Τρόπος ρύθμισης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου στο Outlook

Διαφήμιση

Τι κερδίζετε όταν συνδυάζετε διακοπές δύο εβδομάδων με μια πολυάσχολη επαγγελματική ζωή; Ένα τεράστιο έργο που σας περιμένει μόλις επιστρέψετε στο σπίτι - απλά κοσκινίστε όλα αυτά τα email! Περιμένετε - γιατί να μην ενεργοποιήσετε το Out of Office Responder στο Outlook και να αυτοματοποιήσετε μερικές από αυτές τις απαντήσεις για εσάς;

Εδώ στο MakeUseOf, έχουμε καλύψει πώς να το κάνουμε αυτό στο Gmail, όπως το Tina's οδηγίες απόκρισης διακοπών Τρόπος ρύθμισης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου πριν ξεκινήσετε ένα ταξίδιΔεν θα θέλατε να πάτε διακοπές γνωρίζοντας ότι δεν χρειάζεται να ελέγξετε το email σας; Εάν δεν μπορείτε να βασιστείτε σε έναν βοηθό ενώ βρίσκεστε μακριά, απευθυνθείτε σε αυτόματος ανταποκριτές στο Gmail. Διαβάστε περισσότερα , και η μέθοδος του Mark να το κάνει χρησιμοποιώντας ένα φίλτρο email Δημιουργήστε μια αυτόματη απάντηση μέσω email με το νέο φίλτρο του Gmail Διαβάστε περισσότερα . Ένας πελάτης που δεν έχουμε καλύψει ακόμη είναι το Outlook. Δυστυχώς, σε αντίθεση με το Gmail, η δωρεάν έκδοση του Outlook.com δεν προσφέρει τη δυνατότητα απόκρισης εκτός γραφείου. Ωστόσο, εάν έχετε το Outlook 2010 και έναν λογαριασμό σε διακομιστή MS Exchange - τον οποίο παρέχουν πολλές εταιρείες σε υπαλλήλους - τότε είστε τυχεροί.

Χρήση απάντησης εκτός γραφείου στο Outlook

Η Microsoft έχει καταστήσει εξαιρετικά απλή τη δημιουργία ενός αυτοματοποιημένου συστήματος που θα στέλνει άμεσες απαντήσεις σε όποιον σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ βρίσκεστε μακριά από το γραφείο σας. Δεν έχει σημασία αν είναι μόνο κατά τη διάρκεια 24 ωρών ή κατά τη διάρκεια διακοπών 2 εβδομάδων, μπορείτε να διαμορφώσετε το Το πρόγραμμα-πελάτης του Outlook για να ανταποκριθεί ακριβώς όπως θέλετε και για το ακριβές χρονικό διάστημα που χρειάζεστε αυτό να.

Για να μεταβείτε σε αυτές τις ρυθμίσεις στο Outlook 2010, κάτω από το κουμπί Λογότυπο των Windows, επιλέξτε Πληροφορίες. Εδώ, θα δείτε ένα μεγάλο κουμπί με την ένδειξη "Αυτόματες απαντήσεις" με μια πόρτα και ένα εικονίδιο βέλους.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αυτόματες απαντήσεις για να εκκινήσετε το εργαλείο Outlook εκτός γραφείου. Το αναδυόμενο παράθυρο που θα δείτε είναι πολύ πιο προηγμένο από ό, τι μπορεί να συνειδητοποιήσετε. Με την πρώτη ματιά, είναι ένας γρήγορος τρόπος για να ενεργοποιήσετε την "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων" και απλώς πληκτρολογήστε μια γρήγορη σημείωση που το Outlook θα στείλει αυτόματα εκ μέρους σας στο όποιος σας στέλνει email Οποιοσδήποτε χρήστης του Google+ μπορεί να σας στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail τώρα (και πώς μπορείτε να το απενεργοποιήσετε)Από σήμερα, οποιοσδήποτε χρήστης του Google+ θα μπορεί να σας στέλνει ένα μήνυμα στο Gmail σας. Για να στείλετε ένα μήνυμα, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να προσθέσετε αυτό το άτομο στο Google+ σας. Διαβάστε περισσότερα .

Ωστόσο, μετά από πιο προσεκτική επιθεώρηση, θα δείτε ότι υπάρχει πολύ περισσότερη λειτουργικότητα εδώ από ό, τι συναντά.

Πρώτα απ 'όλα, μπορείτε να ορίσετε ένα συγκεκριμένο εύρος ημερομηνιών για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα αυτόματης απάντησης, έτσι ώστε όταν επιστρέψετε από τις διακοπές σας, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για να θυμηθείτε να το απενεργοποιήσετε!

