Η τέχνη της συγγνώμης: Πώς να πείτε συγγνώμη με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (και να το σημαίνει)

Διαφήμιση

Ο καθένας βλάπτει μερικές φορές. Δοκιμάστε όσο μπορούμε, κανείς δεν είναι τέλειος. Όταν κάνετε ένα λάθος που βλάπτει κάποιον άλλο, είναι σωστό να ζητήσετε συγνώμη.

Παρόλο που συχνά θα πρέπει να ζητήσετε συγγνώμη αυτοπροσώπως, μερικές φορές μπορεί να προτιμάτε ή να λέτε ότι ζητάτε συγνώμη μέσω email. Θα εξετάσουμε πώς μπορείτε να ζητήσετε συγγνώμη επαγγελματικά σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να σας βοηθήσουμε να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτήν την κατάσταση.

Τα τρία συστατικά μιας σωστής συγγνώμης

Αν και δεν υπάρχει καθολικό μοτίβο, ένα γενικά αποδεκτό πρότυπο για συγγνώμη περιλαμβάνει τρία μέρη:

1. Αναγνωρίζοντας ότι κάνατε κάτι λάθος.
2. Νιώθω τύψεις για τις πράξεις και την ύπαρξή σας συμπαθητικός να καταλάβουν πώς έβλαψαν το άλλο άτομο.
3. Αποκατάσταση, όπου κάνετε την κατάσταση σωστή.

Θα εξετάσουμε καθένα από αυτά τα τρία στοιχεία καθώς εξετάζουμε πώς να λέμε συγνώμη σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Άνοιγμα της συγγνώμης σας

Προτού αρχίσετε να δημιουργείτε τη συγγνώμη, πρέπει να απευθυνθείτε στο άτομο στο οποίο γράφετε. Αυτό θα ποικίλλει σε μεγάλο βαθμό ανάλογα με τη σχέση σας με το άτομο.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε κάνει λάθος σε μια επαγγελματική κατάσταση και ως εκ τούτου πρέπει να στείλετε ένα μήνυμα συγγνώμης στο αφεντικό σας. Για παράδειγμα, θα πούμε ότι δεν ολοκληρώσατε εγκαίρως μια κρίσιμη εργασία, η οποία καθυστέρησε το έργο για όλους τους άλλους.

Σε αυτήν την περίπτωση, ένας κατάλληλος χαιρετισμός θα ήταν "Αγαπητέ [Όνομα]". Εάν ζητούσατε συγνώμη από έναν φίλο, κάτι σαν "Γεια [Όνομα]" ή "Γεια σας [Όνομα]" θα ήταν πιο κατάλληλο.

Μην ξεχάσετε ούτε τη γραμμή θέματος του email. Αφού έχετε κάνει αδίκημα σε κάποιον, ενδέχεται να μην είναι χαρούμενοι να βλέπουν ένα email από εσάς. Το να βάλετε κάτι σαν "Παρακαλώ αποδεχτείτε τις συγγνώμες μου" ή "Συγγνώμη ειλικρινά" στη γραμμή θέματος είναι ένας καλός τρόπος για να το ξεκαθαρίσετε εξαρχής για ποιο λόγο είναι το μήνυμά σας. Μην προσπαθήσετε γίνετε έξυπνοι με τα ακρωνύμια email 15 Ακρωνύμια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για Catchy Subject LinesFYI, είμαι OOO μέχρι το EOD. BTW, PRB σήμερα το απόγευμα με Y / N. Εάν δεν έχετε ιδέα τι σημαίνει αυτά τα ακρωνύμια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ας τα αναθεωρήσουμε και πώς μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε. Διαβάστε περισσότερα .

Αναγνωρίζοντας το λάθος σας

Τώρα που έχετε κάνει το άνοιγμα, ήρθε η ώρα για το πρώτο ζωτικό μέρος της συγγνώμης. Εδώ πρέπει να προσδιορίσετε με σαφήνεια το πρόβλημα που συνέβη. Να έχετε ό, τι κάνατε? μην προσπαθήσετε να εκτρέψετε την ευθύνη σε κάποιον άλλον ή να κάνετε δικαιολογίες για αυτό που συνέβη.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα τι να μην κάνετε:

Ενώ ξέρω ότι μου έλειπε μια σημαντική προθεσμία, στην πραγματικότητα δεν φταίω. Δούλευα με τον Paul σε αυτό το έργο, και έχασε πάρα πολύ τον χρόνο μου ρωτώντας μου μια άσχετη ερώτηση. Ο υπολογιστής μου παγώνει επίσης όλη την εβδομάδα και δεν μπόρεσα να το κοιτάξω ακόμα. Αυτό δεν οφείλεται μόνο σε μένα.

