9 Σπάνιες μορφές αρχείων του Office που πρέπει να γνωρίζετε

Διαφήμιση

DOC, XLS, PPT - ας δούμε τι βρίσκεται πέρα Αυτοί οι τύποι αρχείων του Microsoft Office που χρησιμοποιούμε εδώ και αιώνες.

Έχετε δώσει προσοχή σε μερικές από τις άγνωστες επιλογές μορφής αρχείου που εμφανίζονται στην σουίτα του γραφείου σας όταν προσπαθείτε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο; Ή έχετε λάβει αρχεία από κάποιον σε μία από αυτές τις μορφές και βρήκατε τα αρχεία "μη αναγνώσιμα"; Είμαστε εδώ για να σας πούμε περισσότερα για αυτά παράξενοι τύποι αρχείων Πώς να ανοίξετε παράξενους τύπους αρχείων στα WindowsΟι υπολογιστές γνωρίζουν χιλιάδες διαφορετικές μορφές αρχείων. Μερικές φορές, τόσο εσείς όσο και τα Windows δεν ξέρετε πώς να ανοίξετε ένα παράξενο αρχείο. Δείτε πώς μπορείτε να μάθετε πώς να ανοίξετε αυτά τα αρχεία. Διαβάστε περισσότερα .

Σημείωση: Οι διαθέσιμες επιλογές μορφής αρχείου ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με το η σουίτα γραφείου που χρησιμοποιείτε Ποια Office Suite είναι η καλύτερη για εσάς;Θα πιεστείτε για να βρείτε ένα επάγγελμα που δεν απαιτεί επεξεργασία κειμένου ή αριθμού κάποιου είδους. Και ίσως αναρωτιέστε, είναι το Microsoft Office πραγματικά η καλύτερη λύση; Εδώ είναι οι επιλογές σας.

Διαβάστε περισσότερα . Οι διαδικτυακές σουίτες γραφείου έχουν συνήθως λιγότερες επιλογές. Το Microsoft Office - το αρχικό πρόγραμμα του Office - τα έχει όλα.

Λίγοι χρήσιμοι όροι που σχετίζονται με το Office που πρέπει να θυμάστε

Προτού εξερευνήσουμε διάφορες μορφές αρχείων, ας ρίξουμε μια γρήγορη ματιά σε ορισμένα "Officespeak" που θα σας βοηθήσουν όταν ασχολείστε με προγράμματα του Office. Λάβετε υπόψη σας εάν δεν είστε ήδη εξοικειωμένοι με αυτούς τους όρους.

1. Μορφές αρχείων παλαιού τύπου: Αυτές αναφέρονται σε μορφές αρχείων που δεν αναπτύσσονται πλέον (αλλά ενδέχεται να συνεχίσουν να χρησιμοποιούνται).

2. OOXML ή OpenXML: Το OOXML σημαίνει Office Open XML - μια μορφή αρχείου που εισήγαγε η Microsoft το 2007. Μην το συγχέετε με το Open Office XML, το οποίο ήταν μια μορφή αρχείου που αναπτύχθηκε ως μέρος της σουίτας ανοιχτού κώδικα Ανοιχτό γραφείο.

3. ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ: Ένα βιβλίο εργασίας είναι απλώς ένα αρχείο Excel που περιέχει ένα ή περισσότερα φύλλα εργασίας ή υπολογιστικά φύλλα.

4. Μακροεντολή: Η μακροεντολή είναι ένα μικρό πρόγραμμα που μπορεί να σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες στο Excel. Όταν εγγράφετε μια μακροεντολή, είναι σαν να δημιουργείτε μια ακολουθία οδηγιών χρησιμοποιώντας πλήκτρα πλήκτρων και ενέργειες ποντικιού. Μόλις αποθηκεύσετε και εκτελέσετε τη μακροεντολή, εκτελεί αυτήν την ακολουθία χωρίς να ζητήσετε την εισαγωγή σας.

5. Προσθέτω: Ένα πρόσθετο επεκτείνει τη λειτουργικότητα του προγράμματος του Office με μερικές χρήσιμες επιπλέον δυνατότητες. Για παράδειγμα, αυτό το πρόσθετο του Office 2003 / XP [Δεν είναι πλέον διαθέσιμο] σάς επιτρέπει να αφαιρέσετε κρυφά δεδομένα (όπως σχόλια) από έγγραφα.

