Βασικές συμβουλές για διαδικτυακή διάσκεψη βίντεο

Μια διαδικτυακή διάσκεψη βίντεο ακούγεται εύκολο. Ενεργοποιείτε το φορητό υπολογιστή σας και κάνετε κλικ στην εφαρμογή εικονικής σύσκεψης για να ξεκινήσετε την κάμερα web. Αλλά αυτή η απομακρυσμένη απόσταση και η ευκολία της τεχνολογίας να συνδέουμε όλους μας μπορεί να σας κάνει να αγνοείτε τις μικρές δόσεις και δεν χρειάζεται να συναντήσετε τους συναδέλφους σας στην οθόνη.

Μπορεί να παλέψετε με την τεχνολογία ή την ατμόσφαιρα του σπιτιού σας. Έτσι, η προετοιμασία για τη συνάντηση είναι εξίσου σημαντική. Στη συνέχεια, μόλις βρεθείτε στη συνάντηση, ο τρόπος σας θα είναι το κλειδί για να αυξήσετε την παρουσία σας.

Στην ουσία, οι διαδικτυακές διασκέψεις βίντεο αποτελούν μέρος της ζωής μας τώρα. Μισώ τους ή τους αρέσει, πρέπει να τους αντιμετωπίσεις. Γιατί να μην χρησιμοποιήσετε το φύλλο εξαπάτησης παρακάτω για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτές τις συναντήσεις βίντεο;

ΔΩΡΕΑΝ ΛΗΨΗ: Αυτό το cheat sheet είναι διαθέσιμο ως PDF με δυνατότητα λήψης από τον συνεργάτη διανομής μας, TradePub. Θα πρέπει να συμπληρώσετε μια σύντομη φόρμα για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν μόνο για πρώτη φορά. Κατεβάστε

Βασικά στοιχεία διαδικτυακής διάσκεψης.