Ακόμα κι αν τα παραπάνω είναι αλήθεια, δεν σημαίνει καλή συγγνώμη. Αυτό το μέρος πρέπει να αναγνωρίσει την ευθύνη σας στο σφάλμα.

Κάτι σαν αυτό είναι πολύ καλύτερο:

Συνειδητοποιώ ότι έχασα μια κρίσιμη προθεσμία. Αυτό το έργο ήταν πολύ σημαντικό για το τμήμα μας και με εμπιστεύτηκες να το ολοκληρώσω εγκαίρως. Γνωρίζω ότι η αποτυχία μου να ολοκληρώσω αυτήν την εργασία εγκαίρως καθυστέρησε την ολοκλήρωση του έργου. Αυτό αντικατοπτρίζει άσχημα την ομάδα μας και λυπάμαι για αυτό.

Εδώ ξεκαθαρίσατε ξεκάθαρα τι κάνατε λάθος, χωρίς να προσπαθήσετε να υποβαθμίσετε ή να εκτρέψετε.

Εκφράζοντας τύψεις για αυτό που κάνατε

Τώρα που έχετε ξεκαθαρίσει ξεκάθαρα το σφάλμα σας, πρέπει να δείξετε αντίθεση για το τι συνέβη. Λάβετε υπόψη ότι αυτό που κάνατε προκάλεσε πόνο, απογοήτευση και άλλα αρνητικά συναισθήματα στο άλλο άτομο.

Καταστήστε προφανές ότι αισθάνεστε τύψεις για την κατάσταση. Προσπαθήστε να βάλετε τον εαυτό σας στα παπούτσια τους και να καταλάβετε πώς οι πράξεις σας τους οδήγησαν να αισθανθούν. Μην προσφέρετε εξηγήσεις για τη συμπεριφορά σας εδώ. Το σημείο της συγγνώμης είναι να επιδιορθώσετε μια σπασμένη σχέση, όχι να αποδείξετε ότι έχετε δίκιο.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα για το πώς να πλαισιώσετε αυτό το μέρος της συγγνώμης:

Θέλω να ζητήσω ειλικρινά συγνώμη που δεν εκπλήρωσα τις υποχρεώσεις μου και ολοκλήρωσα την εργασία που μου ανέθεσες εγκαίρως. Δεν υπάρχουν δικαιολογίες για αυτήν την αποτυχία. Δεν μου αρέσει να ξέρω ότι απογοήτευσα την ομάδα μου και αισθάνομαι φοβερό που σας προκάλεσε αμηχανία όταν συναντηθήκατε με τον πελάτη.

Η έκφραση της ενσυναίσθησης προσδίδει αυθεντικότητα για τη συγγνώμη σας. Σας βοηθά να ξεχάσετε την προοπτική σας για μια στιγμή και να δείτε τι αντιμετωπίζει κάποιος άλλος.

Κάνοντας το σωστό

Οι λέξεις είναι σημαντικές, αλλά οι ενέργειες έχουν πολύ μεγαλύτερο βάρος. Για να δείξετε ότι εννοείτε αυτό που είπατε, είναι σημαντικό να κάνετε διορθώσεις. Η ανάληψη δράσης είτε θα κάνει την κατάσταση σωστή (εάν είναι δυνατόν) είτε θα δείξει ότι θα κάνετε το καλύτερο δυνατό για να μην κάνετε το ίδιο λάθος ξανά.

Συνεχίζοντας με το παράδειγμά μας ότι λείπει μια προθεσμία, αυτό θα μπορούσε να χρησιμεύσει ως μέρος της επιστροφής της απολογίας:

Στο μέλλον, για να αποφύγω τις ελλείψεις προθεσμιών, θα σας μιλήσω εκ των προτέρων εάν ανησυχώ ότι δεν θα μπορέσω να ολοκληρώσω κάτι έγκαιρα. Θα γνωρίζω περισσότερο πόσο χρόνο χρειάζονται τα κρίσιμα έργα και είμαι πρόθυμος να βάλω επιπλέον ώρες έξω από το γραφείο για να βεβαιωθώ ότι θα ολοκληρωθούν. Αυτό δεν θα συμβεί ξανά.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως να μην γνωρίζετε τι να προσφέρετε για να καλύψετε τη συμπεριφορά σας. Εάν συμβαίνει αυτό, μπορείτε απλά να ρωτήσετε "Τι μπορώ να κάνω για να το κάνω αυτό σωστά;"

Αυτό που είναι πιο σημαντικό είναι να δείξετε πώς θα ενεργήσετε διαφορετικά στο μέλλον για να αποτρέψετε την εμφάνιση του ίδιου ζητήματος.

