Διαφήμιση

Εάν χρησιμοποιείτε ένα Mac στο χώρο εργασίας, τότε πιθανόν να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Mail για τις επικοινωνίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αυτό το ενσωματωμένο βοηθητικό πρόγραμμα macOS προσφέρει ευέλικτες λειτουργίες που το καθιστούν χρήσιμο εργαλείο για τους επαγγελματίες.

Ίσως απλά δεν είχατε το χρόνο να εξερευνήσετε αυτά τα χαρακτηριστικά ή ίσως είστε νέος χρήστης Mac. Είτε έτσι είτε αλλιώς, αυτή η λίστα συμβουλών επαγγελματικής παραγωγικότητας για το Mail on Mac μπορεί να σας βοηθήσει να ρυθμίσετε την εφαρμογή για επιτυχία.

1. Χρησιμοποιήστε VIP για τον προϊστάμενό σας ή τον πελάτη σας

Το χαρακτηριστικό VIP του Mail (διαθέσιμο σε Mac και iOS) σας δίνει έναν εξαιρετικό τρόπο να εντοπίζετε εύκολα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις πιο σημαντικές επαφές σας. Λόγω του αποκλειστικού γραμματοκιβωτίου του, αυτός είναι ένας βολικός τρόπος να σιγουρευτείτε ότι βλέπετε πάντα μηνύματα από το αφεντικό ή τον πελάτη σας γρήγορα.

Μπορείτε να ρυθμίσετε τα VIP σας και στη συνέχεια να τους δώσετε προσαρμοσμένους ήχους ειδοποίησης. Με αυτό τον τρόπο, γνωρίζετε ότι ένα εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προέρχεται από ένα VIP, ακόμα και αν τα μάτια σας είναι κάπου εκτός από την οθόνη σας.

Ρυθμίστε ένα VIP στο Mail

Ο προσδιορισμός ενός αποστολέα επαφής ή email ως VIP είναι απλός με μερικά κλικ:

  1. Επιλέξτε ένα email στην εφαρμογή Mail από τον αποστολέα που θέλετε να δημιουργήσετε ένα VIP.
  2. Κάντε κλικ στο όνομα στην κεφαλίδα του email.
  3. Επιλέγω Προσθέστε στα VIP από το μενού συντομεύσεων.
Προσθέστε ένα VIP στο Mac Mail

Μόλις το κάνετε αυτό, θα δείτε κάποιες αλλαγές να γίνουν αμέσως. Πρώτον, το όνομα του ατόμου στην κεφαλίδα του μηνύματος θα έχει τώρα ένα αστέρι δίπλα του. Δεύτερον, το όνομά τους και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα εμφανιστούν στο δικό σας VIPs γραμματοκιβώτιο.

Ορίστε μια προσαρμοσμένη VIP ειδοποίηση

Ενώ αυτό το μέρος είναι προαιρετικό, μπορεί να είναι αρκετά πρακτικό. Μπορείτε να ορίσετε έναν ήχο προσαρμοσμένης ειδοποίησης για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προέρχονται από τα μηνύματα που βρίσκονται στη λίστα VIP ακολουθώντας τα εξής βήματα:

  1. Κάντε κλικ Ταχυδρομείο > Προτιμήσεις από τη γραμμή μενού και πηγαίνετε στο Κανόνες αυτί.
  2. Κάντε κλικ Προσθήκη κανόνα.
  3. Δώστε τον κανόνα σας a όνομα και αφήστε το Εάν πληρούνται [οποιεσδήποτε / όλες] από τις ακόλουθες συνθήκες οριστεί σε όποιος.
  4. Για την κατάσταση, πάρτε Ο αποστολέας είναι VIP.
  5. Για τη δράση, επιλέξτε Αναπαραγωγή ήχου. Στη συνέχεια, επιλέξτε τον ήχο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο πλαίσιο προς τα δεξιά.
  6. Κάντε κλικ Εντάξει. Στο επόμενο πλαίσιο που σας ρωτάει αν θέλετε να εφαρμόσετε τον κανόνα στα μηνύματα στα εισερχόμενά σας, μπορείτε να διαλέξετε Μην εφαρμόζετε.
Προσθέστε έναν ήχο ειδοποίησης VIP στο Mac Mail

Τώρα, όταν το κεφάλι σας είναι κάτω από την αναθεώρηση ενός εγγράφου, θα ξέρετε πότε ένα email VIP έρχεται ακριβώς από τον ήχο.

