Πώς να σιγουρευτείτε ότι ποτέ δεν ξεχνάτε μια εργασία πάλι

Διαφήμιση

Είστε ένα οργανωμένο άτομο. Προσθέτετε επερχόμενα συμβάντα στο ημερολόγιό σας, σχεδιάζετε τη σταδιοδρομία σας στο Trello και έχετε ένα αξιοπρεπές σύστημα σήμανσης στο Gmail για να διασφαλίσετε ότι πάντα ανταποκρίνεστε στα πράγματα. Και όμως, όταν ελέγχετε τη λίστα των υποχρεώσεών σας, υπάρχουν ορισμένα καθήκοντα από αυτά τα άλλα μέρη που δεν έχουν ακόμη φτάσει στη λίστα.

Ναι, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα σύστημα για τη μη αυτόματη προσθήκη στοιχείων από αυτά τα μέρη στη λίστα υποχρεώσεων, αλλά αυτό χάνει χρόνο. Στην ιδανική περίπτωση, πρέπει να είναι αυτόματη. Στη συνέχεια, όταν ελέγχετε τη λίστα των υποχρεώσεών σας με το τελικά φίλτρα Todoist Πώς να ρυθμίσετε τα Ultimate Todoist Filters σε 5 λεπτάΈτσι, εισάγατε όλα τα καθήκοντά σας σε Todoist αλλά η διαδικασία της εργασίας μέσω αυτών είναι κάπως τυχαία. Αυτό συμβαίνει επειδή πιθανότατα δεν έχετε μεγάλα φίλτρα. Αυτό θα αλλάξει. Σήμερα. Διαβάστε περισσότερα έχετε δημιουργήσει, θα έχετε όλα τα απαραίτητα εκεί και δεν θα χάσετε ποτέ κάτι.

Ας δείξουμε πώς να μην ξεχνάμε μια εργασία χρησιμοποιώντας Todoist ως εργαλείο λήψης μνήμης.

Προετοιμαστείτε για συμβάντα ημερολογίου

Εάν έχει προγραμματιστεί ολόκληρη η ζωή σας στο Ημερολόγιο Google, είναι λογικό να ενεργοποιήσετε τη λίστα υποχρεώσεων σας από ορισμένα στοιχεία του. Για παράδειγμα, όταν έρχεται μια συνάντηση και πρέπει να προετοιμάσετε τα πράγματα εκ των προτέρων. Αυτό απαιτεί κάποιο σχεδιασμό και υπάρχουν δύο τρόποι για να το κάνετε.

Πρώτον, πρέπει να ορίσετε ειδοποιήσεις υπενθύμισης για τα σημαντικά ημερολόγιά σας. Προχωρήστε στο ημερολόγιο της λίστας σας με τα ημερολόγια, κάντε κλικ στο βέλος στα δεξιά και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία ειδοποιήσεων. Έχω θέσει τη δική μου να έχει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται μια εβδομάδα πριν από τα γεγονότα, αλλά ίσως προτιμήσετε κάποιο άλλο χρονικό πλαίσιο. Επίσης φιλτράρω τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν τρελά, έτσι ποτέ δεν τα βλέπω πραγματικά, αλλά αυτό δεν είναι το θέμα. Το σημείο είναι κάποτε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χτυπά τα εισερχόμενά μου μπορώ να το πάρω να κάνει δροσερά πράγματα.

Το δεύτερο βήμα είναι να δημιουργήσετε ένα φίλτρο στο Gmail για να εντοπίσετε όλα τα γεγονότα στα οποία εστιάζετε. Έτσι, για παράδειγμα, ορίσατε ένα φίλτρο για να πιάσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από [email protected] με τη λέξη "συνάντηση" στο θέμα. Αυτός θα είναι ο τρόπος για να ενεργοποιήσετε ένα στοιχείο λίστας υποχρεώσεων μία εβδομάδα πριν από τη συνάντησή σας.

