Παρακολουθήστε τα προβλήματα και τις προτεραιότητες των πελατών με στενό λογισμικό υποστήριξης

Διαφήμιση

Εάν διευθύνετε μια επιχείρηση υποστήριξης υπολογιστών ή διαχειρίζεστε ένα κέντρο γραφείου βοήθειας πληροφορικής, τότε θα γνωρίζετε ότι η υποστήριξη πληροφορικής περιλαμβάνει περισσότερα από την απλή επιδιόρθωση προβλημάτων υπολογιστή. Κάθε πρόβλημα αντιπροσωπεύει ένα σύμπτωμα που θα μπορούσε να σημαίνει πολύ μεγαλύτερη αποτυχία του συστήματος. Πολλαπλά προβλήματα που ταιριάζουν όλα επισημαίνουν επίσης σφάλματα λογισμικού που μπορεί να είχαν χαθεί κατά τη διάρκεια της δοκιμής.

Ένας από τους καλύτερους τρόπους παρακολούθησης και ανάλυσης όλων των προβλημάτων είναι μέσω κεντρικού λογισμικού γραφείου βοήθειας. Με ένα τέτοιο σύστημα, δεν παρακολουθείτε μόνο προβλήματα υπολογιστή ή συστήματος, παρακολουθείτε επίσης ποια μέλη του προσωπικού σας φρόντισαν τα εισιτήρια, ένα αρχείο καταγραφής ποιοι πελάτες ή πελάτες χρησιμοποιούν το γραφείο βοήθειας πιο συχνά και παρέχει μια εξαιρετική επισκόπηση υψηλού επιπέδου για το πόσο καλά διαχειρίζεται το προσωπικό πληροφορικής σας προβλήματα.

Μία από τις καλύτερες λύσεις λογισμικού δωρεάν γραφείου βοήθειας που έχω βρει ότι μπορεί να χειριστεί την ίδια λειτουργικότητα με κάποιους από τους πιο ακριβούς ομολόγους εκεί έξω είναι η

Κλείσιμο γραφείου υποστήριξης.

Ρύθμιση στενής υπηρεσίας υποστήριξης

Το λογισμικό ονομάζεται "γραφείο εξυπηρέτησης" και όχι "γραφείο εξυπηρέτησης" επειδή είναι πραγματικά χρήσιμο για περισσότερα από απλά θέματα πληροφορικής. Εάν εκτελείτε οποιαδήποτε υπηρεσία που περιλαμβάνει πελάτες ή πελάτες που σας καλούν για προβλήματα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε αυτό το λογισμικό για να παρακολουθείτε αυτά τα ζητήματα. Ίσως να εκτελείτε μια υπηρεσία επισκευής ηλεκτρονικών ειδών, μια επιχείρηση υδραυλικών ή οποιοδήποτε άλλο πεδίο που περιλαμβάνει αντιμετώπιση προβλημάτων και επισκευή προβλημάτων. Αυτό το λογισμικό μπορεί να σας βοηθήσει να θυμάστε, να παρακολουθείτε και να αναλύετε αυτά τα προβλήματα, ειδικά εάν έχετε μια ομάδα τεχνικών που εργάζονται για εσάς.

Κατά την πρώτη ρύθμιση του λογισμικού, θα διαπιστώσετε ότι σας ρωτά πού θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση στη βάση δεδομένων του συστήματος. Το Close Support χρησιμοποιεί το Access Runtime και η βάση δεδομένων φόντου, που ονομάζεται CloseSupportBE.mdb, αποθηκεύει όλα τα δεδομένα για το σύστημα. Για να επιτρέψετε στους κατανεμημένους χρήστες να έχουν πρόσβαση σε αυτό το σύστημα για είσοδο, διαχείριση και κλείσιμο εισιτηρίων προβλημάτων, απλώς αποθηκεύστε τη βάση δεδομένων στο τοπικό δίκτυο. Εάν θέλετε να το χρησιμοποιήσετε μέσω του Διαδικτύου, απλώς δημιουργήστε έναν online σκληρό δίσκο όπως το Dropbox και αποθηκεύστε την κεντρική βάση δεδομένων σε αυτόν τον λογαριασμό.

Η μοναδική ενόχληση εάν χρησιμοποιείτε το ελεύθερο λογισμικό είναι ένα αρχικό πλαίσιο που εμφανίζεται όταν φορτώνετε το λογισμικό, όπου πρέπει να κάνετε κλικ "Να συνεχίσει"Για να αρνηθείτε την εγγραφή για τη δωρεάν δοκιμή Μόλις μπείτε στο λογισμικό, θα δείτε τέσσερις σημαντικούς τομείς.

