Ανακαλύψτε ξανά τις ετικέτες του Gmail και, τέλος, ορίστε τα εισερχόμενά σας

Διαφήμιση

Αργά ή γρήγορα, όλα τα εισερχόμενα του Gmail καθίστανται συντριπτικά χάος. Υπάρχουν πολλά κόλπα για να αντιμετωπίσετε την υπερφόρτωση email, αλλά υπάρχει ένα ακριβώς κάτω από τη μύτη σας που μπορεί να μην χρησιμοποιείτε: καλές παλιές ετικέτες Gmail.

Οι ετικέτες υπάρχουν εδώ και πολύ καιρό, οπότε έχουν γίνει σχεδόν τυφλά σημεία για πολλούς από εμάς. Είμαι χρήστης του Gmail από την αρχή, αλλά δεν χρησιμοποίησα ποτέ ετικέτες μέχρι πρόσφατα. Έχει αλλάξει εντελώς τον τρόπο με τον οποίο προσεγγίζω το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τελικά με βοηθά να εξημερώσω τα εισερχόμενά μου.

Η επιτυχής χρήση των ετικετών εξαρτάται από μερικές βασικές αρχές παραγωγικότητας, όπως και κάθε σύστημα διαχείρισης υποχρεώσεων. Εδώ είναι τα κόλπα που με βοήθησαν και μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν.

Οι ετικέτες δεν πρέπει να σας κάνουν να σκέφτεστε

Η εφαρμογή μιας ετικέτας πρέπει να είναι μηχανική. η ενέργεια που λαμβάνετε βάσει μιας ετικέτας πρέπει να είναι μηχανική.

Αυτό είναι ίσως το πιο σημαντικό μέρος της χρήσης ετικετών στο Gmail. Αρχικά, θα μπείτε στον πειρασμό να βρείτε μια μεγάλη λίστα με ετικέτες. "Κάθε εργασία ή email είναι μοναδική", θα πείτε στον εαυτό σας. Αποφύγετε να πέσετε σε αυτήν την παγίδα. Όσο περισσότερες ετικέτες έχετε, τόσο περισσότερο σας κάνουν να σκέφτεστε, τόσο περισσότερο χρόνο θα σας πάρει. Πρέπει να

ενεργά μάχη απόφαση κόπωση Πώς να δημιουργήσετε μια νέα συνήθεια όταν φαίνεται πολύ δύσκολο να συνεχίσετεΟι συνήθειες δεν σχηματίζονται μέσα σε μια νύχτα. Κάθε χρόνο, κάνουμε αυτές τις αποφάσεις που απαιτούν σημαντικές αλλαγές. Εάν θέλετε μια νέα συνήθεια, πρέπει να είστε έτοιμοι για παγίδες και πώς να τις ξεπεράσετε. Διαβάστε περισσότερα , έτσι πρέπει να είναι οι ετικέτες.

Έχετε όσο λιγότερες ετικέτες μπορείτε. Κάθε ετικέτα πρέπει να εξυπηρετεί έναν μόνο σκοπό. Κατά κανόνα, χρησιμοποιήστε αυτές τις κύριες ετικέτες και προσθέστε πέντε ακόμη που είναι ειδικά για τις ανάγκες εργασίας σας.

Οι 5 κύριες ετικέτες: Σήμερα, Τέλος, Αναμονή, εκκρεμότητα, απάντηση

Προτείνουν αρκετοί ειδικοί στα εισερχόμενα να κάνετε καθημερινή σάρωση του email σας το πρωί Πώς να νικήσετε τον εθισμό μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρακολουθώντας τις συνήθειες των εισερχομένωνΤο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εισβάλλει στις μέρες σας και είναι ύπουλο γι 'αυτό. Μπορείτε να ανακτήσετε τον έλεγχο του χρόνου σας. Μάθετε πόσο χρόνο αφιερώνετε στο email τώρα και κλέψτε το πίσω. Διαβάστε περισσότερα , ώστε να γνωρίζετε τι να κάνετε με κάθε email. Αντιμετωπίστε αυτήν τη σάρωση ως ώρα για να κανονίσετε τα εισερχόμενά σας, όπως θα κάνατε τη λίστα με τις υποχρεώσεις σας.

