Αυτή είναι η πιο αποφασιστική λύση ταξινόμησης email που θα χρειαστείτε ποτέ

Διαφήμιση

Είτε χρησιμοποιείτε το Gmail, το Outlook, το Google Inbox, το Yahoo Mail ή οτιδήποτε άλλο, το email είναι email και αργά ή γρήγορα, τα εισερχόμενά σας πλημμυρίζουν. Αλλά ένα απλό σύστημα διαλογής θα διασφαλίσει ότι δεν θα αισθανθείτε ποτέ ότι έχει ξεπεραστεί και είναι πάντα στην κορυφή των μηνυμάτων σας.

Έχετε δοκιμάσει ποτέ να εφαρμόσετε κόλπα λίστας υποχρεώσεων στα εισερχόμενά σας; Το έκανα. Τις περισσότερες φορές, δεν λειτουργούν. Αυτό που δεν καταλαβαίνουμε για τη διαφορά μεταξύ των λιστών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υποχρεώσεων είναι ότι οι εργασίες απαιτούν μόνο μια ενέργεια από εσάς, ενώ τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφορούν την επικοινωνία με άτομα.

Αλλά η τροποποίηση ενός δημοφιλούς συστήματος παραγωγικότητας είναι η απάντηση στην εξουδετέρωση της συνεχούς αναταραχής των email. Ο πίνακας του Προέδρου των ΗΠΑ Dwight Eisenhower για την ταξινόμηση εργασιών είναι εκπληκτικά αποτελεσματικός και στη διαλογή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν το τροποποιήσετε σωστά.

Τροποποιημένο Eisenhower Matrix για email

ο Eisenhower Matrix είναι πώς ταξινόμησε τη λίστα υποχρεώσεων σε τέσσερα τεταρτημόρια, τα οποία τον βοήθησαν να καταλάβει τι έργο πρέπει να κάνει στη συνέχεια. Ο βασικός πίνακας μοιάζει με αυτό και θα διατηρήσουμε ανέπαφο:

Θα ταξινομήσετε κάθε email σε ένα από αυτά τα τέσσερα τεταρτημόρια. Τα τεταρτημόρια θα υπαγορεύσουν τι κάνετε με αυτό το email και όταν ενεργείτε σε αυτό. Ξεχάστε το "inbox zero", απλώς θα επικεντρωθούμε στην ολοκλήρωση των πραγμάτων.

Είναι καλύτερο να συνδυάσετε τη μήτρα με φακέλους στο Outlook ή χρησιμοποιήστε τις ετικέτες του Gmail για να εξημερώσετε τα εισερχόμενά σας Ανακαλύψτε ξανά τις ετικέτες του Gmail και, τέλος, ορίστε τα εισερχόμενά σαςΥπάρχουν πολλά κόλπα για να αντιμετωπίσετε την υπερφόρτωση email, αλλά υπάρχει ένα ακριβώς κάτω από τη μύτη σας που μπορεί να μην χρησιμοποιείτε: καλές παλιές ετικέτες Gmail. Διαβάστε περισσότερα . Έτσι κάθε τεταρτημόριο θα έχει το δικό του όνομα ετικέτας / φακέλου και ίσως και το δικό του χρώμα.

Ό, τι κι αν κάνετε, μην αλλάξετε το όνομα αυτών των τεταρτημορίων. Έτσι, οι φάκελοι ή οι ετικέτες σας θα έχουν μόνο αυτές τις τέσσερις κατηγορίες:

• Σημαντικό και επείγον
• Σημαντικό (μη επείγον)
• Επείγον (Δεν είναι σημαντικό)
• Δεν είναι σημαντικό ούτε επείγον

Τι είναι το "Επείγον";

Είναι εύκολο να προσδιορίσουμε τι είναι "σημαντικό" - είναι μια υποκειμενική κλήση που μπορούμε να λάβουμε εύκολα, ανάλογα με τις προτεραιότητές μας. Αλλά το "επείγον" εμφανίζει μια εικόνα ενός υπολογισμού βάσει χρόνου, και αυτό απομακρύνει τους ανθρώπους.