Στην κορυφή (1), θα βρείτε πεδία γρήγορης αναζήτησης και κουμπιά για να δημιουργήσετε ένα νέο συμβάν κλήσης ή να δημιουργήσετε μια νέα εργασία για ένα από τα μέλη του προσωπικού (ή εσείς). Οι εργασίες μπορούν να ανατεθούν σε ένα συγκεκριμένο πρόβλημα και σε έναν συγκεκριμένο τεχνικό. Η περιοχή εξυπηρέτησης στα αριστερά περιλαμβάνει ενεργές εργασίες (2) και ενεργές κλήσεις (3). Στη δεξιά πλευρά της κύριας οθόνης θα δείτε κλήσεις ταξινομημένες ανά εκδοχέα, κατάσταση και προτεραιότητα (4).

Η εισαγωγή λεπτομερειών κάθε φορά που εμφανίζεται μια κλήση προβλήματος (ή email) είναι τόσο απλή όσο η χρήση των διαφόρων αναπτυσσόμενων πλαισίων για να επιλέξετε την προτεραιότητα και την κατηγορία του προβλήματος. Ένα πλαίσιο προς τα δεξιά επιτρέπει συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με το πρόβλημα.

Μόλις πραγματοποιηθεί η κλήση στο σύστημα, θα παραμείνει στην περιοχή "ζωντανή" έως ότου επιλυθεί ή ακυρωθεί. Μόλις υπάρξει ένα ενεργό πρόβλημα, κάθε αλλαγή στο σύστημα καταγράφεται αυτόματα στην περιοχή "ιστορικό" κλήσεων.

Η προσθήκη μιας νέας εργασίας είναι ένας χρήσιμος τρόπος για τη δημιουργία και την παρακολούθηση θέσεων εργασίας για υπαλλήλους που μπορεί να σχετίζονται ή να μην σχετίζονται με συγκεκριμένα προβλήματα που κλήθηκαν. Μπορείτε ακόμη και να ορίσετε συγκεκριμένες εργασίες σε επαναλαμβανόμενη βάση, έτσι ώστε το σύστημα να μπορεί να χρησιμοποιηθεί για προγραμματισμό εργασιών καθώς και για κλήσεις προβληματικών κλήσεων.

Από τη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά, εάν κάνετε κλικ σε εταιρείες, μπορείτε να δείτε όλους τους πελάτες για τους οποίους έχετε κάνει δουλειά. Εδώ μπορείτε να εισαγάγετε μη αυτόματα νέες εταιρείες και να συμπληρώσετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας. Όταν κάνετε κλικ στην εταιρεία μέσα από εργασίες ή κλήσεις, συνδέεται με αυτές τις λεπτομερείς πληροφορίες, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε εύκολα στοιχεία επικοινωνίας από την οθόνη κλήσης ή εργασίας.

Το ίδιο ισχύει για τους ανθρώπους, είτε αυτοί είναι μεμονωμένοι πελάτες είτε οι εργαζόμενοι που κάνουν τη δουλειά. Εισαγάγετε όλες τις λεπτομέρειες εδώ, και για τους υπαλλήλους, αυτό είναι όπου εκχωρείτε το όνομα χρήστη τους για χρήση του συστήματος Service Desk Το ωραίο είναι ότι κάθε φορά που χρησιμοποιείτε ένα όνομα πελάτη σε ένα εισιτήριο έχετε άμεση πρόσβαση στα στοιχεία επικοινωνίας τους.

Τέλος, ένα άλλο χρήσιμο χαρακτηριστικό του συστήματος είναι ότι μπορείτε να εξαγάγετε κλήσεις ή εργασίες (είτε ενεργά είτε αρχεία) ένα υπολογιστικό φύλλο Excel που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε τις δικές σας αναφορές ή απλώς για να δημιουργήσετε το δικό σας αρχείο επιλυμένων θέματα.

Υπάρχουν πολλές χρήσεις για αυτό το δωρεάν λογισμικό Help Desk πέρα ​​από τους τεχνικούς πληροφορικής. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε και να οργανώσετε σχεδόν κάθε επιχείρηση που πρέπει να διορθώσει ή να αντιμετωπίσει προβλήματα. Δοκιμάστε το και δείτε αν βελτιστοποιεί τη δική σας επιχείρηση!

Ενημερώστε μας για τη γνώμη σας για το Close Support Help Desk ή αν γνωρίζετε παρόμοια εργαλεία που είναι εξίσου χρήσιμα. Μοιραστείτε τις πληροφορίες σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.

Πιστωτική εικόνα: Κάρλος Τσάβες