7 Συμβουλές Ημερολογίου Google για καλύτερη διαχείριση χρόνου στο Office

Διαφήμιση

Το Ημερολόγιο Google είναι μια βασική εφαρμογή για όποιον χρειάζεται να διαχειριστεί το χρόνο του. Δεν έχει σημασία αν εργάζεστε, σπουδάζετε ή ακόμη και προσπαθώντας να οργανώσει ένα πάρτι-Η εφαρμογή θα σας βοηθήσει να σας κρατήσουμε σε καλό δρόμο.

Εάν εργάζεστε σε ένα γραφείο ή απλά θέλετε βελτιώστε τις δεξιότητές σας στη διαχείριση του χρόνου 9 Surefire Τρόποι για να ακολουθήσετε μέσα από τους στόχους της διαχείρισης του χρόνου σαςΘέλετε να εκπληρώσετε τους στόχους διαχείρισης του χρόνου σας, αλλά απλά δεν φαίνεται να ακολουθείτε. Αυτές οι συμβουλές και εργαλεία θα σας βοηθήσουν να τα πάρετε πιο σοβαρά. Διαβάστε περισσότερα , υπάρχουν μερικές λειτουργίες του Ημερολογίου Google που θα βρείτε χρήσιμες. Ας δούμε πιο προσεκτικά.

1. Αποστολή απάντησης εκτός γραφείου

Οι εξερχόμενες από το γραφείο απαντήσεις είναι ελάχιστα μια νέα ιδέα. Έχουν αποτελέσει ένα βασικό στοιχείο των υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεδομένου ότι η τεχνολογία έχει υπάρξει? είναι ένα από αυτά Τις καλύτερες δυνατότητες του Gmail

9 Awesome Gmail Χαρακτηριστικά που πιθανώς δεν χρησιμοποιείτεΑρκετές δροσερές λειτουργίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail έχουν υπάρξει για μεγάλο χρονικό διάστημα χωρίς να τους ενοχλεί κανείς να τις χρησιμοποιήσουν. Ας το αλλάξουμε αυτό σήμερα. Διαβάστε περισσότερα .

Ωστόσο, η λειτουργία είναι λιγότερο κοινή στις εφαρμογές ημερολογίου. Σημαίνει ότι η διαχείριση του χρόνου ήταν πάντα ένας εφιάλτης, ειδικά εάν προσπαθείτε να βρείτε ελεύθερα χρονοθυρίδες σε ημερολόγια πολλαπλών λαών.

Το Ημερολόγιο Google προσφέρει πλέον ρύθμιση εκτός γραφείου. Όταν την ενεργοποιήσετε, κάθε σύσκεψη που σας καλεί κατά τη διάρκεια της περιόδου θα απορριφθεί αυτόματα. Μπορείτε να προσαρμόσετε το μήνυμα που θα δουν οι άλλοι και επίσης να ελέγξετε ποιοι χρήστες θα λάβουν το μήνυμα.

Μπορείτε να ρυθμίσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου επιλέγοντας την αντίστοιχη ετικέτα όταν δημιουργείτε ένα νέο συμβάν.

Η λειτουργία αυτή τη στιγμή είναι διαθέσιμη στο G Suite. Αν και η Google δεν έχει επιβεβαιώσει επισήμως τα νέα, είναι ευρέως υποτιθέμενο ότι το χαρακτηριστικό θα κυκλοφορήσει σε όλους τους χρήστες τους προσεχείς μήνες.

2. Διαχειριστείτε τις ώρες εργασίας σας

Μια άλλη νέα δυνατότητα που μπορούν να απολαύσουν οι χρήστες της G Suite είναι η δυνατότητα διαχείρισης των ωρών εργασίας.

Η ιδέα αποτελεί μέρος της πρόσφατης ευρύτερης ώθησης της Google για προώθηση ψηφιακή ευημερία στις πλατφόρμες της. Η εταιρεία έχει επίσης εισαγάγει εργαλεία που διαχειρίζονται τη χρήση της εφαρμογής σας στο Android, υπενθυμίζουμε στον εαυτό σας να κάνετε ένα διάλειμμα στο Android και να ξοδεύετε λιγότερο χρόνο επεξεργασίας στο Google Photos.

