. Παω σε Σχέδιο > Ιστορικό σελίδας και επιλέξτε Αφανής σφραγίδα χάρτου. Το κουμπί "Υδατογράφημα" θα ενεργοποιηθεί μόνο στην προβολή "Εκτύπωση".

2. Μπορείτε να επιλέξετε μια εικόνα ή ένα υδατογράφημα κειμένου από τη συλλογή. Διατίθενται και οριζόντιες και διαγώνιες εκδόσεις. Το παράθυρο διαλόγου παρέχει όλες τις επιλογές προσαρμογής για την τελική εμφάνιση του υδατογραφήματος. Δοκιμάστε διαφορετικές γραμματοσειρές, διατάξεις, μεγέθη και χρώματα.

3. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε το δικό σας κείμενο στο πεδίο Κείμενο για να δημιουργήσετε το προσαρμοσμένο υδατόσημο.

4. Επιλέγω Εντάξει για να εφαρμόσετε το υδατογράφημα στο έγγραφό σας. Το Word εφαρμόζει αυτόματα το υδατογράφημα σε κάθε σελίδα εκτός από τη σελίδα τίτλου.

3. Δημιουργία εγγράφων "Μόνο για ανάγνωση"

Μια επαγγελματική αναφορά από τη φύση της δεν θα πρέπει να εκδίδεται από τους αναγνώστες της. Η μετατροπή του εγγράφου σε ένα PDF είναι ένας τρόπος. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε μερικούς ακόμη περιορισμούς στο Microsoft Word και να αποτρέψετε τυχαία τροποποίηση ή παράλειψη οποιουδήποτε είδους.

Υπάρχουν τρεις τρόποι για την προστασία ενός εγγράφου.

Πρώτα - Κάντε το έγγραφό σας "μόνο για ανάγνωση".

Αυτό εξασφαλίζει ότι το έγγραφό σας μπορεί να διαβαστεί ή να αντιγραφεί μόνο. Δεν εμποδίζει κανέναν να αντιγράψει το αρχείο και να κάνει αλλαγές στο αντίγραφο.

1. μεταβείτε στο Αρχείο καρτέλα> Πληροφορίες > Προστατέψτε το έγγραφο > Σημειώστε ως τελικό.

2. Όταν οι αναγνώστες ανοίγουν ένα έγγραφο, μια γραμμή στην κορυφή θα παρακινήσει τους αναγνώστες να αντιμετωπίσουν αυτό το έγγραφο ως μόνο για ανάγνωση. Ωστόσο, μπορούν να κάνουν κλικ στο "Επεξεργασία Τέλος" για να ανοίξουν το έγγραφο στη λειτουργία Επεξεργασία.

Δεύτερον - Κωδικός πρόσβασης Προστατέψτε το έγγραφό σας.

Προστατέψτε το έγγραφό σας από ανεπιθύμητες επεξεργασίες με φράγμα κωδικού πρόσβασης.

1. Υπό Προστατέψτε το έγγραφο, επιλέξτε Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης. Πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης και πατήστε Εντάξει.

2. Στο Επιβεβαίωση Κωδικού, πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK Εντάξει. Το έγγραφο θα ανοίξει με τον αναγνώστη να σας ζητηθεί κωδικός πρόσβασης.

Η Microsoft χρησιμοποιεί το AES (Advanced Encryption Standard), μήκος κλειδιού 128 bit, SHA1 (αλγόριθμος κρυπτογραφικού κατακερματισμού ο οποίος δημιουργεί ένα σχεδόν μοναδικό κλειδί 160-bit για να αντικαταστήσει το απλό κείμενο) και CBC (chain blocking chaining) για να δώσει έναν χάκερ ένα καλά άξιζε πονοκέφαλο.

Τρίτον - Περιορισμός επεξεργασίας.

Αυτή η λειτουργία ελέγχου σας βοηθάει ως συντάκτης να αποφασίσει ποια μέρη του εγγράφου μπορούν να επεξεργαστούν και τα οποία θα κλειδωθούν. Σκεφτείτε το ως το bouncer που αφήνει τα VIPs μέσα, αλλά αλλιώς μπαίνει η πόρτα για το κοινό folk.

1. Παω σε Ανασκόπηση > Περιορίστε την επεξεργασία.

2. Υπό Επεξεργασία περιορισμών, ελέγξτε Επιτρέψτε μόνο αυτό τον τύπο επεξεργασίας στο έγγραφο, και βεβαιωθείτε ότι η λίστα λέει Δεν υπάρχουν αλλαγές (μόνο για ανάγνωση).

