Συναντήσεις εναντίον Συναντήσεις: Δύο εφαρμογές Mac για τη διαχείριση ατζέντας και πρακτικών

Διαφήμιση

Εάν χρειάζεστε εκτεταμένες, λεπτομερείς ατζέντες συσκέψεων και λεπτά, δύο εφαρμογές Mac Store - και οι δύο ονομάζονται συναντήσεις - προσφέρουν χρήσιμες λύσεις που δεν είναι διαθέσιμες σε άλλο λογισμικό OS X.

Συναντήσεις (12,99 $) από Exquisitus Inc. και συναντήσεις (19,99 $) από Διορθώστε τον Γκουρού το καθένα προσφέρει ένα σύνολο παρόμοιων χαρακτηριστικών, με μερικές σημαντικές λειτουργίες διαφοροποίησης για να τους ξεχωρίσουν. Παρά την πρόσφατη ανακάλυψη του δύναμη της Evernote για τη διοργάνωση συναντήσεων Πώς να χρησιμοποιήσετε το Evernote για να διαχειριστείτε τις συναντήσεις σαςΓνωρίζατε ότι τα τελευταία εργαλεία και δυνατότητες στο Evernote το καθιστούν μια πολύ χρήσιμη εφαρμογή για τη διαχείριση συσκέψεων; Διαβάστε περισσότερα , καθεμιά από αυτές τις εφαρμογές περιλαμβάνει δυνατότητες που δεν προσφέρονται ακόμη από το μεγαλοπρεπές σημείωμα.

Και οι δύο εφαρμογές μπορούν να συγχρονιστούν μεταξύ του OS X και των αντίστοιχων εφαρμογών iOS, αλλά θα επικεντρωθώ στις εκδόσεις OS X σήμερα.

Συνάντηση από την Exquisitus Inc (12,99 $) [Δεν διατίθεται πλέον]

Το Exquisitus ’Meetings είναι μια εφαρμογή χωρισμένη σε τρία μέρη: μία ενότητα για ατζέντες και λεπτά (διαχειρίζεται το Ενεργά θέματα ενότητα), ένα ειδικό ημερολόγιο (με ετικέτα Ταμπλό), και ένα Εισαγωγή ενότητα για μια λίστα υπενθυμίσεων, στοιχείων δράσης και θεμάτων συσκέψεων.

Η εφαρμογή μπορεί να είναι λίγο δύσκολο να καταλάβεις πότε ξεκινάς για πρώτη φορά. Για να ρυθμίσετε μια νέα σύσκεψη, επιλέξτε Αρχείο> Νέο θέμα σύσκεψηςή κάντε κλικ στο κουμπί συν "+" στην πλευρική γραμμή. Σε αντίθεση με τις συναντήσεις του Command Guru, αυτό το πρόγραμμα σάς επιτρέπει να προσθέσετε τα ονόματα και τις αντίστοιχες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις Επαφές σας, κάτι που όπως θα δείτε διευκολύνει την αποστολή ημερήσιας διάταξης και λεπτών.

Κάντε κλικ στο μικρό "+ Στοιχείο ατζένταςΚουμπί για να προσθέσετε το πρώτο στοιχείο της ημερήσιας διάταξης για μια σύσκεψη. Αν και μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου Shift + Command + G για να προσθέσετε ένα νέο στοιχείο, θα ήταν ακόμη καλύτερο εάν οι χρήστες μπορούσαν να πατήσουν το συνδυασμό Shift + Return για να προσθέσουν γρήγορα στοιχεία ατζέντας καθώς πληκτρολογούν.

Σημειώστε ότι τα στοιχεία της ατζέντας για αυτήν την εφαρμογή περιλαμβάνουν τη δυνατότητα προσθήκης κολλώδους σημείωσης και συνημμένου σε καθένα στοιχείο, και ένα κουμπί για την επιλεκτική εσοχή αντικειμένων της ατζέντας, δύο χαρακτηρίζονται μοναδικά για τη συγκεκριμένη εφαρμογή. Μεμονωμένα στοιχεία της ημερήσιας διάταξης μπορούν επίσης να αποσταλούν μέσω email απευθείας από την εφαρμογή σε όλους ή σε επιλεγμένους συμμετέχοντες στη σύσκεψη.

Ένα από τα πλεονεκτήματα της χρήσης αυτής της εφαρμογής έναντι της προσέγγισης Evernote είναι ότι τα αντικείμενα της ατζέντας μπορούν εύκολα να μετακινηθούν. Αυτό είναι χρήσιμο τόσο όταν δημιουργείτε ατζέντες όσο και πραγματοποιείτε αλλαγές στην ημερήσια διάταξη στην αρχή ή εν μέρει μέσω της συνάντησης.