Χαλαρώστε, μην πανικοβληθείτε. "Επείγον" εδώ θα σημαίνει ό, τι θέλετε να σημαίνει. Εάν έχετε μια κουραστική μέρα χωρίς να έχετε ελεύθερα ούτε μία στιγμή, τότε το "Επείγον" παίρνει ένα νέο νόημα. Εάν έχετε μια μέρα γεμάτη με συναντήσεις, τότε το "Επείγον" αποκτά άλλο νόημα. Αφήστε το να είναι ευέλικτο. στην πραγματικότητα, είναι σημαντικό να είναι ευέλικτο.

Αρκετοί εμπειρογνώμονες παραγωγικότητας θέλουν πραγματικά να θέσουν ένα χρονικό όριο στην «επείγουσα» στήλη του Eisenhower Matrix, αλλά δεν είναι βιώσιμο δεδομένου ότι οι χρονικές ανάγκες της ζωής και της εργασίας συνεχίζουν να αλλάζουν.

Δεν υπάρχει μαγικός τύπος ή καθορισμένο χρονικό όριο για τον ορισμό "Επείγουσα". Θα το γνωρίζετε όταν το βλέπετε. Δεν είναι δύσκολη η κατανόηση της λέξης, οπότε μην την σκεφτείτε υπερβολικά.

Κρατήστε το απλό, μην έχετε "Κανόνες τεταρτημορίων"

Θα μπείτε στον πειρασμό να συσχετίσετε μια ενέργεια με το τεταρτημόριο σας. Για παράδειγμα, Ο Bryan Lee του Tutum χρησιμοποιεί το σύστημα και έχει θέσει μια συγκεκριμένη ενέργεια για κάθε τεταρτημόριο, όπως "Αποφασίστε πότε να το κάνετε" για "Σημαντικό αλλά όχι επείγον" και "Εκχωρήστε το" για "Επείγον αλλά όχι σημαντικό".

Αντισταθείτε σε αυτό. Υπάρχουν δύο προβλήματα με αυτό.

Πρώτον, αυτοί οι "κανόνες δράσης" καταλήγουν να προκαλούν πόλωση στον τρόπο με τον οποίο επισημαίνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν γνωρίζετε ότι πρέπει να ενεργήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτήν τη στιγμή, αλλά δεν έχετε χρόνο να το κάνετε, θα βρείτε τον εγκέφαλό σας να σας εξαπατά να ταξινομήσετε εσφαλμένα.

Δεύτερον, ένα τεταρτημόριο δεν έχει πάντα την ίδια δράση. Η ανάθεση μιας εργασίας δεν θα είναι πάντα επιλογή. "Δεν είναι επείγον ούτε σημαντικό" δεν σημαίνει ότι πρέπει να το διαγράψετε, ίσως χρειαστεί να το χρειαστείτε αργότερα.

Αντ 'αυτού, εμπιστευτείτε τη μήτρα του Eisenhower και εμπιστευτείτε τη δική σας ικανότητα να ολοκληρώσετε τα πράγματα. Ένα υπερβολικά πολύπλοκο, υπερβολικά ειδικό σύστημα παραγωγικότητας είναι αυτό με το οποίο θα καταλήξετε να κάνετε ντάμπινγκ ο κανόνας παραγωγικότητας τριών προειδοποιήσεων Το σύστημα 3-Strike: Πώς να δώσετε προτεραιότητα στη λίστα υποχρεώσεων που πρέπει να κάνετεΔεν περνάτε από τη λίστα υποχρεώσεων; Το πρόβλημα μπορεί να μην είναι η παραγωγικότητά σας, μπορεί να είναι μόνο οι προτεραιότητές σας. Ας μάθουμε πώς να δίνουμε προτεραιότητα στη λίστα υποχρεώσεων και να κάνουμε τα πράγματα. Διαβάστε περισσότερα . Τα ονόματα αυτών των τεταρτημορίων σας δίνουν πραγματικά μια καλή ιδέα για το τι είναι ένα email και θα μπορείτε να λάβετε τη σωστή απόφαση αναλόγως.

Ένας χρυσός κανόνας: Χωρίς να προχωράτε χωρίς ετικέτα

Η ιδέα είναι ταξινομήστε τα email σας ανελέητα Δεν μπορείτε να σβήσετε email κάθε πρωί; Δοκιμάστε αυτό το τελετουργικόΞεκινώντας τη μέρα σας, ο τρόπος με τον ηλεκτρονικό ταχυδρομείο καταγράφεται τακτικά - παρόλο που οι περισσότεροι από εμάς το κάνουμε. Είναι πολύ άσχημος ο έλεγχος του email μετά το ξύπνημα; Διαβάστε περισσότερα και περιλαμβάνει μια πράξη αυτοπειθαρχίας - δεν μπορείτε να μεταβείτε στο επόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να επισημάνετε αυτό που διαβάζετε.

