Πώς να οργανώσετε οποιοδήποτε έργο με δομή ανάλυσης εργασίας

Διαφήμιση

Διαχειριστές έργου χρησιμοποιήστε αυτό που ονομάζεται δομή κατανομής εργασίας διατηρήστε τα έργα οργανωμένα 6 συμβουλές διαχείρισης έργων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να οργανώσετε τη ζωή σαςΗ Διαχείριση Έργων είναι το επάγγελμα του να κάνουμε τα πράγματα. Οι συμβουλές μας θα σας βοηθήσουν να εφαρμόσετε την προοπτική, τις δεξιότητες και τα εργαλεία ενός διαχειριστή έργου για να οργανώσετε τη δική σας ζωή. Διαβάστε περισσότερα . Από τη φάση έναρξης έως το τελικό κλείσιμο, αυτό το πολύτιμο εργαλείο μπορεί να οδηγήσει σε ένα επιτυχημένο έργο.

Η δομή κατανομής εργασίας μπορεί να έχει διαφορετικές διατάξεις. από ένα περίγραμμα ή μια λίστα σε μια προβολή πίνακα σε μια δομή δέντρου. Για τους οπτικούς ανθρώπους, μια δομή δέντρου έχει τη μεγαλύτερη σημασία επειδή είναι βασικά ένα οπτικό διάγραμμα που σας επιτρέπει να βλέπετε αντικείμενα με μια γρήγορη ματιά. Όμως, ορισμένοι προτιμούν λίστες σε σχέση με εικόνες, οπότε το περίγραμμα είναι η πιο χρήσιμη διάταξη.

Βασικά στοιχεία δομής κατανομής εργασίας

Παραδοσιακά, η δομή κατανομής εργασίας ήταν ένα εργαλείο που χρησιμοποιήθηκε από τους διαχειριστές έργων για να κάνουν ακριβώς αυτό που προτείνει το όνομα, να διασπάσει ένα έργο σε λειτουργικά κομμάτια. Ο ιεραρχικός σχεδιασμός του χωρίζει το πεδίο εφαρμογής ενός έργου σε στοιχεία όσον αφορά το μέγεθος, τη διάρκεια και την ευθύνη. Αυτό το περίγραμμα βοηθά στη δημιουργία ενός προγράμματος έργου καθορίζοντας παραδοτέα, κατανομή πόρων και ακόμη και κόστος.

Αυτή η δομή αποσυνθέτει το έργο σας σε κομμάτια μεγέθους δαγκώματος για ευκολότερη εφαρμογή και μπορεί να χρησιμοποιηθεί με διαφορετικούς τρόπους, ανάλογα με το έργο ή το τελικό προϊόν. Ένα έγγραφο οδηγιών από ProjectConnections.com δείχνει τις διαφορετικές προσεγγίσεις όμορφα για τον προσδιορισμό των κύριων στοιχείων της δομής κατανομής της εργασίας σας.

Με όλα αυτά κατά νου, μια δομή κατανομής της εργασίας δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη και μπορεί πραγματικά να βοηθήσει με κάθε τύπο έργου. Τα ακόλουθα παραδείγματα ενδέχεται να μην ακολουθούν το παραδοσιακός προσέγγιση για τη χρήση αυτού του χρήσιμου εργαλείου. Ωστόσο, για λόγους απλότητας, για όσους ενδιαφέρονται να χρησιμοποιήσουν αυτήν τη δομή, και για την καταστροφή και την απλούστευση ενός πολύπλοκου έργου, είναι αρκετά χρήσιμα.

Έναρξη της διαδικασίας

Αφού ορίσετε ολόκληρο το εύρος του έργου σας, θα προσδιορίσετε τα υψηλότερα επίπεδα στοιχεία του έργου. Αυτά τα στοιχεία μπορεί να είναι φάσεις, τοποθεσίες ή ακόμη και ενέργειες όπως φαίνεται παραπάνω, ανάλογα με το έργο σας. Αφού επιλέξετε αυτά τα στοιχεία, θα μεταβείτε στο επόμενο επίπεδο κάτω από κάθε στοιχείο και θα συνεχίσετε να διασπάτε το έργο όσο το δυνατόν περισσότερο. Αυτό όχι μόνο σας βοηθά να προσδιορίσετε όλα όσα χρειάζεστε για το έργο σας, αλλά θα σας κρατήσει σε καλό δρόμο χωρίς να ξεχάσετε τίποτα.