Τώρα, υπάρχουν δύο τρόποι για να φτάσετε από αυτό το σημείο στη δημιουργία ενός νέου στοιχείου στη λίστα Todoist.

Ο πρώτος τρόπος είναι να ρυθμίσετε το φίλτρο ώστε να προωθεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ιδιωτική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα συγκεκριμένο έργο. Θα ήθελα πραγματικά να δημιουργήσω ένα νέο πρόγραμμα γι 'αυτό, που ονομάζεται "Προετοιμασία συνάντησης". Αυτή η επιλογή λειτουργεί μόνο για Πριμοδότηση Todoist Πόσο πιο παραγωγικό είναι το Premium; Εδώ είναι 6 λόγοι για να αναβαθμίσετεΕξακολουθώ να χρησιμοποιώ το ToDoist δωρεάν για λίγο. Αλλά συνέχισε να έρχεται αντιμέτωπος με τα πράγματα που ήθελα να κάνω και δεν θα μπορούσε. Ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Προσθήκη σημειώσεων στην εργασία. Πράγματα που θα προσθέτουν πραγματικά πολλά ... Διαβάστε περισσότερα , καθώς μόνο οι premium χρήστες μπορούν να αποδεχθούν νέες εργασίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Περιλαμβάνει επίσης την προσθήκη [email protected] και [email protected] στη λίστα Todoist "Αποδοχή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" και την επαλήθευση της ρύθμισης.

Η δεύτερη επιλογή είναι διαθέσιμη σε όλους και είναι πολύ εύκολη στη ρύθμιση, αλλά περιλαμβάνει τη σύνδεση τόσο του Gmail όσο και του Todoist IFTTT, κάτι που όλοι δεν είναι ευτυχείς να κάνουν. Αλλά τα βήματα είναι απλά.

1. Ορίστε το φίλτρο Gmail για να προσθέσετε μια συγκεκριμένη ετικέτα στις υπενθυμίσεις της συνάντησης.
2. Επιλέξτε μια μοναδική ετικέτα που θα χρησιμοποιηθεί μόνο για το σκοπό αυτό.
3. Ρυθμίστε μια συνταγή IFTTT για να ενεργοποιήσετε κάθε φορά που υπάρχει νέα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτήν την ετικέτα.
4. Ρυθμίστε το για να ενεργοποιήσετε ένα νέο στοιχείο στο έργο που έχετε ορίσει για την προετοιμασία της Συνάντησης.
5. Μπορείτε επίσης να προθέσετε ή να προσθέσετε κείμενο στη γραμμή θέματος (δυστυχώς δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε το θέμα).

Προθέτω το κείμενο "Προετοιμάστε για", το οποίο είναι αρκετό για να έχει νόημα για μένα. Μπορείτε επίσης να ορίσετε την προτεραιότητα της εργασίας και την ημερομηνία λήξης ή ακόμα και να ορίσετε μια σημείωση που μπορεί να περιέχει το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενεργοποίησε την εργασία. Εάν θέλετε να προσθέσετε ετικέτες στην εργασία σας, μπορείτε να προσθέσετε κείμενο με @Θέση ή @Τηλέφωνο για να το ορίσετε.

Σημείωση: Εάν δεν χρησιμοποιείτε το Todoist, μπορείτε πραγματικά να χρησιμοποιήσετε αυτήν την ίδια ιδέα IFTTT για να δημιουργήσετε εργασίες σε υπενθυμίσεις iOS, Evernote ή Toodledo. Ή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πρώτη μέθοδο για να δημιουργήσετε εργασίες σε οποιοδήποτε σύστημα λίστας υποχρεώσεων Οι 5 εντολές για την επιλογή της κατάλληλης εφαρμογής για παραγωγικότηταΔιαφορετικοί άνθρωποι οργανώνονται με διαφορετικούς τρόπους. Έτσι, επιλέγοντας μια εφαρμογή που εξαρτάται εξαρτάται πραγματικά από το είδος του ατόμου που είστε. Εδώ είναι πέντε εντολές που μπορείτε να σκεφτείτε για το δικό σας σύστημα παραγωγικότητας. Διαβάστε περισσότερα που θα δεχτούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Remember the Milk.

