6 τρόποι εγγύησης για προσβολή, θυμός και ενοχλήσεις με κάθε email που στέλνετε

Διαφήμιση

Τα email είναι δύσκολα. Είναι πολύ δύσκολο να ξεπεράσεις αυτό που πραγματικά θέλεις να πεις σε ένα email και το μισό χρόνο οι άνθρωποι σχεδόν πάντα θα σε παρεξηγήσουν. Πολλά από τα προβλήματα οφείλονται στο γεγονός ότι τα άτομα στα οποία γράφετε δεν μπορούν να δουν το πρόσωπό σας. Δεν μπορούν να δουν το χαμόγελο στο πρόσωπό σας και δεν μπορείτε να δείτε την έκφραση στο πρόσωπό τους - το φυσικό Η ανθρώπινη ικανότητα να κατανοεί το συναίσθημα με λέξεις μέσω της έκφρασης του προσώπου είναι εντελώς άκυρη σε ένα ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.

Λοιπόν, τι μπορεί να αντικαταστήσει την έκφραση του προσώπου και τον τόνο της φωνής; Πώς μεταδίδετε αποτελεσματικά το μήνυμά σας χωρίς να σας ξεκαθαρίζουν όλοι οι φίλοι σας ή όλοι στο γραφείο;

Ο συγγραφέας Peter Drucker έγραψε κάποτε, «Το πιο σημαντικό πράγμα στην επικοινωνία είναι να ακούμε τι δεν λέγεται" Θα προχωρούσα ένα βήμα πιο πέρα ​​από αυτό, και θα έλεγα ότι το πιο σημαντικό πράγμα στην αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να διευκρινιστεί αρκετά ώστε ο παραλήπτης

όχι άκου τι δεν λέγεται. Στην πραγματικότητα, αυτό που προκαλεί τα περισσότερα προβλήματα στην επικοινωνία μέσω email είναι όταν το άτομο που λαμβάνει το email ερμηνεύει κάθε είδους τρομερά πράγματα που έχετε υπονοήσει, ακόμα και όταν έχετε γράψει μόνο ένα γραμμή.

Αυτό οδηγεί σε μίσος και δυσαρέσκεια. Αυτό δημιουργεί δυσαρέσκεια. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο τύπος στην πρωινή συνάντηση σας κοιτάζει έντονα, επειδή τον είχατε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στείλατε χθες το απόγευμα και το πήρε ως προσωπική επίθεση.

Δημιουργία του τέλειου email σας

Εδώ στο MUO, έχουμε καλύψει πολλά για την τεχνική πτυχή της αποστολής email, όπως στέλνοντας email ανώνυμα Τρόπος αποστολής ανώνυμων email: 5 μέθοδοι StealthΗ αποστολή ενός ανώνυμου email δεν είναι δύσκολη. Και υπάρχουν νόμιμοι λόγοι για τη χρήση ενός ανώνυμου λογαριασμού email. Σας δείχνουμε πώς. Διαβάστε περισσότερα ή το email μου στις αποστολή email από το Excel Τρόπος αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από υπολογιστικό φύλλο Excel χρησιμοποιώντας σενάρια VBAΤο πρότυπο κώδικα μας θα σας βοηθήσει να ρυθμίσετε αυτοματοποιημένα email από το Excel χρησιμοποιώντας σενάρια δεδομένων συνεργασίας (CDO) και σενάρια VBA. Διαβάστε περισσότερα . Αλλά, τι γίνεται με τη συναισθηματική πλευρά του email; Τι γίνεται με τον τρόπο με τον οποίο συναντάτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και τους καλύτερους τρόπους για να παρουσιάσετε τον εαυτό σας στη γραπτή λέξη που δεν θα κάνει τους πάντες να σας ξεχωρίζουν όλη την ώρα;

Λοιπόν, δεν μπορώ να αντέξω εδώ σήμερα και να σας πω ότι είμαι τώρα σε θέση να βοηθήσω. Έχω κάνει σχεδόν κάθε λάθος που μπορεί να γίνει με email, ξεκινώντας από τις πρώτες μέρες στις κολέγιο, όταν προσπάθησα να ξεκινήσω μια επιχείρηση μάρκετινγκ πολλαπλών επιπέδων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους πανεπιστημιούπολη. Μέσα σε μια μέρα, ο λογαριασμός μου έκλεισε για 24 ώρες και μια μεγάλη, άσχημη προειδοποίηση από τον διαχειριστή του mainframe της IBM σχετικά με το τι ορίζει το "spamming".