Βασικά στοιχεία διαδικτυακής διάσκεψης

Παρασκευή
Προσέξτε τον Κωδικό Ενδυμάτων	Αντιμετωπίστε μια διαδικτυακή συνάντηση σαν μια προσωπική συνάντηση και ακολουθήστε τα πρότυπα στο χώρο εργασίας.
Φροντίστε την περιποίηση σας πριν καθίσετε για τη συνάντηση.
Προβάλετε ένα επαγγελματικό πρόσωπο καθώς προσθέτει μια αίσθηση κανονικότητας σε μια απομακρυσμένη συνομιλία.
Αποφύγετε να αποσπάτε τα χρώματα που είναι πολύ φωτεινά ή πολύ σκοτεινά. Μπορεί να πετάξει μερικές κάμερες που προσαρμόζουν αυτόματα την έκθεση και τη φωτεινότητα.
Αντιμετωπίστε την κάμερα με καλή στάση.
Ρυθμίστε τον εξοπλισμό σας	Επιλέξτε μια άνετη καρέκλα για να καθίσετε.
Χρησιμοποιήστε μια οθόνη που σας επιτρέπει να βλέπετε εύκολα διαφάνειες και υπολογιστικά φύλλα. (Η οθόνη smartphone είναι καλή για μια απλή συνάντηση αλλά όχι για την προβολή δεδομένων.)
Επενδύστε σε ένα καλό ακουστικό ακύρωσης θορύβου.
Εξοικειωθείτε με το λογισμικό συνομιλίας που πρέπει να χρησιμοποιήσετε. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στις ρυθμίσεις που μπορεί να χρειαστείτε κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Αποφύγετε τον οπίσθιο φωτισμό, καθώς μπορεί να κρύψει το πρόσωπό σας. Το φυσικό φως ή τα γενικά φωτιστικά είναι ιδανικά.
Τίποτα δεν είναι τόσο σημαντικό όσο καλό εύρος ζώνης. Οτιδήποτε λιγότερο από 20MBPS μπορεί να κάνει pixel στο βίντεό σας.
Εάν η συνάντηση είναι κρίσιμη, διατηρήστε μια εναλλακτική σύνδεση έτοιμη. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα ανεξάρτητο hotspot WiFi.
Κλείστε τις περιττές εφαρμογές στο παρασκήνιο και σταματήστε ταυτόχρονα προγράμματα ροής στο πρόγραμμα περιήγησής σας.
Τοποθετήστε την κάμερα σας στο επίπεδο των ματιών, έτσι ώστε να μπορείτε να κάνετε οπτική επαφή με άλλους στην ομάδα σας.
Γίνετε η δική σας τεχνική υποστήριξη ή δοκιμάστε τον εξοπλισμό σας με έναν συνάδελφο λίγα λεπτά πριν από την πραγματική συνάντηση.
Ενεργοποιήστε την κάμερα web και κάντε προεπισκόπηση του πλαισίου και του εφέ φωτισμού σε εσωτερικούς χώρους. Περισσότερο φως είναι καλύτερο.
Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.
Εάν σκοπεύετε να μοιραστείτε την οθόνη σας, φροντίστε να διατηρήσετε τα προσωπικά σας δεδομένα.
Ανακατέψτε το περιβάλλον σας	Σίγαση του κινητού σας τηλεφώνου για αποφυγή διακοπών.
Καθαρίστε το δωμάτιο και το γραφείο σας.
Σαρώστε το φόντο σας και βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει τίποτα ακατάλληλο.
Επιλέξτε ένα εικονικό φόντο σε εφαρμογές όπως το Microsoft Teams και το Zoom για απόκρυψη ακατάστατων φόντων.
Έχετε νερό και τσάι / καφέ πρακτικό.
Επιλέξτε έναν απομονωμένο χώρο, κατά προτίμηση με μια πόρτα, ώστε να μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση χωρίς περισπασμούς.
Ενημερώστε εκ των προτέρων την οικογένειά σας σχετικά με το πρόγραμμα συνάντησης.
Βεβαιωθείτε ότι τα παιδιά σας θα παραμείνουν απασχολημένα κατά τη διάρκεια της συνάντησής σας.
Κρατήστε τα κατοικίδια σας μακριά από το χώρο της συνάντησής σας.
Διαχειριστείτε τον χρόνο σας	Προγραμματίστε online συναντήσεις πολύ νωρίτερα.
Να είστε πάντα στην ώρα σας. Βοηθά να είστε συνδεδεμένοι λίγα λεπτά πριν από την έναρξη της συνάντησης.
Εάν δεν μπορείτε να παρευρεθείτε στη συνάντηση ή θα αργήσετε για αυτήν, ενημερώστε το άτομο που ηγείται της συνάντησης εκ των προτέρων.
Ενεργοποιήστε ή ενεργοποιήστε τον εξοπλισμό διάσκεψης εκ των προτέρων για να αποφύγετε δυσλειτουργίες της τελευταίας στιγμής.
Αποφύγετε να συμμετέχετε σε μια ηλεκτρονική συνάντηση κατά την οδήγηση. Δεν είναι ούτε ασφαλής ούτε αποτελεσματική χρήση του χρόνου συνάντησης.
Θεωρήστε μια ηχητική συνάντηση ως έσχατη λύση.
Οργανώστε τις σκέψεις σας	Εάν ηγείτε τη συνάντηση, ορίστε μια ημερήσια διάταξη με ώρες έναρξης και λήξης.
Διατηρήστε όλα τα δεδομένα σας δίπλα σας ή σε έναν προσβάσιμο φάκελο στον υπολογιστή σας.
Σημειώστε σελιδοδείκτη οτιδήποτε σχετίζεται με τη συνάντηση.
Αποσυμπιέστε την επιφάνεια εργασίας σας για να διατηρήσετε τις σωστές πληροφορίες προσβάσιμες με μια ματιά.
Καταγράψτε τα ερωτήματά σας, ώστε να μπορείτε να τα εισαγάγετε την κατάλληλη στιγμή.
Μοιραστείτε περιεχόμενο και αρχεία πριν από τη συνάντηση για να βεβαιωθείτε ότι όλοι οι συμμετέχοντες είναι προετοιμασμένοι για τη συζήτηση.
Συμμετοχή
Πρόσεχε τους τρόπους σου	Γνωρίστε τον εαυτό σας όταν όλα τα μέλη της ομάδας δεν είναι εξοικειωμένα μεταξύ τους.
Χρησιμοποιείτε πάντα βίντεο γιατί οι εκφράσεις του προσώπου μεταφέρουν τις σκέψεις σας ελλείψει άλλων χειρονομιών.
Χρησιμοποιήστε οπτικές ενδείξεις (όπως μια υπερυψωμένη παλάμη) για να επισημάνετε ότι θέλετε να μιλήσετε.
Συμμετέχετε μιλώντας καθαρά στο μικρόφωνο. Το να μένεις σιωπηλός ή να απενεργοποιήσεις την κάμερα σου είναι σαν να είσαι πλήρης καρέκλα σε μια πραγματική συνάντηση.
Σίγαση του μικροφώνου σας όταν δεν μιλάτε καθώς μπορεί να προκαλέσει πολύ θόρυβο στο παρασκήνιο.
Εάν πρέπει να μετακινηθείτε στη μέση μιας συνάντησης για προσωπικές εργασίες, απενεργοποιήστε το βίντεό σας για να αποφύγετε την απόσπαση της προσοχής.
Περιμένετε μέχρι να τελειώσει η ομιλία του άλλου ατόμου, καθώς ο χρόνος στο διαδίκτυο μπορεί συχνά να κάνει τα μέλη της ομάδας να μιλούν μεταξύ τους.
Μείνετε παρόντες	Αποφύγετε την εκτέλεση πολλαπλών εργασιών ή την απομάκρυνση από το Facebook ή το Twitter όταν βρίσκεστε σε μια συνάντηση.
Μην τρώτε κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Το να πίνετε νερό ή ένα ποτό όπως τσάι ή καφέ είναι εντάξει.
Για να κάνετε οπτική επαφή με έναν συμμετέχοντα σε μια σύσκεψη, κοιτάξτε την κάμερα και όχι το πρόσωπο ή το φόντο του ατόμου.
Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα συνομιλίας κειμένου, εάν διατίθεται ως υποστήριξη για ερωτήματα και για σύνδεση με σχετικά έγγραφα.
Πείτε αντίο με ένα χαμόγελο στο τέλος της συνάντησης. Μια απλή συνομιλία για θέματα εκτός εργασίας βοηθά επίσης να ολοκληρώσετε τις συναντήσεις σε μια χαρούμενη νότα.
Εάν ηγείτε τη συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι έχετε αποσυνδεθεί τελευταία.

