Γιατί η αναβλητικότητα δεν μπορεί να θεραπευτεί με εφαρμογές διαχείρισης εργασιών [Γνωμοδότηση]

Διαφήμιση

Η διαχείριση του χρόνου είναι κάτι που σχεδόν όλοι μας αγωνιζόμαστε. Για το μεγαλύτερο χρονικό διάστημα έχω αγωνιστεί με αυτό, και σε ορισμένες πτυχές εξακολουθώ να κάνω. Μία από τις πολλές μου μεθόδους για την «υπέρβασή» της έλλειψης διαχείρισης χρόνου ήταν η χρήση εφαρμογών διαχείρισης εργασιών: Θυμηθείτε το γάλα 8 Εύκολοι τρόποι για να διαχειριστείτε τις εργασίες με θυμάστε το γάλα Διαβάστε περισσότερα , Producteev 6 Συμβουλές διαχείρισης έργων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να οργανώσετε τη ζωή σαςΗ διαχείριση του έργου είναι το επάγγελμα του να γίνουν τα πράγματα. Οι συμβουλές μας θα σας βοηθήσουν να εφαρμόσετε την προοπτική, τις δεξιότητες και τα εργαλεία του διαχειριστή του έργου για να οργανώσετε τη δική σας ζωή. Διαβάστε περισσότερα , Toodledo Πώς να προσαρμόσετε το Toodledo να παραγάγει τα πράγματα στην παραγωγή σας την ημέρα σας Διαβάστε περισσότερα , Todoist Todoist - Απλή αλλά ισχυρή εφαρμογή διαχείρισης εργασιών Διαβάστε περισσότερα , Wunderlist Wunderlist συγχρονίζει τις λίστες που χρειάζεστε για τα Windows και Mac Διαβάστε περισσότερα

... Δοκίμασα όλους.

Άρχισα να αντιλαμβάνομαι ότι το πρόβλημα δεν βρισκόταν στην ίδια την εφαρμογή διαχείρισης εργασιών, αλλά περισσότερο μέσα στη συσκευή που χρησιμοποιούσα για την πρόσβαση στην εφαρμογή - στον υπολογιστή μου. Ίσως αν οι εφαρμογές λειτουργούσαν σαν κολλητικές σημειώσεις σε όλη την οθόνη του υπολογιστή σας, θα είμαστε πιο παραγωγικοί μαζί τους. Αλλά και πάλι, αυτό μπορεί επίσης να είναι αντιπαραγωγικό. Στην δική μου εμπειρία, εάν είστε εθισμένοι στον υπολογιστή όπως και εγώ, οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών μπορούν μόνο να επιδεινώσουν το πρόβλημα.

Μην ξεγελάτε τον εαυτό σας

Ας πάρουμε το πιο προφανές από το δρόμο πρώτα. Όλοι μας πείθουμε για τα πράγματα. Για μένα, ήταν ότι ήμουν παραγωγικός όταν δεν ήμουν. Χρησιμοποίησα τους διαχειριστές εργασιών για να αποθηκεύσω όλα όσα έπρεπε να κάνω, αλλά υπήρξαν προβλήματα με την προσέγγισή μου. Πρώτον, ένιωσα ότι θα με κάνουν πιο παραγωγικούς. Αν βρεθήκατε να σκεφτείτε αυτό, τότε είστε στο ίδιο σκάφος που ήμουν. Το μόνο που μπορεί να σας κάνει πιο παραγωγικό είναι εσείς. Εσείς. Δεν υπάρχει κάποια εφαρμογή στο πρόγραμμα περιήγησης ιστού ή στο smartphone σας.