ο μηδενικός κανόνας διαχείρισης email: Εάν μπορείτε να το διαγράψετε, διαγράψτε το. Για τα μηνύματα που δεν μπορείτε να διαγράψετε, συνήθως μπορείτε να τα κατηγοριοποιήσετε με αυτές τις πέντε κύριες ετικέτες:

1. Σήμερα: Επισημάνετε αυτό σε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ενέργεια που πρέπει να ληφθεί σήμερα. Είναι εντάξει εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επισημαίνεται Σήμερα, καθώς και κάτι άλλο. το θέμα είναι να γνωρίζουμε ότι αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετίζεται με σήμερα.
2. Να κάνω: Εάν ένα email έχει ένα έργο ή εργασία που πρέπει να κάνετε σήμερα, τότε επισημάνετε το με αυτήν την ετικέτα. Βασικό σημείο: Η εργασία πρέπει να είναι κάτι περισσότερο από απλή απάντηση σε αυτό το email. Μπορείτε να δοκιμάσετε να το συνδέσετε με αυτό Ταξινόμηση για να μετατρέψετε το Gmail σε έναν πίνακα εργασιών τύπου Trello Μετατρέψτε το Gmail σε έναν πίνακα εργασιών που μοιάζει με Trello με το SortdΣτο σύγχρονο εργατικό δυναμικό, το email σας μετατρέπεται συχνά στη λίστα εργασιών σας. Λοιπόν, τώρα μπορείτε να αποκτήσετε τον οργανισμό σε στυλ Trello απευθείας στο Gmail με μια νέα επέκταση Chrome, το Sortd. Διαβάστε περισσότερα .
3. Απάντηση: Σημειώστε το σε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζεται απάντηση. Επομένως, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορούσε να φέρει την ένδειξη "Σήμερα + Εκκρεμή + Απάντηση" που να υποδεικνύει ότι περιέχει μια εργασία χωρίς email και πρέπει να απαντηθεί έως το τέλος της ημέρας.
4. Περιμένω για: Σημειώστε αυτό σε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου είναι σημαντικό για εσάς, αλλά πρέπει να περιμένετε να αναλάβει δράση κάποιο άλλο άτομο. Πήρα αυτό το τέχνασμα από τον ιδρυτή του ActiveInbox Συμβουλές του Andy Mitchell σχετικά με τη διαχείριση της υπερφόρτωσης email Τρόπος αντιμετώπισης λιστών υπερφόρτωσης και εκκρεμών εργασιών στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείουΤο email δεν είναι απλώς επικοινωνία, αλλά υπαγορεύει επίσης σε μεγάλο βαθμό τη λίστα υποχρεώσεων που πρέπει να κάνετε. Ας μιλήσουμε για τις καλύτερες συμβουλές για να συνδέσουμε τα εισερχόμενα με την παραγωγικότητά μας με τον Andy Mitchell - τον ιδρυτή του ActiveInbox. Διαβάστε περισσότερα .
5. Ολοκληρώθηκε: Η πιο σημαντική ετικέτα. Οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου δεν απαιτείται πλέον η εισαγωγή σας, επισημάνετε το ως Τέλος. Δεν είμαι οπαδός της διαγραφής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεδομένου ότι προτιμώ να έχω αυτό το χάρτινο ίχνος. και ακόμη και αν αρχειοθετείτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μια απάντηση από τον αποστολέα θα το επαναφέρει στα εισερχόμενά σας. Χρειάζεστε αυτό "Τέλος!" ετικέτα — ειδικά αν είστε λάτρης της μεθόδου παραγωγικότητας Done List.

Οι ετικέτες είναι υπέροχες με το Placebos!

