Πώς να διασφαλίσετε ότι η ηλεκτρονική υπογραφή σας δεν δίνει την εσφαλμένη εντύπωση

Διαφήμιση

Το να λέει αντίο είναι τόσο δύσκολο να το κάνεις, έτσι δεν είναι; Είναι άβολα και μερικές φορές είναι αμήχανος. Λοιπόν, μπορεί να μην υπάρχουν οδηγίες για αυτές τις καταστάσεις, αλλά τουλάχιστον μπορούμε να προσφέρουμε οδηγίες για το πώς μπορείτε να αποχαιρετήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να αισθάνεστε άβολα.

Ενα υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Μπορείτε πάρα πολύ να επωφεληθείτε από τη δύναμη των υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείουΜια υπογραφή σας λέει κάτι για μια προσωπικότητα. Ακριβώς όπως δύο άνθρωποι γράφουν σχεδόν το ίδιο, υπογράφουν επίσης διαφορετικά. Έτσι δημιουργήθηκε η "επιστήμη" της γραφολογίας. Αλλά η ψηφιακή εποχή και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ... Διαβάστε περισσότερα είναι για όλες τις προθέσεις και σκοπούς, το "αντίο" σας. Δεν είναι αν αγκαλιάζεις κάποιον ή δίνεις χειραψία. Δεν είναι αν τους δίνετε μόνο το όνομά σας, ή τους παραδώστε την επαγγελματική σας κάρτα με όλες τις πληροφορίες επαφής που περιλαμβάνονται. Έτσι δημιουργείτε μια εντύπωση. Ή όχι.

Σε αυτό το άρθρο, θα μοιραστώ τα πέντε πιο σημαντικά μαθήματα που έμαθα τις δύο δεκαετίες που έχω επικοινωνήσει με ανθρώπους στο Διαδίκτυο. Είναι ενδιαφέρον ότι τα διλήμματα που εμπλέκονται με τις υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υπήρχαν από εκείνες τις πρώτες ηλεκτρονικές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μηνύματα στέλνονταν μέσω του συστήματος ταχυδρομείου BitNet και FidoNet ή ακόμα και του συστήματος ταχυδρομείου CTSS της MIT τη δεκαετία του 1960, αλλά εγώ εκτρέπομαι.

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ήταν μαζί μας για πολύ καιρό. Λοιπόν, πώς το έχεις σωστό; Πώς υπογράφεις χωρίς να μοιάζεις με σνομπ, αλλά και με αρκετές πληροφορίες ώστε οι άνθρωποι να ξέρουν ποιοι και τι είσαι; Ας αρχίσουμε. Μέχρι τη στιγμή που θα περάσουμε, θα έχετε μια πολύ καλή ιδέα για το τι θέλετε να κάνετε με τη δική σας υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Τι υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να κάνει

Αυτές τις μέρες, κατά τη διαδικασία της αποστολής μηνυμάτων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έχω 3 διαφορετικά "επίπεδα" υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Γιατί; Λοιπόν, υπάρχουν τρία επίπεδα σχέσεων για να καλύψουν - τα πάντα, από μια σύντομη σημείωση σε έναν φίλο, σε όλη τη διαδρομή προς ένα τυπικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια επιχείρηση. Τρεις παραλλαγές είναι πραγματικά το μόνο που χρειάζεστε και ο σκοπός αυτών πρέπει να είναι οι εξής:

1. Ένα γρήγορο χαμόγελο - Αυτή η έκδοση υπογραφής πηγαίνει σε σύντομα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φίλους ή συναδέλφους, με τους οποίους στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνεχώς, αρκετές φορές την ημέρα.

2. Χαμόγελο και Χειραψία - Αυτή η έκδοση υπογραφής πηγαίνει σε μακρύτερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να δουλέψουν συναδέλφους, όπου το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας πρέπει να είναι λίγο πιο επίσημο.