Επόμενο είναι η συνέπεια. Αυτό είναι ένα άλλο πράγμα που οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών δεν μπορούν να κάνουν - δεν μπορούν να σας κάνουν να τις χρησιμοποιήσετε. Μπορούν να διευκολύνουν τη χρήση τους, και κάποιοι κάνουν μια σπουδαία δουλειά σε αυτό, αλλά δεν μπορούν να σας αναγκάσουν να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή ή την ιστοσελίδα και να σας κάνει να δουλεύετε σε πράγματα. Αυτό επιστρέφει στο να είσαι παραγωγικός, όχι στην εφαρμογή. Η εφαρμογή μπορεί να βοηθήσει στην παραγωγικότητα σας εάν έχετε τα σωστά πράγματα στη σειρά, αλλά αν ψάχνετε τρόπους για να θεραπεύσετε την αναβλητικότητα σας, οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών μπορούν να προστεθούν σε αυτήν.

Παραγωγικότητα έναντι της "προσαρμοστικότητας"

"... Οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών μπορούν να προστεθούν μόνο σε αυτήν." Οι ίδιες λέξεις που έληξαν το τελευταίο τμήμα είναι ακριβείς λέξεις που αντιπροσωπεύουν το δεύτερο μάθημα περισσότερο. Και ίσως το προηγούμενο κομμάτι να μην ξεγελάτε τον εαυτό σας και αυτό το τμήμα να επικαλύπτεται μερικά, αλλά υπάρχουν κάποιες διαφορές. Για να μπορέσω να φτάσω σε αυτό, συχνά βρήκα τον εαυτό μου να χρονοτριβεί μέσα στις διάφορες εφαρμογές διαχείρισης εργασιών μου. Πώς θα μπορούσα να το κάνω αυτό με το έργο μου ακριβώς μπροστά μου; Λοιπόν, είναι παρόμοιο με το doodling σε αυτή τη λίστα εργασιών που περιέχει την εργασία της ημέρας σας για να γίνει.

Όπως ήδη γνωρίζετε, η "προσαρμοστικότητα" [pronounced customize-it-iv-it-y] είναι μια εντελώς φτιαγμένη λέξη, που προέρχεται από το λεξιλόγιό μου και εμπνέεται από την "παραγωγικότητα" (ή τουλάχιστον πώς ακούγεται). Το βρήκα αρκετά εμφανές στις δικές μου εμπειρίες με τις εφαρμογές διαχείρισης εργασιών. Η προσαρμοστικότητα είναι βασικά όταν αφιερώνετε περισσότερο χρόνο προσθέτοντας εργασίες και επισημαίνοντας, ταξινομώντας και επισημαίνοντάς τους από ό, τι πραγματικά ολοκληρώνετε και πετυχαίνοντας τα πράγματα. Ένα άλλο χαρακτηριστικό της προσαρμοστικότητας είναι ότι η εφαρμογή διαχείρισης εργασιών σας φαίνεται μεγάλη και φαίνεται ότι έχετε ένα υπέροχο σύστημα, αλλά το πραγματικό επίπεδο εξόδου σας είναι μια άλλη ιστορία.

Μια παρόμοια πρακτική με αυτήν (η οποία μπορεί επίσης να γίνει με τυπικές λίστες επί πληρωμής) είναι να προσθέσετε πράγματα μόνο για να τα ξεπεράσετε. Αυτά είναι συχνά μικρά, ασήμαντα καθήκοντα που πραγματικά δεν θα χρειαστεί να "διαχειριστείτε" και μπορεί να χρειαστεί ακόμη περισσότερος χρόνος για να τα προσθέσετε στην εφαρμογή από ό, τι πραγματικά να τα κάνετε.

Μόνο αληθινά ευεργετική κατά τη διάρκεια της μετάβασης (με ένα smartphone)

Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που αντιμετώπιζαν οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών που με βοήθησαν ήταν η έλλειψη smartphone μου. Όπου οι περισσότερες από αυτές τις εφαρμογές είναι πολύ χρήσιμες εν κινήσει, δεν θα μπορούσα να επωφεληθώ από αυτό το χαρακτηριστικό λόγω της έλλειψης μου μιας έξυπνης κυψελοειδούς συσκευής. Ίσως το βλέμμα μου στις εφαρμογές διαχείρισης εργασιών να είναι λίγο διαφορετικό αν είχα ένα. Ξέρω πότε θα το κάνω, αναμφισβήτητα θα τα δοκιμάσω και θα δούμε πόση διαφορά κάνουν. Μπορώ να φανταστώ την ευκολία να μπορώ να πληκτρολογήσω τη λίστα αγορών σας στο φορητό υπολογιστή σας και στη συνέχεια να την έχετε πρόσβαση στο κατάστημα. Ή αντί να γράφετε όλα τα πράγματα και να χάσετε το χαρτί, τα έχετε ήδη στο τηλέφωνό σας και μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά όλη την ημέρα.

