5 Ρυθμίσεις Microsoft Word που πρέπει να προσαρμόσετε σίγουρα

Διαφήμιση

Όταν ανοίγετε για πρώτη φορά το Microsoft Word, μπορείτε να ξεκινήσετε να δημιουργείτε έγγραφα αμέσως. Η εφαρμογή προσφέρει πολλές ενσωματωμένες λειτουργίες και προεπιλεγμένες ρυθμίσεις για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε τον ακριβή τύπο του εγγράφου, είτε μια επαγγελματική έκθεση για τις επιχειρήσεις ή ένα χαρτί για το σχολείο.

Βλέπετε χρήσιμες καρτέλες, κουμπιά και γραμμές εργαλείων. Και πίσω από τα παρασκήνια, το Word φροντίζει για την ορθογραφία, τη γραμματική και άλλες διορθώσεις για εσάς. Οι περισσότεροι άνθρωποι μόλις αρχίζουν να πληκτρολογούν και δεν σκέφτονται αυτά τα εργαλεία. Ωστόσο, μπορείτε να βελτιώσετε την εμπειρία σας με την εφαρμογή, χρησιμοποιώντας μόνο λίγα λεπτά για να προσαρμόσετε αυτές τις ρυθμίσεις.

1. Οι ρυθμίσεις ορθογραφίας, γραμματικής και δοκιμής

Η αλλαγή του τρόπου με τον οποίο το Word χειρίζεται την ορθογραφία και τη γραμματική σας είναι μια εξαιρετική πρώτη αρχή για την προσαρμογή της εφαρμογής ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες σας. Αυτοί οι τύποι ρυθμίσεων είναι βολικοί για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε ορθογραφικά λάθη ή χρησιμοποιείτε λανθασμένη γραμματική. Αλλά μπορεί επίσης να αποσπά την προσοχή σε ορισμένες περιπτώσεις.

Για παράδειγμα, μπορεί να εργάζεστε για μια εταιρεία που χρησιμοποιεί όλα τα κεφαλαία γράμματα στο όνομα ή έχει ένα όνομα που είναι ένας συνδυασμός λέξεων και αριθμών. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις για αυτούς τους τύπους καταστάσεων, ώστε να μην συνεχώς δείτε τους δείκτες σφάλματος Πώς να σταματήσετε το Microsoft Word που υπογραμμίζει τις σωστές λέξεις ως σφάλματαΤο Microsoft Word τείνει να υπογραμμίζει λέξεις που δεν είναι καν λάθη. Δείτε πώς μπορείτε να το εμποδίσετε να συμβεί. Διαβάστε περισσότερα κατά τη δημιουργία των εγγράφων σας.

Ανοίξτε το Word στον υπολογιστή σας Windows σε οποιοδήποτε έγγραφο. Επιλέγω Αρχείο από το μενού, κάντε κλικ στο Επιλογέςκαι μετά επιλέξτε Μόνωση. Θα δείτε όλες τις επιλογές σας για τη διόρθωση της ορθογραφίας και της γραμματικής. Ορισμένα ισχύουν για όλα τα προγράμματα του Microsoft Office που έχετε, ενώ άλλα ισχύουν μόνο για το Word.

Ανοίξτε το Word στο Mac σας με οποιοδήποτε έγγραφο. Επιλέγω Λέξη από τη γραμμή μενού, επιλέξτε Προτιμήσειςκαι μετά κάντε κλικ στο Ορθογραφία και γραμματική. Θα δείτε πολλές ρυθμίσεις που αναφέρονται τόσο στην ορθογραφία όσο και στη γραμματική.

Χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα για το όνομα της εταιρείας, μπορείτε να επισημάνετε τα πλαίσια ελέγχου για να αγνοήσετε τις λέξεις με κεφαλαία και να αγνοήσετε τις λέξεις με αριθμούς, και στις δύο πλατφόρμες. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τις ρυθμίσεις για τον έλεγχο ορθογραφίας ή γραμματικής καθώς πληκτρολογείτε, επισημαίνοντας επαναλαμβανόμενες λέξεις και αγνοώντας τις διευθύνσεις διαδικτύου και διαδρομής αρχείων.

Αφιερώστε χρόνο για να διαβάσετε κάθε ρύθμιση για όσους θέλετε πραγματικά να χρησιμοποιήσετε και για αυτούς που προτιμάτε να μην χρησιμοποιήσετε.

