7 Συμβουλές εκτύπωσης Excel: Πώς να εκτυπώσετε το υπολογιστικό φύλλο σας βήμα προς βήμα

Διαφήμιση

Με λίγη πρακτική, δεν είναι πολύ δύσκολο Κάντε υπολογιστικά φύλλα Excel που φαίνονται υπέροχα. Ωστόσο, η εκτύπωση αυτού του υπολογιστικού φύλλου μπορεί να είναι μια πρόκληση.

Το μεγαλύτερο εμπόδιο που εμποδίζει την τέλεια εκτύπωση είναι ότι ίσως να μην ξέρετε πώς να πραγματοποιήσετε τη διαδικασία βήμα προς βήμα. Ακολουθήστε αυτόν τον οδηγό και θα έχετε το έγγραφο στα χέρια σας καθόλου χρόνο.

1. Συγκεντρώστε τα δεδομένα σας

Όπως με τα περισσότερα έργα του Excel, το πρώτο βήμα εδώ είναι να προετοιμάσετε τα δεδομένα σας.

Εάν έχετε ήδη ρυθμίσει ένα υπολογιστικό φύλλο, είστε έτοιμοι! Αν όχι, εισαγάγετε τα δεδομένα σας Πώς να εισάγετε δεδομένα στο Excel Spreadsheets με τον τακτοποιημένο και εύκολο τρόποΈχετε δυσκολευτεί ποτέ να εισαγάγετε ή να εξαγάγετε δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο; Αυτό το σεμινάριο θα σας βοηθήσει να εξοικειωθείτε με τη μεταφορά δεδομένων μεταξύ Microsoft Excel, CSV, HTML και άλλων μορφών αρχείων. Διαβάστε περισσότερα στο Excel και συνεχίστε στο επόμενο βήμα.

2. Μετατροπή δεδομένων σε πίνακα

Στη συνέχεια, θα τακτοποιήσουμε τα δεδομένα μας ως πίνακα. Μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα εάν τα δεδομένα σας δεν προσφέρονται για μορφοποίηση πίνακα, αλλά διαφορετικά είναι ένας εύκολος τρόπος για να απλοποιήσετε διαδικασία εκτύπωσης Πώς να ρυθμίσετε τον εκτυπωτή σας στα Windows 10Οι εκτυπωτές έχουν τη φήμη ότι είναι δύσκολο να δημιουργηθούν. Στα Windows 10, ωστόσο, είναι πραγματικά ένα αεράκι. Θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να αποκτήσετε τα Windows 10 για να εντοπίσετε και να συνδεθείτε στον εκτυπωτή σας. Διαβάστε περισσότερα .

Για να μετατρέψετε δεδομένα σε έναν πίνακα, σύρετε μια επιλογή γύρω από όλο το ισχύον περιεχόμενο και μετά χρησιμοποιήστε το CTRL + Τ. Επιλέξτε το Ο πίνακας μου έχει κεφαλίδες πλαίσιο, εάν χρειάζεται, και κάντε κλικ στο Εντάξει.

Η μορφοποίηση πίνακα μας επιτρέπει να κάνουμε χρήσιμα πράγματα, όπως η παραγγελία των σειρών μας με βάση τις πληροφορίες σε μια συγκεκριμένη στήλη. Ωστόσο, μας επιτρέπει επίσης να αντιμετωπίσουμε όλα αυτά τα δεδομένα ως μία οντότητα, η οποία είναι πολύ βολική καθώς ετοιμάζουμε να εκτυπώσουμε.

3. Ορισμός περιοχής εκτύπωσης

Θα πούμε στο Excel τι ακριβώς θέλουμε να εκτυπώσουμε. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε το ποντίκι σας για να επιλέξετε όλα όσα απαιτούνται - εάν τα δεδομένα σας έχουν μορφοποιηθεί ως πίνακας, μπορείτε να κάνετε κλικ οπουδήποτε εντός των παραμέτρων και να χρησιμοποιήσετε CTRL + SHIFT + 8.

Τώρα, κατευθυνθείτε προς το Διάταξη σελίδας καρτέλα και κάντε κλικ Περιοχή εκτύπωσης στο Εγκατάσταση σελίδας Ενότητα.

Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Ορισμός περιοχής εκτύπωσης.

4. Αναδίπλωση κειμένου, εάν είναι απαραίτητο

Προς το παρόν, κάθε σειρά στον πίνακα μας μπορεί να μορφοποιηθεί τακτοποιημένα προσαρμόζοντας το πλάτος κάθε στήλης. Ωστόσο, αυτό δεν θα συνέβαινε αν προσθέσαμε μια στήλη εισαγωγικών στο υπολογιστικό φύλλο μας.

Όπως μπορείτε να δείτε, τώρα τα περιεχόμενα της τελικής μας στήλης υπερβαίνουν το κανονικό πλάτος της. Μπορούμε να κάνουμε αυτές τις καταχωρίσεις κατάλληλες, αλλά θα πρέπει να τις μορφοποιήσουμε ως πολλές γραμμές κειμένου. Αυτό μπορεί να μην είναι ιδιαίτερα εύκολο να το διαβάσετε, οπότε θα το ολοκληρώσουμε ανακουφίστε κάθε πίεση στα μάτια 7 τρόποι για να μειώσετε το χρόνο της οθόνης και να ξεκουραστείτε τα μάτια σαςΗ διατήρηση υγιούς περιλαμβάνει τη φροντίδα των ματιών. Τα προβλήματα υγείας που σχετίζονται με το όραμα είναι μια πραγματική ασθένεια του τρόπου ζωής και οι ψηφιακές μας συνήθειες προωθούν. Η θεραπεία βρίσκεται στην προσεκτική χρήση της οθόνης. Διαβάστε περισσότερα .

Επιλέξτε όλα τα δεδομένα στον πίνακα. Στη συνέχεια, κατευθυνθείτε προς το Σπίτι καρτέλα, βρείτε το Ευθυγραμμία ενότητα και κάντε κλικ στο Αναδίπλωση του κειμένου.

Τυχόν μακρύτερα στοιχεία κειμένου πρέπει τώρα να διαθέτουν την κατάλληλη απόσταση μεταξύ κάθε γραμμής. Τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή για να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές στο πλάτος κάθε στήλης και το ύψος κάθε σειράς.

5. Προσαρμόστε τα περιθώρια

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Αρχείο και πλοηγηθείτε στο Τυπώνω. Εδώ, θα δείτε μια προεπισκόπηση του υπολογιστικού φύλλου σας, όπως θα εμφανίζεται σε μια τυπωμένη σελίδα.

Αυτή είναι η κατάλληλη στιγμή για να αποφασίσετε αν θέλετε να εκτυπώσετε σε οριζόντιο ή κατακόρυφο προσανατολισμό. Τα δεδομένα σας πρέπει να ενημερώνουν την απόφασή σας. αν υπάρχουν πάρα πολλές στήλες για να κάνετε τα πράγματα ευανάγνωστα σε κατακόρυφο προσανατολισμό, επιλέξτε οριζόντιο. Από την άλλη πλευρά, εάν το υπολογιστικό φύλλο σας αποτελείται από πολλές σειρές με λιγότερες στήλες, το πορτρέτο μπορεί να είναι η καλύτερη επιλογή.

Μόλις λάβετε αυτήν την απόφαση, χρησιμοποιήστε το Περιθώρια αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε την περιοχή της σελίδας όπου θα εμφανίζεται το υπολογιστικό φύλλο σας. Αυτό θα εξαρτηθεί από τις δυνατότητες του εκτυπωτή σας, αλλά από το Στενά περιθώρια Η προεπιλογή είναι ένας καλός τρόπος για να αποκτήσετε όσο το δυνατόν περισσότερα στη σελίδα και δεν θα προκαλέσει προβλήματα στην πλειονότητα των συσκευών.

Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το υπολογιστικό φύλλο σας είναι όσο το δυνατόν μεγαλύτερο και ευανάγνωστο μόλις εκτυπωθεί, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα εργαλεία κλιμάκωσης του Excel για να το κάνουμε. Κάντε κλικ στο Απολέπιση αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Επιλογές προσαρμοσμένης κλιμάκωσης.