Θα παρατηρήσετε επίσης ότι υπάρχουν δύο καρτέλες. Το ένα στα αριστερά είναι ρυθμίστε μια αυτόματη απάντηση Μην με στείλετε μήνυμα κειμένου: Αυτόματη απάντηση μηνυμάτων κειμένου ενώ είστε απασχολημένοι Διαβάστε περισσότερα μόνο για άτομα που σας στέλνουν email μέσω της εταιρείας.

Η καρτέλα στα αριστερά είναι όπου μπορείτε να ρυθμίσετε μια συγκεκριμένη απάντηση για όποιον σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός της εταιρείας σας.

Ρύθμιση κανόνων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Θα παρατηρήσετε στο κάτω μέρος αυτού του παραθύρου, υπάρχει ένα φαινομενικά ασήμαντο μικρό κουμπί με την ένδειξη "Κανόνες…"

Αυτό το κουμπί είναι στην πραγματικότητα αρκετά σημαντικό επειδή σας επιτρέπει να ορίσετε περαιτέρω τον τρόπο αυτόματης απάντησης του Outlook καθορίζοντας συγκεκριμένα άτομα, λέξεις στο θέμα ή το σώμα ή αν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στάλθηκε απευθείας ή CC.

Μπορείτε να δημιουργήσετε πολύ συγκεκριμένους κανόνες εδώ. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα ότι εάν η μητέρα σας στείλει email, μπορείτε να προωθήσετε αυτό το email σε έναν προσωπικό λογαριασμό που θα παρακολουθείτε κατά τη διάρκεια των διακοπών σας (ή θα το στείλετε απευθείας στον κάδο απορριμμάτων, ανάλογα με τη σχέση σας με τη δική σας μητέρα).

Παίρνει ακόμη πιο ενδιαφέρον όταν κάνετε κλικ στο κουμπί "Advanced ...".

Εδώ, μπορείτε να ορίσετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τα μηνύματα στα οποία θέλετε να απαντήσετε με διαφορετικό τρόπο από την τυπική αυτόματη απάντηση. Μπορείτε να επιλέξετε μηνύματα πάνω ή κάτω από ένα συγκεκριμένο μέγεθος, κατά τη λήψη τους, το επίπεδο σπουδαιότητάς τους και άλλα.

Δημιουργία απάντησης εκτός γραφείου με κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η Saikat παρείχε μερικές συμβουλές χρησιμοποιώντας φίλτρα του Outlook Συμβουλή MS Outlook: Πώς να οργανώσετε αυτόματα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Διαβάστε περισσότερα πριν, και ο Τζακ έκανε το ίδιο για Φίλτρα Google, Hotmail και Yahoo Πώς να ρυθμίσετε φίλτρα email στο Gmail, το Yahoo Mail και το OutlookΤο φιλτράρισμα μέσω email είναι το καλύτερο εργαλείο για να διατηρείτε τα εισερχόμενά σας τακτοποιημένα και οργανωμένα. Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε φίλτρα email στο Gmail, στο Yahoo Mail και στο Outlook. Διαβάστε περισσότερα . Εάν το σκεφτείτε, το Out of Office Responder είναι στην πραγματικότητα μια εναλλακτική έκδοση αυτού που θα μπορούσατε να κάνετε αν κάνατε κλικ Διαχείριση κανόνων από το μενού του Outlook.

Χρησιμοποιώντας τον Οδηγό κανόνων, απλώς μετακινηθείτε προς τα κάτω στην επιλογή για να ελέγξετε για μηνύματα που λαμβάνονται σε συγκεκριμένη διάρκεια δεδομένων.

Ορίστε αυτό το χρονικό διάστημα από τη στιγμή που πηγαίνετε στις διακοπές, μέχρι τη στιγμή που σκοπεύετε να επιστρέψετε στο σπίτι.

Τέλος, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ορίσετε ποια απόκριση ή ενέργεια θέλετε ο κανόνας να λαμβάνει όταν τα εισερχόμενα μηνύματα πληρούν αυτά τα κριτήρια και ουσιαστικά έχετε έναν απάντητη εκτός γραφείου!

Όπως μπορείτε να δείτε, δεν υπάρχει κανένας λόγος ότι δεν μπορείτε να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ακόμη και όταν είστε σε διακοπές! Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να αφιερώσετε χρόνο για να πείτε στο Outlook πώς θα θέλατε να ανταποκριθεί για εσάς και τα άτομα θα το κάνουν σκεφτείτε ότι είστε εξίσου παραγωγικοί όσο ποτέ, ακόμα και όταν κάθονταν σε μια παραλία Μαργαρίτα.

Με ποιους δημιουργικούς τρόπους χρησιμοποιείτε το Outlook Out of Office Responsonder; Έχετε κάποιες καλές συμβουλές ή ιστορίες για να πείτε; Μοιραστείτε τα στην παρακάτω ενότητα σχολίων!

Συντελεστές εικόνας: χέρι ρομπότ Μέσω του Shutterstock