8 εκπληκτικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα στο Microsoft Word

Διαφήμιση

Το Microsoft Word είναι το de facto τυπικό πρόγραμμα για έγγραφα του Microsoft Office, από ερευνητικά έγγραφα έως επαγγελματικές εκθέσεις Τρόπος δημιουργίας επαγγελματικών αναφορών και εγγράφων στο Microsoft WordΑυτός ο οδηγός εξετάζει τα στοιχεία μιας επαγγελματικής αναφοράς και εξετάζει τη δομή, το στυλ και την οριστικοποίηση του εγγράφου σας στο Microsoft Word. Διαβάστε περισσότερα . Αλλά μερικές φορές έχετε δεδομένα σε άλλο πρόγραμμα που πρέπει να αναφέρετε. μπορεί να είναι στο Microsoft Excel, μπορεί να είναι ένα PDF, ακόμη και ένα άλλο έγγραφο του Word. Η γνώση του τρόπου εισαγωγής αυτών των δεδομένων μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.

Σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε οκτώ διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες στα έγγραφα του Microsoft Word. Μερικά θα είναι χρήσιμα για πράγματα όπως αναφορές, άλλα θα είναι καλά για γράμματα και παρόμοια έργα και άλλα θα εξοικονομήσουν χρόνο σε μερικές συγκεκριμένες καταστάσεις όταν χρειάζεστε κάτι εκτός του συνηθισμένου

10 Απλά Hacks Microsoft Word που μπορούν να κάνουν όλοιΟι γνώσεις μας σχετικά με το Microsoft Word δοκιμάζονται κάθε φορά που λαμβάνουμε ένα έγγραφο για να δουλέψουμε. Κάθε μικρή συμβουλή που μαθαίνεται στο δρόμο βοηθά. Τι θα λέγατε για δέκα ακόμη κόλπα για την καθημερινή παραγωγικότητά σας; Διαβάστε περισσότερα .

Δεδομένου ότι το Microsoft Excel είναι ο πιο ευέλικτος πόρος για την εισαγωγή δεδομένων από, θα ξεκινήσουμε από εκεί.

Εισαγωγή πίνακα από το Microsoft Excel

Μορφοποίηση πινάκων στο Microsoft Word 8 Συμβουλές μορφοποίησης για τέλειους πίνακες στο Microsoft WordΟι πίνακες του Microsoft Word είναι απαραίτητα εργαλεία μορφοποίησης. Μάθετε πώς να φτιάξετε έναν πίνακα και να το μορφοποιήσετε τέλεια με αυτές τις απλές συμβουλές. Διαβάστε περισσότερα είναι φοβερό. Γι 'αυτό υπάρχει το Microsoft Excel, σωστά; Ευτυχώς, η Microsoft είχε την προοπτική να σας επιτρέψει να συμπεριλάβετε πίνακες απευθείας από το Excel στο έγγραφο του Word, ώστε να μπορείτε να κάνετε όλη τη μορφοποίηση στο Excel, όπου είναι πολύ πιο εύκολο.

Για να ξεκινήσετε, επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να αντιγράψετε στο Microsoft Excel, πατήστε Επεξεργασία> Αντιγραφήκαι επιστρέψτε στο Microsoft Word.

Παω σε Επεξεργασία> Ειδική επικόλληση… (ή κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Ειδική επικόλληση…) και επιλέξτε Επικόλληση συνδέσμου στην αριστερή πλευρική γραμμή. Στο Οπως και… μενού, επιλέξτε Αντικείμενο φύλλου εργασίας του Microsoft Excelκαι μετά χτυπήστε Εντάξει.

Θα δείτε τώρα τα κελιά που επιλέξατε απευθείας στο έγγραφό σας στο Microsoft Word. Και επειδή επιλέξατε Επικόλληση συνδέσμου αντί Επικόλληση, αυτά τα κελιά θα ενημερώνονται κάθε φορά που κάνετε αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel.