Τι άλλες ενεργοποιήσεις μπορώ να ορίσω από το Ημερολόγιο Google;

Εμπνευστείτε - υπάρχουν πολλά άλλα πράγματα που μπορείτε να κάνετε με αυτό το σύστημα.

• Αν έχετε ένα ημερολόγιο για γενέθλια, ορίστε μια εργασία που θα σας υπενθυμίσει να αγοράσετε ένα δώρο.
• Εάν έχετε επισκέπτες που διαμένουν συχνά, ενεργοποιήστε μια εργασία για να προετοιμάσετε τουριστικές δραστηριότητες και άλλα πράγματα για την άφιξή τους.
• Εάν παρακολουθείτε το πρόγραμμα εμβολιασμού για τα παιδιά σας, ενεργοποιήστε μια εργασία για να πραγματοποιήσετε μια κλήση για το ραντεβού.
• Εάν θέλετε να είστε προετοιμασμένοι για τα πάρτι που παρακολουθείτε, ενεργοποιήστε μια εργασία για να έχετε έτοιμα δώρα και κοινό φαγητό.

Παίρνω ειδοποιήσεις του Ημερολογίου Google για να ενεργοποιήσω νέα στοιχεία για συναυλίες και συναυλίες, υπενθυμίζοντάς μου να παίρνω τη μουσική και τα ρούχα μου (όπως είναι πάντα διαφορετική). Μια άλλη ιδέα είναι να αποκτήσετε οτιδήποτε χαρακτηρίζετε "To-Do" για να μεταβείτε στο Gmail, αλλά το βρίσκω λίγο πάνω.

Εξετάστε τους τύπους ημερολογίων στα οποία έχετε εγγραφεί και πώς μπορούν να σας βοηθήσουν. Αν έχετε εγγραφεί στο ημερολόγιό σας Last.fm, το οποίο σας ενημερώνει κάθε φορά που παίζετε τοπικά τα αγαπημένα σας συγκροτήματα, θα μπορούσατε να ενεργοποιήσετε εργασίες για να αγοράσετε εισιτήρια για συναυλίες από τα υπερ-αγαπημένα σας συγκροτήματα. Αν έχετε εγγραφεί σε ημερολόγια αργιών ή σχολικά ημερολόγια διακοπών, μπορείτε να ενεργοποιήσετε εργασίες για την προετοιμασία των εορτασμών ή της φροντίδας των παιδιών. Εάν εγγραφείτε σε ημερολόγια διαγωνισμών ποδοσφαίρου ή μαραθώνιων, μπορείτε να ορίσετε μια εργασία για να βεβαιωθείτε ότι έχετε εγγραφεί στο διαγωνισμό.

Πάρτε κάρτες Trello ή Tasks Basecamp στο Todoist

Χρησιμοποιείς Trello για γενικό προβληματισμό, σχεδιασμό ιστολογίου, εργασίες εργασίας ή διαφορετικό τρόπο προβολής του γενικού σχεδίου ζωής σας; Αποκτήστε ένα ημερολόγιο για το τραπέζι σας Trello. Μεταβείτε στην πλαϊνή γραμμή, κάντε κλικ στο Μενού dropdown, κατόπιν επιλέξτε Power Ups και θα δείτε τη ρύθμιση του ημερολογίου.

Είναι επίσης δυνατό να αποκτήσετε μια διαφήμιση iCal στο Basecamp και πολλές άλλες υπηρεσίες λίστας υποχρεώσεων.

Εγγραφείτε σε αυτήν την ροή iCal στο Ημερολόγιο Google. ορίστε ημερομηνία λήξης στο Basecamp ή στο Trello και θα εμφανιστεί στο Ημερολόγιό σας Google. Αυτό ενεργοποιεί την ειδοποίηση για να στείλει μια εργασία στο Gmail και το Todoist, οπότε δεν θα ξεχάσετε να ολοκληρώσετε την εργασία.