Κλείνοντας τη συγγνώμη σας

Τώρα πρέπει απλώς να ολοκληρώσετε το μήνυμα. Αυτό είναι αρκετά απλό, αλλά βεβαιωθείτε ότι διατηρείτε τον τόνο κατάλληλο. Θα πρέπει να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη για την ανάγνωση του μηνύματος συγγνώμης και να τον ευχηθείτε καλά.

Μπορεί επίσης να είναι καλή ιδέα να τους καλέσετε να συζητήσουν τι είπατε περαιτέρω. Αυτό δείχνει ότι είστε ειλικρινείς και ανοιχτοί σε επιπλέον διάλογο.

Ακολουθεί ένας τρόπος για να κλείσετε το επαγγελματικό σας μήνυμα συγγνώμης:

Ευχαριστώ που το διαβάσατε. Αν υπάρχει κάτι που θέλετε να συζητήσετε περαιτέρω, επικοινωνήστε μαζί μου για να μπορέσουμε να το επεξεργαστούμε.

Με εκτιμιση,
[Το όνομα σου]

Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το "Ειλικρινά", θα λειτουργήσουν και άλλα επίσημα κλεισίματα όπως "Καλύτερα".

Το Email είναι το σωστό μέσο;

Εξετάσαμε πώς να ζητήσουμε συγγνώμη επαγγελματικά μέσω email. Αλλά προτού αρχίσετε να γράφετε τη δική σας, θα πρέπει να εξετάσετε εάν ένα email είναι το κατάλληλο μέσο για τη συγγνώμη.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει σίγουρα οφέλη όταν πρόκειται για συγνώμη. Επειδή δεν υπάρχει χρονικός περιορισμός, μπορείτε να συνθέσετε τις σκέψεις σας με καθαρό και άμεσο τρόπο. Εάν υπάρχει μια σωστή συγγνώμη, η αποστολή μέσω email σάς επιτρέπει να επικοινωνήσετε μαζί τους σε σύντομο χρονικό διάστημα. Και σε αντίθεση με τις προσωπικές συγγνώμες, δεν χρειάζεται να είστε αυθόρμητοι και να αντιδράτε σε αυτά που λέει το άλλο άτομο.

Αλλά δεν είναι όλα καλά. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι λιγότερο προσωπικό από μια προσωπική συγγνώμη (ή τηλεφωνική κλήση). Ανάλογα με την εγκατάσταση της εταιρείας σας, η αποστολή email ενδέχεται να είναι τόσο δειλή αν είναι εφικτή η εμφάνιση προσωπικά. Μην κρύβετε πίσω από μια οθόνη.

Συγγνώμη για την αντιμετώπιση λαθών

Η σωστή συγγνώμη είναι μια πολύτιμη δεξιότητα ζωής. Δεν ξέρουν όλοι πώς να το κάνουν, οπότε είναι εύκολο να αφήσετε το άλλο άτομο να αισθάνεται ακόμη πιο απογοητευμένο από πριν. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον βασικό οδηγό για το πώς να πείτε συγγνώμη στο email και θα προχωρήσετε σε μια επισκευασμένη σχέση.

Λάβετε υπόψη ότι ο απώτερος στόχος μιας συγγνώμης είναι η ανοικοδόμηση της σπασμένης εμπιστοσύνης. Κάνατε κάτι λάθος και τα τρία παραπάνω βήματα είναι το πώς μπορείτε να το κάνετε και να το διορθώσετε. Μην το κάνετε για εσάς.

Στη συνέχεια, θα μπορούσατε να μάθετε περισσότερα για πώς να γράψετε επαγγελματικά email 5 τρόποι σύνταξης επαγγελματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εξοικονομούν χρόνο και προσπάθειαΕίναι δεξιότητα να γνωρίζετε πώς να γράφετε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εξοικονομούν χρόνο και λαμβάνουν απαντήσεις. Αφήστε αυτά τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να σας βοηθήσουν. Διαβάστε περισσότερα .