Δεν ήταν τόσο μάθημα σχετικά με την εθιμοτυπία των email, καθώς ήταν μια κλήση αφύπνισης που το email μπορεί πραγματικά να σας ενοχλήσει εάν το χειριστείτε λάθος. Με την πάροδο των ετών έχω προσβάλει τους ανθρώπους, έχω προσβληθεί και έχω έρθει σε επικές μάχες με slash-and-burn με ανθρώπους. Θα ήθελα να πω ότι κάποιος κέρδισε - αλλά κανείς δεν κερδίζει ποτέ. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο στέκομαι εδώ σήμερα, ελπίζοντας να βοηθήσω τους μελλοντικούς λεγεώνες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να προετοιμάσουν καλύτερα αυτά τα μηνύματα πριν κάνετε κλικ στο κουμπί αποστολής.

1. Αποστολή μυθιστορήματος

Μία από τις πρώτες ένοχες αμαρτίες μου όταν άρχισα να εργάζομαι ως μηχανικός ήταν ότι θα έγραφα σχεδόν πάντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εκτείνονταν σε τρεις ή τέσσερις παραγράφους. Ο λόγος δεν ήταν μόνο επειδή μπορώ να πληκτρολογήσω αρκετά γρήγορα, αλλά επειδή πάντα ένιωθα ότι αν άφηνα κάποιες λεπτομέρειες, οι άνθρωποι δεν θα καταλάβαιναν πραγματικά τι μιλούσα. Αυτό μπορεί να ισχύει σε κάποιο βαθμό - και θα λάβουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι πολύ σύντομα σε ένα λεπτό - αλλά υπάρχει κάτι που πρέπει να ειπωθεί για απλότητα.

Όταν γράφετε τόσο περίπλοκα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν αποδίδετε το μήνυμά σας με διάφορους τρόπους. Πρώτον, το γεγονός ότι γράψατε τόσο πολύ υπονοεί το άτομο που δεν έχετε σεβασμό για τον χρόνο του και αν το κάνετε πολύ συχνά, είστε υποχρεωμένοι να τους ενοχλήσετε. Δεύτερον, ενώ ένα 500 λέξεων email οργανωμένο σε πολλές παραγράφους έχει νόημα εσείς, πιθανότατα συγχέετε όλους - και τους δίνετε ημικρανία.

Αν είστε λεξιλόγος και έχετε την τάση να γράφετε υπερβολικά, τότε πηγαίνετε πάντα πίσω και ξεκινήστε να δουλεύετε για να «κόψετε» αυτές τις προτάσεις. Ελάτε με νέους και δημιουργικούς τρόπους για να τους συντομεύσετε, ή ίσως μπορείτε να τους καταργήσετε εντελώς. Ίσως προσφέρετε πάρα πολλές πληροφορίες. Πείτε στους ανθρώπους τι χρειάζομαι να ξέρετε, όχι τι θέλετε να γνωρίζουν εσείς ξέρω. Ξέρεις?

2. Αποστολή email δύο λέξεων

Το αντίθετο παράπτωμα με το νέο email είναι τα email ενός ή δύο λέξεων που δεν εξηγούν καθόλου. Είναι παρόμοιο με όταν ρωτάω τα παιδιά μου στο τραπέζι "Λοιπόν, πώς ήταν η μέρα σου?"Μετά από μια στιγμή, μια απρόθυμη απάντηση, "Πρόστιμο."Δεν είμαι σίγουρος γιατί ενοχλώ, συνεχίζω. “Τι έκανες, κάτι διασκεδαστικό;"Η αναπόφευκτη απάντηση, "Οχι δεν είναι πραγματικά.”

Ειλικρινά δεν καταλαβαίνω γιατί μερικοί άνθρωποι ενοχλούν ακόμη και τη χρήση email. Εάν είστε τυχεροί, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτό το άτομο θα περιέχει μια πλήρη πρόταση. Εάν είστε άτυχος, το άτομο θα σας ζητήσει να κάνετε κάτι για αυτούς, αλλά δεν ενοχλεί να εξηγήσει ακριβώς τι θέλει να κάνετε. Είναι σαν να στέλνεις ένα μήνυμα αγωνίας μέσω ενός ραδιοφώνου όταν χάνεις στη μέση της ερημιάς και δεν ενημερώνεις το πλήρωμα διάσωσης ποιες είναι οι συντεταγμένες σου.

