Αποφύγετε τη δολοφονία με το PowerPoint: Πώς να κάνετε τις παρουσιάσεις σας συναρπαστικές και αξέχαστες

Διαφήμιση

Έχετε κάνει ποτέ παρουσίαση PowerPoint; Φυσικά έχετε. Αν είπατε "όχι", θα σας αποκαλούσα ψεύτη. Εντάξει, αυτό μπορεί να είναι ακραίο. Αλλά οι περισσότεροι από εμάς έχουμε, σωστά; Θα το έλεγα. Ποιο είναι λοιπόν; Το σημείο μου είναι ότι εδώ οι περισσότεροι από εμάς έχουμε δημιουργήσει ένα PowerPoint και κάναμε μια παρουσίαση (ή θα κάποτε) και όμως είναι πιθανό να είναι ένα από τα πιο άσχημα πράγματα σε έναν υπολογιστή.

Οι παρουσιάσεις που είδα να γίνονται στο κολέγιο, και οι δύο από μαθητές και οι εκπαιδευτές, ήταν ενοχλητικοί, για να πούμε το λιγότερο. Από γελοία γεμάτες διαφάνειες από εκπαιδευτές σε μαθητές που έμοιαζαν ότι δεν ήξεραν να το κάνουν ανάγνωση (που δεν έπρεπε να είχαν κάνει κατά πρώτο λόγο). Οι παρουσιάσεις Bad PowerPoint είναι μια επιδημία στην εκπαίδευση, η οποία στη συνέχεια συνεχίζεται στο χώρο εργασίας. Φυσικά δεν αφορά μόνο το ίδιο το PowerPoint, αλλά και τον παρουσιαστή και πόσο καλά μιλούν και μεταδίδουν τις πληροφορίες. Και θα το θίξω επίσης.

Ξεκινήστε με ένα περίγραμμα

Όπως ακριβώς όταν γράφετε μια αναφορά, είναι χρήσιμο να έχετε συγκεκριμένα σημεία. Συνήθως αυτό είναι μόνο για εσάς για να κατεβάσετε τις σκέψεις σας. Ωστόσο, σε ένα PowerPoint, είναι ωραίο το κοινό σας να δει τι θα περάσει η παρουσίαση που πρόκειται να καθίσει. Τους συνδέει λίγο περισσότερο και τους κρατά ενδιαφερόμενους, ειδικά αν υπήρχε κάτι στο χρονοδιάγραμμα που τους ενδιέφερε. Το περίγραμμα είναι απλό και αποτελείται μόνο από τα ακριβή πράγματα που σκοπεύετε να καλύψετε. Μερικές φορές είναι εντάξει να πάρετε λίγο πιο λεπτομερή και να επεκτείνετε το περίγραμμα για να δώσετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με υπο-θέματα που θα καλυφθούν. Αυτό, ωστόσο, εξαρτάται από την πληρότητα της παρουσίασής σας και τις απαιτήσεις του συγκεκριμένου περιεχομένου που καλύπτετε. Παρακάτω είναι ένα παράδειγμα ενός περιγράμματος σε μια παρουσίαση που έκανα για την ασφάλεια του υπολογιστή.

Να είστε συνεπείς με το θέμα και τη διάταξη

Υπάρχουν πολλές πτυχές της διατήρησης των περισπασμών στο ελάχιστο και η συνέπεια με το θέμα και τη διάταξή σας σε όλο το PowerPoint σας είναι σίγουρα ένας σημαντικός παίκτης σε αυτό. Δεν θέλετε να δημιουργήσετε σκέψεις που θα άλλαζαν την εστίαση του κοινού στο περιεχόμενό σας και στα λόγια σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό διατηρώντας όχι μόνο το θέμα συνεπές (αυτό είναι αρκετά απλό), αλλά και τη διάταξη. Για παράδειγμα, εάν ένα θέμα καταλαμβάνει δύο διαφάνειες, φροντίστε να επισημάνετε τη δεύτερη διαφάνεια και να προσθέσετε "(Συνέχεια)" στο τέλος του τίτλου. Αυτό θα δείξει γρήγορα στο κοινό που βρίσκεστε στο ίδιο θέμα, παρά την εναλλαγή διαφανειών και θα διατηρήσετε την εστίαση στο θέμα αντί να αναρωτιέστε τι θα μπορούσε να είναι αυτή η διαφάνεια.

