Γίνετε ένα αφεντικό στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: Μην αφήσετε να πάρει όλη την ημέρα

Διαφήμιση

182.900.000.000 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

182,9 δισ. Ευρώ.

Αυτά είναι περισσότερα από 25 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά κάθε ανθρώπινο μυαλό στον πλανήτη.

Και αυτό είναι ακριβώς αυτό που στέλνουμε σε μια μέρα (PDF).

Δεδομένου του τρελού ποσού των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται και λαμβάνονται καθημερινά, δεν είναι περίεργο ότι αυτή η ηλεκτρονική επικοινωνία έχει γίνει πολύ δύσκολο να χειριστεί για τόσους πολλούς από εμάς. Αλλά μην ανησυχείτε, εδώ είναι μερικά μυστικά της παραγωγικότητας που μπορούν να σας βοηθήσουν να δαμάσετε το θηρίο.

Χρησιμοποιήστε κονσερβοποιημένες απαντήσεις

Δεν μπορώ να τονίσω τη σημασία αυτού του. Είναι πιθανό, απαντάτε σε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον ίδιο τρόπο, αν είναι μια άρνηση υποβολής, αναγνωρίζοντας τις προσπάθειες ενός συνάδελφου ή έναν απλό χαιρετισμό. Το μόνο πράγμα που πρέπει απολύτως να κάνετε είναι να δημιουργήσετε κονσέρβες απαντήσεων για τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Είναι πραγματικά εύκολο δημιουργήστε κονσέρβες απαντήσεων στο Gmail Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο γρηγορότερο και καλύτερο με κονσέρβες απαντήσειςΔεν έχετε χρόνο να μαγειρέψετε το μεσημεριανό γεύμα; Δεν υπάρχει πρόβλημα, αρπάξτε ένα κουτί. Χρειάζεστε κάποιες κάμπινγκ που δεν θα πάει άσχημα; Εύκολο, πάρτε μερικά κονσερβοποιημένα τρόφιμα. Κουρασμένος από την πληκτρολόγηση των ίδιων απαντήσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Δοκιμάστε τα κονσέρβες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου! Νομίζω... Διαβάστε περισσότερα ή οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ανεξάρτητα από το πόσο γρήγορα είναι ένας δακτυλογράφος είστε, δεν είστε ταχύτεροι από δύο κλικ του ποντικιού σας, σωστά; Αποθηκεύστε λίγο χρόνο και κάντε αυτό τώρα.

Ρύθμιση φίλτρων & ετικετών / φακέλων

Ο καλύτερος τρόπος για να αντιμετωπίσετε μια υπερφόρτωση είναι να το λύσετε πρώτα. Αυτό σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε φίλτρα και ετικέτες / φακέλους στα εισερχόμενά σας. Το Outlook έχει φακέλους, το Gmail έχει ετικέτες και και τα δύο έχουν φίλτρα που μπορείτε να ορίσετε για να διοχετεύσετε αυτόματα το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτούς τους φακέλους και ετικέτες. Μπορείτε να ρυθμίσετε προηγμένα φίλτρα 5 φίλτρα Gmail για να βοηθήσετε να ορίσετε την προτεραιότητα και να οργανώσετε τα εισερχόμενά σαςΠοια φίλτρα πρέπει να έχει κάθε άτομο στο οπλοστάσιό του, έτσι ώστε τα εισερχόμενά του να είναι τόσο τακτικά όσο τα δικά μου; Είμαι εδώ για να σας βοηθήσω να ξεκινήσετε τη δημιουργία των πέντε πρώτων φίλτρων σας, ή ... Διαβάστε περισσότερα στο Gmail σύμφωνα με τις προσαρμοσμένες ανάγκες σας. Στην πραγματικότητα, το Gmail προσφέρει αυτόματα φέρτε κάποια παραγγελία στο email σας 6 τρόποι να ανακτήσετε τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαςΥπάρχει κάτι άλλο που είναι τόσο χρήσιμο, διαδεδομένο και απογοητευτικό ως ένα inbox ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Έχει περάσει για πάντα και συνεχίζουμε να το χρησιμοποιούμε, και όσο συνεχίζουμε να το χρησιμοποιούμε, άνθρωποι σαν εμένα θα ... Διαβάστε περισσότερα με τα νέα εισερχόμενα προτεραιότητας.

