Οργανώστε καλύτερα τα εισερχόμενα του Gmail με το ActiveInbox

Διαφήμιση

Στέλνουμε και λαμβάνουμε πολλά e-mail καθημερινά. Πολλά από τα μηνύματα που λαμβάνουμε είναι σημαντικά που απαιτούν κάποια περαιτέρω ενέργεια ή απάντηση - αλλά τα περισσότερα από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αυτόματες ειδοποιήσεις και ενημερώσεις από τα κοινωνικά δίκτυα και τις συνδρομές μας. Πώς να κατανοήσουν όλα αυτά τα ακαταστασία; Πώς δεν χάνουμε κάτι πραγματικά σημαντικό σε αυτό το χάος;

Υπάρχουν πολλοί τρόποι να. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προγραμματισμένες υπενθυμίσεις Ποτέ μην ξεχάσετε να απαντήσετε σε ένα μήνυμα πάλι χρησιμοποιώντας τις προγραμματισμένες υπενθυμίσεις Διαβάστε περισσότερα να μην ξεχάσετε να έρθετε σε επαφή με το άτομο ξανά. Ή μπορείτε ηλεκτρονικά μηνύματα προγραμματισμού και απαντήσεις καθυστέρησης στο Gmail Πώς να προγραμματίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις καθυστερήσεις απαντήσεων στο Gmail με Boomerang (400 προσκαλεί) Διαβάστε περισσότερα ή χρήση Εισερχόμενα προτεραιότητας Gmail Τα Εισερχόμενα προτεραιότητας του Gmail λύνουν το πρόβλημα του Bacn Διαβάστε περισσότερα

για να μειώσετε την ακαταστασία.

Αυτή η ανάρτηση εξετάζει ένα τέτοιο εργαλείο που σας βοηθά να οργανώσετε καλύτερα τα εισερχόμενα του Gmail (εκμεταλλευόμενοι πλήρως τα ετικέτα του Gmail). ActiveInbox, γνωστό ως GTDInbox και GTDGmail, είναι ένας εύχρηστος σύντροφος του Gmail που κάνει τη σωστή χρήση των ετικετών του Gmail για να σας βοηθήσει να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας καλύτερα.

Βήμα 1: Εγκατάσταση & Ρύθμιση ActiveInbox

Το πρώτο πράγμα που θα πρέπει να κάνετε είναι να εγκαταστήσετε το εργαλείο. Είναι εγκατεστημένο ως κανονικό addon του προγράμματος περιήγησης και μπορεί να εκτελεστεί σε FireFox και Google Chrome.

Αφού εγκαταστήσετε το εργαλείο, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε τις πρώτες ετικέτες κατάστασης που σας βοηθούν να μετατρέψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες. Οι ετικέτες κατάστασης είναι τακτικές ετικέτες στο Gmail - μπορείτε να τις προσθέσετε ή να τις αφαιρέσετε αργότερα για να ανταποκριθούν στις ανάγκες σας καθώς αρχίζετε να χρησιμοποιείτε το ActiveInbox.

Αφού γίνει αυτό, θα δείτε την ακόλουθη γραμμή εργασιών επάνω σε κάθε ένα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας:

Παίζοντας με νέους τύπους ετικετών

Βασικά, αυτό που κάνει το εργαλείο είναι να αναδιατάξετε τις υπάρχουσες ετικέτες σας για να διευκολύνετε τη διαχείριση των εισερχομένων σας. Μπορείτε να το δείτε σε δράση σε αυτό το βίντεο:

Ετικέτες κατάστασης

Με το εργαλείο θα ενθαρρύνεστε να σημειώσετε κάθε μήνυμα χρησιμοποιώντας τα τρία κύρια ετικέτες κατάστασης:

• Δράση: Παρακολουθήστε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέχρι να ολοκληρωθούν οι εργασίες.
• Κάποια μέρα: Παρακολούθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν γνωρίζετε πώς να τα αντιμετωπίζετε αλλά αισθάνεστε ότι είναι πολύ σημαντικά για να διαγραφούν ή να αγνοηθούν εντελώς.
• Περιμένετε: Παρακολουθήστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σκοπεύετε να απαντήσετε στο εγγύς μέλλον.

