Αντιπροσωπεία: Πρέπει να έχετε ικανότητες ηγεσίας για να μειώσετε το φόρτο εργασίας σας

Διαφήμιση

Ίσως είστε νέοι σε έναν ηγετικό ρόλο ή απλώς παλεύετε με τη δουλειά της αντιπροσωπείας. Ως ηγέτης, η ανάθεση καθηκόντων σε άλλους είναι απαραίτητη, αλλά μπορεί να είναι δύσκολη. Αν πρόσφατα αποκτήσατε τη δική σας ομάδα Ποια είναι η διαφορά μεταξύ ενός αφεντικού και ενός ηγέτη; Διαβάστε περισσότερα ή απλά χρειάζεστε λίγη βοήθεια με την αντιπροσωπεία, εδώ είναι μερικές χρήσιμες συμβουλές.

Ο καλύτερος τρόπος για να περιγράψετε πώς να εκχωρήσετε είναι με τα πέντε W: Ποιος, τι, πότε, πού, και γιατί. Για να ζωγραφίσετε μια καθαρή εικόνα, θα ξεκινήσουμε με το γιατί.

Γιατί είναι απαραίτητη η αντιπροσωπεία;

Η αντιπροσωπεία έχει πολλά οφέλη, σε εσάς ως ηγέτη καθώς και στην οργάνωσή σας και την ομάδα σας. Ωστόσο, πολλά άτομα αντιμετωπίζουν προβλήματα με την ανάθεση καθηκόντων.

Κάποιοι μπορεί να πιστεύουν ότι είναι ευκολότερο να κάνουν οι ίδιοι οι εργασίες παρά να τους μεταβιβάζουν. Άλλοι μπορεί να αισθάνονται την αίσθηση της αξίας, αντιμετωπίζοντας μόνο τα καθήκοντα. Ακόμα περισσότερο μπορεί απλώς να είναι άπειροι στην αντιπροσωπεία.

ο Η Harvard Business Review δηλώνει σε απευθείας σύνδεση:

Οι διαχειριστές παροχών των αντιπροσωπειών, οι άμεσες αναφορές και οι οργανισμοί. Παρ 'όλα αυτά παραμένει μία από τις πλέον ανεπαρκώς αξιοποιημένες και ανεπαρκώς αναπτυγμένες δυνατότητες διαχείρισης.

Επιπλέον, το μελέτη χρόνου διαχείρισης που αναφέρθηκε από την Harvard Business Review κατέληξε στο συμπέρασμα ότι:

332 εταιρείες που συμμετείχαν στην έρευνα ανησυχούσαν για τις δεξιότητες εκπροσώπησης των εργαζομένων τους. Ταυτόχρονα, μόνο το 28% των εταιρειών αυτών προσέφερε κάποια εκπαίδευση στο θέμα.

Οφέλη σε σας ως ηγέτης

• Μπορείτε να στρέψετε την προσοχή σας σε άλλα αντικείμενα.
• Μπορείτε να προγραμματίσετε το χρόνο σας αποτελεσματικά.
• Μπορείτε να πετύχετε περισσότερα κατά τη διάρκεια της ημέρας εργασίας.

Οφέλη για τα μέλη της ομάδας σας

• Μπορούν να μάθουν νέα ή να ενισχύσουν τις τρέχουσες δεξιότητες.
• Μπορούν να αισθάνονται μέρος μιας αξιόπιστης ομάδας και περιβάλλοντος.
• Μπορούν να βελτιώσουν την αυτοπεποίθησή τους και τα κίνητρά τους.

Οφέλη για τον οργανισμό σας

• Μπορεί να κερδίσει αυξημένη παραγωγικότητα.
• Μπορεί να προσφέρει επιτυχημένες διαδικασίες για πελάτες και πελάτες.
• Μπορεί να δημιουργήσει συνδεδεμένο πολιτισμό για όλους τους εργαζομένους.

Όπως μπορείτε να δείτε, τα οφέλη της αντιπροσωπείας δεν αγγίζουν μόνο έναν ηγέτη. Έτσι, αν έχετε κρατήσει πίσω, επηρεάζετε την εταιρεία σας και την ομάδα σας επίσης.

Τι πρέπει να αναθέσετε;

Τώρα που γνωρίζετε τη σημασία της αντιπροσωπείας ως ηγέτη, το επόμενο βήμα είναι να αποφασίσετε τι πρέπει να μεταβιβάσετε.

Σε πολλές περιπτώσεις, η ανάθεση ορισμένων καθηκόντων δεν είναι καθόλου ευφυής. Για παράδειγμα, δεν θα αναθέσετε μια εργασία προγραμματισμού σε έναν συνεργάτη πωλήσεων. Ωστόσο, όταν πρόκειται για δικά σας καθήκοντα, μπορεί να είναι πιο δύσκολο να αποφασιστεί ποια εξουσιοδότηση αντιπροσωπεύει.