Οι διαδικτυακές συναντήσεις βίντεο είναι εδώ για να μείνετε

Φυσικά, δεν αφορά μόνο την τεχνολογία. Ορισμένες απλές κοινωνικές γιορτές μπορούν να ενισχύσουν την παρουσία σας σε οποιαδήποτε διαδικτυακή συνάντηση. Σε τελική ανάλυση, οι βιντεοδιασκέψεις είναι περισσότερο «στο πρόσωπό σας» καθώς όλοι είναι ορατοί στην οθόνη. Το βίντεο βοηθά, αλλά το μικρό πλαίσιο δεν είναι αρκετό για να δείξει τη γλώσσα του σώματος ή τα συναισθήματά σας καθώς συνομιλείτε με την ομάδα σας.

Γι 'αυτό όλες οι παραπάνω αποχρώσεις είναι κρίσιμες ανεξάρτητα από το διαδικτυακό εργαλείο συνάντησης που επιλέγετε να συνεργαστείτε με την ομάδα σας Τα 6 καλύτερα δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία συνάντησης για συνεργασία με την ομάδα σαςΑκολουθούν μερικά υπέροχα δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία συσκέψεων που σας επιτρέπουν να συνεργάζεστε και να συνομιλείτε με τους συναδέλφους σας, όπου κι αν βρίσκονται. Διαβάστε περισσότερα . Με λίγα λόγια, για να αποκτήσετε σωστά την εθιμοτυπία της διαδικτυακής συνάντησης βίντεο, μην κάνετε κάτι που δεν θα κάνατε σε μια πραγματική συνάντηση.

Πιστωτική εικόνα:Οπτικά επί Απεμπλοκή