Χρησιμοποιήστε το Excel και το Google Tasks για να δημιουργήσετε το εργαλείο διαχείρισης καλύτερων στόχων

Διαφήμιση

Τον τελευταίο καιρό, άρχισα να συνειδητοποιώ ότι εργάζομαι πολύ σκληρά, αλλά αν κάποιος με ρώτησε αν αισθάνομαι ότι εργάζομαι προς μεγαλύτερο σκοπό, θα ήθελα να πω ότι πραγματικά δεν το ξέρω. Η σημερινή προσέγγιση μοιάζει περισσότερο με μια προσέγγιση με πολυβόλα, όπου απλώς προσπαθώ να επιτύχω ό, τι μπορώ και ελπίζω να με φτάσει εκεί που θέλω να είμαι. Αυτός δεν είναι ακριβώς ο τρόπος για να πετύχεις τους στόχους της ζωής.

Έτσι, όπως πάντα όταν χρειάζομαι μια λύση, στράφηκα στο MakeUseOf. Βρήκα την αναφορά ενός εργαλείου διαχείρισης στόχων στο διαδίκτυο που ονομάζεται GoalStacker GoalStacker: Εφαρμογή διαχείρισης εργασιών που επικεντρώνεται στις εργασίες της ημέρας σας Διαβάστε περισσότερα , αλλά το σύστημα εκεί αισθάνθηκε πολύ προσανατολισμένο στις εργασίες για τις ανάγκες μου. Ψάξαμε για μια ευρύτερη προσέγγιση, όπου ξεκινάτε με γενικούς στόχους ζωής και στη συνέχεια εργάζεστε προς τα επιμέρους καθημερινά καθήκοντα. Στη συνέχεια, στράφηκα στην κριτική του Μπακάρι 43.Περισσότερα

Λίστα αυτό και την επίτευξη με 43Things.comΑν και τα ψηφίσματα και οι στόχοι της Πρωτοχρονιάς μπορούσαν εύκολα να πληκτρολογηθούν και να εκτυπωθούν σε ένα φύλλο χαρτιού, Το 43Things.com προσφέρει πιο χρήσιμα χαρακτηριστικά από το στυλό και το χαρτί και παρέχει μια απλή μέθοδο διαχείριση ... Διαβάστε περισσότερα , η οποία φαινόταν πολύ ελπιδοφόρα. Κατά ειρωνικό τρόπο, το 43Things έχει το αντίθετο πρόβλημα. Είναι όμορφα προσανατολισμένη προς αυτούς τους ευρείς στόχους και όνειρα, αλλά δεν είναι τόσο ισχυρός όταν πρόκειται να τα σπάσει σε μικρά κομμάτια και να διαχειριστεί τα καθημερινά καθήκοντα που θα φτάσουν εκεί.

Ένα άλλο εργαλείο διαχείρισης στόχων που έβλεπα ήταν WeekPlan WeekPlan: Εβδομαδιαίος σχεδιασμός εργασιών με στόχους στο μυαλό Διαβάστε περισσότερα , το οποίο νόμιζα ότι είχε την μεγαλύτερη υπόσχεση. Δυστυχώς, δεν μου άρεσε η περιορισμένη προσέγγιση βασισμένη στο ρόλο και το γεγονός ότι η γραμμή μεταξύ στόχων ζωής και καθημερινών καθηκόντων ήταν τόσο άμεση. Στο σύστημα διαχείρισης στόχων ονείρου, ψάχνω για μια μεσαία περιοχή όπου μπορείτε να σπάσετε αυτούς τους πολύ μεγάλους στόχους σε μικρότερους (αλλά ακόμα μεγάλους) στόχους για να πετύχετε στο δρόμο. Τέλος, σπάστε τους στόχους του μεσαίου επιπέδου σε μια ομάδα καθηκόντων που θα σας βοηθήσουν να χτυπήσετε κάθε ένα από αυτά τα ορόσημα.

