Μετατρέψτε το Outlook σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου με ενσωμάτωση του OneNote

Διαφήμιση

Το OneNote είναι ένα από τα προϊόντα της Microsoft που φαίνεται εντελώς άχρηστο όταν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτό, αλλά δεν είναι μέχρι να χρησιμοποιήσετε πραγματικά το προϊόν ότι η πραγματική τιμή αρχίζει να λάμπει διά μέσου. Σαν εργαλείο διαχείρισης έργων και έργων, Το Microsoft OneNote είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία εκεί έξω.

Γιατί όχι μόνο να χρησιμοποιήσετε το Εργασίες στο Microsoft Outlook Πώς να εξαγάγετε τις εργασίες σας στο Outlook στο Excel με τη VBAΕίτε είστε fan της Microsoft είτε όχι, ένα καλό πράγμα που μπορεί να ειπωθεί για τα προϊόντα του MS Office, τουλάχιστον, είναι πόσο εύκολο είναι να ενσωματώσετε το καθένα μεταξύ τους ... Διαβάστε περισσότερα , εσύ ρωτάς? Λοιπόν, πραγματικά δεν υπάρχει λόγος να μην μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τα δύο. Καθένα έχει τη θέση της στην εργαλειοθήκη της παραγωγικότητάς σας, και το καθένα συγχαίρει το ένα το άλλο.

Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω πώς μπορείτε να ενσωματώσετε καλύτερα τα καθήκοντα του Microsoft Outlook και το Microsoft OneNote να διαχειριστείτε την πολυπλοκότητα των πολλαπλών έργων που εκτελείτε στη ζωή σας ή σε οποιαδήποτε στιγμή χρόνος.

Όταν οι εργασίες του Outlook πέφτουν σύντομες

Έχω χρησιμοποιήσει τις εργασίες στο Microsoft Outlook εδώ και πολλά χρόνια. Ως καθημερινή επισκόπηση όλων όσων πρέπει να πετύχετε, τίποτα δεν το χτυπά. Έχετε τις ημερομηνίες, τις περιγραφές καθηκόντων και τις προτεραιότητες διαθέσιμες με μια ματιά, και μπορείτε να τις κατηγοριοποιήσετε ακόμη και στα συγκεκριμένα έργα στα οποία εργάζεστε.

Το μεγαλύτερο όφελος για τις εργασίες - η απλότητα του - είναι επίσης το μεγαλύτερο μειονέκτημα του.

Παρόλο που έχετε τη δυνατότητα για να γράψετε σημειώσεις όταν ανοίγετε μεμονωμένες εργασίες, οι δυνατότητες που είναι διαθέσιμες μέσα σε αυτές τις σημειώσεις είναι πολύ περιορισμένες.

Το κείμενο είναι υπέροχο, αλλά τι γίνεται αν θέλετε να οργανώσετε τα πολλά υπολογιστικά φύλλα, τα έγγραφα, τις σημειώσεις των συναντήσεων και τα πολλά άλλα αρχεία που συνοδεύουν τις εργασίες αυτές;

Αυτό που χρειάζεστε είναι ένα είδος φακέλου ή σημειωματάριου όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε όλες αυτές τις πληροφορίες για κάθε εργασία, οργανωμένη με καρτέλες και διαθέσιμη στα χέρια σας όταν εξετάζετε τα καθήκοντά σας και αποφασίζετε τι να εργαστείτε στο επόμενο.

Προσθήκη του πρόσθετου OneNote στο Outlook

Ευτυχώς, μπορείτε να το κάνετε αυτό με το OneNote, αφού ενσωματώνει τέλεια το Microsoft Outlook (αλλά δυστυχώς όχι με το Outlook.com γνωστό ως Hotmail). Για να το κάνετε αυτό μέσα από το Outlook, απλά κάντε κλικ στο Αρχείο και μετά Επιλογές.

Κατά μήκος του αριστερού μενού πλοήγησης, κάντε κλικ στο Πρόσθετα Σύνδεσμος.

Στο κάτω μέρος αυτής της σελίδας θα δείτε ένα πεδίο "Διαχείριση" με αναπτυσσόμενο πλαίσιο. Επιλέξτε "Πρόσθετα COM" και κάντε κλικ στο Go κουμπί.