Επίσης, εάν κάνετε κλικ στο Ρυθμίσεις κουμπί, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε πολλές επιπλέον ρυθμίσεις γραμματικής, όπως κεφαλαιοποίηση, χρήση κόμμα, αργκό και πλεονασμό. Αυτή είναι επίσης μια χρήσιμη περιοχή για να ελέγξετε τις ρυθμίσεις που είναι κατάλληλες για εσάς.

Στα Windows, το κουμπί βρίσκεται στο Κατά τη διόρθωση της ορθογραφίας και της γραμματικής στο Word ενότητα και σε Mac, είναι κάτω Γραμματική.

2. Οι ρυθμίσεις αυτόματης διόρθωσης

Όπως και οι επιλογές ορθογραφίας και γραμματικής, η δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης υπάρχει για να σας βοηθήσει να αποφύγετε σφάλματα στα έγγραφά σας. Αλλά όπως έχουμε δει πολλές φορές, η Αυτόματη Διόρθωση δεν είναι πάντα τόσο σωστή όταν πρόκειται για αυτό που πραγματικά προσπαθούμε να πούμε.

Εάν το όνομα της εταιρείας σας τυχαίνει να ξεκινά με δύο κεφαλαία γράμματα, θα διορθωθεί αυτόματα στο πρώτο γράμμα ως κεφαλαίο από προεπιλογή. Αυτό, όπως και τα άλλα παραδείγματα με το όνομα της εταιρείας σας, μπορεί να αποσπάσει την προσοχή και ακόμη και να επιδεινώσει κατά τη δημιουργία εγγράφων.

Από την άλλη πλευρά, μπορεί να θέλετε συγκεκριμένα πράγματα να διορθωθούν για εσάς. Για παράδειγμα, η χρήση κεφαλαίων στα ονόματα των ημερών της εβδομάδας και των πρώτων γραμμάτων προτάσεων είναι βολική. Δείτε πώς μπορείτε να προσαρμόσετε αυτές τις ρυθμίσεις τόσο σε Windows όσο και σε Mac.

Στο Word στα Windows, επιλέξτε Αρχείο από το μενού, κάντε κλικ στο Επιλογέςκαι μετά επιλέξτε Μόνωση. Κάντε κλικ στο Αυτόματη διόρθωση κουμπί στο επάνω μέρος του παραθύρου.

Στο Word σε Mac, επιλέξτε Λέξη από τη γραμμή μενού, επιλέξτε Προτιμήσειςκαι μετά επιλέξτε Αυτόματη διόρθωση.

Στο αναδυόμενο παράθυρο, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τους παραπάνω τύπους επιλογών Αυτόματης Διόρθωσης με ένα κλικ σε ένα πλαίσιο ελέγχου. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε εξαιρέσεις από τους κανόνες που έχετε, κάνοντας κλικ στο Εξαιρέσεις κουμπί. Αυτό είναι το ιδανικό μέρος για να ρυθμίσετε το όνομα της εταιρείας με δύο κεφαλαία γράμματα, επειδή το Word θα το αγνοήσει ως σφάλμα που προχωρά.

Κάντε κλικ Εξαιρέσεις και μετά το Αρχικά καλύμματα αυτί. Εισαγάγετε τη λέξη που θέλετε να αγνοήσει το Microsoft Word που περιέχει δύο κεφαλαία γράμματα στην αρχή. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε το Πρώτο γράμμα για ενσωματωμένες εξαιρέσεις στους κανόνες και προσθέστε περισσότερα στο Άλλες διορθώσεις αυτί. Κάντε κλικ Εντάξει όταν τελειώσεις.

Επιστροφή στην κύρια οθόνη Αυτόματης Διόρθωσης, το κάτω μέρος του παραθύρου σάς επιτρέπει να ελέγχετε τις υπάρχουσες αντικαταστάσεις και να προσθέτετε τις δικές σας. Τα πράγματα όπως ειδικοί χαρακτήρες, emoji και συνήθως ορθογραφικά λάθη αναφέρονται για αυτόματη αλλαγή όταν τα πληκτρολογείτε. Μπορείτε να προσθέσετε στη λίστα ή να διαγράψετε ό, τι δεν θέλετε πλέον.

3. Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης βρίσκεται πάνω αριστερά στο παράθυρο του Word. Σκοπεύει να είναι ένα σημείο για να έχετε πρόσβαση σε εργαλεία που χρειάζεστε γρήγορα, όπως υποδηλώνει το όνομα. Αφιερώστε λοιπόν χρόνο για να προσαρμόσετε αυτήν τη γραμμή εργαλείων, καθώς θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο αργότερα.