Δεν υπάρχουν αλλαγές (μόνο για ανάγνωση) είναι ο προεπιλεγμένος τύπος περιορισμού. Για διαφορετικό επίπεδο περιορισμού για το έγγραφο, κάντε κλικ στο μενού και επιλέξτε από τις Παρακολούθηση αλλαγών, Σχόλια ή Πλήρωση σε φόρμες.

3. Για να απελευθερώσετε ορισμένα τμήματα από τον αποκλεισμό επεξεργασίας, επιλέξτε τις ενότητες για επεξεργασία χωρίς περιορισμούς. Για να επιλέξετε περισσότερες από μία περιοχές, κάντε κλικ στην επιλογή CTRL ενώ επιλέγετε την περιοχή χρησιμοποιώντας το ποντίκι.

4. Μπορείτε να ελέγξετε Ολοι στην περιοχή Εξαιρέσεις (προαιρετικά) στον πίνακα "Περιορισμός επεξεργασίας". Ή, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότεροι χρήστες... και επιτρέπουν σε συγκεκριμένους χρήστες να τροποποιήσουν τις ενότητες. Οι επιτρεπόμενες περιοχές θα σημειωθούν με αγκύλες.

5. Κάντε κλικ Ναι, ξεκινήστε την εφαρμογή της προστασίας.

Τώρα, πληκτρολογήστε έναν μοναδικό κωδικό πρόσβασης στο πλαίσιο που ανοίγει. Θα πρέπει να το πληκτρολογήσετε ξανά για να το επιβεβαιώσετε.

Ο κωδικός πρόσβασης είναι προαιρετικός. Αλλά εξασφαλίζει ότι κανείς δεν μπορεί απλώς να κάνει κλικ Διακοπή Προστασίας και να επεξεργαστείτε το έγγραφο. Αν είστε ακόμα παρανοϊκοί, προχωρήστε και κρυπτογράφηση του εγγράφου του Microsoft Word Πώς να προστατεύσετε τον κωδικό πρόσβασης και να κρυπτογραφήσετε τα αρχεία του Microsoft OfficeΘα σας πειράξει αν κάποιος έβγαλε τα notebook σας από το OneNote ή είχε πρόσβαση στα έγγραφα του Word; Αν η απάντησή σας είναι ναι, ας δούμε πώς να προστατεύετε τα αρχεία του Office. Διαβάστε περισσότερα όπως κάναμε στη δεύτερη διαδικασία παραπάνω.

4. Εκτυπώστε την αναφορά σας σε PDF

Το Portable Document Format διαθέτει πολλά πλεονεκτήματα. Εξίσου σημαντική είναι η συμβατότητα μεταξύ των πλατφορμών σε όλους τους υπολογιστές. Το έγγραφό σας είναι έτοιμο και τώρα πρέπει να το μοιραστείτε ή να το στείλετε προς εκτύπωση. Πολλές επαγγελματικές εκθέσεις - για παράδειγμα, ένα νομικό έγγραφο - πρέπει να διατηρήσουν τη μορφή όπως προβλέπεται.

Αποθηκεύστε ή μετατρέψτε ένα αντίγραφο σε PDF. Το Microsoft Word 2016 δεν χρειάζεται πρόσθετα τρίτων.

Παω σε Αρχείο > Εξαγωγή > Δημιουργία PDF / XPS.

Να θυμάστε ότι το έγγραφό σας του Word μπορεί να περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες που δεν θέλετε να συμπεριληφθούν στο PDF. Καταργήστε την πριν δημοσιεύσετε στο PDF. Στο Δημοσιεύστε ως PDF ή XPS παράθυρο, επιλέξτε Επιλογές. Στη συνέχεια, επιλέξτε Εγγραφο και σαφής Ιδιότητες εγγράφου. Ορίστε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές θέλετε και επιλέξτε Εντάξει.

Κάντε αναζήτηση στο σημείο όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και κάντε κλικ στο Δημοσιεύω.

Το επόμενο βήμα…

Βρίσκεστε κοντά στη γραμμή τερματισμού. Η αναφορά είναι έτοιμη να παραδοθεί στους αναγνώστες σας. Αλλά υπάρχει μια τελευταία δουλειά.