Εάν έχετε εγκατεστημένο το OneNote στον υπολογιστή σας - το οποίο θα έπρεπε, επειδή το OneNote είναι ελεύθερο- Το OneNote είναι πλέον πραγματικά δωρεάν με περισσότερα χαρακτηριστικά από πρινΗ Evernote δεν ρυθμίζει πλέον τη λειτουργία των εφαρμογών λήψης σημείων. Η Microsoft ανακοίνωσε πρόσφατα ότι η OneNote θα είναι πιο δωρεάν από ποτέ. Ας δούμε τι σημαίνει αυτό όσον αφορά τα χαρακτηριστικά και τη λειτουργικότητα. Διαβάστε περισσότερα -όπου θα δείτε ένα πρόσθετο εδώ με τίτλο Σημειώσεις OneNote για τα στοιχεία του Outlook. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε αυτό και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Τώρα θα ανακαλύψετε τα εικονίδια "OneNote" σε όλο το Microsoft Outlook, αλλά αυτό που μας ενδιαφέρει περισσότερο είναι αυτό που εμφανίζεται τώρα στο επάνω μέρος της σελίδας του Outlook Tasks.

Τώρα που έχετε ενσωματώσει το Microsoft OneNote με το Outlook, ήρθε η ώρα να το θέσουμε σε λειτουργία να γίνουν πιο παραγωγικοί 5 τρόποι να πάρει παραγωγικό με το Microsoft OneNoteΑισθάνεστε την ανάγκη για ένα εργαλείο οργανισμού εκτός σύνδεσης που υπάρχει επίσης στον ιστό; Παραδόξως, η Microsoft έχει βρει την τέλεια λύση - OneNote. Διαβάστε περισσότερα . Στην επόμενη ενότητα, θα σας δείξω πώς μπορείτε να δημιουργήσετε φορητούς υπολογιστές για μεμονωμένα έργα που έχετε, και στη συνέχεια πώς μπορείτε να δημιουργήσετε νέες σελίδες για τη διαχείριση εργασιών απλά κάνοντας κλικ στο κουμπί Microsoft OneNote στο Outlook Καθήκοντα.

Αποτελεσματική διαχείριση εργασιών με εργασίες OneNote και Outlook

Πρώτα, ανοίξτε το OneNote και δημιουργήστε ένα νέο Notebook αποκλειστικά αφιερωμένο στο Διαχείριση εργασιών.

Τώρα στο εσωτερικό του σημειωματάριου διαχείρισης εργασιών, μπορείτε να δημιουργήσετε νέες ενότητες για κάθε μεμονωμένο έργο στο οποίο εργάζεστε αυτήν τη στιγμή.

Όλες οι εργασίες στη σελίδα "Εργασίες" του Outlook θα εμπίπτουν συνήθως σε ένα έργο ή άλλο. Δυστυχώς, στο Microsoft Outlook, δεν είναι τόσο εύκολο να οργανώσετε οπτικά αυτές τις εργασίες ανά έργο. Όλοι εμφανίζονται απλά σε μια μεγάλη, μακρά λίστα. Υπάρχει η κατηγορία για την εργασία, αλλά αυτή είναι μόνο μια στήλη. Οπτικά, ο κατάλογος φαίνεται αρκετά εκφοβιστικός.

Αλλά προσθέτοντας τμήματα στο OneNote για κάθε έργο, δημιουργείτε αυτή την ωραία, καθαρή οπτική διάταξη που σας επιτρέπει να οργανώσετε όλα τα καθήκοντά σας οπτικά σε έργα (τα οποία θα φτάσουμε σε λίγο).

Έτσι, τώρα που έχετε ορίσει το OneNote με έργα, μπορείτε να ξεκινήσετε να το φορτώνετε με τις Εργασίες καθώς εμφανίζονται.

Χρησιμοποιώντας τη νέα ενοποίησή σας Task-to-OneNote

Εάν προκύπτουν νέες εργασίες από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας στέλνει ο προϊστάμενος, οι εργασίες που παρέχονται από έναν διαχειριστή έργου ή οπουδήποτε αλλού, η διαδικασία είναι η ίδια. να δημιουργήσετε την εργασία στις Εργασίες του Outlook, να την επισημάνετε (κάνοντας κλικ στην εργασία) και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο εικονίδιο OneNote στην κορυφή της σελίδας "Εργασίες".

Αυτό που συμβαίνει όταν το κάνετε αυτό είναι μαγικό.

Αρχικά, το OneNote θα σας ρωτήσει σε ποια ενότητα θέλετε να τοποθετήσετε αυτή τη νέα "σελίδα". Εδώ επιλέγετε το έργο όπου ανήκει αυτή η εργασία.

