8 Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Microsoft Office που πρέπει να προσαρμόσετε

Διαφήμιση

Το Microsoft Office έχει πολλές ρυθμίσεις, αλλά αυτό που εκχωρεί από προεπιλογή μπορεί να μην είναι η καλύτερη επιλογή για εσάς. Θα σας δείξουμε τις βασικές προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Office που πρέπει να προσαρμόσετε για να εξοικονομήσετε χρόνο και να είστε πιο αποτελεσματικοί.

Ορισμένες ρυθμίσεις είναι διαθέσιμες όλα τα προγράμματα του Office Microsoft Office Τι; Ένας οδηγός για το οικοσύστημα του Office SuiteΌλοι γνωρίζουν τι είναι το Microsoft Office, σωστά; Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote - απλό. Τι γίνεται με το Office Online, το Office Mobile, το Office 2016 και το Office 365; Η σουίτα του Office έχει γίνει πολύπλοκη. Θα το ξεκαθαρίσουμε για ... Διαβάστε περισσότερα , όπως η προσαρμογή των χαρακτηριστικών της κορδέλας, ενώ άλλες είναι αποκλειστικές. Θα εξετάσουμε ορισμένες καθολικές προεπιλογές και, στη συνέχεια, θα αντιμετωπίσουμε το Excel, το PowerPoint και το Word.

Εάν πιστεύετε ότι υπάρχει κάτι που μας λείπει από αυτήν τη λίστα, ενημερώστε μας στα παρακάτω σχόλια.

Παγκόσμιος

Ορισμένες επιλογές είναι διαθέσιμες σε όλα (ή στην πλειονότητα των) προγραμμάτων του Office.

1. Προσαρμόστε την Κορδέλα

Η κορδέλα είναι η γραμμή που εμφανίζεται στην κορυφή και περιέχει συντομεύσεις και εντολές για τις πιο κοινές εργασίες. Για να το προσαρμόσετε, μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Προσαρμογή κορδέλας. Στα αριστερά θα δείτε όλες τις διαθέσιμες εντολές, ενώ το δεξί δείχνει την τρέχουσα διαμόρφωσή σας.

Κάντε κλικ σε ένα στοιχείο στα αριστερά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Προσθήκη >> για να το μετακινήσετε προς τα δεξιά. Μπορείτε να κάνετε κλικ στα σύμβολα συν για να επεκτείνετε τις κατηγορίες και να λάβετε περαιτέρω προσαρμογή σχετικά με το τι περιλαμβάνεται.

Για πλήρεις πληροφορίες σχετικά με αυτήν τη διαδικασία, ελέγξτε το οδηγός για τη βελτιστοποίηση της κορδέλας του Office 2016 Πώς να βελτιστοποιήσετε το Office 2016 Ribbon ή το περιβάλλον εργασίας του μενούΑναζητάτε συχνά στοιχεία μενού στο Microsoft Office; Ήρθε η ώρα να αναδιατάξετε και να προσαρμόσετε το μενού Ribbon για τις προσωπικές σας ανάγκες. Θα εκπλαγείτε πόσο ευέλικτο και εύκολο είναι! Διαβάστε περισσότερα .

2. Αποθήκευση τοποθεσίας

Εάν συνήθως αποθηκεύετε τα αρχεία σας στην ίδια θέση, θα πρέπει να προσαρμόσετε την προεπιλεγμένη διαδρομή αρχείου. Για να το κάνετε αυτό, μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές> Αποθήκευση και αναζητήστε το Αποθήκευση εγγράφων Ενότητα.

Πρώτα, τσεκάρετε Αποθήκευση στον υπολογιστή από προεπιλογή. Στη συνέχεια, στις Προεπιλεγμένη τοποθεσία τοπικού αρχείου Κάντε κλικ Ξεφυλλίζω… και πλοηγηθείτε στο μονοπάτι που επιθυμείτε. Στη συνέχεια κάντε κλικ Εντάξει εις διπλούν.