DOCX, XLSX, PPTX

Αυτό το σύνολο επεκτάσεων αρχείων, που τυχαίνει να είναι στο OpenXML, έγινε η προεπιλογή στο Microsoft Office 2007, αντικαθιστώντας τις μορφές DOC, XLS και PPT σε Microsoft Word, Microsoft Excel και Microsoft PowerPoint, αντίστοιχα.

Εάν χρησιμοποιούσατε πάντα DOC, XLS και PPT, αυτό το νέο σετ ίσως χρειαστεί.

Αγαπητέ Powerpoint:
Ως χρήστης Mac, είμαι κουρασμένος να ασχολούμαι με θέματα μετατροπών σε συνέδρια.
.xlsx και .docx το έχουν καταλάβει, γιατί όχι;

- Curry Cunningham (@CurryCunningham) 16 Φεβρουαρίου 2016

Θα παρατηρήσετε ότι τα αρχεία με τις νεότερες μορφές έχουν μικρότερο μέγεθος από τα αντίστοιχα των παλαιών μορφών. Αυτό συμβαίνει επειδή διαθέτουν μηχανισμό συμπίεσης χωρίς απώλειες. Για να μοιραστείτε αυτά τα αρχεία με άτομα που χρησιμοποιούν παλαιότερες εκδόσεις του Microsoft Office, μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε το αρχείο OpenXML στην αντίστοιχη παλαιά έκδοση μέσω Αρχείο> Αποθήκευση ως.

Αν είσαι εκτελεί μια έκδοση πριν από το 2007 του Microsoft Office Μπορείτε ακόμα να αγοράσετε το Microsoft Office 2003 στο Διαδίκτυο και σας δείχνουμε πούΕνώ το Office 2016 κυκλοφορεί, ορισμένα άτομα εξακολουθούν να επιθυμούν το Office 2003. Δείτε πώς μπορείτε να διορθώσετε το 2003. Διαβάστε περισσότερα , μπορείτε να προβάλετε και να επεξεργαστείτε αρχεία OpenXML εύκολα εγκαθιστώντας αυτό το πακέτο συμβατότητας του Microsoft Office [Δεν υπάρχει πλέον διαθέσιμο]. Ή θα μπορούσατε να αφήσετε τη Saikat να σας πείσει αναβάθμιση σε Microsoft Office 2016 13+ λόγοι για τους οποίους πρέπει να κάνετε αναβάθμιση στο Microsoft Office 2016Το Microsoft Office 2016 είναι εδώ και ήρθε η ώρα να λάβετε μια απόφαση. Η ερώτηση παραγωγικότητας είναι - πρέπει να κάνετε αναβάθμιση; Σας δίνουμε τις νέες δυνατότητες και τους πιο φρέσκους λόγους για να σας βοηθήσουμε ... Διαβάστε περισσότερα .

Ορισμένες άλλες σουίτες γραφείου όπως τα Έγγραφα Google υποστηρίζουν επίσης μορφές OpenXML, επομένως δεν θα πρέπει να έχετε κανένα πρόβλημα να εισαγάγετε, ας πούμε, ένα αρχείο XLSX στα Έγγραφα Google.

Παρεμπιπτόντως, αυτές οι μορφές OpenXML είναι ουσιαστικά συμπιεσμένα αρχεία που περιέχουν ξεχωριστούς φακέλους για πολυμέσα, αρχεία XML κ.λπ. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε, για παράδειγμα, να δείτε τα περιεχόμενα ενός αρχείου DOCX μετονομάζοντας την επέκταση από DOCX σε ZIP. Αυτό είναι πολύ βολικό όταν πρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση σε μια εικόνα που είναι ενσωματωμένη στο αρχείο DOCX χωρίς στην πραγματικότητα πρέπει να διαβάσετε το αρχείο σε αυτήν τη μορφή.

ODT, ODS, ODP

Αυτό το τρίο τύπων αρχείων είναι στο Open Document Format (ODF), το οποίο είναι μια τυποποιημένη μορφή αρχείου που δεν περιέχει περιορισμούς χρήσης οποιουδήποτε είδους. Αυτό σημαίνει ότι οποιαδήποτε εταιρεία μπορεί να εφαρμόσει αυτήν τη μορφή ως μέρος του λογισμικού της. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι το ODF χρησιμοποιείται σε διάφορα λογισμικά γραφείου, τόσο ιδιοκτησιακό όσο και ανοιχτού κώδικα, συμπεριλαμβανομένων Ανοιχτό γραφείο, Έγγραφα Google, LibreOffice, Zoho Office Σουίτα, και AbiWord.