Μόλις το κάνετε αυτό, το OneNote θα εισαγάγει αυτόματα την εργασία από το Microsoft Outlook σε αυτή την ενότητα OneNote ως νέα σελίδα.

Βασικά, τα τμήματα είναι έργα και οι σελίδες είναι εργασίες. Έτσι, με αυτή τη ρύθμιση στο OneNote, όλα τα έργα σας θα αναγράφονται στην αριστερή γραμμή πλοήγησης. Καθώς κάνετε κλικ σε ένα έργο, θα δείτε όλες τις σχετικές εργασίες στη δεξιά πλευρά της γραμμής πλοήγησης.

Μόλις χρησιμοποιήσετε αυτήν τη ρύθμιση για μερικές ημέρες, θα εκτιμήσετε πόσο διαισθητικό και καθαρό είναι. Ακόμα κι αν έχετε 4 ή 5 έργα όλα συνεχίζονται ταυτόχρονα, αυτή η ρύθμιση σας επιτρέπει να εστιάσετε δεξιά σε ένα συγκεκριμένο έργο και να δούμε μόνο τα καθήκοντα που σχετίζονται με αυτό, χωρίς όλες τις ακαταστασία καθήκοντα.

Θυμηθείτε, το OneNote είναι ιδανικό και για άλλους τύπους έργων. Ελέγξτε πώς μπορείτε χρησιμοποιήστε το OneNote για να δημιουργήσετε ένα προσωπικό wiki Πώς να δημιουργήσετε ένα προσωπικό Wiki χρησιμοποιώντας το Microsoft OneNoteΈνα wiki είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποθηκεύσετε και να μοιραστείτε μεγάλες ποσότητες πληροφοριών. Εδώ είναι πόσο εύκολο είναι να δημιουργήσετε ένα wiki με το OneNote. Διαβάστε περισσότερα .

Δημιουργία αρχείων καταγραφής εργασιών

Φέρνοντας τα καθήκοντά σας στο OneNote, παρέχετε έναν κεντρικό χώρο όπου μπορούν να οργανωθούν όλα τα σχετικά με αυτό το έργο. Και τα πράγματα που μπορείτε να οργανώσετε στη σελίδα εργασιών σας στο OneNote είναι εντυπωσιακά.

Μπορείτε να εισαγάγετε πίνακες δεδομένων (ή να εισάγετε ένα πραγματικό υπολογιστικό φύλλο Excel, αν θέλετε), να επισυνάψετε οποιοδήποτε είδος αρχείου, πάρτε αποκόμματα οθόνης, εισάγετε εικόνες ή σαρωμένες εικόνες, πραγματοποιήστε εγγραφές ήχου και, φυσικά, προσθέστε όλους τους υπερσυνδέσμους σας αρέσει.

Θα μπορούσατε ακόμη να δημιουργήσετε μια άλλη λίστα εργασιών εντός αυτής της ατομικής εργασίας. Αυτό που οργανώνετε σε αυτό το χώρο εξαρτάται εξ ολοκλήρου από εσάς, αλλά το θέμα είναι ότι σας επιτρέπει μια συγκεντρωτική θέση για να εστιάσετε στην εργασία σας, χωρίς να σπαταλάτε χρόνο κυνήγι μέσω των καταλόγων σας για σχετικά αρχεία. Συνδέστε τα πάντα εδώ, και είναι όλα στα χέρια σας.

Όταν αισθάνεστε ότι το Outlook και το OneNote δεν το κόβουν πια, δείτε ένα πιο ολοκληρωμένο εργαλείο διαχείρισης έργων όπως η Asana Ένας οδηγός αρχαρίων για τη χρήση του Asana για την παρακολούθηση οποιουδήποτε έργουΤο Asana είναι ένα από τα καλύτερα εργαλεία παραγωγικότητας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δωρεάν. Δείτε πώς μπορείτε να παρακολουθείτε ένα έργο χρησιμοποιώντας Asana. Διαβάστε περισσότερα . Και αν χρειάζεστε ένα εργαλείο για συνεργασία ομάδας έργου, εξετάστε το monday.com Πώς το monday.com μπορεί να υπερφορτώσει την συνεργασία της ομάδας σαςΤο monday.com προσφέρει ισχυρά εργαλεία συνεργασίας και οργάνωσης για την ομάδα σας. Εδώ πρέπει να δοκιμάσετε. Διαβάστε περισσότερα .