Χρησιμοποιήστε αυτό το κόλπο "Δημιουργία αντιγράφου" κατά την κοινή χρήση εγγράφων του Google Drive

Διαφήμιση

Η χρησιμότητα αυτού του τακτοποιημένου hack Google Drive δεν είναι ξεκάθαρη από τον τίτλο, αλλά δώστε σε αυτήν την συμβουλή μια ευκαιρία. Δοκιμάστε το μία φορά και θα δείτε το άμεσο όφελος πότε συνεργασία με άλλους στο Google Drive.

Είναι εύκολο να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο οποιουδήποτε εγγράφου στον δικό σας λογαριασμό στο Google Drive. Τι γίνεται όμως αν θέλετε οι συνεργάτες σας να δημιουργούν αυτόματα αντίγραφα όταν λαμβάνουν κοινόχρηστους συνδέσμους;

Αυτή η μικρή συμβουλή μπορεί να σας φανεί χρήσιμη όταν θέλετε να διατηρήσετε το πρωτότυπο έγγραφο ή πρότυπο, δίνοντας ταυτόχρονα στους άλλους την ευελιξία να επεξεργάζονται ένα αντίγραφο του εγγράφου για τον εαυτό τους. Θα τους σώσει ένα ταξίδι στο Αρχείο> Δημιουργία αντιγράφου εντολή στο μενού.

Δώστε στους χρήστες τα δικά τους αντίγραφα εγγράφων

Μια τυπική περίπτωση είναι ένα Έγγραφο Google που πρέπει να συμπληρώνεται ξεχωριστά από κάθε ερωτώμενο. Οι συνεργάτες μπορούν να εισαγάγουν τις λεπτομέρειες στο δικό τους αντίγραφο του εγγράφου χωρίς να καταστρέψουν το πρωτότυπο.

Δεν θα χρειαστεί παρακαλώ να φτιάξουν ένα αντίγραφο. Απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα και το αντίγραφο θα γίνει αυτόματα για αυτά. Αυτή η παραβίαση λειτουργεί για όλα τα εργαλεία του Google Drive: Έγγραφα, Φύλλα και Παρουσιάσεις.

1. Ανοίξτε το έγγραφο του Google Drive που θέλετε να κοινοποιήσετε.
2. Κάντε κλικ στο μπλε Μερίδιο κουμπί πάνω δεξιά στο έγγραφο.
   
3. Στο Μοιραστείτε με άλλους διαλόγου, κάντε κλικ στο Λάβετε κοινόχρηστο σύνδεσμο εικόνισμα. Ορίστε τη ρύθμιση κοινής χρήσης σε Επεξεργασία για να ενημερώσετε τον σύνδεσμο. Αντιγράψτε τον πλήρη σύνδεσμο στο email σας ή σε οποιοδήποτε άλλο μέσο ανταλλαγής.
   
4. Επίσης, κάντε κλικ στο Προχωρημένος. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου που λέει Ειδοποίηση ατόμων. Δεν θέλετε να λαμβάνουν το email ειδοποίησης για το κοινόχρηστο αρχείο. Θέλετε να στείλετε τον σύνδεσμο στο κοινόχρηστο έγγραφο ξεχωριστά. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
   
5. Αντιγράψτε και επικολλήστε τον κοινόχρηστο σύνδεσμο σε ένα email. Τώρα, διαγράψτε τα πάντα μετά την κάθετο στον σύνδεσμο και εισαγάγετε "αντίγραφο".
   
   Έτσι φαίνεται ο νέος σύνδεσμος:
   
6. Στείλτε το email και η δουλειά σας ολοκληρώθηκε. Όταν ο παραλήπτης κάνει κλικ στον σύνδεσμο, τον μεταφέρει στην οθόνη του Google Drive που τον ζητά να δημιουργήσουν ένα αντίγραφο του εγγράφου σας.
   

Όταν κάνουν κλικ Κάνε ένα αντίγραφο, ένα τοπικό αντίγραφο του εγγράφου αποθηκεύεται στο Google Drive. Το πρωτότυπο διατηρείται στο λογαριασμό σας.

Αναζητάτε περισσότερες συμβουλές στο Google Drive; Δείτε αυτά Εργαλεία Google Drive για να αξιοποιήσετε περισσότερο την πλατφόρμα.

Έχετε δοκιμάσει αυτήν τη μέθοδο στο παρελθόν; Σε ποια κατάσταση σας βοήθησε ή νομίζετε ότι μπορεί να σας βοηθήσει;