Δημιουργία συστήματος διαχείρισης στόχων DIY

Όπως συμβαίνει συνήθως όταν δεν βρίσκω αυτό που χρειάζομαι σε ένα υπάρχον σύστημα ή εφαρμογή, αποφάσισα να δημιουργήσω το ιδανικό σύστημα από το μηδέν. Τώρα, δεν μιλάω για την προσπάθεια να κωδικοποιήσω μια εφαρμογή ή να δημιουργήσω έναν ιστότοπο που θα το κάνει όπως τον θέλω. Όχι, αντ 'αυτού, αποφάσισα να χρησιμοποιήσω δύο συστήματα που χρησιμοποιώ καθημερινά και ότι γνωρίζω καλά - Microsoft Excel και Google Tasks.

Οργανώστε & Διαμερίστε τους στόχους ζωής σας

Εάν είστε έτοιμοι να ασχοληθείτε σοβαρά με τα μεγάλα όνειρα που έχετε, ήρθε η ώρα να καθίσετε και να τα γράψετε γραπτώς. Αυτό επαναφέρει την εστίαση στην καθημερινή σας ζωή. Σας δίνει έναν λόγο να εργαστείτε σε αυτά τα φαινομενικά καθημερινά και χωρίς νόημα καθήκοντα, επειδή γνωρίζετε ότι αυτό το καθήκον δεν είναι παρά ένα βήμα προς το στόχο της μεγάλης εικόνας. Παρ 'όλα τα υπόλοιπα που προορίζονται για διαχείριση στόχων, το Microsoft Excel παραμένει το μοναδικό εργαλείο για να γίνει αυτό, κατά τη γνώμη μου.

Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο και δημιουργήστε ένα νέο φύλλο για τις 4-6 βασικές περιοχές της ζωής σας που είναι πιο σημαντικές για εσάς. Στην περίπτωσή μου, στις τελευταίες ημέρες της ζωής μου, θέλω να πω ότι έχω μπορέσει να αφήσει μεγάλο πλούτο στα παιδιά μου, είχε μια θαυμάσια σχέση με κάθε μέλος της οικογένειάς μου, διατηρούσε τέλεια υγεία και συνέχισε καταπληκτικές περιπέτειες. Έτσι, οι κύριες περιοχές μου είναι WEALTH, ΟΙΚΟΓΕΝΕΙΑ, ΥΓΕΙΑ και ΠΕΡΙΠΕΤΕΙΑ.

Σε καθένα από αυτά τα μεμονωμένα φύλλα στόχου "Core", πρόκειται να καταρρίψετε αυτόν τον πυρήνα σε 4 ή 5 συγκεκριμένους στόχους μεγάλης εικόνας που σηματοδοτούν επιτυχία σε αυτό το πεδίο της ζωής σας, στο μυαλό σας. Αυτά είναι τα στοιχεία που θα καταχωρίσετε σε αυτή τη σελίδα και θα συμπεριλάβετε ένα έτος στόχου στο μακρινό μέλλον. Τα περισσότερα από αυτά θα είναι κοντά στη συνταξιοδότηση, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να έχετε έναν στόχο όπως να απαλλαγείτε από το χρέος που θα μπορούσε να συμβεί πολύ νωρίτερα.

Τώρα που έχετε καταργήσει αυτά τα μεγάλα, τεράστια γκολ σε μικρότερους "υπο-στόχους", είναι λίγο πιο διαχειρίσιμοι. Ωστόσο, για να τα καταστήσουν καθημερινά, πρέπει να αναλυθούν περαιτέρω. Πάρτε κάθε ένα από αυτά τα μεγάλα υπο-στόχους και απαριθμήστε τα σημαντικά βήματα που απαιτούνται για να φτάσετε εκεί. Αυτά δεν πρέπει να είναι καθημερινά - πρέπει να είναι στόχοι που θα σας πάρουν από έξι μήνες έως ένα χρόνο για να ολοκληρώσετε. Κάθε βήμα σας παίρνει πολύ πιο κοντά στο μεγάλο υπο-στόχο εντός της βασικής σας αξίας.

Επίσης, θέλω να βάλω ένα πράσινο σύμβολο "$ $ $" δίπλα στα στοιχεία που θα απαιτήσουν κάποια επένδυση - ως τρόπο να προγραμματίσουμε το κόστος. Αλλά το σημαντικότερο, κάθε ένα από τα βήματα θα πρέπει να έχει ένα συγκεκριμένο έτος εφαρμόζεται ότι θέλετε να ολοκληρώσετε αυτό το βήμα. Κάντε το ρεαλιστικό, αλλά μην δίνετε υπερβολική χαλάρωση. Τέλος, σκιάστε τα βήματα που πρέπει να λάβετε εντός του επόμενου έτους ή δύο - αυτά είναι τα στοιχεία που πρέπει να σχεδιάσετε αμέσως.