Εάν το επιλέξετε Επικόλληση αντί Επικόλληση συνδέσμου, τα κελιά σας δεν θα ενημερωθούν όταν κάνετε αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο. Έχει, ωστόσο, το πλεονέκτημα να λειτουργεί αν υπάρχει το φύλλο Excel ή όχι. Επομένως, εάν δεν θα χρειαστείτε ενημερώσεις - εάν εκτυπώνετε ή πρόκειται να στείλετε με email το αρχείο σε κάποιον άλλο και πρέπει να εμφανίσετε τα σωστά δεδομένα, για παράδειγμα - ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε Επικόλληση.

Εισαγωγή ενός κελιού από το Microsoft Excel

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την ίδια μέθοδο όπως παραπάνω για μεμονωμένα κελιά:

Σε αυτήν την περίπτωση, αντί να επιλέξετε Αντικείμενο φύλλου εργασίας του Microsoft Excel, Επέλεξα Μη μορφοποιημένο κείμενο; Γι 'αυτό ο αριθμός έρχεται με την ίδια μορφοποίηση με το υπόλοιπο έγγραφο του Microsoft Word. Ενημερώθηκε με τον ίδιο τρόπο, αλλά δεν χρειάζεται να προσπαθήσετε να αποκτήσετε το πλαίσιο κειμένου στο σωστό μέρος.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια στρατηγική με έναν ολόκληρο πίνακα, εάν θέλετε να διατηρήσετε τη μορφοποίηση συνεπής και με το έγγραφο του Word. Εάν αυτό δεν λειτουργεί ή χρειάζεστε μια πιο περίπλοκη συμπεριφορά από το μοναδικό σας κελί, μπορείτε να δοκιμάσετε να το χρησιμοποιήσετε Visual Basic για ενσωμάτωση δεδομένων Excel Τρόπος ενοποίησης δεδομένων Excel σε ένα έγγραφο του WordΚατά τη διάρκεια της εβδομάδας εργασίας σας, πιθανότατα υπάρχουν πολλές φορές να αντιγράφετε και να επικολλάτε πληροφορίες από το Excel στο Word ή το αντίστροφο. Έτσι οι άνθρωποι παράγουν συχνά γραπτές αναφορές ... Διαβάστε περισσότερα στο έγγραφο του Word.

Εισαγωγή γραφήματος ή γραφήματος από το Microsoft Excel

Όπως η εισαγωγή ενός πίνακα, μπορεί να είναι πολύ βολικό να εισαγάγετε ένα γράφημα ή ένα γράφημα από το Microsoft Excel στο Word, έτσι ώστε να ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που κάνετε αλλαγές στο υπολογιστικό φύλλο του Excel. Αυτό θα μπορούσε να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν πρέπει να δημιουργήσετε τακτικές αναφορές που περιλαμβάνουν γραφήματα. Ευτυχώς, η Microsoft έχει κάνει αυτή τη διαδικασία εξαιρετικά εύκολη: απλώς αντιγράψτε και επικολλήστε το γράφημα από το Microsoft Excel στο Word.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ και να σύρετε το γράφημα από το Microsoft Excel στο Word για να το ενσωματώσετε στο αρχείο. Σε κάθε περίπτωση, το γράφημα θα ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που κάνετε αλλαγές στο αρχικό υπολογιστικό φύλλο.

Συγχώνευση αλληλογραφίας από το Microsoft Excel

Η συγχώνευση αλληλογραφίας σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μεγάλο αριθμό γραμμάτων, ετικετών, φακέλων ή οτιδήποτε άλλο στο Microsoft Word χρησιμοποιώντας δεδομένα από το Excel. Το άρθρο του Μπραντ πώς να συγχωνεύσετε αλληλογραφία με το Microsoft Excel και το Word Τρόπος εκτύπωσης ετικετών με συγχώνευση αλληλογραφίας σε Microsoft Word και ExcelΕξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε αντιγραφή και επικόλληση για να δημιουργήσετε ετικέτες, σήματα ονομάτων ή άλλες εξατομικευμένες μαζικές επικοινωνίες; Το Mail Merge, ένα απλό εργαλείο αυτοματοποίησης του Microsoft Office, θα σας επιτρέψει να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας σε δευτερόλεπτα. Διαβάστε περισσότερα καλύπτει το θέμα με περισσότερες λεπτομέρειες από ό, τι θα μπορούσα ποτέ, αλλά η σύντομη έκδοση είναι ότι θα χρησιμοποιήσετε Εργαλεία> Διαχείριση συγχώνευσης αλληλογραφίας για να επιλέξετε την πηγή δεδομένων σας και να δημιουργήσετε το πρότυπο στο Microsoft Word.