Η λειτουργία "Ώρες Λειτουργίας" επιτρέπει στους χρήστες να προσαρμόζουν τις εργάσιμες ημέρες τους καθημερινά. Η τρέχουσα προσέγγιση σας δίνει τη δυνατότητα μόνο να ορίσετε μια ώρα έναρξης και λήξης από Δευτέρα έως Παρασκευή.

Η Google μπορεί ακόμη να κάνει προτάσεις σχετικά με τις ώρες εργασίας σας βάσει της προηγούμενης δραστηριότητάς σας. Το έξυπνο χαρακτηριστικό είναι χρήσιμο για τους ελεύθερους επαγγελματίες που αναζητούν τρόπους για να ελέγξουν τη διαχείριση του χρόνου τους.

Αν κάποιος σας προσκαλέσει σε ένα επαγγελματικό γεγονός ή μια συνάντηση κατά τη διάρκεια των μη εργάσιμων ωρών σας, το Ημερολόγιο Google θα ενημερώσει τον επισκέπτη ότι δεν είστε διαθέσιμος.

Για να ρυθμίσετε τις ώρες εργασίας σας στο Ημερολόγιο Google, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις> Γενικά> Ώρες εργασίας.

3. Ανάπτυξη της τεχνικής αποκλεισμού χρόνου

Είναι μια εύκολη παγίδα για να πέσει μέσα. Εξετάζετε το Ημερολόγιό σας Google και δείτε μερικές συναντήσεις με μεγάλο ελεύθερο χρόνο μεταξύ τους.

Αλλά τι γίνεται με το χρόνο που ταξιδεύετε από και προς μια τοποθεσία της συνάντησης; Και τι γίνεται με την απάντηση σε όλα αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Και θυμηθείτε ότι πρέπει ακόμα να φάτε.

Αποκλεισμός χρόνου είναι μια απλή τεχνική τόσο για τους εργάτες όσο και για τους ανθρώπους που θέλουν να βελτιώσουν τη διαχείριση του χρόνου τους. Με τον πιο απλό τρόπο, αναφέρεται στην κατανομή κάθε λεπτού της ημέρας σε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα.

Έχουμε εξέτασε την έννοια του "Blocking Time" με περισσότερες λεπτομέρειες Time Blocking - Το μυστικό όπλο για καλύτερη εστίασηΨάχνετε για έναν πιο αποτελεσματικό τρόπο οργάνωσης των ημερών εργασίας σας; Δοκιμάστε τον αποκλεισμό χρόνου. Αυτή η τακτική διαχείρισης χρόνου μπορεί να σας βοηθήσει να σας κρατήσουμε σε καλό δρόμο, ενώ παράλληλα να διατηρήσετε τις περισπασμούς, την αναβλητικότητα και την αντιπαραγωγική πολλαπλή εναπόθεση στο κόλπο. Διαβάστε περισσότερα αλλού στην τοποθεσία, αν θέλετε να μάθετε πώς να παραμείνετε σε καλό δρόμο με τα καθήκοντά σας.

4. Πες σε όλους ότι θα είναι αργά για μια συνάντηση

Δεν έχει σημασία πόσο καλή είναι οι δεξιότητές σας για τη διαχείριση του χρόνου. ο καθένας καθυστερεί για μια συνάντηση από καιρό σε καιρό. Δεν είναι δυνατή η λογιστική παρακολούθηση κάθε καθυστερημένης αμαξοστοιχίας ή κίνησης.

Ευτυχώς, αν τρέχετε αργά, δεν θα χρειαστεί να ανησυχήσετε να αφήσετε κάθε άλλο άτομο να γνωρίζει ξεχωριστά. Η Google προσφέρει δύο τρόπους να ενημερώνει όλους τους συναδέλφους σας για την κατάσταση σας ταυτόχρονα.