Ξεχάστε Clip Art, Crazy Sounds και Fancy Transitions

Μιλώντας για περισπασμούς, αυτός είναι ένας άλλος μεγάλος παίκτης. Ορισμένα γραφικά μπορεί να είναι καλά. Ωστόσο, τα άσχετα οπτικά ή ήχοι (στην πραγματικότητα όλοι οι ήχοι) και οι τρελές μεταβάσεις όχι μόνο αποσπά το ενδιαφέρον του κοινού, αλλά επίσης δίνουν στο PowerPoint μια λιγότερο επαγγελματική εμφάνιση. Θα συνιστούσα να μείνετε μακριά από τα περισσότερα, όπως αυτό το πράσινο-ισχ-κίτρινο, χνουδωτό πράγμα παρακάτω.

Στο κολέγιο είχα έναν εκπαιδευτή που αγαπούσε όλα αυτά τα πράγματα. Νομίζω ότι θα έπρεπε να έχει διδάξει / να διδάσκει Νηπιαγωγείο, αν αυτό σου δίνει ιδέα πώς ήταν (και οι παρουσιάσεις της).

Μην διαβάσετε το PowerPoint σας. Περίοδος.

Πραγματικά? Διαβάζετε ακόμα τα PowerPoints σας; Ελπίζω πραγματικά να μην το κάνετε. Και όχι να σε προσβάλλει αν το κάνεις, αλλά πρέπει να σταματήσεις - για το καλό της ανθρωπότητας. Εντάξει, τώρα που έχω κάνει να κοροϊδεύω την αξιοπρέπεια σας, επιτρέψτε μου να σας ρωτήσω αυτό: έχετε ακούσει ποτέ κάποιον να διαβάζει κάτι; Αν είναι Πραγματικά καλά σε αυτό, όπως απαιτούν ορισμένα επαγγέλματα, μπορείτε να το καταλάβετε. Αλλά αν είναι μέτριοι όπως οι περισσότεροι από εμάς, ακούγεται μονότονος και ήπιος. Δεν θέλετε οι άλλοι να το σκέφτονται σωστά; Αυτό επιστρέφει στο Γιατί δίνετε την παρουσίαση στην πρώτη θέση. Το δίνεις γιατί εσύ έχω προς το? Επειδή σας αρέσει το θέμα; Ή επειδή θέλετε το κοινό να απορροφήσει όσο το δυνατόν περισσότερες γνώσεις και περιεχόμενο για να κάνει θετικές αλλαγές; Ίσως είναι πολλά, αλλά ελπίζουμε ότι το τελευταίο είναι ένα από αυτά γιατί, αν όχι, είναι απίθανο να μεταδώσετε το περιεχόμενο που εργαζόσασταν τόσο σκληρά για να ερευνήσετε και να συγκεντρώσετε με τρόπο που το κοινό σας θα απολαύστε να μάθετε και να εφαρμόσετε.

Τέλος, δεν υπάρχει λόγος να διαβάσετε τι μπορεί να δει με σαφήνεια το κοινό σας. Ο στόχος σας ως παρουσιαστής είναι να επεκτείνετε πέρα ​​από το ίδιο το PowerPoint. Το PowerPoint είναι απλώς ένας οδηγός και ένα εκτεταμένο περίγραμμα για να παρακολουθεί το κοινό καθ 'όλη τη διάρκεια της παρουσίασής σας.

Η παράδοση του περιεχομένου είναι εξίσου σημαντική με το ίδιο το περιεχόμενο. Αυτή είναι μια λύση που βρήκα για αυτό το πρόβλημα, η οποία είναι εξαιρετική για μένα. Αφού δημιουργήσετε το PowerPoint, μεταβείτε σε αυτό και δημιουργήστε ένα σενάριο. Το σενάριο μπορεί να αποτελείται από οτιδήποτε θέλετε από ένα περίγραμμα ή περίληψη της παρουσίασής σας έως μια πλήρη απομίμηση αυτού που σκοπεύετε να πείτε. Σε όλο το σενάριο συμπεριλαμβάνεται το πού θα πραγματοποιηθούν μεταβάσεις διαφανειών, ώστε να μην ξεχάσετε να αλλάξετε διαφάνειες καθώς κάνετε την παρουσίασή σας. Είναι εντάξει να ρίξετε μια ματιά για να διαβάσετε, αλλά θα πρέπει να έχετε ήδη κάποια κατανόηση για το τι πρόκειται να πείτε ήδη.

