6 τρόποι για να απασχοληθείτε πολλοί άνθρωποι να απαντήσουν στα email σας

Διαφήμιση

Όταν περπατάτε από κάποιον στο δρόμο και πείτε γεια, πώς σε κάνει να νιώθεις όταν δεν λέει γεια; Είναι εκπληκτικό πόσο μικρή η έλλειψη αναγνώρισης μπορεί να κάνει ένα άτομο να νιώσει, αλλά είναι επίσης καταπληκτικό πόσο μπορείτε να κάνετε για να ενθαρρύνετε μια απάντηση. Το ίδιο ισχύει και για τα email.

Τώρα, φανταστείτε το αντίστροφο σενάριο. Περνάτε κάποιον στο δρόμο και σας κοιτάζει για λίγο, γεια, και μετά κοιτάζει γρήγορα. Πόσο πιθανό είναι να πείτε γεια πίσω; Τώρα φανταστείτε ένα άτομο που σας κοιτάζει ευθεία στα μάτια, χαμογελά ευρέως και λέει γεια - ακόμη και χρησιμοποιώντας το όνομά σας! Οι πιθανότητες είναι πολύ καλύτερες που θα εμπνευστείτε να απαντήσετε σε είδος.

Το ίδιο ισχύει και για τα email. Εκτός, αντί για τις εκφράσεις του προσώπου ή τον τόνο της φωνής, υπάρχει ένα εντελώς διαφορετικό σύνολο κανόνων όταν έρχεται σε email που θα ενθαρρύνει ή αποθαρρύνει ένα άτομο να πατήσει το κουμπί "απάντηση" και να απαντήσει εσείς. Σε αυτήν την ανάρτηση, θα μοιραστώ μαζί σας μερικά κόλπα που έχω μάθει όλα αυτά τα χρόνια - συμβουλές που θα αυξήσουν σημαντικά την επιτυχία σας με τη λήψη απαντήσεων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμη και από πολύ απασχολημένους ανθρώπους.

Γιατί χρειάζεστε απάντηση;

Όταν άλλαξα θέσεις εργασίας πριν από μερικά χρόνια, άρχισα να εργάζομαι σε μια εταιρεία όπου οι άνθρωποι ήταν πολύ πιο πολυσύχναστοι από ό, τι στην τελευταία μου δουλειά. Οι άνθρωποι δεν είχαν χρόνο να ολοκληρώσουν τη δουλειά του έργου, οπότε έγινε απάντηση σε email καθήκον προτεραιότητας 5 φίλτρα Gmail για να βοηθήσετε στην προτεραιότητα και την οργάνωση των εισερχομένων σαςΠοια φίλτρα πρέπει να έχει κάθε άτομο στο οπλοστάσιό του, έτσι ώστε τα εισερχόμενά τους να είναι τόσο τακτοποιημένα όσο και τα δικά μου; Είμαι εδώ για να σας βοηθήσω να ξεκινήσετε τη ρύθμιση των πέντε πρώτων φίλτρων σας ή ... Διαβάστε περισσότερα . Σύντομα έμαθα ότι αν δεν ακολουθούσα μια συγκεκριμένη μορφή και προσέγγιση όταν στέλνω μηνύματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άτομα, ενδέχεται να μην λάβω απάντηση για πολλές ημέρες, αν όχι καθόλου.

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον - ειδικά σε κάποιον που είναι εξαιρετικά απασχολημένος - είναι να πραγματοποιήσετε μια γρήγορη απογραφή των δικών σας λόγων για να τους στείλετε email. Εάν είναι απασχολημένοι και το email σας δεν είναι αρκετά σημαντικό θέμα προτεραιότητας, πιθανότατα θα διαγραφεί κάπου σε μια λίστα υποχρεώσεων, μόνο για να αντιμετωπιστεί όταν υπάρχει περισσότερος χρόνος να επικεντρωθεί στο ζήτημα (εάν στο όλα). Οι απασχολημένοι άνθρωποι δυσκολεύονται να διαχειριστούν email. Όσο πιο πολυσύχναστοι είναι, τόσο λιγότερο πιθανό είναι να λάβετε απάντηση εάν δεν παίζετε σωστά τα χαρτιά σας.