Τώρα που έχετε τις βασικές αξίες σας κατανεμημένες σε σημαντικούς υπο-στόχους, και στη συνέχεια αναλύονται οι υπο-στόχοι βήματα, ήρθε η ώρα να δημιουργήσετε τα ορόσημα, ή τα καθήκοντα, τα οποία πρόκειται να εργαστείτε για να εισάγετε το δρόμο σας μέχρι το τέλος γραμμή. Δημιουργήστε ένα νέο φύλλο δίπλα στο φύλλο πυρήνα με ένα παρόμοιο όνομα. Κάλεσα τη δική μου "Wealth_MS1", όπου το MS είναι ορόσημα.

Μέσα σε αυτό το νέο φύλλο, θα αντιγράψετε τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε μέσα στο επόμενο έτος ή δύο. Ωστόσο, θα κάνετε κάθε βήμα να γίνει κεφαλίδα. Κάτω από κάθε μια από αυτές τις κεφαλίδες, θα δημιουργήσετε τελικά τις συγκεκριμένες, μεμονωμένες εργασίες που μπορείτε να ολοκληρώσετε με μια εβδομάδα έως αρκετές εβδομάδες.

Κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία μπορεί κυριολεκτικά να ονομαστεί "task", γιατί είναι κάτι που μπορείτε να καθίσετε και να εργαστείτε και να ολοκληρώσετε μετά από αρκετές συνεδρίες. Δεν είναι αυτή η ιδέα πίτας-στο-ουρανό που αισθάνεται απρόσιτη. Αυτά είναι πολύ προσπελάσιμα αντικείμενα που φαίνονται σαν ένα πολύ, πολύ μικρό βήμα - αλλά κάθε ένα από αυτά αντιπροσωπεύει ένα σκαλοπάτι στη σκάλα προς αυτά τα όνειρα ζωής. Δώστε τους κάθε μια συγκεκριμένη ημερομηνία - και δώστε αυτή την ημερομηνία πολλή σκέψη.

Αναθέστε ενεργές εργασίες για να πραγματοποιήσετε

Μόλις δημιουργήσετε όλα αυτά τα φύλλα "ορόσημα", το επόμενο βήμα του συστήματος διαχείρισης στόχων είναι να αντιστοιχίσετε αυτές τις εργασίες στη λίστα υποχρεώσεων. Οτι και αν γινει λίστες υποχρεώσεων Do It (αύριο) είναι μια εξαιρετικά απλή λίστα για να κάνετε onlineΑν αγαπάς την ιδέα μιας σε απευθείας σύνδεση λίστας με πράγματα που πρέπει να κάνεις, αλλά ποτέ δεν καταφέρνεις να χρησιμοποιείς πραγματικά ένα για περισσότερο από το χρόνο που χρειάζεται για να προσθέσεις όλα ... Διαβάστε περισσότερα Δοκίμασα, επανέρχομαι απολύτως πάντα στο Google Tasks. Έτσι, αποφάσισα να το χρησιμοποιήσω και για αυτό το έργο. Βασικά, δημιουργείτε μια νέα λίστα για κάθε μία από τις βασικές σας αξίες που ορίσατε στην αρχή αυτού του έργου.

Μόλις τελειώσετε, θα δείτε όλους αυτούς τους βασικούς στόχους έτοιμους να αποδεχθούν τις μεμονωμένες εργασίες που θα εργαστείτε για να φτάσετε εκεί.

Τώρα - περάστε από τα φύλλα "ορόσημα" που μόλις δημιουργήσατε και τοποθετήστε τα πιο επείγοντα αντικείμενα - το συντομότερο - στη δεξιά λίστα στην εφαρμογή Google Tasks. Μην ξεχάσετε να την αναθέσετε και να την δώσετε σε μια καλή περιγραφή, ώστε να θυμάστε ακριβώς τι θέλετε να ολοκληρώσετε.