Δημιουργία λεπτών

Αφού προσθέσετε όλα τα στοιχεία της ατζέντας σας, κάντε κλικ στο Νέα συνάντηση κουμπί για να ρυθμίσετε τα λεπτά. Μετά τη δημιουργία των πρακτικών συσκέψεων, τυχόν αλλαγές στην ημερήσια διάταξη θα πρέπει να επεξεργαστούν χειροκίνητα στα πρακτικά των συσκέψεων, επομένως ίσως είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε μόνο λεπτά μετά οι συμμετέχοντες εγκρίνουν την ημερήσια διάταξη.

Ένα άλλο πλεονέκτημα με αυτήν την προσέγγιση είναι ότι εάν οι συναντήσεις σας χρησιμοποιούν τακτικά τα ίδια θέματα ημερήσιας διάταξης για κάθε μία σύσκεψη, μπορείτε απλά να κάνετε κλικ στα κουμπιά Νέα σύσκεψη για να δημιουργήσετε ένα νέο σύνολο λεπτών για το μέλλον συναντήσεις. Φυσικά, η ημερήσια διάταξη μπορεί επίσης να τροποποιηθεί για κάθε νέα συνάντηση.

Όπως με τα στοιχεία της ημερήσιας διάταξης, τα λεπτά μπορούν να αποστέλλονται μέσω email, να εξάγονται σε PDF ή RTF, να αντιγράφονται στο πρόχειρο ή να ρυθμίζονται για Χαμήλωση τιμής Markdown Here: Χρησιμοποιήστε Markdown Text στο Gmail και δώστε το [Chrome] Διαβάστε περισσότερα Μορφοποίηση HTML. Όταν αποστέλλονται ατζέντες ή λεπτά μέσω email, οι συσκέψεις εισάγουν αυτόματα τις διευθύνσεις email, καθώς και το περιεχόμενο της σύσκεψης. Αυτό είναι ένα χαρακτηριστικό που λείπει από την εφαρμογή που εξετάζεται παρακάτω.

Προσθήκη ενεργειών και υποχρεώσεων

Ένας από τους πιο σημαντικούς σκοπούς των συναντήσεων είναι να προσδιορίσετε τι πρέπει να γίνει και να ορίσετε τις προθεσμίες. Οι συναντήσεις του Exquisitus περιλαμβάνουν τρεις χρήσιμους τρόπους για να προσθέσετε υπενθυμίσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Αρχείο> Νέα ενέργεια στοιχείο μενού, κάντε κλικ στο Στοιχεία ενεργειών στην επάνω δεξιά γωνία της ενότητας συσκέψεων ή προσθέστε υπενθυμίσεις στον Πίνακα ελέγχου.

Η χρήση της δυνατότητας του πίνακα ελέγχου επιτρέπει την εκχώρηση προθεσμιών σε στοιχεία, καθώς και την παρουσίαση άλλων συμβάντων ημερολογίου και υπενθυμίσεων.

Αυτό που είναι επίσης χρήσιμο για τις Συναντήσεις είναι ότι όλα τα θέματα, οι ατζέντες και τα λεπτά σας διατηρούνται σε μία εφαρμογή και εξάγονται στην αντίστοιχη εφαρμογή Συναντήσεις iOS (4,99 $) [Δεν διατίθεται πλέον].

Συναντήσεις από τον Command Guru (19,99 $) [Δεν διατίθεται πλέον]

Οι συναντήσεις του Command Guru για Mac έχουν μια καθαρή αλλά πολύχρωμη διάταξη, με μια διεπαφή που βρήκα διαισθητική. Παρόλο που αυτό κοστίζει 7 $ περισσότερα από την εφαρμογή του Exquisitus, δεν είναι το ίδιο δυνατό για τη ρύθμιση και την κοινή χρήση ημερήσιων προγραμμάτων και λεπτών. Ευτυχώς, μπορείτε να κατεβάσετε μια δοκιμαστική έκδοση 30 ημερών αυτής της εφαρμογής από τον ιστότοπο του προγραμματιστή.

Για να δημιουργήσετε μια νέα συνάντηση, επιλέξτε Αρχείο> Νέοκαι προσθέστε τον τίτλο, την ημερομηνία και την τοποθεσία της σύσκεψης. Υπάρχουν ενότητες της διεπαφής χρήστη για την προσθήκη ονομάτων των συμμετεχόντων στη σύσκεψη, των στοιχείων προετοιμασίας και της ατζέντας, των σημειώσεων συζήτησης, των αποφάσεων και των εργασιών. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να αποκρύψετε ενότητες που δεν χρειάζεστε. Αυτά είναι πολύ χρήσιμα και μερικά από αυτά δεν είναι διαθέσιμα στην εφαρμογή Exquisitus.