Εάν χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση του Microsoft Office, αυτό είναι φροντιστήριο συγχώνευσης αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας το Office 2007 Αυτοματοποιήστε το Office με συγχώνευση αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε επαγγελματικές ετικέτες διευθύνσεων, σήματα ονομάτων και άλλαΕξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε αντιγραφή και επικόλληση για να δημιουργήσετε ετικέτες, σήματα ονομάτων ή άλλα προσαρμοσμένα έγγραφα; Ας σας δείξουμε ένα απλό εργαλείο αυτοματοποίησης του Microsoft Office που θα σας εξοικονομήσει ώρες! Διαβάστε περισσότερα μπορεί να είναι χρήσιμο και μπορείτε ακόμη και να το χρησιμοποιήσετε συγχώνευση αλληλογραφίας για μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook Τρόπος αποστολής εξατομικευμένων ηλεκτρονικών μηνυμάτων στο Outlook με συγχώνευση αλληλογραφίας Διαβάστε περισσότερα . Μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να ξεκινήσετε τη χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας, αλλά μόλις το αποκτήσετε, θα είναι ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία στο οπλοστάσιο του Office.

Εισαγωγή αρχείων PDF

Μια γρήγορη λέξη προειδοποίησης: όταν εισάγετε ένα PDF στο Microsoft Word, βασικά έρχεται ως αρχείο εικόνας και όχι ως κείμενο. Εάν θέλετε να μπορείτε να επιλέξετε ή να τροποποιήσετε κείμενο, θα πρέπει να το αντιγράψετε και να το επικολλήσετε από το αρχείο PDF. Εάν, ωστόσο, θέλετε απλώς να ενσωματώσετε ένα PDF στο έγγραφο του Microsoft Word, πατήστε Εισαγωγή> Αντικείμενοκαι μετά επιλέξτε Από το αρχείο… και επιλέξτε το PDF σας.

Θα καταλήξετε με το PDF ενσωματωμένο ως εξής:

Δεν είναι ιδανικό για PDF με κείμενο, αλλά αν υπάρχουν εικόνες στο αρχείο, είναι ευκολότερο από την αντιγραφή και Επικόλληση ή εύρεση τρόπου μετατροπής του PDF σε αρχείο εικόνας για εισαγωγή στο Microsoft Word έγγραφο.

Αυτόματη εισαγωγή κειμένου από άλλα έγγραφα του Word

Εάν πρέπει να πληκτρολογείτε το ίδιο πράγμα σε τακτική βάση, ενδέχεται να μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο τοποθετώντας το σε ένα έγγραφο του Microsoft Word και απλώς παραπέμποντάς το σε άλλο έγγραφο.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε πολλά γράμματα που πρέπει να στείλετε και όλα πρέπει να περιλαμβάνουν το όνομά σας και την εταιρεία στην οποία εργάζεστε, αλλά ο εργοδότης σας αλλάζει σε τακτική βάση. Δεν θέλετε να αλλάζετε κάθε γράμμα κάθε φορά που λαμβάνετε ένα νέο συμβόλαιο, επομένως μπορείτε απλώς να αποθηκεύσετε την εγγραφή σας σε ένα έγγραφο και να ενημερώσετε όλα τα άλλα όποτε κάνετε μια αλλαγή.

Η εξέταση ενός παραδείγματος θα σας βοηθήσει να το καταστήσετε πιο σαφές. Ακολουθεί ένα έγγραφο με δυνατότητα ενημέρωσης που έχω αποθηκεύσει:

Θέλω να συμπεριλάβω καθένα από αυτά - μια υπογραφή, στοιχεία επικοινωνίας και μια προσφορά - σε κάθε μία από τις επιστολές. Για να το κάνω αυτό, θα δημιουργήσω έναν σελιδοδείκτη σε κάθε έναν. Για να δημιουργήσετε έναν σελιδοδείκτη, επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να συνδέσετε σε άλλα έγγραφα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εισαγωγή> Σελιδοδείκτης.