Πάω στο Σημείο Και δολοφόνησε το Saga

Αυτή είναι η άλλη πλευρά που δεν διαβάζετε τι πρόκειται να πείτε. Είναι δύσκολο να προσφέρουμε μια ουσιαστική παρουσίαση όποτε το κάνετε είναι να διαβάζετε κάθε σημείο (για αυτό είναι το σενάριο). Αλλά μην βάλετε αυτό το σενάριο στις διαφάνειες. Αυτό μπορεί να ακούγεται σαν κοινή λογική για εσάς, αλλά είχα έναν εκπαιδευτή του οποίου οι διαφάνειες ήταν τόσο γεμάτες, χρειάστηκε πολύς χρόνος για να λάβω τα κύρια σημεία και σημαντικές πληροφορίες από αυτούς. Αρκετά απογοητευτικό όταν προσπαθείτε να σπουδάσετε. Αλλά δεν αφορά μόνο τη μελέτη - τι γίνεται σε ένα χώρο εργασίας όταν το PowerPoint πρέπει να είναι πόρος για άλλους; Δεν θέλουν να αφιερώσουν χρόνο για να διαβάσουν τις διαφάνειες που μοιάζουν με μυθιστόρημα. Έτσι, όπως λέει ο τίτλος, φτάστε στο σημείο - ονομάζεται ΔύναμηΣημείο για έναν λόγο, όχι για ένα "PowerSaga".

Χρησιμοποιήστε μέσα, αλλά ποιοτικά μέσα

Νωρίτερα μίλησα για τη μη χρήση τρελών εικόνων, όπως το Clip Art ή άλλα μέσα που αποσπούν την προσοχή. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε καθόλου. Οι φωτογραφίες, τα βίντεο, ακόμη και τα κλιπ ήχου έχουν τη θέση τους όταν χρειάζεται. Βασική λέξη εκεί. Μην έχετε τυχαία φωτογραφία μόνο για να γεμίσετε χώρο. Αντ 'αυτού, βρείτε κάτι που σχετίζεται με αυτό που μιλάτε. Είναι ένα πλεονέκτημα εάν προσθέτει ποιότητα σε αυτά που λέτε ήδη, ωστόσο εάν πρόκειται μόνο για να κάνετε τη διαφάνεια λίγο λιγότερο αποστειρωμένη εμφάνιση, αυτό είναι επίσης εντάξει. Απλώς βεβαιωθείτε ότι σχετίζεται με αυτό που καλύπτετε και δεν θα απομακρυνθείτε από την εστίαση του κοινού.

Χρησιμοποιήστε τους διαθέσιμους πόρους για εσάς

Ίσως υπήρξαν στιγμές που είχατε μια ιδέα για κάτι που θέλετε να κάνετε, αλλά δεν είχατε την τεχνογνωσία να το εφαρμόσετε στο PowerPoint σας. Μην ξεχνάτε την απλή αναζήτηση στο Διαδίκτυο. Φυσικά υπάρχουν πολλές συμβουλές και πληροφορίες στον ιστότοπο της Microsoft και είναι ένας εξαιρετικός πόρος για πράγματα όπως αυτό. Ωστόσο, ακόμη και μια γρήγορη αναζήτηση στη μηχανή αναζήτησης που προτιμάτε θα αποφέρει φανταστικά αποτελέσματα, επειδή πιθανότατα υπήρχε κάποιος άλλος που αναρωτήθηκε το ίδιο πράγμα και βρήκε μια λύση.

