Πώς να απαντήσετε σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον σωστό τρόπο: Inline

Διαφήμιση

Το 1971, το πρώτο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που στάλθηκε από έναν υπολογιστή στον άλλο. Τώρα, 269 ​​δισεκατομμύρια ηλεκτρονικά μηνύματα αποστέλλονται κάθε μέρα.

Είναι αδύνατο να φανταστεί κανείς πόσα από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι περιττά. Πόσα άτομα εξυπηρετούν μόνο για να προκαλέσουν μεγαλύτερη σύγχυση. Να καίει ακόμη περισσότερη προσοχή και υπομονή των παραληπτών τους.

Αλλά ένα πράγμα είναι σίγουρο: αν ξεκινήσουν περισσότεροι άνθρωποι απαντώντας αποτελεσματικά στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 5 Εργαλεία για να γράψετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που οι άνθρωποι θα διαβάζουν και θα απαντούνΤο γράψιμο δεν είναι το φλιτζάνι τσαγιού του καθενός. Αλλά δεν χρειάζεται να είστε ένας σπουδαίος συγγραφέας για να στείλετε ένα εξαιρετικό email. Το μόνο που χρειάζεστε είναι μερικά εργαλεία για την εξασφάλιση ποιοτικών μηνυμάτων. Διαβάστε περισσότερα , όλοι θα είμαστε συνδεδεμένοι στα εισερχόμενά μας λίγο λιγότερο σφιχτά και μας άγχος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Πώς να ελέγξετε το άγχος των εισερχομένων του GmailΤόσα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τόσο λίγο χρόνο. Αισθάνεστε αυτό τον τρόπο όταν πρόκειται για τη διαχείριση των εισερχομένων σας στο Gmail; Σας παρουσιάζουμε απλές ρυθμίσεις και χρήσιμα εργαλεία για να οργανώσετε και να προστατεύσετε το εισερχόμενό σας στο Gmail από το στρες. Διαβάστε περισσότερα θα ήταν λίγο λιγότερο εξασθενητική.

Η πιο προφανής λύση εδώ δεν είναι μόνο η "inline απάντηση", αλλά η άμεση απάντηση δεόντως. Η inline απάντηση είναι όπου απαντάτε στο κύριο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αντί να γράφετε το δικό σας email από την αρχή.

Η inline απάντηση είναι κάτι που οι περισσότεροι από εμάς κάνουν ήδη από καιρό σε καιρό. Θα πρέπει όμως να απαντήσουμε εντατικά μακριά πιο συχνά. Και θα πρέπει να το κάνουμε με λίγους κανόνες στο μυαλό για να διατηρήσουμε αυτά τα περίπλοκα θέματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οργανωμένα και εύκολα να τα ακολουθήσουν.

Αντιμετωπίζουμε λάθος μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Το αντίθετο της inline απάντησης είναι αυτό που ονομάζεται συχνά "top posting". Σε αυτό το σημείο χτυπήσατε απάντηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μόλις ξεκινήσατε να πληκτρολογείτε στο επάνω μέρος του πλαισίου κειμένου. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο συντίθεται η πλειοψηφία των ηλεκτρονικών μηνυμάτων σήμερα. Αλλά αν δεν έχετε να κάνουμε με εξαιρετικά απλές συζητήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η κορυφή της ανάρτησης μπορεί να προκαλέσει όλα τα είδη των προβλημάτων.

Κατ 'αρχάς, όταν η κορυφαία δημοσίευση, ανατρέχοντας στο αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται μια τεράστια ταλαιπωρία, η οποία περιλαμβάνει το ξέπλυμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να βρείτε αυτό που ψάχνετε. Στη συνέχεια, πρέπει να μετακινηθείτε προς τα κάτω στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνθέτετε, για να παραφράσετε ίσως αυτό που μόλις βρήκατε, εκτός πλαισίου και συχνά λείπει σημαντικά σημεία.

Μερικές φορές, ένας παραλήπτης μπορεί να απαντήσει στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο σε ένα καινούργιο νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πράγμα που σημαίνει ότι η συζήτησή σας γίνεται τώρα σε δύο ή περισσότερα ξεχωριστά θέματα.

μέσω GIPHY

Αν βρίσκεστε σε ομαδική συζήτηση, τα πράγματα γίνονται ακόμα πιο ασταθή. Παρακολουθήστε ποιος απαντά σε τι, πότε και ποιες ήταν οι απαντήσεις εκείνοι οι απαντήσεις γίνονται ένα σχεδόν αδύνατο κατόρθωμα.

