Διαφήμιση
Όπως θα δείτε μόλις με γνωρίσετε, είμαι αρκετά η παραγωγικότητα και η οργάνωση των τρελών. Αυτό δεν σημαίνει απαραίτητα ότι είμαι παραγωγικός και οργανωμένος, αλλά ξέρω πώς θα μπορούσα να το κάνω.
Σήμερα αποφάσισα να σας δείξω μερικές δωρεάν διαδικτυακές (και μία εκτός σύνδεσης) εφαρμογές GTD (Getting Things Done), ώστε να μπορείτε να οργανωθείτε όπως οι ninja της πραγματικής παραγωγικότητας. Αν και δεν λέω ότι το GTD είναι η καλύτερη μέθοδος για όλους (παρά τη δημοτικότητά του), πιστεύω ότι το βασικό είναι σταθερό και οι εφαρμογές που έχουν αναπτυχθεί είναι εξαιρετικές και για τους μη οπαδούς του GTD. Πιστεύω ότι μόνο εσείς μπορείτε να αναπτύξετε μια πραγματικά καλή μέθοδο που λειτουργεί για τον εαυτό σας. Ελπίζω να βρείτε χρήσιμα κάποια από αυτά τα εργαλεία.
Απλό GTD
Το όνομα τα λέει σχεδόν όλα. Τα γυμνά οστά του GTD. Μια πολύ καθαρή, ακατάστατη διεπαφή, σε συνδυασμό με διαισθητικές λειτουργίες, καθιστούν αυτό το εργαλείο το καλύτερο για σας πουριτάδες εκεί έξω. Για τη δική μου προτίμηση είναι λίγο πολύ απλό, αλλά έχω ακούσει από το διαδίκτυο ότι αυτός είναι ακριβώς ο λόγος που τους αρέσει.
Μπορείτε να προσθέσετε έργα, να αντιστοιχίσετε περιβάλλοντα και να τα προβάλετε στην επόμενη προβολή ενεργειών. Αυτό είναι για αυτό, και για πολλούς ανθρώπους αυτό είναι αρκετό, χωρίς κουδούνια και σφυρίχτρες, αλλά στη συνέχεια ούτε επιπλοκές. Αυτό που μου αρέσει για το Simple GTD είναι ότι μπορείτε να εκτελέσετε το όλο πράγμα μέσω της επόμενης προβολής ενεργειών. Μπορείτε να προσθέσετε μια ενέργεια σε οποιοδήποτε περιβάλλον, να εκχωρήσετε οποιοδήποτε έργο σε αυτό (ή να δημιουργήσετε ένα νέο), και το καλύτερο από όλα, μπορείτε να κάνετε μεταφορά και απόθεση μεταξύ των περιβάλλοντος.
Ανακεφαλαίωση, Απλό GTD είναι μια απλή πλατφόρμα, αλλά πολύ σταθερή και πολύ χρήσιμη πλατφόρμα για τη διαχείριση των εργασιών σας. Αν δεν σας πειράζει η απλή εμφάνιση, νομίζω ότι θα το λατρέψετε!
Παιχνίδι εργασίας
Το Task Toy είναι μια εφαρμογή που μοιάζει με το Simple GTD στην εμφάνιση. Για μένα μοιάζει με έναν από αυτούς τους ιστότοπους που δεν θα εμπιστευόμουν, αλλά νομίζω ότι αυτό είναι μόνο το βλέμμα, κάτω από αυτό είναι ωραίο και GTD.
Το μεγάλο πράγμα για το Task Toy είναι ότι έχει προσαρμόσιμο παράθυρο σύνδεσης. Ναι, αυτό έχει απολύτως σχέση με τα πράγματα, αλλά σίγουρα θα το χρησιμοποιούσα πολύ. Πηγαίνω μπρος-πίσω ανάμεσα στον Πίνακα ελέγχου του WordPress, την εφαρμογή διαχείρισης έργων και το Google Analytics μερικές φορές και θα ήταν βολικό να έχω τους συνδέσμους εκεί, αφού κλείνω το πρόγραμμα περιήγησης ενίοτε.
Έχει επίσης ένα παράθυρο έργων και τρέχον παράθυρο εργασιών στο ίδιο παράθυρο. Πάντα εκτιμώ τη δυνατότητα επισκόπησης δεδομένων, καθώς αυτό είναι το θέμα. Εάν θα έχετε αναφορά σε όλα τα δεδομένα του σύμπαντος, αλλά δεν υπάρχει τρόπος να βρείτε αυτό που θέλετε, τότε δεν έχετε πληροφορίες.