Αυτό το σύστημα είναι ιδιαίτερα καλό αν οι συνάδελφοί σας επιθυμούν να σχεδιάσουν συνεργατικά το Trello ή το Basecamp, αλλά δεν θέλετε να χάσετε μια προθεσμία που σας έχει δοθεί. Μπορείτε εύκολα να τελειοποιήσετε το φίλτρο Gmail μόνο για να εντοπίσετε τις εργασίες που έχετε αναθέσει στον εαυτό σας.

Ένα δολοφόνο φονιάς φονιάς

Οι μαθητές μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το σύστημα για να ενεργοποιήσουν εκ των προτέρων ένα σύνολο εργασιών για τις επερχόμενες εξετάσεις ή τις ημερομηνίες υποβολής εκχώρησης. Θα μπορούσατε να ορίσετε μια ειδοποίηση από το ημερολόγιο που θα αποσταλεί ένα μήνα μπροστά και, στη συνέχεια, να ενεργοποιήσετε τη ρύθμιση μιας σειράς εργασιών. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ορίσετε αμέσως μια εργασία χαμηλής προτεραιότητας για να ερευνήσετε την ανάθεση, μια εργασία υψηλότερης προτεραιότητας μερικές εβδομάδες αργότερα για την προετοιμασία της ένα άλλο έργο υψηλής προτεραιότητας λίγο αργότερα για την ολοκλήρωση ενός σχεδίου και το τελικό καθήκον υψηλής προτεραιότητας λίγο αργότερα για να διασφαλιστεί ότι η ανάθεση γίνεται και υποβλήθηκε.

Στη συνέχεια, για να είστε σίγουροι ότι δεν χάσατε ποτέ τίποτα, θα μπορούσατε να ενεργοποιήσετε μια άλλη ειδοποίηση μια εβδομάδα πριν από την ημερομηνία λήξης για να ελέγξετε ότι έχει γίνει και υποβληθεί. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα χάσετε τίποτα που προστίθεται κοντά στην ημερομηνία λήξης.

Τι άλλο μπορείτε να κάνετε με το Todoist και το IFTTT;

Δεδομένου ότι υπάρχουν εκατοντάδες άλλες ενσωματώσεις IFTTT, υπάρχουν πολλές δυνατότητες για τον Todoist. Ακόμη και καθημερινές υπενθυμίσεις όπως ο καθορισμός ενός έργου για να βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ένα κιτ επιβίωσης χειμώνα στο αυτοκίνητό σας όταν ο καιρός λέει ότι πρόκειται να χιονίσει (ή αντίστροφα, μια σανίδα του σερφ στο αυτοκίνητό σας όταν είναι ηλιόλουστη).

Αλλά τα πράγματα γύρω, υπάρχουν μερικά δροσερά πράγματα που μπορείτε να κάνετε όταν ενεργοποιείτε το IFTTT από το Todoist, όπως αυτόματη αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον προϊστάμενό σας Αυτοματοποιήστε τη ζωή και τη δουλειά σας με το Todoist και το IFTTTΠαίξτε δημιουργικά με τις λειτουργίες ειδοποίησης του ToDoist και την ικανότητα του IFTTT να πραγματοποιήσει πραγματικά δροσερούς αυτοματισμούς μαζί του. Σας παρουσιάζουμε πώς συνδυάζοντας τις δύο δυνάμεις την παραγωγικότητά σας. Διαβάστε περισσότερα .

Πώς ενσωματώνετε το Todoist με το IFTTT, το Gmail και το Ημερολόγιο Google; Είστε κολλημένοι ανάμεσα σε πολλές λίστες υποχρεώσεων για εργασία και παίξιμο; Πείτε μας τις καλύτερες αμυχές σας!

Συντελεστές εικόνας: Μην ξεχνάτε Μέσω Shutterstock