Το Inline Response είναι η λύση

Αντί της κορυφαίας ανάρτησης τότε θα πρέπει να απαντήσουμε στη γραμμή - δηλαδή, μέσα στο σώμα του αρχικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στο Outlook και το Apple Mail, μπορείτε να δείτε το αρχικό μήνυμα αμέσως μόλις πατήσετε την απάντηση. Στο Gmail, απλά πατήστε τις τρεις τελείες στο κάτω μέρος της οθόνης σύνθεσης για να εμφανιστεί η συνομιλία.

Υπόδειξη: Για να καταργήσετε την κάθετη γραμμή "απόσπασης" από την απάντησή σας στο Gmail, επισημάνετε ολόκληρο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εσοχή λιγότερο κουμπί.

Η inline απάντηση λύνει το πρόβλημα της ανάγκης να μετακινηθείτε μέσα σε μάζες μηνυμάτων επειδή το αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνεται και μπορεί να αναζητηθεί στο πιο πρόσφατο μήνυμα που λαμβάνετε σε αυτή τη συνομιλία. Αυτό σημαίνει ότι όλα διατηρούνται στο πλαίσιο.

Επιπλέον, δεν χρειάζεται να χάνετε χρόνο για να συνοψίσετε τις απαντήσεις των άλλων ανθρώπων ή για να αντιγράψετε τα αποσπάσματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο για να κάνετε τις δικές σας απαντήσεις λογικές. Με τις inline απαντήσεις, όλα είναι εκεί για να αναφερθούν όλοι ανά πάσα στιγμή.

Και για τα θέματα που αφορούν πολλούς ανθρώπους, διαχωρίζοντας ποιος είπε τι, και σε απάντηση σε ποιον, είναι εύκολο (αν γίνει σωστά).

Ενσωματωμένη απάντηση σωστά

Όταν οι περισσότεροι απαντούν σε απευθείας σύνδεση, γράφουν απλώς τις απαντήσεις τους μαζί με το κείμενο στο οποίο θέλουν να απαντήσουν και κάνουν αυτό το τολμηρό ή το κόκκινο.

Αυτό δεν είναι ιδανικό. Μόλις κάποιος ανοίξει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε απλό κείμενο, δεν μπορεί να δει αυτή τη μορφοποίηση. Και μόλις υπάρχουν περισσότεροι από μερικοί άνθρωποι σε ένα νήμα, τα πράγματα μπορούν να πάρουν βρώμικα γρήγορα.

Έτσι, εδώ είναι ένας γρήγορος οδηγός δεόντως inline απάντηση που είναι κλιμακωτή και θα κρατήσει τη σύγχυση στο ελάχιστο.

1. Μην βασίζεστε στη μορφοποίηση

Όπως αναφέρθηκε, σε ορισμένες περιπτώσεις ένας παραλήπτης ενδέχεται να μην μπορεί να δει τη μορφοποίηση που θα συμπεριλάβετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ., μπορεί να προτιμήσει απλό κείμενο). Αν κάποιος είναι τυφλός, μπορεί να είναι δύσκολο να ακολουθήσει νήματα που περιέχουν πολλαπλά χρώματα.

Με κάθε τρόπο, χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση για να κάνετε ευκολότερη την εύρεση απαντήσεων κατά τη σάρωση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά δεν βασίζονται μόνο σε αυτό.

2. Πρόλογος Απαντήσεις με το όνομά σας

Αντί να βασίζεστε στη μορφοποίηση, πάρτε τη συνήθεια να προφέρετε όλες τις απαντήσεις σας με το όνομά σας και, αν θέλετε να είστε ιδιαίτερα οργανωμένοι, την ημερομηνία. Ζητήστε από όλους τους παραλήπτες να κάνουν το ίδιο.

Επί του παρόντος, στο Gmail, δεν έχετε άλλη επιλογή από το να πληκτρολογήσετε το όνομά σας με μη αυτόματο τρόπο. Το ίδιο ισχύει και για το πάντα-bland Apple Mail app.

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook, ωστόσο, υπάρχει μια δυνατότητα αυτόματης προετοιμασίας των απαντήσεων σας με το όνομά σας. Για να γίνει αυτό, πηγαίνετε στο Αρχείο> Επιλογές> Αλληλογραφία. Στη συνέχεια πηγαίνετε στο Απαντήσεις & Προώθηση, έλεγξε το Προκαθητικά σχόλια με και πληκτρολογήστε το όνομά σας στο πλαίσιο κειμένου. Όταν απαντάτε στο σώμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το όνομά σας θα εμφανίζεται αυτόματα σε αγκύλες.

Mailbird έχει επίσης αυτή την επιλογή από προεπιλογή.

3. Χρησιμοποιήστε διαλείμματα γραμμής, παρακαλώ

Κάθε φορά που αφήνετε μια ενσωματωμένη απάντηση, αυτό πρέπει να γίνεται σε μια νέα γραμμή, αντί να εισαχθεί η μεσαία πρόταση ή στο τέλος μιας παραγράφου.