Ρωτήστε τον εαυτό σας αυτά τα ερωτήματα:

• Είναι ένα έργο που μόνο εγώ έχω τη γνώση να κάνω;
• Μήπως αποφεύγω την ανάθεση αυτού του καθήκοντος επειδή κανένας άλλος δεν έχει χρόνο;
• Κρατάω καθήκοντα γιατί θέλω να τα καταφέρω μόνος μου;
• Είναι αυτό μια επαναλαμβανόμενη ή ρουτίνα εργασία;
• Είμαι πραγματικά υπεύθυνος για αυτό το καθήκον;

Ένα σχέδιο του Πανεπιστημίου της Βόρειας Καρολίνας το δηλώνει στον κατάλογο των τύπων των καθηκόντων που πρέπει να ανατεθούν:

Οι άνθρωποι συχνά κρατούν τα καθήκοντα που απολαμβάνουν περισσότερο για τον εαυτό τους, ακόμη και αν δεν είναι η ευθύνη τους. Αυτά τα καθήκοντα δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για να περάσετε το χρόνο και την ενέργεια σας.

Μόλις αποφασίσετε τι να μεταβιβάσετε, τηρήστε αυτή την απόφαση. Επειτα, οργανώστε το πρόγραμμά σας και τη λίστα εργασιών 9 καλύτερα εργαλεία διαχείρισης χρόνου για την παραμονή σαςΤα εργαλεία διαχείρισης χρόνου που εμφανίζονται εδώ θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις ημέρες σας. Κατάλληλο για οποιαδήποτε επαγγελματική ή προσωπική κατάσταση. Αυτή είναι η ώρα να οργανώσετε τη ζωή σας! Διαβάστε περισσότερα για να φιλοξενήσει τα άλλα σημαντικά στοιχεία που πρέπει να παρακολουθήσετε.

Ποιος είναι ο κατάλληλος άνθρωπος για την εργασία;

Αφού καθορίσει ποια στοιχεία θα πρέπει να μεταβιβαστούν, η λογική κίνηση είναι να αποφασιστεί ποιος πρέπει να αντιμετωπίσει το έργο. Όταν είστε ο ηγέτης, είτε πρόκειται για μια μικρή μόνιμη ομάδα είτε για μια ευέλικτη ομάδα έργου, γνωρίζοντας τα μέλη της ομάδας σας Οι 5 καλύτερες άκρες διαχείρισης έργων για αρχάριουςΑν παίρνετε για πρώτη φορά έναν ρόλο διαχειριστή έργου, εδώ είναι μόνο πέντε συμβουλές διαχείρισης έργων που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε. Διαβάστε περισσότερα είναι το κλειδί.

Έτσι, όταν έρχεται χρόνος για την ανάθεση καθηκόντων, πρέπει προφανώς να αναγνωρίσετε τις δεξιότητες κάθε ατόμου. Αλλά ταυτόχρονα, πρέπει να ξέρετε πόσο καλά εκτελούν και το αρχείο ευθύνης τους. Η ανάθεση μιας εργασίας σε κάποιον με τον οποίο μπορείτε να εμπιστευτείτε είναι σημαντικό για την επιτυχή ολοκλήρωσή της.

Το Forbes προσφέρει αυτά δύο χρήσιμες συμβουλές σχετικά με την ανάθεση:

Μαζί με την εμπιστοσύνη, πρέπει επίσης να δώσετε στους ανθρώπους στους οποίους εκχωρείτε την ευκαιρία να κάνουν δουλειά με τον τρόπο τους.

Αναθέστε την ευθύνη και την εξουσία, όχι μόνο την αποστολή.

Θυμηθείτε, μόλις αναθέσετε μια εργασία, αυτό το μέλος της ομάδας πρέπει να είναι υπεύθυνο γι 'αυτό. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να περπατήσετε μακριά, αλλά πρέπει να αφήσετε το μέλος της ομάδας σας να πάρει το προβάδισμα.

Πότε πρέπει να ανατεθεί η αποστολή;

Γνωρίζετε λοιπόν τι εκχωρείτε και σε ποιόν, αλλά πότε παραδίδετε αυτές τις βασιλεύεις; Θα βρείτε πολλές μεταβλητές που σχετίζονται με όταν μια εργασία θα πρέπει να μεταβιβαστεί. Πρέπει να εξετάσετε το χρόνο, την προτεραιότητα και την προσπάθεια τουλάχιστον.

Για παράδειγμα, οι εργασίες είναι επείγουσες και θα πρέπει να μεταβιβαστεί προφανώς από την αρχή. Αλλά εκείνα που είναι χαμηλής προτεραιότητας ή που μπορούν να χειριστούν διάφοροι άνθρωποι μπορεί να είναι σε θέση να περιμένουν.

Ένας χρήσιμος τρόπος για να γίνει αυτή η απόφαση είναι να χρησιμοποιήσετε μια μέθοδο προτεραιότητας εργασιών. Μια τέτοια τεχνική, που ονομάζεται Eisenhower Matrix, μπορεί να σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα γρήγορα. Χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο, μπορείτε να τοποθετήσετε τα καθήκοντά σας σε τέσσερα τεταρτημόρια για το Do First, Schedule, Delegate και Do not Do.