Στο Task Toy μπορείτε επίσης να προσθέσετε εργασίες σε πολλά μέρη. Το τρέχον παράθυρο εργασιών και το παράθυρο έργων και το καλύτερο από όλα, μπορείτε επίσης να προσθέσετε εργασίες μαζικά ή με πολύ περισσότερες λεπτομέρειες. Ενώ αυτό προσθέτει κάτι παραπάνω από το Simple GTD, για παράδειγμα, μου αρέσει λιγότερο για κάποιο λόγο. Η ιδέα των τριών παραθύρων είναι καλή, αλλά νομίζω ότι θα μπορούσε να γίνει με πολύ πιο απλοποιημένο τρόπο, για παράδειγμα γιατί το παράθυρο συνδέσμων καταλαμβάνει το 50% του χώρου, όταν θα χρειαστεί περίπου 10%;
Συνολικά, το Task Toy έχει κάποια πρόσθετη λειτουργικότητα, αλλά αισθάνεται πιο γεμάτο και η πλοήγηση φαίνεται πολύ πιο αργή. Η προσπάθεια προσθήκης επιπλέον πληροφοριών φαίνεται πάρα πολύ σε αυτήν την εφαρμογή για να αξίζει τον κόπο, παρόλο που μπορεί να τη χρειάζεστε.
Σκέψη Ροκ
Το Thinking Rock με έδρα την Αυστραλία είναι πιθανώς ένα από τα καλύτερα από τη σκοπιά της λειτουργικότητας. Φαίνεται, αισθάνεται και ενεργεί καλά και μου αρέσει πολύ το λογότυπο (το απολύτως πιο σημαντικό πράγμα κατά την οργάνωση).
Το Thinking Rock μου αρέσει πολύ γιατί από την αρχή φαίνεται ότι δεν διαχειρίζεστε τις εργασίες και τα έργα σας, αλλά όλη σας τη ζωή. Αυτό πιθανότατα οφείλεται στον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να εισαγάγετε εργασίες, όσο πιο κοντά οποιαδήποτε εφαρμογή έχει φτάσει στην ουσία του GTD.
Αυτή η ουσία είναι ότι πρέπει να βγάλετε τα πάντα από το μυαλό σας. Όπου οι περισσότεροι κάνουν λάθος (ή όπου δεν συμφωνώ) είναι ότι αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να βγάλετε τα πάντα από το μυαλό σας, να το οργανώσετε, να το υποβάλετε ταυτόχρονα. Το Thinking Rock σάς επιτρέπει να συλλέγετε τις σκέψεις σας. Απλώς πληκτρολογήστε μια σκέψη, πληκτρολογήστε την επόμενη, πηγαίνετε και πιείτε έναν καφέ, δουλέψτε λίγο και πληκτρολογήστε άλλους καθώς έρχονται σε εσάς. Η επεξεργασία αυτών των σκέψεων είναι ένα ξεχωριστό βήμα συνολικά.
Όταν κάνετε κλικ στις σκέψεις της διαδικασίας, εμφανίζεται η πρώτη που εισαγάγατε και μπορείτε να επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες όπως κρίνετε σκόπιμο. Είναι αλήθεια για το βιβλίο, μπορείτε να το αναθέσετε να γίνει ASAP, ή να το αναβάλλετε, να το αναθέσετε, να το αποθηκεύσετε ως πληροφορίες κ.λπ. Μπορείτε να δείτε τις πληροφορίες σας με όποιον τρόπο θέλετε, να τις εξαγάγετε, να δημιουργήσετε αναφορές (ανά έργο, ανά περιβάλλον, κατά ημερομηνία…) σε αρχεία pdf. Αυτό το κομμάτι λογισμικού λειτουργεί τόσο καλά, είναι τόσο περίπλοκο, με εκπλήσσει πολύ εντελώς δωρεάν.
Θα το συνιστούσα σε άτομα σαν κι εμένα που δεν αντέχουν εάν το σύστημά τους έχει σφάλμα. Αν μπορώ να αρχειοθετήσω και να αποθηκεύσω το 99% των πληροφοριών μου, καλύτερα να μην αποθηκεύω τίποτα, απλά με ενοχλεί. Με το Thinking Rock, δεν θα απογοητευτείτε, εάν η απλή διαχείριση εργασιών δεν είναι αρκετή, το συνιστώ θερμά.
Ζωτικός
Το Vitalist είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή που είναι πάλι πολύ κοντά στην ουσία του GTD. Είναι μια βελτιωμένη έκδοση του Simple GTD και Task Toy, με πολύ βελτιωμένη διεπαφή (κατά τη γνώμη μου), ταχύτερη πλοήγηση και πολύ περισσότερες επιλογές.
Το αγαπημένο μου χαρακτηριστικό στο Vitalist είναι τα Εισερχόμενα (φαίνεται ότι η προσθήκη εργασιών είναι μια βασική ερώτηση για μένα). Μπορείτε να προσθέσετε εργασίες γρήγορα και εύκολα εκχωρώντας το πλαίσιο, το έργο και την ημερομηνία λήξης. Αυτό που δεν μου αρέσει είναι ότι δεν μπορείτε να προσθέσετε έργα εδώ εν κινήσει, πρέπει να τα δημιουργήσετε ξεχωριστά στην καρτέλα έργων.