2. Δημιουργήστε ομάδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ομάδες ή υπαλλήλους

Εάν εργάζεστε καθημερινά με μια ομάδα έργου ή αποστέλλετε συχνά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους υπαλλήλους σας, η χρήση μιας ομάδας για αυτές τις επαφές καθιστά εύκολη την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ταυτόχρονα. Ενώ πρέπει να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή "Επαφές" για να δημιουργήσετε την ομάδα σας, μπορείτε στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή "Αλληλογραφία" για να στείλετε τα μηνύματά σας σε αυτά.

Δημιουργήστε την ομάδα σας

Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε την εφαρμογή Επαφές στο Mac σας. Τότε έχετε μερικούς γρήγορους τρόπους για να δημιουργήσετε την ομάδα σας:

  • Κάντε κλικ Αρχείο > Νέα ομάδα από τη γραμμή μενού ή κάντε κλικ στο συν το σύμβολο που εμφανίζεται δίπλα σε μία από τις κατηγορίες επαφών σας όπως το iCloud ή το Gmail. Ονομάστε τη νέα ομάδα και χτυπήστε ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ. Στη συνέχεια, μπορείτε να σύρετε επαφές από τις διάφορες θέσεις τους σε αυτή τη νέα ομάδα.
  • Επιλέξτε όλες τις επαφές που θέλετε στην ομάδα. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο πρώτο και, στη συνέχεια, κρατήστε πατημένο το Εντολή και κάντε κλικ κάθε επιπλέον. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αρχείο > Νέα ομάδα από την επιλογή στη γραμμή μενού και ονομάστε την ομάδα σας.
Δημιουργήστε μια νέα ομάδα στις Επαφές Mac

Δημιουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ομάδας

Μόλις ορίσετε την ομάδα σας στην εφαρμογή "Επαφές", η απάντηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτές είναι μια αύρα. Επιπλέον, μπορείτε να το κάνετε είτε στην εφαρμογή "Επαφές" ή "Αλληλογραφία".

Στο Επαφές app, κάντε δεξί κλικ στην ομάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέξτε Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε [όνομα ομάδας]. Το νέο παράθυρο μηνύματος στην εφαρμογή "Mail" θα ανοίξει στη συνέχεια με αυτήν την ομάδα στο Προς το πεδίο.

Ομάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από Επαφές Mac

Στο Ταχυδρομείο app, αρχίστε να πληκτρολογείτε το όνομα της ομάδας σας στο Τo πεδίο. Όταν εμφανίζεται η ομάδα στη λίστα προτάσεων, κάντε κλικ στο κουμπί.

Ομάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Mac Mail

Όποια και αν είναι η δημιουργία αυτού του ομαδικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η συμβουλή αυτή σας επιτρέπει να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλά άτομα ταυτόχρονα, ειδικά εάν στέλνετε συχνά μηνύματα σε αυτούς τους ίδιους ανθρώπους.

3. Ρύθμιση κανόνων αλληλογραφίας για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του έργου

Εάν ρυθμίσετε τον ήχο προσαρμοσμένης ειδοποίησης για τα VIP σας, όπως προαναφέρθηκε, τότε έχετε κάνει ήδη χρήση των κανόνων στην εφαρμογή Mail. Αλλά μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα με αυτά Οι κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα μηνύματά σας 6 κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Apple για να ασχοληθεί με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για εσάςΣυντριπτική με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο Mac σας; Τα φίλτρα της Apple Mail διευκολύνουν την εστίαση στα σημαντικά μηνύματα και την απόκρυψη των σκουπιδιών. Διαβάστε περισσότερα απλώς να ρυθμίσετε τους ήχους ειδοποίησης.

Με τη ρύθμιση των κανόνων αλληλογραφίας για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αφορούν ένα έργο ή ακόμα και ένα συγκεκριμένο θέμα, μπορείτε να κάνετε την εφαρμογή να εκτελεί αυτόματα ενέργειες. Αυτός είναι ένας καταπληκτικός τρόπος να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας διατηρώντας παρόμοια μηνύματα μαζί ή επισημαίνοντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν συγκεκριμένο τρόπο για να τα εντοπίζετε γρήγορα.

Μετακίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φάκελο

Για αυτό το πρώτο παράδειγμα, θα μεταφέρουμε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το Project X στο γραμματοκιβώτιο Project X. Αυτό θα περιλαμβάνει μηνύματα με τη φράση "Project X" στο θέμα, καθώς και αυτά που προέρχονται από τα μέλη της ομάδας του Project X Group.

  1. Κάντε κλικ Ταχυδρομείο > Προτιμήσεις από τη γραμμή μενού σας και μεταβείτε στο Κανόνες αυτί.
  2. Κάντε κλικ Προσθήκη κανόνα.
  3. Δώστε στον κανόνα σας ένα όνομα. Για παράδειγμα, θα το ονομάσουμε Έργα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Project X.
  4. ΑΣΕ το Εάν πληρούνται [οποιεσδήποτε / όλες] από τις ακόλουθες συνθήκες οριστεί σε όποιος ώστε να συλλαμβάνει οποιεσδήποτε από τις συνθήκες που έχετε ορίσει.
  5. Για την κατάσταση, επιλέξτε Θέμα στο πρώτο αναπτυσσόμενο πλαίσιο, περιέχει στο δεύτερο και πληκτρολογήστε "Project X" στο πλαίσιο κειμένου.
  6. Κάντε κλικ στο συν το σύμβολο προς τα δεξιά για να προσθέσετε μια άλλη προϋπόθεση.
  7. Για την επόμενη συνθήκη, επιλέξτε Ο αποστολέας είναι μέλος της ομάδας στο πρώτο αναπτυσσόμενο πλαίσιο και Ομάδα έργου Χ (η ομάδα που δημιουργήσαμε νωρίτερα) στο δεύτερο.
  8. Για τη δράση, επιλέξτε Μετακίνηση μηνύματος στο πρώτο αναπτυσσόμενο πλαίσιο και Σχέδιο Χ στο δεύτερο.
  9. Κάντε κλικ Εντάξει, τότε αποφασίστε εάν θέλετε ο νέος κανόνας να εφαρμοστεί στα εισερχόμενά σας επιλέγοντας Μην εφαρμόζετε ή Ισχύουν.
Μετακίνηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έργου

Επισημάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με χρώμα ή σημαία

Ίσως δεν θέλετε να μεταφέρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, αλλά θα μπορούσατε να τα εντοπίσετε γρήγορα στα εισερχόμενά σας. Για να επιτευχθεί αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χρώματα, σημαίες ή και τα δύο με τους κανόνες Mail.

Χρησιμοποιώντας το παράδειγμα Project X παραπάνω, ακολουθήστε τα βήματα 1 έως 7 για να ρυθμίσετε τις συνθήκες σας. Όταν φτάσετε στο βήμα οκτώ για τη δράση, επιλέξτε ένα ή και τα δύο από τα ακόλουθα:

  • Ορίστε ένα χρώμα: Στο πρώτο αναπτυσσόμενο πλαίσιο επιλογής Ορίστε χρώμα, στο επόμενο επιλέξτε Ιστορικό ή Κείμενο, και στη συνέχεια επιλέξτε a χρώμα στην τρίτη.
  • Σημειώστε ως σημαία: Στο πρώτο αναπτυσσόμενο πλαίσιο επιλογής Σημειώστε ως σημαία και στο επόμενο επιλέξτε το χρώμα σημαίας.

Συνεχίστε με το τελευταίο βήμα κάνοντας κλικ Εντάξει και αν θέλετε ή όχι να εφαρμόσετε τον κανόνα στα εισερχόμενά σας.

Έγχρωμο έργο emails Mac Mail κανόνα

Με αυτούς τους τύπους κανόνων που έχετε ορίσει, μπορείτε να μεταφέρετε μηνύματα αυτόματα ή να εντοπίζετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του έργου με μια ματιά στα εισερχόμενά σας.

