Διαφήμιση
Οι πιθανότητες είναι ότι κάποιος που γνωρίζετε έχει επηρεαστεί από την Accidental Reply All. Είναι μια ενοχλητική και απολύτως αποτρέψιμη κατάσταση και είναι αρκετά συνηθισμένη. Οι άνθρωποι έχουν βγει στους συναδέλφους τους, κοινόχρηστα ονόματα ασθενών και εκτεθειμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου-απλώς πατώντας τυχαία την απάντηση σε όλους. Το 1997, η Microsoft υποβλήθηκε σε μια τυχαία απάντηση Όλα τα κρούσματα που περιελάμβαναν ένα περίπου 15 εκατομμύρια ηλεκτρονικά ταχυδρομεία.
Δεν είναι πάντα μόνο αμηχανία. θα μπορούσατε πραγματικά να πάρετε μια σοβαρή παραβίαση της ασφάλειας με την αδικία χρήση απάντησης όλων. Αν στείλετε πληροφορίες λογαριασμού ή εμπορικά μυστικά και συμπεριλάβετε τυχαία άτομα που δεν πρόκειται να αντιγραφούν, θα μπορούσατε να έχετε κάποιο σοβαρό πρόβλημα στα χέρια σας. Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν συνάπτετε το Accidental Reply All; Εδώ είναι πώς να προστατεύσετε τον εαυτό σας.
Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook
Ο καλύτερος τρόπος για να είστε ασφαλείς είναι να αφαιρέσετε το πλήκτρο Απάντηση σε όλους. Στο Outlook 2003 ή το 2007, μπορείτε απλά να κάνετε κλικ στο
προς τα κάτω βέλος στη δεξιά πλευρά της γραμμής εργαλείων, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ή κατάργηση κουμπιών, και να απαλλαγούμε από Απάντηση όλων. Μπορείτε να κάνετε το ίδιο πράγμα στο Outlook 2010 ή 2013, αλλά είναι αρκετά πιο περίπλοκο.
Η CNET δίνει τα εξής οδηγίες. Παω σε Αρχείο> Επιλογές> Προσαρμογή κορδέλας. Κάντε κλικ στο Απαντώ στο δεξιό τμήμα του παραθύρου και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK Αφαιρώ. Κάντε κλικ Νέα ομάδα δύο φορές και μετονομάστε την πρώτη Νέα Ομάδα (Προσαρμοσμένη) ως "Απάντηση (Προσαρμοσμένη)" και η δεύτερη ως "Απάντηση όλα (Προσαρμοσμένη)". Κάντε κλικ Κύριες καρτέλες στο αριστερό παράθυρο και στη συνέχεια επεκτείνετε Αρχική σελίδα (Mail) και Απαντώ. Στο δεξιό τμήμα παραθύρου, επιλέξτε Απάντηση (προσαρμοσμένη).
Μία φορά, προσθέστε τις εντολές Δημοσίευση απάντησης, Απάντηση, Προς τα εμπρός, Συνάντηση, IM, και Περισσότερο από το αριστερό παράθυρο στην επιλογή Απάντηση (Προσαρμοσμένο). Στο δεξιό τμήμα παραθύρου, επιλέξτε Απάντηση όλων (Προσαρμοσμένο). Προσθέστε την εντολή Απάντηση σε όλους. Επιλέγω Απάντηση όλων (Προσαρμοσμένο) και χρησιμοποιήστε το κάτω για να το μετακινήσετε στο πλαίσιο "Αποστολή / λήψη (IMAP / POP)", στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Εντάξει.