Περιλαμβάνει Actions, Waiting, Someday, Ticklers, Reference and Search, πολλές επιλογές για κατηγοριοποίηση και ταξινόμηση κατά σημασία. Θεωρώ χρήσιμο να τα βλέπω ξεχωριστά, καθώς οι σημαντικές μου ενέργειες δεν πρέπει να είναι γεμάτες με πράγματα που ίσως ή δεν θέλω να κάνω, ή πράγματα που βρίσκονται σε αυτό το έργο, αλλά θα γίνουν τον Οκτώβριο 2040.
Δυστυχώς, το Vitalist δεν είναι εντελώς δωρεάν για απεριόριστη χρήση. Παίρνετε πολλά δωρεάν, 10 έργα, περιβάλλοντα και επαφές (το καθένα) και λειτουργίες όπως η εξαγωγή σε ical, εργασίες μέσω email κ.λπ. Χωρίς αναβάθμιση, χάνετε τη μεταφόρτωση αρχείων, την κοινή χρήση, την υποστήριξη και την ασφάλεια SSL. Δείτε τις πλήρεις δυνατότητες και τις τιμές, αλλά σας διαβεβαιώνω ότι ο βασικός δωρεάν λογαριασμός εξακολουθεί να είναι πολύ χρήσιμος.
Θυμηθείτε το γάλα
Αυτή η μοναδική διαδικτυακή εφαρμογή (η αγαπημένη μου εφαρμογή web 2.0 όλων των εποχών) δεν είναι εργαλείο GTD ως έχει, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να διαχειριστείτε τον εαυτό σας με αυτόν τον τρόπο σε μια στιγμή.
Θυμηθείτε το γάλα έχει μερικές εξαιρετικές δυνατότητες, όπως εργασίες γεωγραφικής σήμανσης, εύκολη κοινή χρήση ολόκληρων λιστών ή απλώς εργασίες, υπενθυμίσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα και ούτω καθεξής. Το καλύτερο χαρακτηριστικό είναι η επιλογή Έξυπνη λίστα. Αν αναζητήσετε για παράδειγμα όλες τις εργασίες με ετικέτα "Work", θα εμφανιστούν όλες αυτές οι εργασίες. Μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτήν τη δημιουργημένη λίστα ως έξυπνη λίστα και θα μπορείτε πάντα να τις βλέπετε. Θα είναι δυναμική, οπότε όλες οι εργασίες που διαγράφονται και δημιουργούνται με την ετικέτα "Work" θα εμφανίζονται επίσης εδώ. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε εργασίες σε μια έξυπνη λίστα, αυτές οι εργασίες στη συνέχεια επισημαίνονται αυτόματα με το "Work".
Εάν πρέπει να έχετε την αίσθηση του GTD, μπορείτε να αντιμετωπίζετε τις λίστες σας ως έργα, τις ετικέτες σας ως περιβάλλοντα και τη σημασία ως τρόπο ταξινόμησης κατά ημερομηνία. Με αυτόν τον τρόπο οι εργασίες σας θα είναι χρωματικά κωδικοποιημένες, καθώς και κατά παραγγελία κατά σημασία, πόσο ωραίο!
Θυμηθείτε ότι το γάλα είναι για εκείνους τους ανθρώπους που τους αρέσει η ιδέα του GTD και θέλουν να την ακολουθήσουν, αλλά δεν χρειάζονται @ σύμβολα, γαργαλητά, αντιπροσωπεία, πληροφορίες και ούτω καθεξής.
Τι πρέπει λοιπόν να διαλέξω;
Αν θέλετε να απαντήσω σε αυτήν την ερώτηση, καλύτερα να έχετε ένα όπλο στο χέρι σας. Νομίζω ότι πρέπει να τα δοκιμάσετε όλα και να δείτε ποια λειτουργεί καλύτερα. Τα απλά δεν είναι πραγματικά κατάλληλα για να χειριστούν μεγάλες ποσότητες εργασιών και μια μεγάλη ποικιλία τύπων εργασιών, αλλά περίπλοκα συστήματα διαχείρισης όπως το Thinking Rock και το Remember The Milk διαχειρίζονται απλές εργασίες και έργα πρόστιμο.
Όλα αυτά είναι ωραία κομμάτια λογισμικού και η επιλογή τους εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τις προσωπικές προτιμήσεις. Εάν δεν αισθάνεστε άνετα, απλώς αλλάξτε και μοιραστείτε μαζί μας τις σκέψεις και τις εμπειρίες σας!