Από προεπιλογή, η γραμμή εργαλείων περιέχει κουμπιά όπως Αποθήκευση, Αναίρεση και Επανάληψη. Αλλά αν χρησιμοποιείτε διαφορετικά εργαλεία πολύ πιο συχνά, τότε είναι καλύτερο να τα τοποθετήσετε σε αυτό το βολικό μέρος. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εκτελέσετε τις γρήγορες ενέργειες που χρειάζεστε με ένα μόνο κλικ.

Στα Windows, επιλέξτε Αρχείο από το μενού, κάντε κλικ στο Επιλογέςκαι μετά επιλέξτε Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Σε Mac, επιλέξτε Λέξη από τη γραμμή μενού, επιλέξτε Προτιμήσειςκαι επιλέξτε Κορδέλα και γραμμή εργαλείων. Κάντε κλικ στο Κουμπί Γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης στο πάνω μέρος του παραθύρου.

Στην περιοχή ρυθμίσεων της Γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, τα στοιχεία στα αριστερά είναι οι εντολές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και αυτές που βρίσκονται στα δεξιά είναι αυτές που βρίσκονται στη γραμμή εργαλείων. Μπορείτε να καταργήσετε μια ενέργεια από τη γραμμή εργαλείων επιλέγοντας την και κάνοντας κλικ στο Αφαιρώ βέλος στο κέντρο. Για να προσθέσετε μια ενέργεια, επιλέξτε την στα αριστερά και κάντε κλικ Προσθήκη στο κέντρο.

Μπορείτε να διαλέξετε Δημοφιλείς εντολές ή κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο για μια πλήρη λίστα ενεργειών που υπάρχουν στις καρτέλες του Word. Άρα, ίσως χρησιμοποιείτε συχνά τα εργαλεία Εύρεση, Άνοιγμα, Αποθήκευση ως και Προσθήκη εργαλείων υπερσύνδεσης. Κάντε κλικ σε κάθε ένα στα αριστερά και προσθέστε τα στα δεξιά. Κάντε κλικ Εντάξει όταν τελειώσεις.

Εάν θέλετε να επανέλθετε στις προεπιλεγμένες εντολές, μεταβείτε ξανά στις ρυθμίσεις της Γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Στη συνέχεια, στα Windows στο κάτω μέρος του παραθύρου κάτω Προσαρμογές, Κάντε κλικ Επαναφορά και μετά Επαναφορά μόνο της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. Σε Mac, κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις (εικονίδιο γραναζιού) κουμπί και επιλέξτε Επαναφορά μόνο της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

4. Η κορδέλα

Η Κορδέλα στο Word είναι ένα άλλο σημείο που πρέπει να εξετάσετε. Παρόμοια με τη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, θέλετε τις ενέργειες που χρησιμοποιείτε περισσότερο στα χέρια σας.

Από προεπιλογή, το Word έχει καρτέλες στο επάνω μέρος για πράγματα όπως Αρχική σελίδα, Εισαγωγή, Σχεδίαση, Σχεδίαση και Προβολή. Αλλά αν δεν χρησιμοποιείτε ποτέ τις καρτέλες Σχεδίαση ή Σχεδίαση, γιατί τις καταλαμβάνουν εκεί;

Ταυτόχρονα, ίσως υπάρχουν εντολές στην καρτέλα Αρχική σελίδα που θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε με μια σειρά που θεωρείτε πιο χρήσιμη. Αυτοί οι τύποι προσαρμογών οδηγούν σε μια πιο παραγωγική εμπειρία στο Word.

Στα Windows, επιλέξτε Αρχείο από το μενού, κάντε κλικ στο Επιλογέςκαι μετά επιλέξτε Προσαρμογή κορδέλας.

Σε Mac, επιλέξτε Λέξη από τη γραμμή μενού, επιλέξτε Προτιμήσειςκαι επιλέξτε Κορδέλα και γραμμή εργαλείων. Κάντε κλικ στο Κουμπί κορδέλας στο πάνω μέρος του παραθύρου.

Όπως και οι Ρυθμίσεις γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, το παράθυρο Ρυθμίσεις Ribbon έχει τις εντολές στα αριστερά και τις ενέργειες που χρησιμοποιούνται αυτήν τη στιγμή στα δεξιά. Μετακινήστε τα στην κορδέλα ή έξω από την κορδέλα χρησιμοποιώντας το Προσθήκη και Αφαιρώ κουμπιά βέλους στο κέντρο.