3. Ένα σταθερό χέρι και επαγγελματική κάρτα - Αυτό είναι για εκείνους τους χρόνους που πρέπει να γράψετε ένα επίσημο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σχετικά με την επιχείρηση και να δώσετε τον τίτλο σας και όλες τις πληροφορίες επικοινωνίας σας.

Υπάρχουν άγραφοι κανόνες σε κάθε έναν από αυτούς τους τύπους υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σπάστε τα, και δεν θα είναι το τέλος του κόσμου. Εάν θέλετε να κάνετε μια ιδιαίτερα καλή εντύπωση όμως, τότε θα θελήσετε να λάβετε υπόψη σας μερικές από αυτές τις συμβουλές για κάθε τύπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε.

Η Γρήγορη Υπογραφή Smile

Δεν χρειάζεται πάντα μια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τουλάχιστον, δεν χρειάζεται πάντα μια επίσημη. Αυτό είναι ακριβώς όπως όταν περπατάτε από έναν συνάδελφο στο διάδρομο. Τους βλέπετε αρκετές φορές την ημέρα. Παρακολουθείτε τις ίδιες συναντήσεις. Πρέπει πραγματικά να τους χαιρετήσετε στο διάδρομο με χειραψία; Οχι; Τις περισσότερες φορές είναι ένα γρήγορο "Hey Fred" και ένα χαμόγελο, αν όχι τίποτα. Όταν στέλνετε γρήγορα μηνύματα σε έναν συνάδελφο για να ζητήσετε συμβουλές ή συμβουλές, ίσως να μην χρειάζεται καν υπογραφή. Εάν αισθάνεστε την ανάγκη να υπογράψετε, μπορείτε να πάρετε την προσέγγισή μου, μόνο το όνομά σας προηγήθηκε με μια παύλα. Δεν υπάρχει ανάγκη για ανθισμένα αποσπάσματα ή περίπλοκους τίτλους. Το άτομο ξέρει ποιος είσαι, τι είσαι και ότι οτιδήποτε πέρα ​​από το όνομά σου θα ήταν άβολο. Σκεφτείτε το σαν μια βασική συζήτηση από το ψυγείο νερού, που συνήθως τελειώνει με κάτι σαν "εντάξει, να σας πιάσω αργότερα!" και ένα γρήγορο κύμα. Δεν χρειάζεται τίποτα περισσότερο.

Χαμόγελο και Χειραψία

Ο άλλος τύπος υπογραφής είναι ένα είδος υβριδικού μεταξύ επίσημου και άτυπου. Αυτό είναι το σκληρό για να πάρει σωστά. Αυτοί μπορεί να είναι συνάδελφοι που θέλετε να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ημιφορικές επιχειρηματικές αιτήσεις, αλλά δεν θέλετε να σκέφτονται ότι συναντάτε δυσκαμψία. Πρέπει να εκτιμήσουν τη σημασία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν θέλετε να αναρωτιούνται αν είστε ακόμα φίλοι. Εδώ μπαίνει στο παιχνίδι η πολύ λεπτή υπογραφή. Αυτά συνήθως μειώνονται σε μέγεθος και σχεδόν απαρατήρητα στο υποσέλιδο του ίδιου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μία από τις καλύτερες προσεγγίσεις για αυτό είναι μια υπογραφή που ονομάζω "one-liner".

Σε αυτήν την έκδοση, όλες οι πληροφορίες διαιρούνται με ένα "|" χαρακτήρας. Αυτό θα μπορούσε να είναι τόσο απλό όσο μια διεύθυνση ή email, αριθμούς τηλεφώνου, αριθμούς κυττάρων ή οτιδήποτε άλλο. Θα πρέπει να είναι σύντομη, να περιλαμβάνει μόνο λίγα απαραίτητα στοιχεία, και αυτό είναι. Έχω δει ακόμη και μερικούς ανθρώπους να κάνουν αυτή την υπογραφή σε μια γραμματοσειρά που είναι πιο εξασθενημένη από το υπόλοιπο email - ίσως με γκρι. Μια άλλη προσέγγιση που έχω παρατηρήσει είναι μια πολύ σύντομη δύο-τακτικών γραμμών. Βασικά, ένα όνομα και μια μορφή επαφής που θα μπορούσε να είναι ένας αριθμός τηλεφώνου ή μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Προφανώς, αυτό ισχύει για τους παραλήπτες που γνωρίζουν ήδη ποιοι είστε, με τι εταιρεία εργάζεστε και απλά τους στέλνετε ένα από τα πολλά μηνύματα αλληλογραφίας. Παρέχει την "αίσθηση" ενός φιλικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά εάν το άτομο χρειάζεται να επικοινωνήσει μαζί σας και να μην διατηρήσει τον αριθμό σας το Rolodex τους (οι άνθρωποι εξακολουθούν να χρησιμοποιούν αυτά ...), τότε υπάρχουν οι πληροφορίες επικοινωνίας σας στους πρόποδες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακριβώς μέσα φθάνω.

