Πώς να προσαρμόσετε το Toodledo για να γίνετε παραγωγικά τα πράγματα στην ημέρα σας

Διαφήμιση

Η ρύθμιση My Cloud Getting Things Done (GTD) χρησιμοποιεί το Gmail, Toodledoκαι το Ημερολόγιο Google. Για πρόσβαση μέσω κινητού στις εργασίες μου χρησιμοποιώ Toodledo στο iPhone μου, μαζί με τα εγγενή προγράμματα iPhone Mail και Calendar συγχρονισμένα με το Gmail και το Ημερολόγιο Google.

Δείτε πώς διαμορφώνω τις ρυθμίσεις πεδίων του Toodledo για να το χρησιμοποιώ για το GTD. Τα πεδία που χρειάζομαι είναι Περιεχόμενο, Ημερομηνία λήξης, Επανάληψη, και Σκουπιδοτενεκές. Η προσωπική μου έκδοση χρησιμοποιεί επίσης Ετικέτες, η οποία παρέχει λίγο πιο λεπτομερή έλεγχο στην εμφάνιση εργασιών εντός τυπικών πλαισίων GTD: Εργασία, Email, Κλήσεις, Έργα, Κάποια μέρα / Ίσως, και Περιμένω για. (Για παράδειγμα, έχω την ετικέτα "MUO", ώστε να μπορώ να παρακολουθώ τις εργασίες μου στο Makeuseof.com στο πλαίσιο των έργων, των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή της εργασίας).

Ένα από τα ωραία χαρακτηριστικά του Outlook είναι η δυνατότητα μετατροπής ενός email σε μια εργασία, είτε σύροντάς το το κουμπί Εργασίες στο παράθυρο περιήγησης ή κάνοντας δεξί κλικ στο μήνυμα και στέλνοντάς το στις Εργασίες ντοσιέ. Είτε έτσι είτε αλλιώς, δημιουργείται μια νέα εργασία και μπορούν να προστεθούν οποιεσδήποτε πληροφορίες χρειάζονται. Το κύριο μέρος του email γίνεται το κύριο μέρος της νέας εργασίας.

Το Toodledo δεν μπορεί να το κάνει ακόμα (έχει συζητηθεί εκτενώς στα φόρουμ του Toodledo). Ωστόσο, έχω βρει έναν εύκολο τρόπο να μετατρέψω ένα μήνυμα email σε μια εργασία Toodledo. Δείτε πώς, χρησιμοποιώντας την ικανότητα του Toodledo να ρυθμίσετε μια εργασία μέσω email.

Πρώτα, βρείτε το «Εισαγωγή / Εξαγωγή / ΣυγχρονισμόςΚουμπί στην πλαϊνή μπάρα Toodledo. Κλίκαρέ το.

Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Διαμόρφωση στο Εισαγωγή / Εξαγωγή email πίνακας.

Ελέγξτε «Ενεργοποίηση εισαγωγής e-mail"Και μετά κάντε κλικ στο"Αποθήκευσε τις αλλαγές“. Στη συνέχεια, το Toodledo δημιουργεί μια ιδιωτική διεύθυνση email για την εισαγωγή εργασιών και επιτρέπει την εισαγωγή email στο διακομιστή. Η διεύθυνση πρέπει να αλλάζει περιοδικά για ασφάλεια.

Δημιουργήστε μια επαφή σε ένα πρόγραμμα-πελάτη email για να προωθήσετε μηνύματα στη λίστα εργασιών Toodledo.

Για να μετατρέψετε ένα μήνυμα σε μια εργασία, απλώς προωθήστε το email στο Toodledo. από προεπιλογή, έρχεται χωρίς περιβάλλον, προθεσμία ή άλλα μεταδεδομένα. Το κύριο μέρος του email αποθηκεύεται στο πεδίο σημείωσης της νέας εργασίας, το οποίο είναι πολύ βολικό. Προωθώ συχνά τις εργασίες με αυτόν τον τρόπο και μετά τις επεξεργάζομαι αργότερα όταν εξετάζω τη ροή εργασίας μου. Αλλά υπάρχει ακόμα ένα τέχνασμα στο μανίκι του Toodledo.

Το Toodledo παρέχει σύνταξη δέσμης ενεργειών για να ορίζει τα πεδία σε μια νέα εργασία, καταχωρίζοντάς τα στο θέμα email. Έντεκα πεδία μπορούν να ρυθμιστούν με αυτόν τον τρόπο. Μόνο αυτά που εμφανίζονται στην εφαρμογή "Λήψη πραγμάτων ολοκληρώνονται" εμφανίζονται εδώ.

1. Προθεσμία: το σύμβολο #, ακολουθούμενο από ημερομηνία, ορίζει την προθεσμία. Σημειώστε ότι επιτρέπεται η εναλλακτική σύνταξη που χρησιμοποιεί το Toodledo για ημερομηνίες: "#tomorrow", "#next selesday".
2. Συμφραζόμενα: το σύμβολο «@», ακολουθούμενο από το όνομα του Περιεχομένου. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας το GTD-standard Contexts, χρησιμοποιώ το "@@ work" για να προσθέσω την εργασία στο περιβάλλον @work.
3. Ετικέτα: το σύμβολο "%", ακολουθούμενο από την ετικέτα ή τις ετικέτες. Χρησιμοποιώ Ετικέτες καθώς και Περιεχόμενα. Παράδειγμα: "% MUO".

Είναι εύκολο να διατηρήσετε ένα κενό εισερχόμενο όταν τα μηνύματα μπορούν να υποστούν επεξεργασία σε εργασίες εν κινήσει. Η καταγραφή όλων στη ροή εργασίας βελτιώνει πραγματικά την παραγωγικότητα. Το Toodledo και η εφαρμογή iPhone του παρέχουν μια εξαιρετική δωρεάν λύση για τη διαχείριση εργασιών.

Ποιες δωρεάν εφαρμογές χρησιμοποιείτε για τη ροή εργασίας σας; Πώς κάνετε τη διαχείριση του χρόνου και των εργασιών για κινητά;

Περισσότερες ιδέες για την ολοκλήρωση των πραγμάτων Ενημέρωση GTD (Λήψη πραγμάτων) - Ώρα οργάνωσης Διαβάστε περισσότερα