Κάθε φορά που έλαβα μια νέα ειδοποίηση μέσω email, το πρώτο ένστικτό μου ήταν να ανοίξω, να διαβάσω, να απαντήσω ή να διαγράψω. Ήταν ενοχλητικό για τη ροή εργασίας μου. Αλλά αυτή η ανεπιτήρητη ειδοποίηση θα με ενοχλούσε, οπότε κατέληξα να διακόψω ό, τι έκανα για να το αντιμετωπίσω.

Τώρα, απλώς εφαρμόζω μια ετικέτα και επιστρέφω στη δουλειά. Απευθύνομαι στο email αργότερα, μόλις ολοκληρωθεί η τρέχουσα δουλειά μου. Η εφαρμογή μιας ετικέτας μου δίνει τη διανοητική ικανοποίηση που έχω αλληλεπιδράσει ή απευθυνθεί στο email, χωρίς να ξοδέψω το χρόνο που θα είχα διαφορετικά.

Οι ετικέτες είναι ένα φανταστικό εικονικό φάρμακο για όσους υποχρεούνται να κάνουν κάτι σχετικά με τα εισερχόμενα email.

Οι ετικέτες πρέπει να είναι εύκολη στην πρόσβαση, την εφαρμογή και την αναγνώριση

Το Gmail διαθέτει πολλά εργαλεία για να κάνει τις ετικέτες όσο το δυνατόν πιο φιλικές προς το χρήστη. Περάστε λίγο χρόνο προσαρμόζοντας την εμφάνιση των ετικετών, θα ενισχύσει τη χρήση σας.

Παω σε Εικονίδιο γραναζιού> Ρυθμίσεις> Ετικέτες για να δείτε όλες τις ετικέτες σας και να τις διαχειριστείτε. Εδώ, προτείνω επίσης κρύβοντας τα περισσότερα από τα άλλα αντικείμενα που βλέπετε στην αριστερή πλευρική γραμμή Το Gmail αναβαθμίζει τις ετικέτες χρησιμοποιώντας δύο επεκτάσεις Labs [Νέα] Διαβάστε περισσότερα , όπως Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Σημαντικά, Κατηγορίες, Κύκλοι και άλλα. Εάν οι ετικέτες σας εμφανίζονται πρώτα, γίνεται πιο εύκολο να εντοπίσετε και να μεταφέρετε και να αποθέσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Επίσης, χρωματίστε τις ετικέτες σας. Κάντε κλικ στο μικρό αναπτυσσόμενο μενού σε οποιαδήποτε ετικέτα στην πλευρική γραμμή για να επιλέξετε χρώματα. Τα απλά χρώματα που εφαρμόζονται στις κύριες ετικέτες σας θα σας βοηθήσουν να τα αναγνωρίσετε εύκολα. Χρησιμοποιώ μια πράσινη ετικέτα για "ΤΕΛΟΣ!" - είναι ικανοποιητικό να κοιτάζω και να ξέρω ότι δεν χρειάζεται να ενοχλούμαι πια με αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ομοίως, σημειώνω το "ΣΗΜΕΡΑ!" ετικέτα με έντονο κόκκινο, ώστε να τραβάει πάντα την προσοχή μου.

Χωρίς επεκτάσεις, χωρίς διακοσμητικά στοιχεία

Η ομορφιά των ετικετών είναι ότι είναι ενσωματωμένο στο Gmail. Δεν χρειάζεστε καμία επέκταση μάσησης RAM που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Chrome αλλά όχι στην εφαρμογή Gmail για κινητά. Λειτουργεί τέλεια κάθε φορά που ανοίγετε τα εισερχόμενά σας. Τα καλύτερα συστήματα παραγωγικότητας είναι αυτά που ξεφεύγουν από εσάς, και αυτό είναι οι ετικέτες.

Εάν έχετε ένα κόλπο να χρησιμοποιήσετε ετικέτες πιο αποτελεσματικά στο Gmail, θα θέλαμε πολύ να ακούσουμε! Αφήστε τις προτάσεις σας στα σχόλια ή κάντε τυχόν ερωτήσεις που έχετε.

Συντελεστές εικόνας: Κάιρο