Ένα τυπικό χέρι

Φυσικά, υπάρχουν εκείνοι οι χρόνοι όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον εκτός της εταιρείας ή ίσως είστε στέλνοντας μήνυμα σε κάποιον μέσα στην εταιρεία για κάτι επίσημο που απαιτεί τη συζήτηση επίσημος. Είναι σαν να φοράτε μια επίσημη στολή όταν παρακολουθείτε μια τελετή απονομής των βραβείων για τους συναδέλφους σας. Πριν καλύψω τι πρέπει να κάνετε σε αυτές τις περιπτώσεις, είναι πιο εκπαιδευτικό να καλύπτετε τι δεν πρέπει να κάνετε πρώτα. Ναι, πρέπει να παρέχετε πληροφορίες επικοινωνίας, όπως το όνομα της εταιρείας σας, τον ιστότοπο και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αλλά δεν χρειάζεται να το παρακάνετε. Υπάρχει πραγματικά ανάγκη να παρέχετε τέσσερις διαφορετικούς αριθμούς τηλεφώνου, συμπεριλαμβανομένης μιας συσκευής φαξ;

Όχι, δώστε αρκετές πληροφορίες επικοινωνίας, έτσι ώστε να υπάρχουν διάφορες μέθοδοι επικοινωνίας μαζί σας - μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω τηλεφώνου ή ακόμα και μέσω μιας ιστοσελίδας - αλλά μην παρασυρθείτε. Η παροχή μιας λίστας αριθμών τηλεφώνου σας κάνει να φαίνεται ότι είστε τόσο κινητός που δεν βρίσκεστε ποτέ στο γραφείο σας και είναι πολύ δύσκολο να επικοινωνήσετε.

Ένα άλλο συνηθισμένο λάθος συναντάται ως αυτοπαραγωγός. Άνθρωποι όπως αυτό θα υπερφόρτωση των υπογραφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους με τους λογαριασμούς κοινωνικής δικτύωσης τους μέχρι το σημείο όπου η υπογραφή είναι πάνω από 10 γραμμές και γεμάτη με κυρίως αυτο-μάρκετινγκ.

Ένας άλλος τρόπος να δοθεί μια φρικτή εντύπωση είναι να χρησιμοποιήσετε όλα τα είδη των funky χρώματα και γραμματοσειρές στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Είναι δύσκολο να τραβήξει κάτι τέτοιο, επειδή τα χρώματα πρέπει να ταιριάζουν και οι γραμματοσειρές πρέπει να φαίνονται σωστές. Δυστυχώς, πολλοί άνθρωποι δεν έχουν ιδέα πώς να ταιριάζουν σωστά τα χρώματα και η υπογραφή τους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καταλήγει να μοιάζει με κάτι από ένα εργοστάσιο της Willy Wonka.

Αυτό το είδος υπογραφής κλόουν είναι αντιεπαγγελματικό και όποιος τον στείλετε θα σκεφτεί ότι δεν έχετε ιδέα τι κάνετε, ανεξάρτητα από τον τομέα στον οποίο βρίσκεστε. Αποφύγετε έτσι τα υπερβολικά χρώματα. Κρατήστε το απλό.