Δυστυχώς, αυτή η εφαρμογή δεν συνδέεται με την εφαρμογή Επαφές του Mac σας, επομένως θα πρέπει να εισαγάγετε μη αυτόματα τα ονόματα και τις διευθύνσεις των παρευρισκομένων. Δεν υπάρχουν επίσης συντομεύσεις πληκτρολογίου για την προσθήκη στοιχείων ατζέντας, αν και υπάρχει μια δυνατότητα που ονομάζεται "Έξυπνη εργασία" που όταν είναι ενεργοποιημένη, σας επιτρέπει να εισάγετε και να προσθέτετε αντικείμενα χρησιμοποιώντας ένα ειδικό πλήκτρο πρόσβασης.

Ένα άλλο μειονέκτημα αυτής της εφαρμογής είναι ότι δεν υπάρχει δυνατότητα χρήσης των στοιχείων της ημερήσιας διάταξης για τη ρύθμιση λεπτών. Ουσιαστικά, πρέπει να δημιουργήσετε ξανά τα θέματα της ατζέντας για τις συζητήσεις, εάν επιλέξετε αυτήν την προσέγγιση.

Η μόνη δυνατότητα εξαγωγής για αυτήν την εφαρμογή είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και η τελική εξαγωγή φαίνεται καλύτερη από τη διάταξη που δημιουργήθηκε από την εφαρμογή Exquisitus. Όπως αναφέρθηκε, αυτό το πρόγραμμα δεν εισάγει διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και απαριθμεί επίσης τα ονόματα των συμμετεχόντων κάθετα, το οποίο καταλαμβάνει άσκοπο χώρο.

Όπως και η εφαρμογή Exquisitus, το Meetings συγχρονίζεται επίσης με την αντίστοιχη εφαρμογή Meetings iOS (4,99 $) μέσω του iCloud.

συμπέρασμα

Και οι δύο αυτές εφαρμογές συσκέψεων παρέχουν μια πολύ απαραίτητη λύση που δεν ήταν προηγουμένως διαθέσιμη στην πλατφόρμα Mac. Και παρόλο που υπάρχουν αρκετά δυνατά Εφαρμογές συνάντησης iOS Το MinuteTaker και οι συναντήσεις σάς βοηθούν να παράγετε επαγγελματικές αναφορές λεπτών iPadΣτον δωρεάν διαδικτυακό οδηγό συσκέψεων MakeUseOf στο διαδίκτυο, όπου παρείχα μερικές συμβουλές για τον προγραμματισμό και τη διεξαγωγή συναντήσεων μέσω του Διαδικτύου, αναφέρθηκα και σε λίγα λεπτά να λαμβάνω εφαρμογές. Ενώ πολύ λίγοι από εμάς ... Διαβάστε περισσότερα , είναι υπέροχο το γεγονός ότι αυτές οι εφαρμογές για επιτραπέζιους υπολογιστές συνοδεύονται από εκδόσεις για κινητά που συγχρονίζουν δεδομένα, καθώς η πληκτρολόγηση του iPad δεν είναι καλή ιδέα για όλους. Από την άλλη πλευρά, οι εκδόσεις του iPad είναι εξαιρετικές για τον έλεγχο περιεχομένου.

Κατεβάστε: Συναντήσεις Εξαιρετικών [Δεν είναι πλέον διαθέσιμες] (12,99 $) / Συναντήσεις του Γκουρού Γκουρού [Δεν διατίθενται πλέον] (19,99 $)

Για άλλες προτάσεις σχετικά με τον προγραμματισμό και τη διεξαγωγή συναντήσεων, ρίξτε μια ματιά στο δωρεάν μας διαδικτυακός οδηγός σύσκεψης με δυνατότητα λήψης Ηλεκτρονικός οδηγός συνάντησης: Λογισμικό και στρατηγικήΟι σύγχρονες υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης είναι εύχρηστες και είναι διαθέσιμες σε σχεδόν οποιονδήποτε διαθέτει υπολογιστή ή smartphone. Η δυνατότητα σύνδεσης και συνάντησης με άτομα στο διαδίκτυο σημαίνει ότι δεν περιοριζόμαστε πλέον από τη γεωγραφική τοποθεσία. Διαβάστε περισσότερα . Θα θέλαμε επίσης να γνωρίζουμε τις δυνατότητες που θα θέλατε να προστεθούν σε αυτές τις εφαρμογές συσκέψεων.