Εάν εκτελείτε το Office 2010 και νεότερη έκδοση, θα μπορείτε να ανοίξετε αρχεία ODT (για επεξεργασία κειμένου), ODS (για υπολογιστικά φύλλα) και ODP (για παρουσιάσεις) με ευκολία, επειδή αυτές οι εκδόσεις συνοδεύονται από εγγενή υποστήριξη για αρχεία ODF. Για προηγούμενες εκδόσεις του Microsoft Office, αυτό το δωρεάν πρόσθετο OpenXML / ODF Translator διαθέσιμο στο SourceForge είναι βολικό.

Φυσικά, εάν θέλετε να διαβάσετε ένα εφάπαξ αρχείο ODF, μπορείτε επίσης να το ανεβάσετε στα Έγγραφα Google και να το δείτε εκεί. Μπορείτε ακόμη και να κατεβάσετε αρχεία Εγγράφων Google στο ODF.

Το Microsoft Office δεν υποστηρίζει ορισμένες από τις κανονικές του δυνατότητες (ή τις υποστηρίζει μόνο εν μέρει) σε αρχεία ODF.

XLSB

Το XLSB, το οποίο σημαίνει το Binary Workbook του Excel, συμπεριφέρεται λίγο πολύ σαν τη μορφή XLSX, εκτός του ότι αποθηκεύει δεδομένα σε δυαδική μορφή. Το κύριο πλεονέκτημά του έναντι του XLSX είναι ότι ο πρώτος κόβει το μέγεθος του αρχείου κατά ένα σημαντικό περιθώριο και, κατά συνέπεια, επιταχύνει τις διαδικασίες ανάγνωσης-εγγραφής.

Αν μπορείς? να στείλετε ένα αρχείο Excel επειδή; είναι πολύ μεγάλο, αποθηκεύστε το ως .xlsb. Αυτό θα συρρικνωθεί το μέγεθος!

- Συμβουλές Google (@GoogleTipsFacts) 17 Ιανουαρίου 2016

Εάν θέλετε να συμπιέσετε ένα υπολογιστικό φύλλο για εξοικονόμηση χώρου αποθήκευσης και να διευκολύνετε τη μεταφορά αρχείων, το XLSB είναι μια καλή λύση. Ίσως θελήσετε να αποθηκεύσετε ένα δοκιμαστικό αρχείο ως XLSB προτού χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μορφή σε τακτική βάση.

Το σημαντικό είναι ότι το XLSB σπάνια είναι συμβατό με σουίτες γραφείου πέρα ​​από τον τομέα της Microsoft, έτσι θα το κάνατε καλό να κολλήσετε σε μια καθολική μορφή όπως το XLS σε περίπτωση που σκοπεύετε να μοιραστείτε το αρχείο που έχετε οικονομία. Αν εσύ ξέρω αυτός ο παραλήπτης χρησιμοποιεί μια σουίτα γραφείου που υποστηρίζει XLSB, μη διστάσετε να την στείλετε σε αυτήν τη μορφή για να επιταχύνετε τα πράγματα.

Εάν λάβετε ένα αρχείο XLSB, μην το ανοίξετε εκτός εάν εμπιστεύεστε τον αποστολέα, επειδή τα αρχεία XLSB υποστηρίζουν μακροεντολές και ενδέχεται να περιέχουν κακόβουλο κώδικα. Φυσικά, η προεπιλεγμένη ρύθμιση ασφαλείας της Microsoft με απενεργοποιημένες μακροεντολές υπάρχει για να σας κρατήσει ασφαλείς, αλλά γιατί να προσκαλέσετε προβλήματα;

PPS, PPSX

Το PPS ή το PowerPoint Slide είναι η λειτουργία παρουσίασης για αρχεία PPT (PowerPoint Template). Αυτό σημαίνει ότι όταν κάνετε κλικ σε ένα αρχείο PPS, θα ανοίξει ως παρουσίαση διαφανειών - πολύ βολικό όταν το θέλετε ξεκινήστε σε μια παρουσίαση χωρίς να μπείτε στην επιλογή παρουσίασης διαφανειών.

Συμβουλή κορυφής για να κάνετε τους ανθρώπους να πιστεύουν ότι είστε μάγος: μετονομάστε τα αρχεία του PowerPoint, ώστε να καταλήγουν σε .pps πριν από την παρουσίασή σας.