Στην ακόλουθη οθόνη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ταιριάζει επιλογή για κλιμάκωση του υπολογιστικού φύλλου σας στο πλάτος ή το ύψος μιας σελίδας

Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο αν θέλετε να περιορίσετε το υπολογιστικό φύλλο σας μία σελίδα Τρόπος εκτύπωσης υπολογιστικού φύλλου Excel σε μία μόνο σελίδαΈνα όμορφα κατασκευασμένο υπολογιστικό φύλλο χάνει όλη την ελκυστικότητά του όταν τυπώνεται σε εννέα φύλλα χαρτιού, με τα μισά από αυτά κενά. Σας δείχνουμε πώς μπορείτε να πάρετε τα πάντα όμορφα σε μία μόνο σελίδα. Διαβάστε περισσότερα .

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Προσαρμόζομαι σε επιλογή για κλιμάκωση του περιεχομένου σας κατά ποσοστό, επιτρέποντας ένα στενότερο επίπεδο ελέγχου.

6. Κεντράρετε το υπολογιστικό φύλλο σας και προσθέστε μια κεφαλίδα ή υποσέλιδο

Χωρίς έξοδο από την οθόνη εκτύπωσης, κάντε κλικ στο Περιθώρια αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε Προσαρμοσμένα περιθώρια. Στη συνέχεια, επιλέξτε τα πλαίσια που έχουν επισημανθεί Οριζόντια και Κάθετα στο Κέντρο στη σελίδα ενότητα για να κεντράρετε το υπολογιστικό φύλλο σας.

Αυτό είναι προαιρετικό, αλλά είναι συνήθως ο καλύτερος τρόπος για να οργανώσετε τα κενά περιθώρια που θα περιβάλλουν το υπολογιστικό φύλλο σας στη σελίδα.

Τώρα είναι η ώρα να προσθέσετε μια κεφαλίδα ή υποσέλιδο, εάν είναι απαραίτητο. Μεταβείτε στο Επικεφαλίδα υποσέλιδο καρτέλα του Εγκατάσταση σελίδας παράθυρο και δημιουργήστε τόσο περίπλοκη κεφαλίδα είτε υποσέλιδο όπως θέλετε. Θα μπορούσατε επίσης να παραλείψετε εντελώς αυτό το βήμα - εξαρτάται από εσάς.

7. Πραγματοποιήστε τελικές ρυθμίσεις και εκτυπώστε

Σε αυτό το σημείο, είμαστε σχεδόν έτοιμοι. Επιστρέψτε στο Τυπώνω οθόνη και ρίξτε μια ματιά στην προεπισκόπηση. Εάν δείτε κάτι που δεν φαίνεται σωστό, κάντε το κατάλληλες προσαρμογές μεγέθους 8 Συμβουλές μορφοποίησης για τέλειους πίνακες στο Microsoft WordΟι πίνακες του Microsoft Word είναι απαραίτητα εργαλεία μορφοποίησης. Μάθετε πώς να φτιάξετε έναν πίνακα και να το μορφοποιήσετε τέλεια με αυτές τις απλές συμβουλές. Διαβάστε περισσότερα σε μεμονωμένες σειρές ή στήλες για την αντιμετώπιση του προβλήματος. Μόλις τα πάντα σας αρέσουν, μπορείτε να ξεκινήσετε την εκτύπωση ορισμένων αντιγράφων.

Έτοιμο σετ εκτύπωσης

Η εκτύπωση υπολογιστικών φύλλων Excel μπορεί να είναι χάος, εκτός εάν αφιερώσετε χρόνο για να ρυθμίσετε το έγγραφό σας. Ελπίζουμε ότι αυτός ο οδηγός σας βοήθησε να αποφύγετε όλες τις κοινές παγίδες.

Δυσκολεύεστε να κάνετε το υπολογιστικό φύλλο σας να φαίνεται καλό σε έντυπη μορφή; Ή μήπως έχετε μια συμβουλή για άλλους χρήστες που θέλετε να μοιραστείτε με την κοινότητα; Είτε έτσι είτε αλλιώς, η παρακάτω ενότητα σχολίων είναι το κατάλληλο μέρος για να πάτε εάν θέλετε να συμμετάσχετε - ή να ξεκινήσετε - τη συνομιλία.

Αρχικά γράφτηκε από τον Eyal Sela στις 7 Αυγούστου 2009.