Μια απλούστερη μέθοδος είναι να εγκαταστήσετε το TuneReplyAll add-on για το Outlook. Αυτό θα σας επιτρέψει να ενεργοποιήσετε μια αναδυόμενη προειδοποίηση όταν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Απάντηση σε όλους". Εάν είστε εντάξει με την αποστολή του σε όλους, απλά χτυπήστε Ναι-αν όχι, κάντε κλικ στο Όχι.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν κανόνα που να λέει στο Outlook να στείλτε τα μηνύματά σας σε καθυστέρηση Πώς να ρυθμίσετε το Microsoft Outlook για να προγραμματίσετε την παράδοση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Διαβάστε περισσότερα ; με αυτόν τον τρόπο, αν συνειδητοποιήσετε ότι χτυπήσατε Απάντηση σε όλους, έχετε χρόνο για να ακυρώσετε την αποστολή. Ακολουθούν τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να δημιουργήσετε αυτόν τον κανόνα.
Κάντε κλικ Εργαλεία> Κανόνες και ειδοποιήσεις> Νέος κανόνας. Στο πλαίσιο "Επιλογή πρότυπου" κάτω από τον κενό κανόνα, κάντε κλικ στην επιλογή Ελέγξτε μηνύματα μετά την αποστολή, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK Επόμενο. Επιλέξτε όλες τις επιθυμητές επιλογές στη λίστα "Επιλογή προϋποθέσεων" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επόμενο (αν δεν επιλέξετε όποιους όρους, ο κανόνας θα εφαρμοστεί σε κάθε μήνυμα που στέλνετε). Στη λίστα "Επιλογή ενεργειών", επιλέξτε Αναβάλλετε την παράδοση με αριθμό λεπτών. Στο πλαίσιο "Επεξεργασία περιγραφής κανόνων", κάντε κλικ στην υπογραμμισμένη φράση ένας αριθμός από και εισαγάγετε τον αριθμό των λεπτών που θέλετε να καθυστερήσει κάθε μήνυμα, μέχρι 120 λεπτά. Κάντε κλικ Εντάξει και Επόμενο, να προσθέσετε τυχόν εξαιρέσεις που θέλετε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Δώστε στον κανόνα ένα όνομα, ελέγξτε το Ενεργοποιήστε αυτόν τον κανόνα και κάντε κλικ στο κουμπί Φινίρισμα.
Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail
Ενα από καλύτερες λειτουργίες του Gmail Τι νέο υπάρχει στο Good Old Gmail; 5 Χαρακτηριστικά που πρέπει να κάνετε check outΕνδέχεται να έχετε χάσει μερικές νέες δυνατότητες που έχει προσθέσει σταδιακά το Gmail κατά το παρελθόν έτος. Ας δούμε λοιπόν τι αξίζει την προσοχή μας. Διαβάστε περισσότερα που ίσως να μην χρησιμοποιείτε είναι η δυνατότητα Undo Send, η οποία σας επιτρέπει να ακυρώσετε την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέχρι 30 δευτερόλεπτα μετά το πάτημα του κουμπιού αποστολής, επιτρέποντάς σας να αποφύγετε μια τυχαία απάντηση Όλα τα κρούσματα στο τελευταίο δεύτερος. Δυστυχώς, εάν χρησιμοποιείτε ένα πελάτη Gmail στον υπολογιστή γραφείου Η αναζήτηση για το Perfect Desktop του Gmail πελάτη MacΧρειάζεστε ένα πρόγραμμα-πελάτη υπολογιστή γραφείου για το Gmail στο Mac; Εδώ είναι το καλύτερο που θα μπορούσαμε να βρούμε. Διαβάστε περισσότερα , αυτό δεν θα σας βοηθήσει.
Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να ελέγξετε στις ρυθμίσεις Gmail σας είναι ότι η προεπιλεγμένη συμπεριφορά απάντησης έχει οριστεί στην επιλογή Απάντηση αντί στην επιλογή Απάντηση σε όλους. Αν είναι στην επιλογή "Απάντηση σε όλους", κάθε φορά που πατάτε το κουμπί απάντησης, το Gmail θα συμπληρώσει τα πεδία To και CC με τις διευθύνσεις των ατόμων που αντιγράφηκαν επίσης στο αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Boomerang, μια εφαρμογή πρόσθετου Gmail Προγραμματίστε τα μηνύματά σας μέσα στο Gmail με το BoomerangΗ Baydin (η εταιρεία πίσω από το Boomerang) μόλις ανακοίνωσε ότι οι χρήστες μπορούν να αναπρογραμματίσουν μηνύματα μέσα στο Gmail αφού έχουν ήδη προγραμματιστεί. Διαβάστε περισσότερα , σας επιτρέπει να προγραμματίσετε μηνύματα για αποστολή αργότερα, κάτι που θα σας επιτρέψει να επιστρέψετε σε αυτά μέσα σε λίγα λεπτά ή ένα λίγες μέρες για να βεβαιωθείτε ότι δεν στέλνετε τίποτα ενοχλητικό σε όλους στις επαφές σας λίστα. Επιλέξτε το διάστημα καθυστέρησης, πατήστε Αποστολή αργότερα, και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Μπούμερανγκ στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης για να διαχειριστείτε τα καθυστερημένα μηνύματα. Ανετα!
Εάν χρησιμοποιείτε άλλους παροχείς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή πελάτες
Εάν χρησιμοποιείτε άλλους παροχείς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή πελάτες, ίσως χρειαστεί να κάνετε λίγη εκσκαφή. Μια επέκταση του Thunderbird κάλεσε Αποστολή αργότερα θα σας επιτρέψει να προγραμματίσετε τα μηνύματά σας να σταλούν σε μια μελλοντική ημερομηνία. Το Lotus Notes περιλαμβάνει αποστολή-μεταγενέστερη λειτουργικότητα από το κουτί, όπως και το MailMate και το Airmail.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες που βασίζονται στον ιστό, όπως LetterMeLater, για να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα. Αφού δημιουργήσετε έναν λογαριασμό, μπορείτε να δημιουργήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα αποσταλούν αργότερα και μπορείτε επίσης να τα διαχειριστείτε πριν να σταλούν, ώστε να μπορείτε να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ακόμη και μέσα από το δικό σας πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Εάν ο πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν υποστηρίζει καμία από αυτές τις επιλογές, μπορείτε πάντα να κάνετε τη συνήθεια να αποθηκεύσετε το email σας ως σχέδιο και να επιστρέψετε σε αυτό πέντε ή δέκα λεπτά αργότερα για να ελέγξετε ξανά ότι δεν έχετε κάνει δυνητικά καταστροφικά λάθη, όπως η αντιγραφή όλων στον κατάλογο πελατών σας ή το CCing ολόκληρο γραφείο.
Accidental Reply Όλα: Μην αφήνετε να συμβεί σε σας!
Το πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εστάλη 44 χρόνια πριν. θα νομίζατε ότι θα εξαλείψαμε την Τυχαία Απάντηση Όλα από το να συμβεί με τον τρόπο. Δυστυχώς, δεν έχουμε ακόμα βγάλει εμβόλιο, επομένως θα πρέπει να λάβετε προστασία στα χέρια σας. Η απενεργοποίηση της απάντησης όλων των λειτουργιών, η καθυστέρηση της αποστολής των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η απλή αποθήκευση τους ως προσχέδιο για αποστολή μετά από μερικά λεπτά μπορεί να σας βοηθήσει. Μόνο εσείς μπορείτε να αποτρέψετε τυχαία απάντηση σε όλους!
Έχετε ποτέ κατά λάθος μοιραστεί πάρα πολλές πληροφορίες με την απάντηση όλων; Χρησιμοποιείτε κάποια από τις παραπάνω στρατηγικές; Μοιραστείτε τις καλύτερες τακτικές σας για την καταπολέμηση της Accidental Reply Όλες οι παρακάτω!
Image Credit: κρατώντας το κεφάλι του από thodonal88 μέσω του Shutterstock
Ο Dann είναι μια στρατηγική περιεχομένου και σύμβουλος μάρκετινγκ που βοηθά τις εταιρείες να δημιουργούν ζήτηση και οδηγεί. Επίσης, blogs σχετικά με τη στρατηγική και το περιεχόμενο μάρκετινγκ στο dannalbright.com.