- Paul Briërley (@ Paulopadopalos) 9 Δεκεμβρίου 2015

Ένα PPS δεν είναι επεξεργάσιμο, δηλαδή προβάλλεται μόνο αν το ανοίξετε κάνοντας διπλό κλικ στο αρχείο. Ευτυχώς, η μετατροπή ενός PPS σε PPT (επεξεργάσιμο) και πίσω είναι τόσο εύκολη όσο η μετονομασία της επέκτασης αρχείου .pps σε .ppt ή αντίστροφα όπως απαιτείται.

Φυσικά, δεν χρειάζεστε την παραπάνω μετατροπή για να επεξεργαστείτε το PPS. Μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε το αρχείο PPS από την Εξερεύνηση των Windows σε ένα κενό παράθυρο του PowerPoint. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Αρχείο> Άνοιγμα επιλογή στο PowerPoint για να ανοίξετε μια επεξεργάσιμη έκδοση του PPS. Αυτό ισχύει και για την επεξεργασία αρχείων PPSX.

Για το σύνθετο PPTX-PPSX, οι μετατροπές είναι λίγο πιο περίπλοκες. Θα πρέπει να ανοίξετε το Microsoft PowerPoint, να χρησιμοποιήσετε το Αρχείο> Άνοιγμα επιλογή για να ανοίξετε το αρχείο PPSX και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το Αποθήκευση ως διάλογο για να αποθηκεύσετε το αρχείο παρουσίασης ως PPTX.

Μιλώντας για μετατροπές αρχείων, σελιδοδείκτης τον οδηγό μετατροπής αρχείων του Microsoft Office Ο πλήρης οδηγός μετατροπής αρχείων του Microsoft OfficeΕάν έχετε μετατρέψει ποτέ ένα αρχείο κειμένου, όπως το PDF σε Word, είστε εξοικειωμένοι με την πρόκληση. Μερικές φορές είναι τόσο εύκολο όσο η εκτύπωση, άλλες φορές χρειάζεστε ειδικά εργαλεία. Εισαγάγετε αυτόν τον οδηγό μετατροπέα. Διαβάστε περισσότερα για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τη μετατροπή μεταξύ διαφόρων μορφών αρχείων.

Συμπεριφορά μορφών αρχείων

Αν θέλετε έναν γρήγορο και αξιόπιστο τρόπο προβολής διαδικτυακών αρχείων σε διάφορες μορφές, δοκιμάστε μια λύση όπως rollMyFile ή Πρόγραμμα προβολής εγγράφων στο διαδίκτυο. Αν ψάχνετε για λογισμικό μετατροπής, σας συνιστούμε Ζαμάρ. Είναι ένα από τα αγαπημένα μας δωρεάν εργαλεία μετατροπής μορφής αρχείου Πώς να μετατρέψετε οποιαδήποτε μορφή αρχείου online με δωρεάν εργαλείαΕάν πρέπει να μετατρέψετε ένα αρχείο, εδώ είναι η τελική λίστα ιστότοπων στους οποίους πρέπει να απευθυνθείτε. Διαβάστε περισσότερα .

Άλλα προϊόντα του Microsoft Office όπως η Access έχουν το δικό τους πρωτόκολλο για την αποθήκευση αρχείων, αλλά προς το παρόν επιλέξαμε να επικεντρωθούμε στο πιο δημοφιλές τρίο του Microsoft Office: Word, Excel και PowerPoint.

Όταν πρόκειται για σουίτες γραφείου, ένα πράγμα είναι ξεκάθαρο: οι βασικές μορφές παλαιού τύπου στο Microsoft Office δεν θα πάνε ήσυχα. Ακόμα και το 2016, οι DOC, XLS και PPT φαίνεται να είναι οι πιο αξιόπιστες και συμβατές μορφές για την αποθήκευση αρχείων, ειδικά αν σκοπεύετε να τα μοιραστείτε με άλλους.

Σε ποιες μορφές αποθηκεύετε τα αρχεία του Microsoft Office; Αντιμετωπίζετε συχνά προβλήματα συμβατότητας όταν τα μοιράζεστε με άλλους; Πώς τα επιλύετε; Θα θέλαμε να μάθουμε!

Πιστώσεις εικόνας: Έννοια υπολογιστικών φύλλων εκθέσεων λογιστικής οικονομικού προγραμματισμού από Rawpixel.com μέσω του Shutterstock, Ομιλητής στο Επιχειρηματικό Συνέδριο και Παρουσίαση. Κοινό στην αίθουσα συνεδριάσεων. από τον Matej Kastelic μέσω του Shutterstock