Αφού επιλέξετε οποιαδήποτε από τις καταστάσεις, το μήνυμα γίνεται trackable μέσω της πλευρικής γραμμής του ActiveInbox.

Αυτό είναι το κλειδί για την ασφαλή εκκένωση των εισερχομένων σας: δώστε στα ενεργά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας Κατάσταση, αρχειοθετήστε τα και χρησιμοποιήστε την πλαϊνή σας μπάρα για να τα παρακολουθήσετε μέχρι να ολοκληρωθούν.

Τώρα μπορείτε να φορτώσετε γρήγορα τη λίστα των μηνυμάτων τα οποία, για παράδειγμα, περιμένουν μια απάντηση και μάλιστα προεπισκόπησης τους στην αναδυόμενη οθόνη:

Από εκεί μπορείτε επίσης να αλλάξετε την ετικέτα κατάστασης ή να αρχειοθετήσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως έχει γίνει ή παραλειφθεί.

Έργα & Αναφορές

Ενώ οι ετικέτες κατάστασης κατηγοριοποιούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως εργασίες βάσει των απαιτούμενων ενεργειών, τα έργα προορίζονται να οργανώνουν τα μηνύματά σας θεματικά. Μπορείτε να μετατρέψετε τις υπάρχουσες ετικέτες σας σε έργα ή να δημιουργήσετε νέες:

Οι ετικέτες αναφοράς προορίζονται να διευκολύνουν την ανάκτηση των μηνυμάτων σας αργότερα, π.χ. R / MeetingNotes, R / Τιμολόγια, R / Έσοδα.

Περιηγηθείτε στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία πιο αποτελεσματικά

Εκτός από το να σας βοηθά να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας, το εργαλείο προσθέτει επίσης μερικές ωραίες λειτουργίες που σας επιτρέπουν να ανακαλύψετε ταχύτερα σε κάθε συγκεκριμένη συνομιλία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

• Βλέπω 'προηγούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου'Για προβολή σύνθεσης / απάντησης
• Ξεφυλλίζω σχετίζεται με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην προβολή συνομιλιών
• Βλέπω 'Ιστορικό επικοινωνίας'Pop-up με δεξί κλικ σε μια επαφή
• Προεπισκόπηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενα και αποτελέσματα αναζήτησης με δεξί κλικ

Προτιμήσεις

Το καλύτερο πράγμα για το εργαλείο είναι ότι μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε "όσο θέλετε". Οι προτιμήσεις του ActiveInbox που κρύβονται πίσω από το σύνδεσμο Πληροφορίες & Βοήθεια στην πλαϊνή μπάρα σας επιτρέπουν να ορίσετε κάθε κομμάτι του εύρους χαρακτηριστικών του εργαλείου:

Συμβουλές και κόλπα

Συνολικά, το εργαλείο κάνει μια εξαιρετική δουλειά που σας βοηθά να κατανοήσετε τα εισερχόμενα Gmail (ή τα Google Apps). Ακολουθούν ορισμένες χρήσιμες συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο (Σημείωση: μπορείτε να κάνετε τα περισσότερα από αυτά με το Gmail ακόμα και χωρίς το εργαλείο, αλλά με το ActiveInbox φαίνεται πολύ πιο διασκεδαστικό):

• Μην ελέγχετε τα εισερχόμενά σας πολλές φορές την ημέρα και απαντάτε σε κάθε νέα - είναι τόσο αναποτελεσματική. Καλύτερα ρυθμίστε την κατάσταση και τις ετικέτες έργου για να αφήσετε τα εισερχόμενά σας να ταξινομηθούν από μόνα τους.
• Ποτέ μην ξεχνάτε την παρακολούθηση: αφήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να παραμείνουν στον φάκελο "Περιμένοντας" έως ότου ακούσετε ξανά.
• Ρυθμίστε τα φίλτρα Gmail για όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "ειδοποίησης υπηρεσίας" (ειδοποιήσεις στο Facebook, ενημερώσεις Twitter κ.λπ.) για να τις τοποθετήσετε αυτόματα σε ειδική ετικέτα και αρχείο. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να τα διαβάσετε όταν θέλετε, αλλά δεν φράζουν τα εισερχόμενά σας.

Πιστεύετε ότι αυτό το εργαλείο μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας; Παρακαλώ μοιραστείτε τις σκέψεις σας!