Όλα βρίσκονται σε εσένα, ο παρουσιαστής

Η λήψη της προσοχής του κοινού από το ξεκίνημα είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία της παρουσίασής σας και τον αντίκτυπο που θα έχει σε αυτά. Ξεκινήστε με μια ελκυστική γραμμή, μια ενδιαφέρουσα στατιστική ή μια ερώτηση για να προκαλέσετε την περιέργειά τους. Μόλις το έχετε, πρέπει να το διατηρήσεις. Μπορείτε να το κάνετε ακολουθώντας τις προηγούμενες συμβουλές που αναφέρονται εδώ και ένα άλλο πράγμα: την ατμόσφαιρα που αποδίδετε. Είσαι νευρικός? Ή είστε χαλαροί και εσείς; Πρέπει να είστε ο τελευταίος, ό, τι κι αν είναι. Μην ανησυχείτε εάν πιστεύετε ότι η προσωπικότητά σας είναι ανεπαρκής για το περιεχόμενο που παρουσιάζετε - μην προσπαθήσετε να το αλλάξετε. Αντ 'αυτού, εμπιστευτείτε τα ένστικτά σας και γίνετε ο εαυτός σας. Για παράδειγμα, αν είστε αστείοι, ρίξτε το δικό σας χιούμορ εδώ και εκεί. Ή εάν είστε πιο σοβαροί, κάντε το αντ 'αυτού. Το κλειδί είναι να δείξετε εμπιστοσύνη στον εαυτό σας, στη δουλειά σας και στο περιεχόμενο που παρουσιάζετε.

Πρακτική. Πρακτική. Πρακτική. (Και μην το βάλεις)

Πώς μπορείτε λοιπόν να είστε σίγουροι για αυτά τα πράγματα; Απλή - πρακτική. Θα πρέπει να έχετε απομνημονεύσει ολόκληρη την παρουσίασή σας (όχι το PowerPoint). Κάτι τέτοιο θα βελτιώσει τη ροή πληροφοριών, θα απεικονίσει την εμπιστοσύνη, θα αποτρέψει τις ξηρές παρουσιάσεις (μονότονο) και την ανάγνωση των διαφανειών και θα τραβήξει την προσοχή του κοινού καλύτερα. Η απενεργοποίηση θα αυξήσει μόνο τα αρνητικά και θα μειώσει τα θετικά. Επομένως, μην χρονοτριβείτε και μείνετε μπροστά από το παιχνίδι.

Ντο! Μόλις αποθηκεύσατε το PowerPoint σε ένα μόνο μέρος - τη μόνη μονάδα flash που είχατε. Και στο δρόμο για το κτίριο, το πέταξες σε μια λακκούβα λάσπης. Ελπίζω να λειτουργεί ακόμα - η δουλειά / ο βαθμός σας και άλλοι άνθρωποι βασίζονται σε εσάς. Εάν αυτό δεν έχει συμβεί ποτέ σε εσάς, όλοι γνωρίζουμε κάποιον που έχει συμβεί. Είναι κοινή λογική να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας, οπότε κάντε το! Είναι δωρεάν (ως επί το πλείστον) και δεν υπάρχει κανένας λόγος να μην το κάνετε, εκτός από τη δική σας τεμπελιά - κάτι που είναι πολύ αξιολύπητο που το αφήνετε να εμποδίσει. Ξέρετε ότι θα μετανιώσετε εκείνες τις στιγμές που δεν δημιουργήσατε αντίγραφα ασφαλείας εάν κάτι τέτοιο συνέβη σε εσάς, οπότε γιατί να μην αποτρέψετε όλο αυτό το άγχος και απλά να κάνετε τα πράγματα από την αρχή.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να το κάνετε αυτό. Αρχικά, έχετε πολλές τοποθεσίες του ίδιου αρχείου σε διαφορετικές πηγές. Αν λοιπόν έχετε το αρχείο στον υπολογιστή σας, το έχετε και σε μια μονάδα flash. Εάν σκοπεύετε να φέρετε μόνο μια μονάδα flash για να συνδέσετε έναν διαφορετικό υπολογιστή για να κάνετε την παρουσίαση, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία cloud Dropbox εναντίον Google Drive εναντίον OneDrive: Ποιο Cloud Storage είναι καλύτερο για εσάς;Έχετε αλλάξει τον τρόπο σκέψης σας σχετικά με το cloud storage; Οι δημοφιλείς επιλογές του Dropbox, του Google Drive και του OneDrive έχουν ενωθεί από άλλους. Σας βοηθάμε να απαντήσετε σε ποια υπηρεσία αποθήκευσης cloud θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε. Διαβάστε περισσότερα όπως Dropbox, SugarSync, SkyDrive ή Google Drive. Υπάρχει επίσης πληθώρα άλλων υπηρεσιών, αλλά αυτές είναι οι προτιμώμενες επιλογές μου, Το SugarSync είναι το αγαπημένο μου SugarSync: Η πιο ολοκληρωμένη δωρεάν υπηρεσία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και συγχρονισμού αρχείωνΗ δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων δεν είναι καμία νέα συζήτηση ή θέμα. Εάν κάνετε αναζήτηση στο Google για "δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων", πιθανότατα θα συγκλονιστείτε από υπηρεσίες και άρθρα σχετικά με το θέμα. Είναι ένα τεράστιο ... Διαβάστε περισσότερα . Μια άλλη επιλογή είναι να έχετε έναν φορητό σκληρό δίσκο και μια μονάδα flash (ή δύο του ίδιου τύπου συσκευή), έτσι εάν δεν είστε σίγουροι για την αξιοπιστία μιας σύνδεσης στο Διαδίκτυο, έχετε ακόμα ένα αντιγράφων ασφαλείας. Δεν είμαι επιλεκτικός πως δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας, αρκεί να είστε κάνω και είναι αξιόπιστος.

