Τρόπος προτεραιότητας εργασιών με το σύστημα παραγωγικότητας Eisenhower Matrix

Διαφήμιση

Οι εφαρμογές λίστας υποχρεώσεων είναι όλη η οργή αυτές τις μέρες. Η επιστήμη το έχει αποδείξει αυτό Οι λίστες ενθαρρύνουν πραγματικά την παραγωγικότητακαι μπορείτε να ενισχύσετε περαιτέρω την παραγωγικότητα χρησιμοποιώντας κόλπα όπως δημοσίευση της λίστας υποχρεώσεων. Μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν ακόμη και τους εισερχόμενα email ως λίστες υποχρεώσεων.

Τι γίνεται όμως αν έχετε δοκιμάσει όλα αυτά και κανένα από αυτά δεν λειτουργεί;

Τυχερός για σένα, εναλλακτικές μεθόδους παραγωγικότητας 5 νέες τεχνικές παραγωγικότητας που πιθανώς δεν έχετε ακούσειΕάν εξακολουθείτε να αναζητάτε τον καλύτερο τρόπο για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας, δοκιμάστε μία από αυτές τις καλύτερες εναλλακτικές λύσεις για το Pomodoro και το GTD. Θυμηθείτε να σταματήσετε να ψάχνετε μόλις βρείτε μια "αρκετά καλή" λύση. Διαβάστε περισσότερα υπάρχει. Και αν διαπιστώσετε ότι οι τακτικές λίστες υποχρεώσεων είναι πολύ ενοχλητικές ή υπερβολικά συντριπτικές, προτείνουμε να δοκιμάσετε μια παλιά αλλά αποτελεσματική τεχνική που ονομάζεται Eisenhower Matrix.

Τι είναι το Eisenhower Matrix;

Το Eisenhower Matrix είναι ένα πλέγμα κουτιών 2 × 2. Η επάνω σειρά είναι για εργασίες που είναι "Σημαντικές", ενώ η κάτω σειρά είναι για εργασίες που δεν είναι "Σημαντικές". Την ίδια στιγμή, η αριστερή στήλη είναι για εργασίες που είναι "Επείγουσες", ενώ η δεξιά σειρά είναι για εργασίες που δεν είναι "Επείγουσες". Εδώ είναι αυτό που φαίνεται σαν:

Για τους περισσότερους ανθρώπους, οι όροι Σημαντικό και Επείγον είναι συνώνυμοι, οπότε ας αφιερώσουμε λίγο χρόνο για να καθορίσουμε τη διαφορά μεταξύ τους:

• Σπουδαίος - Εργασίες που συμβάλλουν στους μακροπρόθεσμους στόχους και τις αξίες σας, είτε προσωπικές, επαγγελματικές κ.λπ. Η σημασία έχει να κάνει συνάφεια. Ένας τρόπος να αποφασίσετε αν μια εργασία είναι σημαντική είναι να αναρωτηθείτε: «Μπορώ να επιτύχω τους στόχους μου και να παραμείνω πιστός στις αξίες μου εάν παραλείψω αυτήν την εργασία;»
• Επείγων - Εργασίες που πρέπει να αντιμετωπιστούν μέχρι το τέλος της ημέρας. Εάν το πρόγραμμά σας έχει περισσότερο περιθώριο, μπορείτε να προτιμήσετε έως το τέλος της εβδομάδας. Σε κάθε περίπτωση, ο επείγων χαρακτήρας έχει να κάνει χρόνος. Ένας τρόπος να αποφασίσετε εάν μια εργασία είναι επείγουσα είναι να αναρωτηθείτε: "Πότε είναι η προθεσμία για αυτήν την εργασία;"

Προτού μπορέσετε να αποφασίσετε εάν μια εργασία είναι σημαντική ή όχι, πρέπει να γνωρίζετε τους στόχους και τις αξίες σας. Για πολλούς, η εξέλιξη της σταδιοδρομίας είναι ένας μακροπρόθεσμος στόχος, οπότε οι εργασίες που σχετίζονται άμεσα με αυτό είναι σημαντικές. Ή αν εκτιμάτε περισσότερο την οικογένεια, τότε το σπίτι σας εγκαίρως μπορεί να είναι σημαντικό.

Αλλά πώς μπορεί μια εργασία να είναι επείγουσα αλλά όχι σημαντική; Θυμηθείτε ότι είναι επείγον μόνο ΘΕΜΑ ΧΡΟΝΟΥ. Σκεφτείτε την προθεσμία. Ας υποθέσουμε ότι είναι η Διεθνής Ημέρα του Καφέ και η τοπική καφετέρια σας προσφέρει δωρεάν καφέδες. Εάν δεν το εκμεταλλευτείτε σήμερα, η ευκαιρία χάνεται - αλλά ο δωρεάν καφές δεν έχει σχέση με τους μακροπρόθεσμους στόχους ή τις αξίες σας. Είναι επείγον, αλλά όχι σημαντικό.