Αυτό καθιστά πολύ πιο εύκολο για άλλους ανθρώπους να απαντήσουν στα σχόλιά σας και κάνει τη σάρωση της συζήτησης που συμβαίνει γύρω από κάθε σημείο πολύ πιο εξορθολογισμένη.

4. Επεμβάσεις απαντήσεων πολλαπλών επιπέδων

Όταν αντιμετωπίζονται πολλά σημεία σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα έχετε πολλαπλά θέματα που συμβαίνουν μέσα σε ένα μήνυμα.

Για να διατηρήσετε αυτές τις οργανωμένες, θα πρέπει να δώσετε τις απαντήσεις σε νήμα, έτσι ώστε να είναι προφανές ποια σχόλια σχετίζονται με κάθε σημείο. Βρίσκω προσωπικά χρησιμοποιώντας γωνιακούς βραχίονες (>) εδώ οι πιο έξυπνοι χαρακτήρες, καθώς τα σημεία των κουκκίδων ενδέχεται να μην εμφανίζονται σε απλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αυτό θα σας εξοικονομήσει πολλή προσπάθεια προσπαθώντας να καταλάβετε ποιο μέρος της συνομιλίας θα πρέπει να προσέχετε.

5. Τελευταίο θέρετρο: Χρησιμοποιήστε ένα καλύτερο εργαλείο

Κανείς δεν προσποιείται ότι οι inline απαντήσεις είναι η τέλεια λύση εδώ. Αλλά αν δεν έχετε άλλη επιλογή παρά να χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αφιερώστε χρόνο για να γράψτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι αποτελεσματικά και αποτελεσματικά Πώς να γράψετε το τέλειο επαγγελματικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Backed by Data)Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παραμένει η κύρια μορφή επικοινωνίας στην επιχείρηση. Για να πετύχετε σε αυτό το περιβάλλον, θα πρέπει να μάθετε πώς να συνθέτουν αποτελεσματικά επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σας παρουσιάζουμε 9 απλά κόλπα που έχουν αποδειχθεί ότι δουλεύουν. Διαβάστε περισσότερα . Με βάση τους ανωτέρω λόγους, η απάντηση σε σφάλμα είναι ο καλύτερος τρόπος για να συνεχίσετε τα έργα. Βοηθά επίσης σε όλους να συμβαδίζουν με τις πολλαπλές συνομιλίες μέσα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να χρειάζεται να σπαταλάτε χρόνο ψάχνοντας σε μακρές λίστες προηγούμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αν διαπιστώσετε ότι οι ενσωματωμένες απαντήσεις είναι υπερβολικά περίπλοκες ή εάν οι συνάδελφοί σας δεν μπορούν να πάρουν τη συνήθεια να απαντούν σωστά σωστά, ίσως είναι καιρός να αναζητήσετε ένα διαφορετικό εργαλείο.

Εργαλεία επικοινωνίας όπως Χαλαρότητα, Φλυαρώ, και Πλήθος κάνουν πιο σύνθετες επικοινωνίες στην ομάδα ευκολότερη. Αντί να συνεχίσετε να αγωνίζεστε με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τότε ίσως είναι καιρός να δοκιμάσετε ένα από αυτά.

Διέδωσέ το

Όταν υιοθετήσετε αυτούς τους απλούς κανόνες άμεσης απάντησης, πολλοί παραλήπτες θα εκτιμήσουν πόσο αποτελεσματικό είναι αυτό ηλεκτρονική συμπεριφορά 5 εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να γράψετε καλύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείουΌλοι εξακολουθούν να προσπαθούν να λύσουν το πρόβλημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Έτσι, ας μιλήσουμε επίσης για την πιο βασική συνήθεια όλων - την τέχνη της γραφής καλύτερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με τη βοήθεια ορισμένων δροσερών εργαλείων. Διαβάστε περισσότερα είναι και αρχίζει να μιμείται την προσέγγισή σας φυσικά.

Εάν δεν αντιγράφετε φυσικά την εσκεμμένη εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τραβήξτε τα πάνω σε αυτό. Στείλτε τους αυτό το άρθρο. Περιγράψτε πώς θέλετε να απαντήσουν και εξηγήστε ότι θα εξοικονομήσει τόνους παρεξηγημένων μηνυμάτων, σπατάλη χρόνου και απώλεια περιβάλλοντος.

Δεν υπάρχει πραγματικά κανένα μειονέκτημα.

Πιστεύετε ότι αυτοί οι κανόνες θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε στην κορυφή σύνθετων κλωστών email; Υπάρχουν άλλες συμβουλές για την απάντηση που πιστεύετε ότι θα ήταν χρήσιμες;

Image Credit: sangoiri /Depositphotos