Επιπλέον, αποθήκευση καθώς πληκτρολογείτε το σενάριο PowerPoint και παρουσίασης. Ονομάστε τα αρχεία από την αρχή και, στη συνέχεια, απλώς χρησιμοποιήστε το "Ctrl + S" καθώς πληκτρολογείτε. Δεν μπορώ να μετρήσω πόσες φορές το έχω κάνει μόνο σε αυτό το άρθρο. Ακόμα κι αν σκέφτεστε να σώσετε τη μέση - απλά κάντε το. Χρειάζεται μόνο ένα δευτερόλεπτο και σώζει ώρες απογοήτευσης.

συμπέρασμα

Για να ανακεφαλαιώσετε, θυμηθείτε ότι υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να κάνετε το PowerPoint πιο ευχάριστο να διαβάσετε και να το καταλάβετε. Τούτου λεχθέντος, το άλλο 50% του βάρους καθορίζεται από το πόσο καλά παρουσιάζετε το υλικό. Και οι δύο πρέπει να είναι μαζί για να συλλάβουν και να διατηρήσουν την προσοχή του κοινού για να διασφαλίσουν ότι κατανοούν πλήρως το περιεχόμενο που έχετε εργαστεί τόσο σκληρά για να προετοιμάσετε. Αλλά δεν σταματά εκεί. Πρέπει να εστιάσετε το περιεχόμενο στις ανάγκες και τα ενδιαφέροντα του κοινού. Εάν δεν είναι το ιδιαίτερο ενδιαφέρον τους, μπορείτε να το αντισταθμίσετε μέσω των τομέων παρουσίασης του ίδιου του περιεχομένου χρησιμοποιώντας αναλογίες για να το συσχετίσετε όσο το δυνατόν περισσότερο και τη δική σας προσωπικότητα. Αυτά τα πράγματα σε συνδυασμό με την εμπιστοσύνη που αποκτήσατε μέσω της επανειλημμένης μελέτης του σεναρίου παρουσίασής σας θα διασφαλίσουν ότι το κοινό σας παραμένει ενθουσιασμένο. Τέλος, μην ξεχάσετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας. Μπορεί να φαίνεται σαν μια ταλαιπωρία, αλλά απλώς θυμηθείτε ότι είναι πολύ περισσότερο από ένα όταν πρέπει να αναδημιουργήσετε όλα όσα χάσατε.

Για περισσότερες χρήσιμες συμβουλές, ρίξτε μια ματιά 10 συμβουλές PowerPoint για την προετοιμασία μιας επαγγελματικής παρουσίασης 10 συμβουλές PowerPoint για την προετοιμασία μιας επαγγελματικής παρουσίασηςΧρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές του Microsoft PowerPoint για να αποφύγετε κοινά λάθη, να διατηρήσετε το κοινό σας αφοσιωμένο και να δημιουργήσετε μια επαγγελματική παρουσίαση. Διαβάστε περισσότερα από την Tina and The 10-20-30 Rule of PowerPoint από τον Guy Kawasaki.

Πιστωτική εικόνα: Το χέρι σπάει μέσω λευκού μέσω του Shutterstock | Κίτρινο παιχνίδι μέσω του Shutterstock | Cute Furry FerretConcentration Comic μέσω του Shutterstock | Απεικόνιση του επιχειρηματία μέσω Shutterstock