Για μια εκδήλωση

Ένα μεγάλο έργο όπου μια δομή κατανομής εργασίας μπορεί να είναι χρήσιμη είναι ο προγραμματισμός εκδηλώσεων. Σε αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιούμε ένα σχέδιο νυφικού ντους με μια δομή δέντρου που κατανέμεται κατά φάσεις. Αυτός μπορεί να είναι ένας πολύ χρήσιμος τρόπος για να αναλύσετε τι πρέπει να γίνει όταν, από την αρχή έως τη μέση έως το τέλος ολόκληρης της εκδήλωσης.

Φυσικά, μπορεί να έχετε πολλά περισσότερα στοιχεία για τη δημιουργία μιας εκδήλωσης, οπότε αυτό απλώς απεικονίζει ορισμένα βασικά στοιχεία ως παράδειγμα. Φανταστείτε να καθίσετε με φίλους που συμμετέχουν κατά τη φάση της μύησης και να εξερευνήσετε κάθε στοιχείο μαζί. Στη συνέχεια, για τη φάση προγραμματισμού, ίσως κάθε άτομο είναι υπεύθυνο για ένα κομμάτι. Ωστόσο, διαιρείτε τη δουλειά ή αν το κάνετε ακόμη και εξαρτάται από εσάς. Αλλά αυτή η δομή δέντρων που βασίζεται σε φάσεις είναι ένας εύκολος τρόπος να πάτε.

Μια άλλη επιλογή που χρησιμοποιεί τη βολική δομή του δέντρου είναι να βασιστεί σε αντικείμενα ως κύρια συστατικά. Αυτός είναι ένας χρήσιμος τρόπος για να οργανώσετε ένα έργο όταν έχετε πολλά άτομα που προγραμματίζουν την εκδήλωση. Κάθε άτομο μπορεί να πάρει ένα συστατικό και όλα τα κομμάτια που ταιριάζουν μαζί του. Η οργάνωση αυτών των συστατικών με τη σειρά που πρέπει να ολοκληρωθεί καθιστά ακόμη πιο εύκολη.

Για οικιακό έργο

Ένα άλλο καταπληκτικό έργο που πρέπει να διαχειριστείτε με μια δομή κατανομής της εργασίας είναι ένα έργο στο σπίτι. Είτε πηγαίνετε μέχρι αναδιαμόρφωση της κουζίνας σας Αναδιαμορφώστε το σπίτι σας: 6 ιστότοποι για την εκμάθηση των βασικώνΘα προτιμούσατε να ανεχτείτε ένα μη ικανοποιητικό σπίτι; Ή αφιερώστε λίγο χρόνο και ενέργεια κάνοντας το σε ένα μέρος που σας κάνει να χαμογελάτε όταν περπατάτε από την είσοδο; Διαβάστε περισσότερα ή εξωραϊσμός της αυλής Δοκιμάστε τις ιδέες τοπίου για το σπίτι σας με την επίδειξη του Visualizer Διαβάστε περισσότερα , αυτό μπορεί να είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο. Για αυτό το παράδειγμα, θα δείξουμε την ανάλυση σε μορφή λίστας με τα κύρια στοιχεία ως ενέργειες.

Όπως μπορείτε να δείτε, η ανάλυση είναι ακόμα εύκολη στην ανάγνωση και απαριθμεί όλα τα κομμάτια του έργου όμορφα. Με κάθε δράση ως κύριο συστατικό μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε τι πρέπει να επιτευχθεί. Και πάλι, πιθανότατα θα έχετε πολλά πρόσθετα ή διαφορετικά στοιχεία για το έργο σας, αλλά αυτό δείχνει απλώς τη βασική δομή.