Εάν μπορείτε να δικαιολογήσετε τη σημασία του προβλήματος ώστε να δικαιολογηθεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τότε με κάθε τρόπο, ας ξεκινήσουμε.

Κάντε μια ερώτηση - κατά προτίμηση για αυτούς

Το 2012, οι ερευνητές του Πανεπιστημίου του Χάρβαρντ πραγματοποίησαν ένα όμορφο διεξοδική μελέτη που περιλάμβανε ακόμη και ανιχνεύσεις εγκεφάλου και διαπίστωσε ότι οι άνθρωποι παίρνουν πραγματικά ένα «βιοχημικό φήμη» από το να μιλούν για τον εαυτό τους. Όσο πιο ισχυρό είναι ένα άτομο - όσο πολλοί είναι εξαιρετικά απασχολημένοι - τόσο περισσότερο απολαμβάνουν να μιλούν για τον εαυτό τους. Μετά από όλα, υπάρχει ακριβώς τόσο πολύ να το πεις, σωστά;

Αυτό σημαίνει ότι εάν ρίχνετε το καρότο μιας προσωπικής ερώτησης μέσα στο email σας, βασικά το δοκιμάζετε άτομο με προσωπικό υψηλό - την ευκαιρία για λίγο "buzz", μοιράζοντας κάτι για τον εαυτό τους εσείς. Και μερικοί άνθρωποι αρέσουν πολύ, πραγματικά αρέσει η ευκαιρία να έχουν σαπούνι. Δώστε τους λοιπόν.

Μπορείτε απλώς να ρωτήσετε πώς λειτουργεί ένα έργο στο οποίο εργάζονται. Εάν είστε πολύ κοντά σε αυτούς και μιλάτε συχνά για την οικογένεια, ρωτήστε πώς έχει η οικογένεια. Εάν υπάρχει ένα μεγάλο παιχνίδι που μιλούν όλοι - ρωτήστε τους τι σκέφτονται. Δώστε τους την ευκαιρία να απαντήσουν σε εσάς και να «κάνουν ένα διάλειμμα» από το να σκέφτονται τόσο για τη δουλειά. Μπορείτε να συνεχίσετε την ερώτησή σας με την ερώτηση που σχετίζεται με την εργασία που θέλατε να θέσετε καταρχήν, αλλά η πρόσκληση για μια γνώμη θα προκαλέσει αυτήν την ανάγκη για ένα «I-get-to-talk-about-me» υψηλό.

Extra Bonus: Χρησιμοποιήστε κάτι κοινό που έχετε και οι δύο. Παιδιά. Μια αγάπη του μπέιζμπολ. Ό, τι κι αν είναι - κάντε πρώτα αυτήν την προσωπική σύνδεση. Το άτομο θα είναι λιγότερο πιθανό να υποβάλει γρήγορα το email για αργότερα.

Επιλέξτε μια επείγουσα γραμμή θέματος

Οι απασχολημένοι άνθρωποι αρχίζουν φυσικά να δίνουν προτεραιότητα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μερικές φορές δεν θα ανοίξουν καν το email για να το κάνουν. Θα ρίξουν μια ματιά στη γραμμή θέματος. Έτσι, εάν θέλετε μια γρήγορη απάντηση από αυτούς τους ανθρώπους, μπορείτε απλώς να φανταστείτε πόσο σημαντική είναι η γραμμή θέματος. Εάν χρειάζεστε συμβουλές για το πώς να το κάνετε αυτό, συνιστώ ανεπιφύλακτα τις συμβουλές του Aaron για το πώς να το κάνετε κάντε τη γραμμή του θέματος σας να ξεχωρίζει Πώς να κάνετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να ξεχωρίζει σε ακατάστατα εισερχόμεναΈχετε στείλει ποτέ ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θεωρήσατε ότι ήταν σημαντικό μόνο να απαντηθείτε πολλές ημέρες αργότερα ή χειρότερα να το ξεχάσετε; Βεβαίως, μερικές φορές είναι εκτός ελέγχου σας, αλλά υπάρχουν πράγματα που μπορείτε να κάνετε ... Διαβάστε περισσότερα σε γεμάτα εισερχόμενα.