Χρησιμοποιώντας αυτούς τους ορισμούς, γίνεται πιο εύκολο να περιγράψετε τα είδη εργασιών που ανήκουν σε καθένα από τα τέσσερα πλαίσια. Μπορούμε ακόμη και να σκεφτούμε τη μήτρα με αυτόν τον τρόπο:

Γιατί να χρησιμοποιήσετε το Eisenhower Matrix;

Το Eisenhower Matrix είναι απλά ένας τρόπος δώστε προτεραιότητα στις εργασίες σας.

Οι λίστες υποχρεώσεων είναι εξαιρετικές στην παρακολούθηση τι πρέπει να κάνετε, αλλά δεν είναι πάντα εύκολο να προσδιοριστεί οι οποίες οι εργασίες έχουν υψηλότερη προτεραιότητα. Προσωπικά δεν έχω χρησιμοποιήσει ποτέ τη λειτουργία "Προτεραιότητα" σε καμία εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων, γιατί καταλήγω πάντα να επισημαίνω τα πάντα ως "Υψηλή προτεραιότητα" - και όταν όλα έχουν υψηλή προτεραιότητα, τίποτα δεν είναι.

Επιπλέον, όταν κοιτάζετε μια λίστα υποχρεώσεων και βλέπετε 30 συσσωρευμένες εργασίες, πώς αποφασίζετε ποια εργασία πρέπει να αντιμετωπίσετε; «Ξεκινήστε με το ευκολότερο», λένε ορισμένοι. «Όχι, ξεκινήστε με το πιο δύσκολο», λένε άλλοι. Αλλά τι είναι εύκολο και τι είναι δύσκολο; Δεν είναι ποτέ μαύρο και άσπρο. Συχνά, έχω χάσει 10, 15 ή ακόμη και 30 λεπτά προσπαθώντας να επιλέξω τη δουλειά μου!

Γι 'αυτό το Eisenhower Matrix λάμπει. Σε αντίθεση με μια λίστα υποχρεώσεων, η μήτρα είναι αυτο-προτεραιότητα. Σας λέει οι οποίες επόμενη εργασία. Μειώνει το γνωστικό φορτίο γιατί μόνο τα κουτιά Τώρα και Αργότερα έχουν σημασία. Και αν έχετε ποτέ μειωθεί, σας βοηθά να δείτε ποιες εργασίες μπορείτε να παραλείψετε.

Επιπλέον, η μήτρα έχει δύο άλλα δευτερεύοντα οφέλη. Πρώτον, σας αναγκάζει να είστε πιο προσεκτικοί για κάθε εργασία. Αντί να ρίχνετε τα πάντα σε έναν μεγάλο ακατάστατο σωρό εκκρεμών εργασιών, αποφασίζετε ενεργά αν οι εργασίες αξίζουν τον χρόνο σας μπροστά, διατηρώντας τη λίστα με τις πραγματικές υποχρεώσεις σας. Δεύτερον, σας θυμίζει συνεχώς τους στόχους και τις αξίες σας.

Το μόνο πρόβλημα είναι ότι το Eisenhower Matrix μπορεί να είναι λίγο δύσκολο στην αρχή. Συγκεκριμένα, οι νέοι χρήστες τείνουν να παραβιάζονται από τα πλαίσια Delegate και Trivial. Εκεί είναι μια καμπύλη μάθησης, οπότε ας δούμε ένα πρακτικό παράδειγμα για το πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα, να οργανώσετε εργασίες και να ολοκληρώσετε μια μέρα.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το Eisenhower Matrix

Ακόμα κι αν το Eisenhower Matrix είναι εννοιολογικά ένα τετράγωνο τεσσάρων κουτιών, μπορείτε πρακτικά να το προσεγγίσετε ως τέσσερις ξεχωριστές λίστες υποχρεώσεων: μια λίστα τώρα, μια λίστα εκπροσώπων, μια λίστα αργότερα και μια λίστα ασήμαντων. Οι δύο επείγουσες λίστες έρχονται πριν από τις μη επείγουσες λίστες.