Είναι εξαιρετικά απογοητευτικό, διότι οι άνθρωποι πρέπει να αγωνιστούν να καταλάβουν τι στη γη μιλάτε. Ακόμα χειρότερα, μπορεί πραγματικά να τους αναγκάσετε να χάσουν χρόνο απαντώντας στο email σας, μόνο για να σας ζητήσουν να επεξεργαστείτε λίγο περισσότερο.

Υποψιάζομαι ότι τα περισσότερα άτομα με αυτό το πρόβλημα γράφουν τόσο σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επειδή η πληκτρολόγηση είναι μια τόσο επίπονη άσκηση. Δεν μπορούν όλοι να πληκτρολογήσουν πάνω από 60 έως 70 λέξεις το λεπτό, οπότε πρέπει να έχετε λίγη συμπάθεια για αυτήν την ομάδα.

3. Αποστολή μαζικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα άτομο

Θέλετε πραγματικά να ξεχωρίσετε τους ανθρώπους; Στείλτε ένα μαζικό email σε όλους στο γραφείο σας απλά για να επιπλήξετε ένα άτομο για κάτι που έκαναν λάθος. Αυτό το αποκαλώ «δημόσια ταπείνωση». Συνήθως, όλοι στο γραφείο μπορεί ήδη να γνωρίζουν ότι ένα συγκεκριμένο άτομο έκανε λάθος, αλλά ο διαχειριστής δεν μπορεί να το αφήσει μόνο του. Έτσι, στέλνουν ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους εξηγώντας με μεγάλη και βασανιστική λεπτομέρεια γιατί μια συγκεκριμένη ενέργεια είναι τόσο λάθος να κάνουμε ή γιατί το συγκεκριμένο λάθος είναι τόσο κακό.

Πρέπει να παραδεχτώ ότι σε κάποιους από τους διαχειριστικούς μου ρόλους στο παρελθόν, μπήκα σε αυτήν τη συμπεριφορά. Έχω δει και άλλους συναδέλφους μου να το κάνουν επίσης. Είναι εύκολο να κάνεις λάθος, γιατί μπορεί να θέλεις να βεβαιωθείς ότι όλοι οι άλλοι που διαχειρίζεσαι δεν κάνουν το ίδιο λάθος. Η πραγματικότητα είναι ότι αν όλοι γνωρίζουν ήδη για αυτό, το άτομο που έκανε το λάθος ταπεινώθηκε. Εάν δεν το γνωρίζουν, όλοι είναι μπερδεμένοι και δεν είναι σίγουροι αν μιλάτε για αυτά ή όχι.

Κάντε το απλό - μιλήστε για το συγκεκριμένο πρόβλημα με το άτομο που έκανε το λάθος. Στη συνέχεια, εάν πιστεύετε ότι είναι αρκετά σημαντικό για όλους, στείλτε μια ειδοποίηση, αλλά κάντε την να ακούγεται σαν να είναι απλώς γενικό "FYI" που έχει αποσταλεί από την ανώτερη διοίκηση - αυτό αφαιρεί τον κατηγορητικό τόνο και το καθιστά λιγότερο προσωπικό.

4. Χρησιμοποιώντας δραματικά επιρρήματα

Μια άλλη πολύ συνηθισμένη συμπεριφορά στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - συνήθως από άτομα που είναι πολύ παθιασμένοι με τη δουλειά τους γενικά ή για ένα συγκεκριμένο έργο που βρίσκεται υπό συζήτηση. Αυτή η συμπεριφορά είναι η υπερβολική χρήση πολύ δραματικών επιρρημάτων. Προτάσεις όπως, «Αυτός ο σχεδιασμός είναι απίστευτα λάθος" ή "Αυτή η προσέγγιση είναι οδυνηρά ασαφής » χρησιμεύει μόνο για να εισαγάγει το συναίσθημα στη συζήτηση.

Όταν κοιτάζετε αυτές τις προτάσεις χωρίς τα επιρρήματα, μπορείτε να δείτε πόσο πιο επιχειρηματικές - και πολύ λιγότερο ανταγωνιστικές - είναι. Διαφορετικά, απλά συναντάς σαν ένα υπερβολικά δραματικό, χαλασμένο παιδί.