Η κατώτατη γραμμή είναι η εξής: Εάν χρειάζεστε μια απάντηση αμέσως, τότε γιατί δεν προηγείται η γραμμή του θέματος σας από "ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ:" ή "ΕΠΕΙΓΟΥΜΕΝΟ:"; Δεν υπάρχει τίποτα λάθος με αυτό, και είναι πραγματικά χρήσιμο για τους πολυάσχολους ανθρώπους που χρησιμοποιούν τέτοιες γραμμές θέματος ως οπτική ένδειξη για το τι πρέπει να επιτεθούν πρώτα στα εισερχόμενα email. Απλά μην το κάνετε για ανόητα, ασήμαντα ζητήματα, διαφορετικά θα γίνετε το «αγόρι που έκλαψε το λύκο» και τα μηνύματά σας τελικά θα αγνοηθούν εντελώς!

Κρατήστε το σύντομο και γλυκό

Αυτό είναι το μέρος του άρθρου όπου παίρνω υποκριτική. Ο τύπος που γράφει 2000 άρθρα λέξεων θα πει στις ΗΠΑ να το κρατήσουν σύντομο και γλυκό; Ναι. Αυτό ακριβώς θα κάνω. Μιλάμε εδώ για email, και εδώ είναι το μάθημα που ο κύριος Wordy έμαθε εδώ τον πρώτο χρόνο στη νέα του δουλειά: PILE. Είναι ένα αρκτικόλεξο που μόλις βρήκα. Δηλώνει το People Ignore Long Email.

Μετά από περίπου έξι μήνες ανθρώπων που αγνόησαν τα μακρά, περίπλοκα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου, δοκίμασα κάτι νέο. Άρχισα να γράφω πολύ, πολύ σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανέφεραν μόνο το θέμα. Δεν παρείχα επιπλέον λεπτομέρειες, αλλά στο τέλος των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρθηκα να παράσχω περισσότερες πληροφορίες αν το ήθελαν.

Άρχισα να μειώνω τα email μου. Όταν νόμιζα ότι ήταν αρκετά σύντομα, πέρασα και έκοψα λίγο περισσότερο. Πρέπει να αναρωτηθείτε, είναι απλώς περιττή αυτή η γραμμή; Μοιράζεστε πληροφορίες για να ενημερώσετε τους ανθρώπους πόσο γνωρίζετε - ή δεν έχει σημασία για το ζήτημα; Μειώστε τις λέξεις. Μπείτε γρήγορα στο σημείο. Όταν άρχισα να το κάνω αυτό, παρατήρησα το ρυθμό απόκρισης να ανεβαίνει στα ύψη. Εάν μπορείτε να μειώσετε το email σας σε μία μόνο γραμμή - οι πιθανότητες είναι πολύ καλές, θα λάβετε μια άμεση απάντηση.

Δωρίστε τους

Αν πρόκειται να είμαστε ειλικρινείς εδώ, τότε πρέπει να παραδεχτείτε ότι από τη φύση τους, οι άνθρωποι είναι ένα σωρό αυτοεξυπηρετούμενο. Όταν οι άνθρωποι βλέπουν ότι μπορεί να υπάρχει κάτι σε αυτούς, αισθάνονται πιο υποχρεωμένοι να αναλάβουν δράση. Μπορείτε να το εκμεταλλευτείτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κλείνοντας το email σας με κάτι σαν, "Λοιπόν, επικοινωνήστε μαζί μου με μια καλή στιγμή όταν μπορείτε να μιλήσετε για αυτό πάνω από ένα φλιτζάνι καφέ - για μένα!"

Ένα δωρεάν φλιτζάνι καφέ μόνο για να πατήσετε το κουμπί απάντησης; Αυτό είναι καλό κίνητρο. Και αν το ζήτημα είναι ακόμη πιο σημαντικό - ας πούμε, προσπαθείτε να πουλήσετε κάτι ή να αποκτήσετε νέο πελάτη - προχωρήστε και προσφέρετε να αγοράσετε μεσημεριανό γεύμα. Αυτή η μικρή επένδυση θα αξίζει τον κόπο. Οι άνθρωποι λατρεύουν ένα δωρεάν μεσημεριανό γεύμα.