1. Μπορείτε είτε να απαντήσετε σε όλους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας την αρχική φόρμα πρόσκλησης.
2. Μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα στο Ημερολόγιο Google επεξεργάζοντας το συγκεκριμένο συμβάν.

Για μια πιο λεπτομερή εξήγηση και των δύο προσεγγίσεων, δείτε το άρθρο μας πώς να χρησιμοποιήσετε το Ημερολόγιο Google για να πείτε σε όλους ότι θα καθυστερήσετε για μια συνάντηση Χρησιμοποιήστε το Ημερολόγιο Google για να πείτε σε όλους ότι θα αργήσετε για μια συνάντησηΤο Ημερολόγιο Google μπορεί να σας βοηθήσει να ενημερώσετε τα μέλη της ομάδας σας εάν θα καθυστερήσετε για μια συνάντηση. Διαβάστε περισσότερα .

5. Χρησιμοποιήστε αυλακώσεις συνάντησης

Εάν έχετε λογαριασμό εργασίας Google ή σχολείο Google, θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ραντεβού διορισμών χαρακτηριστικό.

Είναι μια παραλλαγή στην ιδέα των ωρών εργασίας. Αντί να μπορείτε να βλέπετε ολόκληρη την εργάσιμη ημέρα σας, μπορείτε να ορίσετε χρονικές περιόδους κατά τις οποίες οι άνθρωποι μπορούν να οργανώσουν συναντήσεις και συναντήσεις μαζί σας.

Είναι χρήσιμο για τα αφεντικά που επιθυμούν να φιλοξενήσουν μια πολιτική ανοιχτής πόρτας για λίγες ώρες την εβδομάδα ή γιατροί, κτηνίατροι και δικηγόροι που θα φιλοξενούν καθημερινά τις χειρουργικές επεμβάσεις και τις κλινικές τους μέσα σε ένα στενό παράθυρο.

Φυσικά, το χαρακτηριστικό σας βοηθά επίσης να διαχειριστείτε το χρόνο σας. Δεν θα σας απομακρυνθεί τυχαία μια συνάντηση εκτός λειτουργίας.

Μπορείτε να ορίσετε μια υποδοχή ραντεβού επιλέγοντας την αντίστοιχη ετικέτα κατά την πραγματοποίηση ενός νέου συμβάντος.

6. Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο πρακτικών συνάντησης

Η κριτική επιτροπή εξακολουθεί να διερευνά πόσο χρήσιμες είναι οι συναντήσεις. Πολλοί άνθρωποι συνυπογράφουν την ιδέα ότι παρασύρουν για πάρα πολύ καιρό. Υποστηρίζουν ότι τίποτε δεν συμφωνεί και καταστρέφουν ακόμη και τα καλύτερα σχεδιασμένα σχέδια διαχείρισης του χρόνου.

Άλλοι πιστεύουν ότι αποτελούν ουσιαστικό μέρος της διαχείρισης του έργου. χωρίς αυτά, τα σχέδια θα κατέβαιναν γρήγορα στο χάος.

Η αλήθεια είναι κάπου στη μέση. Αλλά αυτό που είναι απολύτως σαφές είναι ότι για να έχετε κάθε ευκαιρία να έχετε μια έγκαιρη και παραγωγική συνάντηση, πρέπει να έχετε σημειώσεις. Θα παρουσιάσουν το περίγραμμα αυτού που σχεδιάζετε να μιλήσετε σε μια δεδομένη συνεδρία και θα εξυπηρετήσετε ένα ιστορικό ρεκόρ σε μελλοντικές συναντήσεις.

Υπάρχουν μερικές Πρότυπα πρακτικών συσκέψεων των Εγγράφων Google Τα 12 καλύτερα δελτία πρακτικών συνάντησης για επαγγελματίεςΤα πρακτικά της μορφής συνάντησης καταγράφουν τα βασικά στοιχεία. Χρησιμοποιήστε ένα από αυτά τα πρότυπα λεπτών συνάντησης για να εφαρμόσετε γρήγορα τη μορφή MOM. Διαβάστε περισσότερα . Μπορείτε να τα επισυνάψετε στο συμβάν σας στο Ημερολόγιο Google κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του κλιπ χαρτιού στην αναπτυγμένη προβολή συνεδρίασης. Στη συνέχεια, τα πρακτικά θα είναι διαθέσιμα σε όλους τους συμμετέχοντες.