Πληκτρολογήστε το όνομα του σελιδοδείκτη σας και κάντε κλικ στο Προσθήκη.

Τώρα, αποθηκεύστε το αρχείο και σημειώστε την πλήρη διαδρομή προς το σημείο αποθήκευσης. Για να εισαγάγετε το αποθηκευμένο κείμενό σας, μεταβείτε σε άλλο έγγραφο του Microsoft Word και πατήστε Εισαγωγή> Πεδίο. Επιλέγω Συμπερίληψη κειμένου από το Ονόματα πεδίων μενού.

Τώρα, στο πλαίσιο κειμένου κάτω από το μενού, πληκτρολογήστε "INCLUDETEXT" [διαδρομή προς το αρχείο] "[όνομα του σελιδοδείκτη]". Όταν το πληκτρολόγησα, έμοιαζε έτσι:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: Χρήστες: dralbright: Έγγραφα: updateable-text.docx" signoff

(Εάν χρησιμοποιείτε Windows, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την τυπική σημείωση για διαδρομές, η οποία ξεκινά με "C: \\". Λάβετε υπόψη ότι πρέπει να συμπεριλάβετε δύο ανάστροφες μεταξύ κάθε ενότητας αντί για μία.) Τώρα πατήστε Εντάξεικαι θα δείτε το κείμενο να εισάγεται στο έγγραφό σας.

Κάθε τόσο, θα πληκτρολογείτε κάτι λάθος και θα λαμβάνετε ένα σφάλμα, όπως αυτό:

Για να το διορθώσετε, κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στο σφάλμα και επιλέξτε Εναλλαγή κωδικών πεδίου - Αυτό θα σας επιτρέψει να δείτε και να επεξεργαστείτε τους κωδικούς μέσα από το έγγραφο. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε σε πεδία που λειτουργούν σωστά, εάν θέλετε να κάνετε μια αλλαγή.

Από εδώ, μπορείτε να κάνετε τυχόν διορθώσεις που χρειάζεστε. Σε αυτό το παράδειγμα, υπάρχει ένα επιπλέον σύμβολο ίσο στην αρχή του κώδικα.

Μετά την αφαίρεση του σημείου ίσο, το πεδίο λειτουργεί σωστά.

Για να κάνετε μια αλλαγή σε όλα τα έγγραφα που έχετε συνδέσει με τον σελιδοδείκτη σας, επιστρέψτε στο κοινό αρχείο κειμένου και απλώς κάντε τις αλλαγές. Εδώ, αντικατέστησα το απόσπασμα του Groucho Marx με ένα από το Oscar Wilde.

Στα άλλα έγγραφά σας, κάντε δεξί κλικ στο πεδίο που έχει ενημερωθεί και επιλέξτε Ενημέρωση πεδίου.

Και, εκεί το έχετε, το πεδίο ενημερώνεται με τις νέες πληροφορίες.

Αυτό μπορεί να μοιάζει με πολλή δουλειά, αλλά αν πρέπει να πληκτρολογείτε τα ίδια πράγματα σε τακτική βάση, θα μπορούσε να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο μακροπρόθεσμα. Χρειάζεται κάποιος χρόνος εγκατάστασης στο μπροστινό μέρος, αλλά θα δείτε την άνεση αυτού του συστήματος αμέσως. Μην ξεχάσετε να δείτε άλλα χρήσιμοι αυτοματισμοί του Office με IFTTT Τρόπος αυτοματοποίησης εργασιών του Microsoft Office με συνταγές IFTTTΤο IFTTT, η υπηρεσία αυτοματισμού που θα ολοκληρώσει μια ενέργεια όταν πληρούται μια άλλη συνθήκη, έχει πλέον 50 συνταγές εργασιών για το Microsoft Office. Σας δείχνουμε πώς λειτουργεί και προσφέρουμε μια επιλογή από συνταγές. Διαβάστε περισσότερα για να εξοικονομήσετε χρόνο επίσης.