Θεωρώ ότι το Trello είναι υπέροχο για αυτό. Δημιουργήστε έναν πίνακα για κάθε σφαίρα της ζωής σας (π.χ. προσωπικός, επαγγελματικός, εκκλησία, χόμπι) και δημιουργήστε αυτές τις τέσσερις λίστες σε καθένα από τα διοικητικά συμβούλια. Ή εάν δεν έχετε πολλά πράγματα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα για όλες τις εργασίες. Από σένα εξαρτάται. Δεν σας αρέσει το Trello; Σκεφτείτε αυτά τα εναλλακτικά εργαλεία Kanban Αντίο, Τρέλλο! 5 Εναλλακτικά Δωρεάν Εργαλεία Πίνακας KanbanΤο Trello είναι μια απίστευτη εφαρμογή για τη διαχείριση έργων και την οργάνωση των εργασιών σας. Υπάρχουν όμως και άλλες εφαρμογές kanban που θα μπορούσαν να είναι ιδανικές για τις εργασίες σας. Ας μιλήσουμε για τις καλύτερες εναλλακτικές λύσεις του Trello. Διαβάστε περισσότερα .

Μόλις οι λίστες σας είναι έτοιμες, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε εργασίες:

Ας υποθέσουμε ότι είστε ένας παραδοσιακός υπάλληλος γραφείου που θέλει να χρησιμοποιήσει το Eisenhower Matrix για να γίνει πιο παραγωγικός στη δουλειά. Αυτό θα είναι το σενάριο που οδηγεί το υπόλοιπο αυτού του παραδείγματος, αλλά θα πρέπει να είναι εύκολο να εφαρμόσετε αυτές τις έννοιες διαφορετικά.

Τι υπάρχει στο πιάτο σας σήμερα; Πρώτο πράγμα που έρχεται στο μυαλό: email. Ας δημιουργήσουμε μια εργασία για φτάνοντας στα εισερχόμενα μηδέν, το οποίο είναι επείγον (το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πρέπει να αδειάζεται καθημερινά) και είναι σημαντικό (μιλάμε εδώ για email που σχετίζονται με την εργασία):

Σήμερα τυχαίνει να είναι η Ημέρα του Pretzel στο γραφείο και λαχταράτε ένα δωρεάν κουλουράκι με τα έργα. Αυτό μπορεί να είναι επείγον, αλλά δεν είναι σημαντικό:

Το αφεντικό σας υπενθυμίζει ότι η αναφορά τεκμηρίωσης για το τελευταίο έργο της ομάδας σας λήγει στις 4 μ.μ., η οποία είναι επείγουσα και σημαντική:

Σας υπενθυμίζει επίσης ότι το αίτημα προϋπολογισμού της ομάδας σας για το επόμενο έργο σας οφείλεται στο τέλος της ημέρας την Παρασκευή. Αυτό είναι σημαντικό, αλλά όχι επείγον:

Ο διευθυντής γραφείου έρχεται σε εσάς και λέει ότι τα αναλώσιμα χαρτιού και μελανιού εξαντλούνται. Πρέπει να κάνετε μια παραγγελία το συντομότερο δυνατόν - αλλά αυτό δεν έχει καμία σχέση με τους στόχους ή τις αξίες της σταδιοδρομίας σας:

Είναι νωρίς το καλοκαίρι (σε ​​αυτό το σενάριο) και το γραφείο γίνεται πολύ λασπωμένο με την περίοδο της υγρής περιόδου. Η παραγωγικότητα όλων θα ανεβαίνει στα ύψη με έναν καλό αφυγραντήρα, για να μην αναφέρουμε όλα άλλα οφέλη από τη μείωση της υγρασίας 4 Οφέλη για την υγεία της παρακολούθησης της θερμοκρασίας και της υγρασίας στο σπίτιΓνωρίζατε ότι υπάρχουν οφέλη για την υγεία από τη χρήση έξυπνων οικιακών προϊόντων; Σωστά. Μία ή δύο έξυπνες αγορές θα μπορούσαν να βελτιώσουν δραστικά την ποιότητα ζωής σας στο σπίτι. Διαβάστε περισσότερα .

Κάνετε μια σημείωση για να το αναφέρετε, αλλά δεν είναι ούτε επείγον ούτε σημαντικό:

Συνεχίζεται. Οι συναντήσεις ολοκληρώνονται, ο προγραμματισμός πρέπει να γίνει, θυμάσαι πράγματα που θέλετε να κάνετε κ.λπ. Τελικά, η μήτρα σας (δηλαδή λίστες) θα γεμίσει και το καλύτερο μέρος είναι ότι είναι πολύ λιγότερο εκφοβιστικό από μια κύρια λίστα εργασιών:

Όποτε είστε ελεύθεροι για άλλη εργασία, απλώς ξεκινήστε από τα αριστερά και μετακινηθείτε προς τα δεξιά. Πρέπει να αντιμετωπίσετε τα πάντα στις λίστες Now and Delegate προτού αναφερθείτε στον εαυτό σας με τις μη επείγουσες λίστες.