Γυρίστε τις σελίδες και βεβαιωθείτε (ξανά) ότι η αναφορά σας είναι φιλική προς τον αναγνώστη. Προσεγγίστε το με το μάτι του αναγνώστη. Έχετε οργανώσει τις σκέψεις σας και γράφετε πειστικά; Η ροή των πληροφοριών είναι καλή με τα διαγράμματα και τις εικόνες; Μπορούν να περάσουν και να βρουν γρήγορα τις πληροφορίες; Είναι το κείμενο αναγνώσιμο; Χρησιμοποιήστε τη βαθμολογία αναγνωσιμότητας για να μετρήσετε το επίπεδο αναγνωσιμότητας των εγγράφων σας ως τελικό βήμα.

Μπορεί επίσης να έχετε παρατηρήσει ότι δεν καλύψαμε κάποιες πτυχές του Microsoft Word. Για παράδειγμα, Πίνακες Microsoft Word 8 Συμβουλές μορφοποίησης για τέλειους πίνακες στο Microsoft WordΟι πίνακες του Microsoft Word είναι βασικά εργαλεία μορφοποίησης. Μάθετε πώς να φτιάξετε ένα τραπέζι και να το διαμορφώσετε τέλεια με αυτές τις απλές συμβουλές. Διαβάστε περισσότερα είναι ένα σημαντικό εργαλείο για την εμφάνιση δεδομένων. Ή, το δύναμη των λιστών Πώς να διαμορφώσετε και να διαχειριστείτε τις λίστες στο Microsoft WordΑνεξάρτητα από τον αριθμό των λιστών με αρίθμηση ή αριθμημένες λίστες που έχετε δημιουργήσει με το Microsoft Word στη ζωή σας μέχρι στιγμής, υποθέτω ότι θα μάθετε κάτι νέο από αυτόν τον οδηγό! Ή μήπως χάσαμε κάτι; Διαβάστε περισσότερα στη διαχείριση πληροφοριών.

Το Microsoft Word είναι παλαιότερο από ένα τέταρτο του ενός αιώνα και είναι γεμάτο με μικρά χαρακτηριστικά. Στο MakeUseOf, καλύψαμε κάθε γωνιά και κολόνα αυτού του θηρίου. Έτσι, χρησιμοποιήστε τους πόρους μας για να μάθετε περισσότερα για αυτό το λογισμικό δωρεάν. Καθε νέα δυνατότητα του Microsoft Word 10 κρυμμένες λειτουργίες του Microsoft Word που θα κάνουν τη ζωή σας πιο εύκοληΤο Microsoft Word δεν θα είναι το εργαλείο χωρίς τα παραγωγικά χαρακτηριστικά του. Εδώ είναι πολλά χαρακτηριστικά που μπορούν να σας βοηθήσουν κάθε μέρα. Διαβάστε περισσότερα μάθει θα κάνει τη ζωή σας πιο εύκολη.

Κάντε την αναφορά σας λάμψη

Όπως είπε ο συντάκτης Nathaniel Hawthorne,

Η εύκολη ανάγνωση είναι σκληρή σκληρή γραφή

Δεν είναι αυτό αλήθεια και για την επαγγελματική γραφή; Σε τελική ανάλυση, εάν δοθεί μια επιλογή, κανείς δεν μπορεί να θέλει να το διαβάσει. Η σύνταξη μιας επιχειρηματικής έκθεσης και η χρήση της για την επικοινωνία είναι δύο διαφορετικά πράγματα. Το Microsoft Word είναι απλά ένα εργαλείο - είναι δική σας δουλειά να εμπλακείτε.

Για μερικές εναλλακτικές λύσεις, ελέγξτε έξω οι καλύτεροι επεξεργαστές κειμένου online Οι 8 καλύτεροι δωρεάν επεξεργαστές κειμένου στο διαδίκτυοΟι επεξεργαστές κειμένου online διατίθενται σε όλα τα σχήματα και μεγέθη. Χρησιμοποιήστε αυτές τις επιλογές επιλογής για να επιλέξετε το εργαλείο γραφής που είναι κατάλληλο για εσάς. Διαβάστε περισσότερα . Και για περισσότερη βοήθεια με το επαγγελματικό γράψιμο, ρίξτε μια ματιά πώς να ζητήσετε συγνώμη σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να το εννοείτε Η Τέχνη της Απολογίας: Πώς να πω Λυπούμαστε με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (και αυτό σημαίνει)Η σωστή απολογία δεν είναι εύκολη. Εδώ μπορείτε να ζητήσετε συγγνώμη από επαγγελματίες σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μπορείτε να κάνετε σωστά τα λάθη σας. Διαβάστε περισσότερα .

Ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές για τη σύνταξη επαγγελματικών εκθέσεων επιχειρήσεων; Πείτε μας στα σχόλια.