Αυτό είναι κρίσιμο. Κάθε φορά που ανοίγετε ένα email, πρέπει απολύτως να το ταξινομήσετε. Μην επιτρέψετε στον εαυτό σας να ελέγξει την επόμενη αλληλογραφία εάν δεν το έχετε ταξινομήσει σε τεταρτημόριο.

Όπως έχουμε συζητήσει προηγουμένως, δεν είναι η ταξινόμηση ή η ταξινόμηση άσχημα ο λόγος για τον οποίο η εφαρμογή παραγωγικότητάς σας δεν λειτουργεί 5 λόγοι για τους οποίους η εφαρμογή που πρέπει να κάνετε σας κάνει λιγότερο παραγωγικούςΝα παραιτηθείτε από τις λίστες υποχρεώσεων; Το πρόβλημά σας δεν είναι η φιλοδοξία σας ή η εφαρμογή προγραμματισμού εργασιών που χρησιμοποιείτε. Το πρόβλημα είναι πώς χρησιμοποιείτε τη λίστα υποχρεώσεων γενικά. Διαβάστε περισσότερα . Πρέπει να κάνετε το βήμα διαλογής σωστά και στη συνέχεια όλα τα άλλα εμπίπτουν στη θέση τους.

Πώς να επιτεθείτε στα email σας

Εδώ είναι η ομορφιά του: Μόλις ταξινομηθούν τα εισερχόμενά σας, στην πραγματικότητα δεν θα χρειαστείτε πολλές συμβουλές σχετικά με το πότε και πώς πρέπει να απευθυνθείτε στο email σας. Για τα επείγοντα και σημαντικά πράγματα, θα καταλήξετε να το αντιμετωπίσετε τη στιγμή που έχετε ελεύθερο χρόνο.

Για οτιδήποτε άλλο, όπως είπε ο Andy Mitchell του ActiveInbox στο MakeUseOf Τρόπος αντιμετώπισης λιστών υπερφόρτωσης και εκκρεμών εργασιών στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείουΤο email δεν είναι απλώς επικοινωνία, αλλά υπαγορεύει επίσης σε μεγάλο βαθμό τη λίστα υποχρεώσεων που πρέπει να κάνετε. Ας μιλήσουμε για τις καλύτερες συμβουλές για να συνδέσουμε τα εισερχόμενα με την παραγωγικότητά μας με τον Andy Mitchell - τον ιδρυτή του ActiveInbox. Διαβάστε περισσότερα ,

Διαλέξτε σημεία χαμηλής κατανάλωσης ενέργειας στην ημέρα σας (όπως αυτή η υπνηλία μισή ώρα μετά το μεσημεριανό γεύμα) και ρίξτε στα εισερχόμενά σας για μεγέθυνση.

Εάν έχει ήδη δοθεί προτεραιότητα, είναι εύκολο να ολοκληρώσετε τα πράγματα χωρίς να χάσετε ένα στοιχείο που πρέπει να κάνετε.

Στο τέλος κάθε ημέρας, ενεργήστε με όλα τα ταξινομημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ακόμα κι αν από την εφαρμογή smartphone. Πίστεψέ με, αφού έχει ήδη δοθεί προτεραιότητα, το ξεπερνάς στο μισό χρόνο που παίρνεις διαφορετικά.

Είναι εύκολο ή δύσκολο;

Προσωπικά, θεωρώ ότι η μέθοδος ταξινόμησης e-mail του Eisenhower Matrix είναι η ευκολότερη που έχω χρησιμοποιήσει. Στην πραγματικότητα έκανε τα εισερχόμενά μου πολύ πιο εύχρηστα για μένα και δεν έχω χάσει τίποτα εξαιτίας αυτού.

Πιστεύετε ότι αυτό το σύστημα είναι εύκολο να εφαρμοστεί ή θα το δυσκολευτείτε; Πείτε μας γιατί!

Συντελεστές εικόνας: Γεια σου Paul Studios / Flickr