Συμμετοχή σε δεύτερο μέρος

Εάν έχετε στείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιο άτομο μερικές φορές, έχετε δοκιμάσει όλες τις τακτικές που αναφέρονται παραπάνω και εξακολουθείτε να μην λαμβάνετε απαντήσεις, τότε ήρθε η ώρα να βγείτε από τα μεγάλα όπλα. Συνήθως διατηρώ αυτές τις δύο τελευταίες τακτικές για άτομα που αγνοούν χρονικά τα email. Η πρώτη προσέγγιση «big gun» είναι να τραβήξετε κάποιον που μπορεί να σχετίζεται με την κατάσταση. Αυτό μπορεί να είναι το αφεντικό σας ή ένα επιπλέον άτομο με το οποίο εργάζεστε στο έργο που βρίσκεται σε αναμονή επειδή το άτομο δεν απαντά στο email σας.

Αυτό δεν είναι κάτι που θέλετε να κάνετε στο πρώτο, δεύτερο ή ακόμη και στο τρίτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, εάν αγνοείτε κατάφωρα, γράψτε ένα ακόμη ευγενικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και απλώς cc ένα εμπλεκόμενο άτομο. Αν είναι κάποιος ανώτερος, όπως το αφεντικό σας και το άλλο άτομο γνωρίζει ότι είναι σε θέση εξουσίας, θα απαντήσει γρήγορα. Από όλους τους χρόνιους αδαείς που έχω αντιμετωπίσει όλα αυτά τα χρόνια, αυτή η προσέγγιση "cc" προκαλεί μια απάντηση το 99 τοις εκατό του χρόνου. Υπάρχει κάτι για το να έχεις ένα κοινό που μεταμορφώνει τον διάλογο και ξαφνικά τον κάνει υψηλότερη προτεραιότητα.

Έκδοση υπενθυμίσεων με συνέπεια

Αν έχετε δει ποτέ την ταινία Shawshank Redemption ή έχετε διαβάσει τη μυθιστοριογραφία του Stephen King, τότε ίσως να θυμηθείτε το μέρος όπου ο Andy Dufresne στέλνει ένα γράμμα κάθε εβδομάδα στην κρατική Γερουσία, ζητώντας χρήματα για φυλακή βιβλιοθήκη. Αφού έλαβε μερικές εκατοντάδες δολάρια και μια δωρεά βιβλίων, ο Andy αρχίζει στη συνέχεια να στέλνει δύο γράμματα την εβδομάδα ζητώντας ακόμη περισσότερα χρήματα.

Το σημείο στην ιστορία είναι ότι η επιμονή λειτουργεί. Ονομάστε το ενοχλητικό, επιβαρυντικό ή ενοχλητικό - αλλά αν πραγματικά χρειάζεστε μια απάντηση σε κάτι σημαντικό, ρωτώντας με συνέπεια το άτομο ευγενικά εάν έλαβε το τελευταίο σας email θα έχει ένα από τα δύο επιθυμητά υπάρχοντα. Θα ζητήσει από το άτομο να σκάψει μέσα από τα εισερχόμενά του για να αναζητήσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το οποίο μιλάτε ή θα το κάνει να συνειδητοποιήσει ότι ο μόνος τρόπος να σε κάνει να φύγεις είναι να απαντήσεις στο email σου. Πρόκειται σαφώς για μια λύση τελευταίας λύσης, αλλά είναι επίσης μια λύση που λειτουργεί.

Ποιες τεχνικές χρησιμοποιείτε για να λάβετε ταχύτερη απάντηση στα email σας; Τι λειτουργεί για εσάς; Μοιραστείτε τις δικές σας συμβουλές και συμβουλές στην παρακάτω ενότητα σχολίων!

Πιστωτική εικόνα: Συγκλονισμένος επιχειρηματίας (Shutterstock), Δίνοντας μια ομιλία (Shutterstock), Σημαντικό σημάδι (Shutterstock), Από σημείο σε σημείο (Shutterstock), Από σημείο σε σημείο (Shutterstock).