Παίρνουν κάποιο χρόνο για να δημιουργήσουν και να ταξινομήσουν καλά, και ο πρώτος μήνας απαιτεί σταθερή εισροή από εσάς. Αλλά αξίζει τον κόπο σας μακροπρόθεσμα. Μη βάζετε γρήγορα τα πράγματα κάτω από τις ετικέτες και τα φίλτρα, σκεφτείτε το και κατηγοριοποιήστε καλά επειδή αυτή είναι η αυτοματοποίηση που θα χρησιμοποιηθούν στα εισερχόμενά σας για το υπόλοιπο της ζωής σας.

Θεωρώ ότι είναι καλύτερο να κάνετε έναν έλεγχο σε 3 βήματα προτού φιλτράρετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

1. Ρωτήστε τον εαυτό σας ποιο θα είναι το καλύτερο όνομα ετικέτας / φακέλου (εάν υπάρχει ή όχι) για αυτό το μήνυμα.
2. Ελέγξτε αν το όνομα υπάρχει ήδη και, αν όχι, δημιουργήστε το.
3. Ρωτήστε τον εαυτό σας εάν αυτό το όνομα πρέπει να είναι ξεχωριστή οντότητα ή να υποδιαιρείται σε έναν από τους υπάρχοντες φακέλους.

Κάνετε αυτό τακτικά και τα εισερχόμενά σας θα είναι μαγικά καθαρότερα.

Πάρτε τη λίστα των υποχρεώσεών σας αλλού

Πείτε το με τους φίλους μου: "Τα εισερχόμενά σας δεν είναι η δική σας λίστα." Ο Vivek Haldar της Google έγραψε για λίγο αυτό πίσω και δεν θα μπορούσα να συμφωνήσω περισσότερο. Εδώ είναι η λήψη Haldar:

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα φοβερό μέρος για μια λίστα με todo. Πραγματικά δεν καταλαβαίνω πώς μπορεί κανείς να καρφώσει στο GTD να στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν μπορεί να ενεργοποιηθεί. Μόλις το διαβάσετε και το καταλάβετε, μπορεί να καταλήξετε με μια σαφή ενέργεια, αλλά τα εισερχόμενά σας δεν είναι το μέρος για να το σπρώξετε.

Το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο αφορά την επικοινωνία, οπότε αφήστε το για αυτό. Υπάρχουν πολλές φανταστικές εφαρμογές για λίστες υποχρεώσεων και θα ήθελα να προτείνω ανεπιφύλακτα Any.do ή Wunderlist Wunderlist - Η καλύτερη λίστα εφαρμογών στο iPhone [iOS]Wunderlist είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους για να παρακολουθείτε τι πρέπει να κάνετε. Έχει ένα κομψό περιβάλλον εργασίας που έχει νόημα. Ο καθένας μπορεί να το πάρει και να καταλάβει πώς ... Διαβάστε περισσότερα .

Κατάργηση εγγραφής από Junk

Δεν θα πιστέψετε πόσες ενημερωτικές εκδόσεις και άλλα μηνύματα ανεπιθύμητων μηνυμάτων φράσσουν τα εισερχόμενά σας, παρά το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Και όταν αρχίσει η συσσώρευση, μπορεί γρήγορα να ξεφύγει από τον έλεγχο. Για να το σταματήσετε στις διαδρομές του, θα πρέπει να ξεκινήσετε να καταργείτε την εγγραφή και υπάρχει ένα πραγματικά εύκολο κόλπο για να το κάνετε αυτό.

Στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, απλά αναζητήστε τη λέξη "unsubscribe". Επισυνάπτεται στο τέλος κάθε ενημερωτικού δελτίου, επομένως θα δείτε ξαφνικά μια λίστα όλων των μαζικών μηνυμάτων στα εισερχόμενά σας. Τώρα απλά ανοίξτε τους ένα προς ένα και καταργήστε την εγγραφή τους. Σας συνιστώ να χρησιμοποιήσετε το Gmail Προεπισκόπηση παραθύρου όταν το κάνετε αυτό για να επιταχύνετε τα πράγματα.