Υπερτερώ

3. Αριθμός φύλλων εργασίας

Οι προηγούμενες εκδόσεις του Excel είχαν πάντα τρία κενά φύλλα εργασίας από προεπιλογή κατά τη δημιουργία ενός νέου υπολογιστικού φύλλου. Αυτό σχεδιάστηκε για να δείξει στους ανθρώπους ότι το χαρακτηριστικό του πολλαπλά φύλλα εργασίας 14 συμβουλές για εξοικονόμηση χρόνου στο Microsoft ExcelΕάν το Microsoft Excel έχει καταναλώσει πολύ χρόνο στο παρελθόν, ας σας δείξουμε πώς να το επαναφέρετε. Αυτές οι απλές συμβουλές είναι εύκολο να θυμηθούν. Διαβάστε περισσότερα υπήρχε. Το Three εξοφλήθηκε ως ένα ωραίο ποσό που δεν θα επιβάρυνε τον χρήστη για να διαγράψει τα ξένα φύλλα εργασίας εάν δεν τα χρειαζόταν.

Οι καιροί έχουν αλλάξει και η πλειονότητα των χρηστών του Excel γνωρίζουν καλά αυτήν τη δυνατότητα. Ως εκ τούτου, οι σύγχρονες εκδόσεις ανοίγουν μόνο με ένα φύλλο εργασίας από προεπιλογή. Η αλλαγή αυτού είναι εύκολη. Στο Excel, μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές. Στο Γενικός καρτέλα, κάτω Κατά τη δημιουργία νέων βιβλίων εργασίας, μπορείτε να εισαγάγετε μια τιμή στο Συμπεριλάβετε πολλά φύλλα.

Η καταχώρισή σας δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 255. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Εντάξει.

4. Αναδίπλωση του κειμένου

Εάν μια συμβολοσειρά υπερβαίνει το πλάτος ενός κελιού, τότε θα επεκταθεί σε εκείνα τα παρακείμενα. Αυτό μπορεί να ξεπεραστεί με αναδίπλωση του κειμένου Εξοικονόμηση χρόνου με λειτουργίες κειμένου στο ExcelΤο Excel μπορεί να κάνει μαγεία με αριθμούς και μπορεί να χειριστεί τους χαρακτήρες εξίσου καλά. Αυτό το εγχειρίδιο δείχνει τον τρόπο ανάλυσης, μετατροπής, αντικατάστασης και επεξεργασίας κειμένου σε υπολογιστικά φύλλα. Αυτά τα βασικά θα σας επιτρέψουν να εκτελέσετε σύνθετους μετασχηματισμούς. Διαβάστε περισσότερα έτσι ταιριάζει σε ένα μόνο κελί.

Για να ενεργοποιήσετε την αναδίπλωση κειμένου από προεπιλογή, φορτώστε πρώτα ένα νέο υπολογιστικό φύλλο και μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα στην κορδέλα και μέσα στο Στυλ ομάδα κάντε δεξί κλικ στο Normal. Κάντε κλικ Τροποποιώ… και μετά Μορφή… Μετάβαση στο Ευθυγραμμία καρτέλα, επιλέξτε Αναδίπλωση του κειμένουκαι κάντε κλικ στο Εντάξει εις διπλούν.

Αυτό άλλαξε τη ρύθμιση στο τρέχον υπολογιστικό φύλλο, αλλά τώρα χρειαζόμαστε να ισχύει αυτόματα και για όλα τα μελλοντικά. Μπορείτε να το κάνετε μέχρι χρησιμοποιώντας πρότυπα Ένα πρότυπο Excel για κάθε περίστασηΠεράστε την απότομη καμπύλη μάθησης και ταξινομήστε τη ζωή σας με τη δύναμη των προτύπων του Excel. Έχουμε συντάξει μια επιλογή προτύπων αυτόματης ενημέρωσης για παρακολούθηση προϋπολογισμών, διαχείριση έργων και πολλά άλλα. Διαβάστε περισσότερα .