Μόλις τελειώσετε - θα έχετε ορίσει έναν κατάλογο με τις πιο επείγουσες εργασίες.

Τώρα έχετε πραγματικά, ενεργητικά αντικείμενα που γνωρίζετε ότι θα ολοκληρώσετε, επειδή βρίσκονται στη λίστα υποχρεώσεων σας με προθεσμίες!

Παρακολουθήστε και παρακολουθήστε την πρόοδό σας

Έχετε ένα πολύ δροσερό σύστημα που έχει ρυθμιστεί τώρα. Κάθε εβδομάδα ή κάθε άλλη εβδομάδα, μπορείτε να ανοίξετε το υπολογιστικό φύλλο σας, να ενημερώσετε τα στοιχεία που έχετε ολοκληρώσει και να παρακολουθείτε πόσο πιο κοντά πλησιάζετε σε αυτούς τους μεγάλους στόχους

Θα ήταν καλό να ελέγξω απλώς τα στοιχεία όπως έγινε, αλλά για να είμαι ειλικρινής, έχω διαπιστώσει ότι η οπτική ανατροφοδότηση λειτουργεί ως ακόμα καλύτερη ενθάρρυνση στην πορεία. Θα σας δείξω γρήγορα πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα δροσερό γράφημα γραμμών για να δείτε την πρόοδο. Επιστρέψτε στο φύλλο "ορόσημα" που δημιουργήσατε και δημιουργήστε μια στήλη "Ολοκληρώθηκε" δίπλα από τις ημερομηνίες προορισμού. Στο κάτω μέρος αυτής της στήλης, δημιουργήστε ένα πεδίο χρησιμοποιώντας το φόρουμ "= COUNTIF (cell1: cell2," Yes ") / x) * 100"

Απλώς αντικαταστήστε το "x" με τον αριθμό των σειρών (εργασίες) και δημιουργήστε "cell1" και "cell2" ίσες με τα κελιά στην αρχή και στο τέλος του εύρους.

Αυτό που κάνει αυτό είναι να δημιουργήσει ένα κελί κάτω από όλες τις εργασίες που θα ενημερώνονται με το ποσοστό των συνολικών εργασιών που έχετε ολοκληρώσει. Τώρα, για να κάνετε αυτό το γραφικό, κάντε κλικ στο Format και επιλέξτε Conditional Formatting για το κελί και επιλέξτε μία από τις γραμμές δεδομένων.

Αυτό μετατρέπει το κελί σε μια γραμμή δεδομένων. Τώρα, γυρίστε ξανά στο ίδιο στοιχείο μενού και επιλέξτε "Επεξεργασία κανόνα ". Ορίστε όλα τα στοιχεία που εμφανίζονται παρακάτω με ένα κόκκινο βέλος στις τιμές που εμφανίζονται.

Αυτό θα κάνει τη γραμμή να γεμίζει με πράσινο χρώμα στο ποσοστό που αντιπροσωπεύει τον αριθμό των εργασιών που έχετε επιτύχει μέχρι τώρα!

Είναι αυτό δροσερό ή τι; Εντάξει, ίσως αυτό το τελευταίο βήμα είναι λίγο υπερβολικό και θα μπορούσατε να ολοκληρώσετε πλήρως το σύστημα διαχείρισης στόχων χωρίς αυτή τη γραφική ενθάρρυνση - αλλά μου αρέσει να βλέπω το μπαρ να κινείται σε ολόκληρο το κελί, καθώς ολοκληρώνομαι ένα έργο στο μια στιγμή. Το χτύπημα κατά 100% σημαίνει ότι είστε ένα πολύ μεγάλο βήμα πιο κοντά σε αυτά τα όνειρα ζωής.

Τι νομίζετε για ένα τέτοιο προσαρμοσμένο σύστημα; Πιστεύετε ότι μπορεί να σας δώσει περισσότερη δύναμη και έλεγχο για να διαχειριστείτε καλύτερα τους στόχους της ζωής σας; Ποια συστήματα εφαρμόζετε για να καταστρέψετε τα μεγάλα όνειρά σας σε διαχειρίσιμα καθήκοντα; Μοιραστείτε τις δικές σας συμβουλές και συμβουλές στην παρακάτω ενότητα σχολίων!