Αν εσύ μπορώ delegate, αντιμετωπίστε πρώτα τη λίστα Delegate και εκφορτώστε όσες από αυτές τις εργασίες μπορείτε. Στη συνέχεια, μεταβείτε στη λίστα Τώρα. Μόλις περάσετε από τη λίστα Τώρα, θεωρήστε την ημέρα σας μια επιτυχία. Μπορείτε τώρα να ξεκινήσετε από τη λίστα "Αργότερα" ή να τελειώσετε την ημέρα νωρίς.

Αν εσύ κλίση εξουσιοδότηση, ξεκινήστε με τη λίστα Τώρα. Εάν περάσετε από τη λίστα Τώρα και έχετε περισσότερο χρόνο, έχετε την επιλογή: μεταχειριστείτε τη λίστα Εκπροσώπων ως λίστα Τώρα, ξεκινήστε στη λίστα Αργότερα ή τερματίστε νωρίς την ημέρα. Στην πράξη, πιθανότατα θα θέλατε να εναλλάσσετε μεταξύ εργασιών Delegate και Later.

Στο τέλος της ημέρας, διαβάστε τη λίστα Αντιπροσώπων και απορρίψτε όλες τις εργασίες των οποίων οι προθεσμίες έχουν παρέλθει. Κρατήστε αυτά που μπορείτε ακόμα να κάνετε. Αποθηκεύστε τα για αύριο.

Στην αρχή της επόμενης ημέρας, μεταβείτε στη λίστα "Αργότερα" και αποφασίστε ποιες εργασίες είναι τώρα επείγουσες. Μετακινήστε τα στη λίστα Τώρα. Κάντε το ίδιο για τη λίστα Trivial, εκτός από τη μετατόπιση αυτών των εργασιών στη λίστα Delegate. Προσθέστε τυχόν νέες εργασίες που εμφανίζονται κατά τη διάρκεια της ημέρας. Ξεπλύνετε και επαναλάβετε.

Όταν οι λίστες υποχρεώσεων δεν λειτουργούν για εσάς

Σημειώστε ότι μπορείτε να τροποποιήσετε το Eisenhower Matrix όπως θέλετε. Για παράδειγμα, αντί να το χρησιμοποιήσετε για να καθοδηγήσετε ολόκληρη την ημέρα σας, μπορείτε ταξινομήστε το email σας με το δικό του πίνακα Αυτή είναι η πιο αποφασιστική λύση ταξινόμησης email που θα χρειαστείτε ποτέΜια απλή λύση ταξινόμησης θα διασφαλίσει ότι είστε πάντα στην κορυφή των μηνυμάτων email σας. Χρειάζεστε μόνο τέσσερις ετικέτες ή φακέλους για να διαχειριστείτε τα εισερχόμενά σας και να μειώσετε το άγχος των email σας. Διαβάστε περισσότερα . Η όλη έννοια του επείγοντος / της σημασίας μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμη σε όλα τα είδη περιπτώσεων πέραν της εργασίας και του email.

Πολλοί άνθρωποι έχουν βρει μεγάλη επιτυχία με το Eisenhower Matrix. Αλλά αν έχετε φτάσει σε αυτό το σημείο και δεν πιστεύετε ότι θα σας βοηθήσει, αυτό είναι εντάξει. Συνεχίστε να ψάχνετε τη μέθοδο που σας ταιριάζει. Όταν όλα λέγονται και γίνονται, η μόνη τεχνική παραγωγικότητας που έχει σημασία Το καλύτερο εργαλείο παραγωγικότητας είναι αυτό που πραγματικά χρησιμοποιείτεΣε έναν κόσμο που κυνηγά την παραγωγικότητα, κάθε νέα και λαμπερή εφαρμογή παραγωγικότητας υπόσχεται κάτι νέο. Αλλά χάνουμε κάτι όταν αλλάζουμε πολύ συχνά τις εφαρμογές παραγωγικότητας; Διαβάστε περισσότερα είναι αυτό που πραγματικά χρησιμοποιείτε.

Θεωρείτε χρήσιμο το Eisenhower Matrix; Εάν όχι, ποια τεχνική παραγωγικότητας χρησιμοποιείτε για να παραμείνετε οργανωμένοι και μπροστά; Μοιραστείτε μαζί μας στα παρακάτω σχόλια!

Πιστωτική εικόνα: Amy Bull μέσω του Shutterstock.com