• Για να προσαρμόσετε τις καρτέλες που βλέπετε στην κορυφή, απλώς επιλέξτε ή αποεπιλέξτε τα στη δεξιά πλευρά.
• Για να δείτε τις εντολές σε κάθε καρτέλα, επιλέξτε το σύμβολο συν (Windows) ή το βέλος (Mac) δίπλα στην καρτέλα και στη συνέχεια τις επόμενες ενδείξεις για κάθε σύνολο εντολών.
• Για αναδιάταξη της παραγγελίας από τις καρτέλες ή τις εντολές επιλέξτε τις και χρησιμοποιήστε τα βέλη στα δεξιά για να μετακινήσετε το επάνω ή το κάτω μέρος της λίστας στα Windows. Σε Mac, επιλέξτε και σύρετε τα στοιχεία για να τα αναδιατάξετε.

Για μια πιο αναλυτική ματιά στην προσαρμογή της Microsoft Word Ribbon στα Windows, ρίξτε μια ματιά το λεπτομερές σεμινάριό μας Πώς να βελτιστοποιήσετε το Office 2016 Ribbon ή το περιβάλλον εργασίας του μενούΑναζητάτε συχνά στοιχεία μενού στο Microsoft Office; Ήρθε η ώρα να αναδιατάξετε και να προσαρμόσετε το μενού Ribbon για τις προσωπικές σας ανάγκες. Θα εκπλαγείτε πόσο ευέλικτο και εύκολο είναι! Διαβάστε περισσότερα .

5. Η γραμμή κατάστασης

Η Γραμμή κατάστασης, που βρίσκεται στο κάτω μέρος του παραθύρου του Word, είναι το τελευταίο μέρος που πιθανότατα δεν αγγίζετε όσο πηγαίνουν οι προσαρμογές. Ωστόσο, αυτή η γραμμή εργαλείων παρέχει πολλές χρήσιμες πληροφορίες, οπότε αξίζει τον χρόνο σας να το προσαρμόσετε.

Για παράδειγμα, εάν ελέγχετε συνεχώς τον αριθμό λέξεων ή εναλλαγή προβολών διάταξης του Word Τρόπος προσαρμογής των ρυθμίσεων διάταξης του Microsoft WordΤο Microsoft Office διαθέτει πολλά χρήσιμα πρότυπα, στυλ και θέματα. Θα σας δείξουμε όλες τις ρυθμίσεις που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε τη δική σας προσαρμοσμένη διάταξη στο Word 2013 και το Word 2016. Διαβάστε περισσότερα , θέλετε να βεβαιωθείτε ότι αυτά τα εργαλεία είναι άμεσα διαθέσιμα. Εναλλακτικά, ενδέχεται να μην χρειαστείτε ποτέ ένα εργαλείο εγγραφής μακροεντολής ή την κάθετη θέση της σελίδας, ώστε να μπορείτε να τα καταργήσετε.

Στα Windows, κάντε δεξί κλικ στη Γραμμή κατάστασης και σε Mac κάντε δεξί κλικ ή κρατήστε το Πλήκτρο ελέγχου και κάντε κλικ σε αυτό.

Όταν εμφανιστεί το μενού, απλώς ελέγχετε τα στοιχεία που θέλετε να εμφανίζονται στη γραμμή κατάστασης. Θα δείτε αυτήν την ενημέρωση της γραμμής εργαλείων αυτόματα καθώς επιλέγετε και αποεπιλέγετε τις διάφορες επιλογές.

Οι αλλαγές στις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις λέξεων μπορεί να είναι καλές

Οταν εσύ αφιερώστε χρόνο για να ελέγξετε τις ρυθμίσεις 10 Προεπιλεγμένες ρυθμίσεις Microsoft Word που μπορείτε να βελτιστοποιήσετεΜερικά απλά βήματα βελτιστοποίησης μπορούν να ενισχύσουν την παραγωγικότητά σας με το Microsoft Word. Σας δίνουμε δέκα γρήγορες και εύκολες ρυθμίσεις για τις καθημερινές σας εργασίες. Διαβάστε περισσότερα για μια εφαρμογή που χρησιμοποιείτε τακτικά, μπορεί να εκπλαγείτε με το πόσο καλύτερα μπορείτε να την κάνετε. Αλλάζοντας μικρά πράγματα όπως αυτά, μπορείτε να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά.

Για περισσότερες συμβουλές για το Microsoft Word, ρίξτε μια ματιά σε αυτές χρήσιμες συμβουλές και κόλπα που πρέπει να γνωρίζετε 4 Χρήσιμες συμβουλές και κόλπα του Microsoft Word που πρέπει να γνωρίζετεΑξιοποιείτε όλες τις ισχυρές δυνατότητες του Word; Εάν όχι, αυτές οι χρήσιμες συμβουλές και κόλπα του Microsoft Word είναι για εσάς. Διαβάστε περισσότερα .