4. Δημιουργήστε έξυπνα γραμματοκιβώτια για αναπάντητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Τα έξυπνα γραμματοκιβώτια στην εφαρμογή Mail είναι σαν κανόνες, κατά μία έννοια. Μπορείτε να προσθέσετε όρους που ισχύουν για τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά αντί να μετακινήσετε, να επισημάνετε ή να αναπαραγάγετε ήχους, τα Smart Mailboxes κρατούν αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραμένουν στα αρχικά τους εισερχόμενα, οπότε δεν αφήνουν πραγματικά αυτόν τον συγκεκριμένο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, εμφανίζονται επίσης στην περιοχή Smart Mailboxes στο δικό τους γραμματοκιβώτιο.

Έξυπνα γραμματοκιβώτια στο Mac Mail

Καθώς εξετάζετε τις συνθήκες που μπορείτε να εφαρμόσετε σε ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο, πιθανόν να βρείτε αυτές που θα σας φανούν χρήσιμες. Αλλά ένα εξαιρετικό παράδειγμα είναι ένα γραμματοκιβώτιο για τα αναπάντητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Εάν λαμβάνετε τόνους ηλεκτρονικών μηνυμάτων κάθε μέρα που απαιτούν απάντηση, μπορείτε να τα δείτε όλα σε ένα μέρος με ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο.

Για να το ορίσετε:

  1. Κάντε κλικ Γραμματοκιβώτιο > Νέο έξυπνο γραμματοκιβώτιο από τη γραμμή μενού και δώστε στο γραμματοκιβώτιό σας ένα όνομα.
  2. Στο Περιέχει μηνύματα που ταιριάζουν με τις [οποιεσδήποτε / όλες] από τις ακόλουθες συνθήκες, επιλογή όλα. (Αυτό μπορεί να είναι διαφορετικό για εσάς εάν χρησιμοποιείτε διαφορετικά το Smart Mailbox.)
  3. Για την κατάσταση, επιλέξτε Το μήνυμα δεν απαντήθηκε στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο.
  4. Κάντε κλικ στο συν το σύμβολο προς τα δεξιά για να προσθέσετε μια άλλη προϋπόθεση.
  5. Για την επόμενη συνθήκη, διαλέξτε Ημερομηνία παραλαβής στο πρώτο αναπτυσσόμενο πλαίσιο και, στη συνέχεια, επιλέξτε ειναι ΣΗΜΕΡΑ στο δεύτερο. (Μπορείτε επίσης να επιλέξετε από επιλογές όπως χθες, αυτή την εβδομάδα ή την προηγούμενη εβδομάδα ανάλογα με τις προτιμήσεις σας.)
  6. Κάντε κλικ Εντάξει.
Έξυπνο γραμματοκιβώτιο για ανεπανόρθωτα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Mac Mail

Με αυτήν την εγκατάσταση του Smart Mailbox, μπορείτε να το δείτε μέσα στο τέλος κάθε ημέρας για να δείτε ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν απαντήσατε, ώστε να μην χάσετε ποτέ την ευκαιρία να απαντήσετε.

Κάντε περισσότερα με Mac Mail

Αυτές οι συμβουλές για την παραγωγικότητα για την εφαρμογή Mail στον Mac είναι μόνο η αρχή των τρόπων για να το χρησιμοποιήσετε πιο αποτελεσματικά. Μπορείτε επίσης να ρίξετε μια ματιά σε μερικούς τρόπους για να κάνετε το Mail έναν καλύτερο πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιφάνειας εργασίας Συνολικά.

Αλλά αν δεν είστε ακόμα πεπεισμένοι και θέλετε να δείτε άλλες επιλογές email, ελέγξτε έξω γιατί πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Spark για τη διαχείριση των μηνυμάτων Mac και iOS Γιατί πρέπει να χρησιμοποιείτε Spark για τη διαχείριση της αλληλογραφίας σας στο iPhone & MacΤο Spark είναι μια νέα φυλή εφαρμογής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία οργανώνει και δίνει προτεραιότητα στο ταχυδρομείο σας για εσάς (και είναι δωρεάν). Διαβάστε περισσότερα .

Με την BS στην Τεχνολογία Πληροφορικής, η Sandy εργάστηκε για πολλά χρόνια στην IT βιομηχανία ως Project Manager, Διευθυντής Τμήματος και PMO Lead. Στη συνέχεια αποφάσισε να ακολουθήσει το όνειρό της και τώρα γράφει για την τεχνολογία πλήρους απασχόλησης.