Για αυτό πρέπει να γνωρίζουμε τον φάκελο εκκίνησης του Excel. Εάν δεν το γνωρίζετε, διατηρήστε το Excel ανοιχτό και πατήστε Alt + F11 για να ανοίξετε το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA. Στη συνέχεια πατήστε Ctrl + G, εισαγωγή ? εφαρμογή. StartupPath και πατήστε Εισαγω. Η διαδρομή του φακέλου θα εμφανιστεί κάτω από την εντολή.

Παω σε Αρχείο> Αποθήκευση ως, ονομάστε το αρχείο Βιβλίο και στο Αποθήκευση ως τύπου αναπτυσσόμενο μενού Πρότυπο Excel. Τώρα Ξεφυλλίζω στη διαδρομή φακέλου από το προηγούμενο βήμα και Σώσει το πρότυπο εδώ. Όλα τα νέα υπολογιστικά φύλλα που ανοίγετε θα χρησιμοποιούν τώρα αυτό το πρότυπο.

PowerPoint

5. Τερματισμός στο Black Slide

Όταν φτάσετε στο τέλος του το PowerPoint σας σε λειτουργία παρουσίασης 10 συμβουλές για καλύτερη παρουσίαση PowerPoint με το Office 2016Το Microsoft PowerPoint συνεχίζει να ορίζει νέα πρότυπα. Οι νέες δυνατότητες στο PowerPoint 2016 καταδεικνύουν την κορυφαία θέση της ως την καλύτερη επιλογή για έξυπνες και δημιουργικές παρουσιάσεις. Διαβάστε περισσότερα το τελευταίο πράγμα που βλέπετε δεν είναι η τελική διαφάνεια, αλλά μια μαύρη οθόνη με το κείμενο "Τέλος της παρουσίασης, κάντε κλικ για έξοδο". Είναι εκεί για να δείξει ότι η παρουσίαση έχει τελειώσει, αλλά αν έχετε ήδη σχεδιάσει μια διαφάνεια για αυτό, τότε η μαύρη οθόνη είναι περιττός.

Η τελική μαύρη διαφάνεια είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να την απενεργοποιήσετε για όλες τις παρουσιάσεις. Παω σε Αρχείο> Επιλογές και κάντε κλικ Προχωρημένος στα αριστερά. Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Παρουσίαση ενότητα και αποεπιλέξτε Τερματισμός με μαύρη διαφάνεια.

Κάντε κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

6. Μέθοδος προβολής

Όταν ανοίγετε ένα αρχείο PowerPoint, θα προεπιλογή στην προβολή στην οποία αποθηκεύτηκε το αρχείο. Για παράδειγμα, αυτό θα μπορούσε να επηρεάσει εάν οι ενότητες μικρογραφιών ή σημειώσεων εμφανίζονται κατά τη φόρτωση του αρχείου. Μπορείτε να το παρακάμψετε έτσι ώστε το PowerPoint να εφαρμόζει αυτόματα τις ρυθμίσεις προβολής σας.

Για να το αλλάξετε, μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές και επιλέξτε Προχωρημένος από τα αριστερά. Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Απεικόνιση ενότητα, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού στο Ανοίξτε όλα τα έγγραφα χρησιμοποιώντας αυτήν την προβολή σειρά.

Κάντε την επιλογή σας και κάντε κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.

Λέξη

7. Αλλάξτε τη γραμματοσειρά

ο τυπική γραμματοσειρά του Word Πώς να σχεδιάσετε γραμματοσειρές στο Microsoft Word για να κάνετε το κείμενό σας να ξεχωρίζειΈνα καλά μορφοποιημένο κείμενο μπορεί να τραβήξει την προσοχή του αναγνώστη σας και να τους βοηθήσει να διατρέχουν το έγγραφό σας. Σας παρουσιάζουμε πώς να προσθέσετε αυτήν την τελική πινελιά στο Microsoft Word. Διαβάστε περισσότερα ήταν Times New Roman, αλλά τώρα είναι Calibri. Αν δεν είστε οπαδός του τελευταίου και συχνά θέλετε να το αλλάξετε, εξοικονομήστε χρόνο και αλλάξτε την προεπιλεγμένη γραμματοσειρά όταν δημιουργείτε ένα νέο έγγραφο.

μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα στην κορδέλα και, μέσα στο Γραμματοσειρά ομάδα, κάντε κλικ στο προς τα κάτω βέλος. Αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε ποια γραμματοσειρά θέλετε, μαζί με τα διάφορα στοιχεία του όπως το στυλ και το μέγεθος. Όταν είστε έτοιμοι, κάντε κλικ στο Ορίσετε ως προεπιλογή και επιλέξτε Όλα τα έγγραφα βασίζονται στο κανονικό πρότυπο;και μετά κάντε κλικ Εντάξει.

8. Απενεργοποίηση Επιλογών Επικόλλησης

Όταν επικολλήσετε κάτι στο Word, θα εμφανιστεί αυτόματα ένα πλαίσιο Επιλογές επικόλλησης που σας επιτρέπει να επιλέξετε τη μορφοποίηση. Μπορείτε να το απορρίψετε γρήγορα πατώντας Esc, αλλά αν δεν το χρειάζεστε ποτέ, μπορείτε να το απενεργοποιήσετε εντελώς.

Για να απενεργοποιήσετε το πλαίσιο Επιλογές επικόλλησης, μεταβείτε στο Αρχείο> Επιλογές και επιλέξτε Προχωρημένος στα αριστερά. Μεταβείτε στο Κόψτε, αντιγράψτε και επικολλήστε ενότητα και αποεπιλέξτε το Εμφάνιση κουμπιού Επιλογές επικόλλησης όταν επικολλάται το περιεχόμενο. Κάντε κλικ Εντάξει.

Μην ρυθμίσετε την προεπιλογή

Μπορείτε να προσαρμόσετε τόσο πολύ στο Office - μην αποδεχτείτε την προεπιλογή! Παρόλο που η αλλαγή των επιλογών αναδίπλωσης γραμματοσειράς ή κειμένου μπορεί να φαίνεται κάτι μικρό, ο χρόνος που εξοικονομείται από το ότι δεν χρειάζεται πλέον να τις προσαρμόζουμε συνεχώς θα αυξηθεί.

Εάν ακολουθείτε ακόμα περισσότερες συμβουλές, θα θέλατε τις συμβουλές μας πώς να είστε πιο παραγωγικοί στο Office 10 απλές συμβουλές του Office 2013 που θα σας κάνουν πιο παραγωγικούςΟι δεξιότητες MS Office παραμένουν εδραιωμένες στις κορυφαίες κοινές δεξιότητες που αναζητούν οι εργοδότες. Γι 'αυτό, να είστε πιο προσεκτικοί με αυτές τις δέκα απλές συμβουλές του Office 2013 και αφιερώστε περισσότερο ελεύθερο χρόνο γύρω από το watercooler. Διαβάστε περισσότερα .

Εάν ακολουθείτε περισσότερες συμβουλές για το Word, φροντίστε να δείτε τον οδηγό μας προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Word που μπορείτε να προσαρμόσετε 10 Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις Microsoft Word που μπορείτε να βελτιστοποιήσετεΜερικά απλά βήματα βελτιστοποίησης μπορούν να ενισχύσουν την παραγωγικότητά σας με το Microsoft Word. Σας δίνουμε δέκα γρήγορες και εύκολες ρυθμίσεις για τις καθημερινές σας εργασίες. Διαβάστε περισσότερα .

Ποιες από αυτές τις συμβουλές είναι πιο χρήσιμες για εσάς; Υπάρχει μια προεπιλεγμένη ρύθμιση που χάσαμε;