Υπάρχουν επίσης πρόσθετα και υπηρεσίες γρήγορα να καταργήσετε την εγγραφή από τις λίστες αλληλογραφίας Διαγραφή των εισερχομένων σας: Καταργήστε γρήγορα την εγγραφή σας από πολλά ενημερωτικά δελτία με αυτά τα εργαλείαΗ κατάργηση της εγγραφής από τα ενημερωτικά δελτία είναι κάτι περισσότερο από spam. Τα περισσότερα από τα ενημερωτικά δελτία που συμπληρώνουν τα εισερχόμενά μας δεν πωλούν φάρμακα ή προσφέρουν χρηματικά έπαθλα - είναι γνήσια ενημερωτικά δελτία από αξιόπιστες εταιρίες που έχουμε εγγραφεί ... Διαβάστε περισσότερα ή να τα συσσωρεύσετε σε e-mail digests.

Η χρυσή ερώτηση για να ρωτήσει κάθε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο

Αυτό είναι το biggie και είναι αυτό που με βοήθησε να κρατήσω πάνω από την υπερβολική φόρτωση των εισερχομένων μου κατά τη διάρκεια του προηγούμενου έτους. Ο Tom Stafford του BBC Future προσέφερε μία χρυσή ερώτηση για να ρωτήσετε τον εαυτό σας κατά το άνοιγμα οποιουδήποτε μηνύματος:

"Εάν δεν έχω αυτές τις πληροφορίες στα εισερχόμενά μου, θα έβγαινα έξω ψάχνοντας για αυτό;"

Εάν η απάντηση είναι αρνητική, μην χτυπάτε απάντηση ή πατήστε διαγραφή χωρίς να το ανοίξετε. Είναι τόσο απλό. Όχι, δεν πρόκειται να χάσετε τίποτα τεράστιο - το έχω κάνει για ένα χρόνο και πραγματικά λειτουργεί. Εδώ είναι η εξήγηση του Stafford για αυτό:

Πουθενά δεν είναι πιο εμφανές από ό, τι η ομάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η χιονοστιβάδα των απαντήσεων που ακολουθεί συνεχώς. Αντικαταστήστε την υπενθυμίζοντας στον εαυτό σας ότι δεν πρέπει να απαντήσετε σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ότι πολλά θέματα θα είναι - και θα πρέπει - να αντιμετωπιστούν από άλλους ανθρώπους. Ρωτήστε τον εαυτό σας: "Εάν δεν έχω αυτές τις πληροφορίες στα εισερχόμενά μου, θα έβγαινα έξω ψάχνοντας για αυτό;" Τα περισσότερα από αυτά ο χρόνος που η απάντηση είναι ίσως "όχι", και αυτό είναι ένα σημάδι ότι κάποιος άλλος σας ελέγχει προσοχή.

Μοιραστείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας Hacks

Ο καθένας έχει τα δικά του ηλεκτρονικά μηνύματα για να διαχειριστεί την ακαταστασία και ο καλύτερος τρόπος για να μάθει είναι να τα μοιράζεται. Έχουμε και δικό μας Οδηγός Gmail για όλους Ο Οδηγός Χρήσης Ισχύος για το GmailΑυτός ο ελεύθερος οδηγός Gmail απευθύνεται σε όσους από εσάς ήδη χρησιμοποιείτε το Gmail ως πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και θέλετε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις πολλές δυνατότητες παραγωγικότητάς του. Διαβάστε περισσότερα . Βοηθά, όπως και οι συμβουλές από επαγγελματίες χρήστες. Αν Stafford δεν είχε γράψει αυτό το άρθρο, θα εξακολουθούσα να πνίγεται σε μηνύματα και είμαι για πάντα ευγνώμων γι 'αυτόν.

Λοιπόν, πείτε μου, πώς χειρίζεστε το δικό σας υπερφόρτωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 3 Συμβουλές για την αντιμετώπιση της υπερφόρτωσης email στο Gmail [Show & Tell]Οι περισσότεροι από εμάς υποφέρουν από υπερφόρτωση πληροφοριών. Το να είσαι συγκλονισμένο με ιδιωτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μην είναι ένα μεγάλο ζήτημα και να αγνοεί το ήμισυ των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πραγματικά αποδεκτό σε κάποιο βαθμό. Σε μια επαγγελματική ζωή όμως ... Διαβάστε περισσότερα ? Δεν υπάρχουν λάθος απαντήσεις εδώ, παιδιά.

Συντελεστές εικόνας: Πιτ, Lars Plougmann