Εισαγωγή κειμένου από αρχείο κειμένου ή έγγραφο Microsoft Word

Εάν θέλετε να λάβετε κείμενο από ένα αρχείο κειμένου ή από ένα έγγραφο του Word, αλλά δεν θέλετε να το ανοίξετε, επιλέξτε τα πάντα, αντιγράψτε το, επιστρέψτε στο έγγραφό σας και επικολλήστε το (αυτό μπορεί να διαρκέσει πολύ αν έχετε εκατοντάδες σελίδες κειμένου), μπορείτε να το εισαγάγετε απευθείας. Απλά χτύπησε Εισαγωγή> Αρχείο και επιλέξτε το αρχείο κειμένου ή το έγγραφο του Word από το οποίο θέλετε να εισαγάγετε κείμενο.

Αφού επιλέξετε το αρχείο (ίσως χρειαστεί να το αλλάξετε επιτρέπω αναπτυσσόμενο μενού σε Όλα τα αναγνώσιμα έγγραφα), θα δείτε το πλήρες κείμενο στο έγγραφο του Microsoft Word.

Εισαγωγή κειμένου από μια ιστοσελίδα

Εάν θέλετε να διατηρήσετε ένα ενημερωμένο αντίγραφο μιας ιστοσελίδας σε ένα έγγραφο του Microsoft Word, μπορείτε να το κάνετε και αυτό! Ας υποθέσουμε ότι θέλω ένα διαδικτυακό αρχείο κειμένου που περιέχει Μια ιστορία δύο πόλεων στο έγγραφό μου. Θα χρησιμοποιήσω το ίδιο πεδίο INCLUDETEXT, αλλά αντί να χρησιμοποιήσω μια τοπική διαδρομή, θα χρησιμοποιήσω τη διεύθυνση URL:

Η ενημέρωση του πεδίου φέρνει ολόκληρο το βιβλίο στο έγγραφό μου.

Θα έχετε τα καλύτερα αποτελέσματα με έναν ιστότοπο με μεγάλο κείμενο. Μπορείτε να δείτε τι συμβαίνει όταν προσπαθώ να χρησιμοποιήσω το INCLUDETEXT για να φέρω στην αρχική σελίδα του MakeUseof:

Εάν έχετε ανάγκη εισαγωγής του ενημερωμένου κειμένου από έναν ιστότοπο στο έγγραφό σας, αυτό σίγουρα αξίζει να το παίξετε. Ίσως χρειαστεί να πειραματιστείτε λίγο, αλλά θα μπορούσε ενδεχομένως να είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο.

Τι να κάνετε Εσείς Εισαγωγή στο Microsoft Word;

Έχουμε καλύψει οκτώ διαφορετικά πράγματα που μπορείτε να εισαγάγετε στο Microsoft Word Ναι, Λάβετε δωρεάν το Microsoft Word: Εδώ είναι πώςΔεν θέλετε να πληρώσετε για την πλήρη εμπειρία του Microsoft Word; Μην ανησυχείτε, εδώ είναι μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Word δωρεάν. Διαβάστε περισσότερα εδώ - αλλά υπάρχουν πιθανώς περισσότερες επιλογές εκεί έξω. Τι έχετε εισαγάγει στο Microsoft Word; Μοιραστείτε τα πιο χρήσιμα πράγματα που έχετε καταφέρει να εισαγάγετε, ώστε να μπορούμε όλοι να βοηθήσουμε ο ένας τον άλλον να εξοικονομήσει χρόνο να γίνετε δάσκαλοι του Word 10 βασικές ρουτίνες του Microsoft Word που πρέπει να γνωρίζετεΗ λέξη «ρουτίνα» είναι η ίδια η εικόνα της βαρετής. Εκτός από την εφαρμογή παραγωγικότητας όπως το Microsoft Word. Κάθε δευτερόλεπτο που αποθηκεύεται προσθέτει στην άνεση της χρήσης του για τις καθημερινές μας ανάγκες. Διαβάστε περισσότερα !