7. Πρόσβαση σε ημερολόγιο κάποιου άλλου

Η δυνατότητα πρόσβασης, κοινής χρήσης και, σε ορισμένες περιπτώσεις, επεξεργασίας ημερολογίων άλλων ανθρώπων αποτελεί ουσιαστικό μέρος της ζωής ενός υπαλλήλου γραφείου.

Για παράδειγμα, ίσως μια ολόκληρη ομάδα χρειάζεται να επεξεργαστεί ένα ενιαίο ημερολόγιο για ένα συνεχιζόμενο έργο, ή ίσως ένας γραμματέας πρέπει να είναι σε θέση να διαχειριστεί το ημερολόγιο του προϊσταμένου τους.

Είναι εύκολο να αποκτήσετε πρόσβαση στο ημερολόγιο κάποιου άλλου, υπό τον όρο ότι έχει το πρόσωπο που κατέχει το ημερολόγιο το κατέστησε κοινόχρηστο με άλλους ανθρώπους Πώς να μοιραστείτε το Ημερολόγιο Google με άλλουςΓια να μοιραστείτε το Ημερολόγιο Google, μπορείτε είτε να κάνετε το ημερολόγιο κοινό ώστε να το δουν όλοι, είτε μπορείτε να το μοιραστείτε με ένα συγκεκριμένο άτομο ή άτομα. Διαβάστε περισσότερα .

Για να προσθέσετε ένα ημερολόγιο, χρειάζεστε είτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του άλλου ατόμου είτε τη μοναδική διεύθυνση URL του ημερολογίου. Το ημερολόγιο θα εμφανιστεί στην αριστερή πλευρά στο πλαίσιο "Άλλα ημερολόγια.”

• Για να το προσθέσετε χρησιμοποιώντας το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, εντοπίστε τη λίστα με τα ημερολόγια στον αριστερό πίνακα, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Προσθέστε το ημερολόγιο ενός φίλου ή Προσθέστε ένα ημερολόγιο συνεργάτη, στη συνέχεια πατήστε Εισαγω.
• Αν θέλετε να το προσθέσετε χρησιμοποιώντας έναν σύνδεσμο ICAL, μεταβείτε στην επιλογή Τα ημερολόγιά μου, κάντε κλικ στο Προσθέστε + εικονίδιο και επιλέξτε Από τη διεύθυνση URL από το μενού.

Βελτιώστε τη διαχείριση του χρόνου με το Ημερολόγιο Google

Αυτές οι επτά συμβουλές και τεχνάσματα θα βοηθήσουν τους εργάτες γραφείου να βελτιώσουν τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούν το Ημερολόγιο Google σε καθημερινή βάση, ενώ ταυτόχρονα θα σας δώσουν έναν τρόπο να ελέγξετε τη διαχείριση του χρόνου σας.

Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τους τρόπους με τους οποίους το Ημερολόγιο Google είναι πιο ισχυρό από το μάτι, ανατρέξτε στο άρθρο μας πώς να χρησιμοποιήσετε το Ημερολόγιο Google ως προσωπικό ημερολόγιο Πώς να χρησιμοποιήσετε το Ημερολόγιο Google ως προσωπικό ημερολόγιο από σήμεραΜπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Ημερολόγιο Google ως ημερολόγιο, ημερολόγιο ή έναν απλό ιχνηλάτη. Με αυτές τις συμβουλές και τα κόλπα του ημερολογίου, μπορεί να είναι κάτι περισσότερο από έναν προγραμματισμό. Διαβάστε περισσότερα και να επισημάνετε την αυτο-βελτίωση στις ημερομηνίες του ημερολογίου.