Μια άλλη επιλογή που χρησιμοποιεί τη διάταξη λίστας είναι να χρησιμοποιήσετε τοποθεσίες ως κύρια στοιχεία που λειτουργούν καλά όταν χρειάζονται διαφορετικές φυσικές περιοχές του έργου σας. Όπως μπορείτε να δείτε, η δομή της κατανομής ανά τοποθεσία στην αυλή την οργανώνει με τρόπο που η εργασία μπορεί να χωριστεί από άτομο ή απλώς για να διατηρηθεί ευθεία ποιες δραστηριότητες πρέπει να γίνουν όπου.

Πρότυπα

Εάν δεν θέλετε να δημιουργήσετε μόνοι σας μια δομή ανάλυσης εργασιών, υπάρχουν μερικοί καταπληκτικοί ιστότοποι που προσφέρουν πρότυπα. Έγγραφο διαχείρισης έργου έχει ένα πρότυπο χρησιμοποιώντας ένα έγγραφο του Word, Σύμβουλος διαχείρισης έργου έχει ένα χρησιμοποιώντας το Excel Ένα πρότυπο Excel για κάθε περίστασηΠεράστε την απότομη καμπύλη μάθησης και ταξινομήστε τη ζωή σας με τη δύναμη των προτύπων του Excel. Έχουμε συντάξει μια επιλογή προτύπων αυτόματης ενημέρωσης για παρακολούθηση προϋπολογισμών, διαχείριση έργων και πολλά άλλα. Διαβάστε περισσότερα , και Τακτοποιημένες φόρμες προσφέρει και τις δύο αυτές μορφές μαζί με PDF. Όταν όλα τα άλλα αποτυγχάνουν, η χρήση ενός απλού χαρτιού και μολυβιού για να σχεδιάσετε μια δομή δέντρου ή μια μορφή λίστας λειτουργεί εξίσου καλά για ορισμένους.

Κρατώντας το απλό

Μια δομή κατανομής εργασίας δεν χρειάζεται να είναι εκφοβιστική για χρήση, όπως μπορείτε να δείτε. Και, δεν χρειάζεται να ακολουθεί αυστηρούς κανόνες. Απλώς καταλήγει στον καλύτερο τρόπο διαχείρισης του προσωπικού ή οικιακού σας έργου. Ανάλογα με το στυλ, το οπτικό ή το γραπτό σας ή το έργο σας, μεγάλο ή μικρό, η χρήση αυτής της τεχνικής συμβάλλει στη διασφάλιση ότι το έργο σας είναι καλά οργανωμένο, το οποίο σας βοηθά να το διατηρήσετε σε καλό δρόμο.

Έχετε δοκιμάσει αυτό το εργαλείο;

Όταν πρόκειται για έργα που πρέπει να επεξεργαστείτε, είτε πρόκειται για εκδήλωση, οικιακό έργο ή κάτι εντελώς διαφορετικό, πώς τα οργανώνετε; Απλές στρατηγικές διαχείρισης χρόνου και έργου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο σπίτιΛαχταράτε να κάνετε αλλαγές στη ζωή σας; Ό, τι κι αν θέλετε να επιτύχετε, αντιμετωπίστε το σαν ένα έργο και συμπληρώστε το με τις ασκήσεις μας για να αυξήσετε τις πιθανότητες επιτυχίας σας. Διαβάστε περισσότερα ? Έχετε δοκιμάσει να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο και είχατε επιτυχία με αυτό; Ή, ίσως το κάνατε και δεν το συνειδητοποιήσατε. Ακόμα περισσότερο, ίσως χρησιμοποιείτε ένα διαδικτυακό εργαλείο 10 μοναδικές χρήσεις του Trello εκτός από τη διαχείριση του έργουΤο Trello είναι μια απόλαυση του εραστή της λίστας. Η προσέγγιση του τύπου Kanban δεν προοριζόταν μόνο για τη διαχείριση έργων. Δεν μας πιστεύετε; Κοιτάξτε αυτές τις δέκα μοναδικές χρήσεις του Trello. Διαβάστε περισσότερα . Μη διστάσετε να μοιραστείτε τις σκέψεις σας μαζί μας παρακάτω!

Πιστωτική εικόνα: baranq μέσω του Shutterstock.com