Δοκιμάστε το χωρίς τα επιρρήματα. Αυτό το σχέδιο είναι λάθος. Αυτή η προσέγγιση είναι ασαφής.

Μπορεί να μην ευχαριστεί τον παραλήπτη - αλλά επίσης δεν τον επιτίθεται και δεν τον θέτει στην άμυνα. Είναι πιο επαγγελματικό και ίσως να είστε σε θέση να μεταφέρετε τον εαυτό σας ως ώριμος ενήλικας, ακόμα και όταν διαφωνείτε με κάποιον.

5. Υπερβολική χρήση παθητικής φωνής

Δεν ήταν μέχρι αργά στην καριέρα μου που πραγματικά, έμαθα και κατάλαβα την παθητική φωνή. Το πρόβλημα με την εκμάθηση αυτού είναι ότι αρχίζετε να το βλέπετε παντού. Μία από τις πιο διαδεδομένες χρήσεις της παθητικής φωνής είναι στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, επειδή η παθητική φωνή επιτρέπει σε ένα άτομο να διαχωριστεί από μια ενέργεια.

Αντί να πούμε, «Οδήγησα τον πελάτη στο αεροδρόμιο », που βάζει την ευθύνη απευθείας στους ώμους σας, μπορείτε να γράψετε, "Ο πελάτης μεταφέρθηκε στο αεροδρόμιο. "

Αυτή είναι μια συνηθισμένη συμπεριφορά μεταξύ των ανθρώπων που είναι νευρικοί όταν αναλαμβάνουν την ευθύνη για οτιδήποτε, γιατί αν κάτι πάει στραβά, δεν θέλουν να κατηγορηθούν. Αυτοί είναι οι ίδιοι άνθρωποι που διαμαρτύρονται όταν οι υπεύθυνοι ανάληψης κινδύνων - αυτοί που αναλαμβάνουν την ευθύνη για την ολοκλήρωση των πραγμάτων - λαμβάνουν αναγνώριση ή προωθήσεις. Η αλήθεια είναι ότι οι άνθρωποι βλέπουν μέσω της παθητικής φωνής στα email. Εάν έχετε ολοκληρώσει μια εργασία ή έχετε επιτύχει έναν στόχο, μην φοβάστε να λάβετε πίστωση!

6. Χτυπώντας τον εαυτό σας στην πλάτη

Παραδόξως, το αντίθετο άκρο των ανθρώπων που χρησιμοποιούν παθητική φωνή στο email όλη την ώρα, είναι οι άνθρωποι που σχεδόν πάντα γράφουν για τα πάντα στο πρώτο άτομο. Διαβάζοντας τα email τους, θα νομίζατε ότι ένα έργο δεν ήταν ομαδική προσπάθεια, ήταν ένα προσωπικό επίτευγμα. Θα σκεφτόσασταν ότι το άτομο που έστειλε το email έκανε όλη τη δουλειά!

Πώς αναγνωρίζετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Μετρήστε τις εμφανίσεις της λέξης "I".

Διαβάζοντας ένα email από αυτόν τον τύπο ατόμου, είναι σαφές ότι αισθάνονται ότι ολόκληρος ο κόσμος περιστρέφεται γύρω τους, και ότι ο καθένας θα πρέπει να τους δίνει συνεχή kudos για όλη τη δουλειά που έχουν μεμονωμένα τέλειος. Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφήνουν πάντα τους συμπαίκτες να αισθάνονται απογοητευμένοι και εντελώς μη εκτιμημένοι. Αυτή η προσέγγιση είναι η γρήγορη εξουσία και η απομόνωση από τους συνομηλίκους σας.

Είμαι βέβαιος ότι υπάρχουν πολλοί άλλοι τύποι μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενοχλούν πραγματικά και προσβάλλουν τους ανθρώπους. Σίγουρα έχετε και τη δική σας λίστα! Τι είδους μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ξεκίνησαν πραγματικά; Ποιοι τύποι είναι τα κατοικίδια ζώα σας; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.

Πιστωτική εικόνα: Συγκεντρωμένος επιχειρηματίας μέσω του Shutterstock, Φόρμουλα μαθηματικών μέσω του Shutterstock, Νέα επιχειρηματίας μέσω του Shutterstock, Εκφραστικός Senior μέσω του Shutterstock, Στρατιωτικό παιδί μέσω του Shutterstock, Ντροπή μέσω του Shutterstock