Τι μπορείτε να κάνετε σωστά

Λοιπόν, τι κάνει μια καλή επίσημη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μοιάζει σαν να θέλετε να κάνετε μια καλή εντύπωση; Πηγαίνετε με τις βασικές πληροφορίες που απαιτούνται, κρατήστε απλά την μορφοποίηση και το στυλ και μην το παρακάνετε με πληροφορίες.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα. Αυτός περιλαμβάνει 4 γραμμές - όνομα, εταιρεία, αριθμό τηλεφώνου και διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι.

Αυτό το άτομο χρησιμοποίησε μόνο απλό κείμενο και διατηρώντας το μόνο σε τέσσερις γραμμές το κάνει να συναντά την αριστοκρατική και επαγγελματική.

Με τη δική μου διεύθυνση, πηγαίνω λίγο πιο μακριά, διατηρώντας την υπογραφή μέτρια, χρησιμοποιώντας πλάγια γράμματα και ξεθώριασμα σε σκούρο γκρι. Η διατήρησή της σε απόχρωση ελαφρύτερη από το ίδιο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λέει στον παραλήπτη ότι θεωρείτε τις δικές σας πληροφορίες δευτερεύουσες στο ίδιο το μήνυμα. Είναι μια λεπτή υπόδειξη ταπεινότητας.

Επίσης, οι τίτλοι θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο όταν σχετίζονται με τη συνομιλία. Στην περισσότερη αλληλογραφία που σχετίζεται με την ιστοσελίδα μου, οι άνθρωποι πρέπει να γνωρίζουν ότι είμαι ο ιδιοκτήτης του ιστότοπου, οπότε ο τίτλος είναι σημαντικός. Περιλαμβάνονται μόνο αρκετές πληροφορίες για γρήγορη επικοινωνία - email και τηλεφωνικό αριθμό, δηλαδή.

Ένα άλλο παράδειγμα είναι η υπογραφή που χρησιμοποιώ τόσο για εσωτερική όσο και για εξωτερική αλληλογραφία από το MakeUseOf.

Εδώ, βάλσαμαι πραγματικά ανάμεσα στη χρήση του τίτλου ή όχι. Συνήθως είναι σημαντικό μόνο στις εξωτερικές επικοινωνίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και οριακά σημαντικό σε ορισμένες εσωτερικές επικοινωνίες. Ξεκίνησα να χρησιμοποιώ δύο εκδόσεις - μία για εξωτερική και μία για εσωτερική - αλλά κουραστεί να αλλάζω με το χέρι μεταξύ των δύο, που αποφάσισα να κολλήσω με την παραπάνω. Με τον κίνδυνο να συναντήσει κανείς τον ίδιο ρόλο, παραμένει ξεθωριασμένος και δευτερεύων. Χρησιμοποιεί επίσης το "| |" χαρακτήρας που αναφέρθηκε παραπάνω, μια μικρή πινελιά χρώματος για να ξεχωρίσει το όνομα της ιστοσελίδας και αποφάσισα να είμαι τολμηρός και να προσθέσω μια πέμπτη γραμμή για ένα απόσπασμα.

Έρχονται με την τέλεια υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 6 άκρες για να αποκτήσετε περισσότερες από τις υπογραφές στο Gmail Διαβάστε περισσότερα που αντιπροσωπεύει ποιος είστε, τι κάνετε και πώς να επικοινωνήσετε μαζί σας μπορεί να πάρει κάποια δοκιμή και λάθος, αλλά μόλις τη φτάσετε σωστά, αισθάνεται καλά γνωρίζοντας ότι βάζετε το καλύτερο πόδι σας προς τα εμπρός σε κάθε αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε έξω.

Ποιες είναι οι συμβουλές σας για μια καλύτερη υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 5 τρόποι για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες πολλαπλές υπογραφές στο GMail Διαβάστε περισσότερα ? Τι πράγματα σας αρέσουν ή δεν σας αρέσουν για άλλες υπογραφές που έχετε δει; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων!

Image Credit: Επιχειρηματικό ζευγάρι μέσω του Shutterstock