Καθώς εξετάζετε τους κάδους για το Do First και το Schedule, μπορείτε εύκολα να μεταφέρετε τις εργασίες στο τμήμα Delegate. Αυτή είναι επίσης μια χρήσιμη μέθοδος για τον προσδιορισμό εκείνων των εργασιών που μπορούν να εμπίπτουν στο τεταρτημόριο Do not Do.

Πού πρέπει να διαχειρίζεστε τις εξουσιοδοτημένες εργασίες;

Η εργασία έχει μεταβιβαστεί και τώρα είναι καιρός να προχωρήσετε... σχεδόν. Πρέπει να παρακολουθείτε και να παρακολουθείτε την εργασία μέχρι να ολοκληρωθεί.

Μπορείτε πιθανώς να χρησιμοποιήσετε διάφορες εφαρμογές και εργαλεία στη θέση σας Γίνετε πιο οργανωμένος και παραγωγικός ηγέτης με το WrikeΕίτε είστε επικεφαλής ενός ενιαίου έργου στη δουλειά, είτε διαχειρίζεστε μια μικρή επιχείρηση, είτε ο ρόλος απαιτεί ακραία οργάνωση και προγραμματισμό. Αυτό δεν είναι πάντα εφικτό με έναν παραδοσιακό προγραμματιστή ή προγραμματιστή. Εισάγετε το Wrike, ένα ... Διαβάστε περισσότερα . Αν έχετε έναν αξιόπιστο μηχανισμό παρακολούθησης, φροντίστε να ενσωματώσετε τις εργασίες που μεταβιβάζετε. Αλλά εάν χρειάζεστε λίγες προτάσεις, υπάρχουν πέντε καταπληκτικές επιλογές.

1. Αποψη σας επιτρέπει να ορίσετε εργασίες και να διατηρείτε ένα αντίγραφο στη δική σας λίστα.
2. Η Google προσφέρει λειτουργίες Εξοικονομήστε το χρόνο σας με 10 λειτουργίες που δεν χρησιμοποιούνται από την GoogleΤα εργαλεία και οι υπηρεσίες της Google κάνουν τα πάντα για εμάς. Αλλά υπάρχουν πολλά χαρακτηριστικά που δεν χρησιμοποιούνται επαρκώς. Αποθηκεύστε μερικά δευτερόλεπτα και κάνετε περισσότερα με τα εργαλεία Google που χρησιμοποιείτε καθημερινά. Διαβάστε περισσότερα για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εργασιών ημερολογίου με Gmail και Το Ημερολόγιο Google.
3. Trello χρησιμοποιεί τη μέθοδο Kanban για τη διαχείριση έργων με λειτουργίες για την ανάθεση εργασιών σε άλλους.
4. Podio παρέχει μια καθαρή δομή σχόλιου για τις εξουσιοδοτημένες εργασίες ώστε να ενημερώνεται όλοι.
5. Meistertask σας επιτρέπει να εκχωρείτε εύκολα και να λαμβάνετε ειδοποιήσεις αλλαγών κατάστασης εργασιών.

Λάβετε υπόψη ότι το εργαλείο που χρησιμοποιείτε δεν πρέπει να παρέχει μόνο τη δυνατότητα εκχώρησης εργασιών. Πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα που προσφέρει λειτουργίες όπως ειδοποιήσεις, μέθοδοι παρακολούθησης και υπενθυμίσεις.

Πόροι κατάρτισης των αντιπροσωπειών

Εάν πιστεύετε ότι εσείς ή η οργάνωσή σας θα μπορούσατε να επωφεληθείτε από ένα πρόγραμμα εκπαίδευσης εξουσιοδοτήσεων, εδώ είναι λίγοι πόροι για να εξερευνήσετε.

• Επιχειρηματικά Εκπαιδευτικά Έργα
• Εκπαίδευση Dale Carnegie
• Αμερικανική Ένωση Διαχείρισης
• CRM Learning

Πόσο καλά μεταβιβάζετε;

Η ικανότητα να μεταβιβάζεστε σε άλλους είναι ένα σημαντική δεξιότητα για οποιονδήποτε ηγέτη 5 Συμβουλές διαχείρισης χρόνου που μπορούν να σας κάνουν τον ηγέτη στη ζωή και την εργασίαΕίτε το συνειδητοποιείτε είτε όχι, είστε ηγέτης. Ακόμα κι αν αυτό σημαίνει να είσαι ηγέτης της δικής σου ζωής. Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να γίνετε ακόμα καλύτερος. Διαβάστε περισσότερα . Και όπως έχετε διαβάσει εδώ, τα οφέλη ισχύουν όχι μόνο για εσάς, αλλά και για την οργάνωσή σας και την ομάδα σας. Αυτό καθιστά μια κατάσταση win-win-win.

Πιστεύετε ότι έχετε σταθερές δεξιότητες αποστολής; Ή αγωνίζεστε με το καθήκον της αντιπροσωπείας όλοι μαζί; Μη διστάσετε να μοιραστείτε τις σκέψεις σας σχετικά με αυτό το θέμα στα σχόλια.

Συντελεστές εικόνας: Duncan Andison / Shutterstock