Αλλά αυτό το παίρνει πίσω στο μυαλό μου. Αν δεν έχετε smartphone (και ακόμα πολλοί δεν το κάνουν), οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών είναι ακόμα πιο αντιπαραγωγικές από ό, τι αν το κάνατε.

Λιγότερο χρήσιμο για εργασίες εκτός υπολογιστή

Εάν κάθεστε στον υπολογιστή σας προσπαθώντας να "διαχειριστείτε" εργασίες που δεν μπορούν να γίνουν σε έναν υπολογιστή, απλώς παρατείνετε την αναβλητικότητα σας. Ωστόσο, κάπως έχετε πείσει τον εαυτό σας να σκέφτεστε ότι εργάζεστε σε αυτό. Ακούγεται οικείο? Μου συμβαίνει. Έχω συχνά ασκείται προσαρμοστικότητα με εργασίες που πραγματικά δεν χρειάζεται να γίνουν στον υπολογιστή μου, όμως προσπαθώ να το κάνω ο υπολογιστής μου δίπλα μου, ενώ τα κάνω έτσι ώστε να μπορώ να τα ξεπεράσω ή να τα αναφερθώ στη διαχείριση εργασιών app. Αυτό βοηθά μόνο στην απόσπαση της προσοχής γιατί πιθανότατα (αν δεν είμαι υπερκριτισμένος, που δεν είμαι) έχουν και άλλες καρτέλες και προγράμματα ανοικτά: Facebook, TweetDeck, Το Gmail (το οποίο είναι χειρότερο από οποιαδήποτε εφαρμογή διαχείρισης εργασιών, καθώς υπάρχουν παραγωγικά και μη παραγωγικά θέματα που αναμιγνύονται και τα οποία απαιτούν όλα τα άμεσα προσοχή.).

Κατώτατη γραμμή, αν χρησιμοποιείτε λογισμικό διαχείρισης εργασιών, ίσως πρέπει να προσπαθήσετε να μην συμπεριλάβετε τις μη σχετικές με τον υπολογιστή εργασίες σας για να ξεφύγετε από αυτό για λίγο. Συν, η διαφυγή τεχνολογίας είναι πάντα καλό για το μυαλό σας Πάρτε ένα διάλειμμα από το Διαδίκτυο - θα ευχαριστήσετε τον εαυτό σας αργότερα [γνώμη]Ω, το Διαδίκτυο. Μια από τις πιο σύγχρονες εφευρέσεις του παρελθόντος αιώνα, ίσως ακόμη και σε όλη την ανθρώπινη ιστορία. Ποτέ πριν, όλα δεν ήταν τόσο διαθέσιμα σε τόσο λίγη προσπάθεια για τόσο χαμηλό a ... Διαβάστε περισσότερα .

Το Internet είναι (σχεδόν) πάντα υποχρεωτικό

Όλα τα προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών μπορούν να βοηθήσουν στην απόσπαση της προσοχής εάν δεν εστιάζετε, αλλά το Διαδίκτυο είναι ένας εφιάλτης για να γίνουν τα πράγματα. Αυτό για μένα είναι ένας άλλος λόγος για τον οποίο οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών είναι επιβλαβείς για την παραγωγικότητα, επειδή είστε στην άμεση πηγή της απόσπασης της προσοχής (για τις περισσότερες εφαρμογές, παρόλο που ορισμένες λειτουργούν καλά χωρίς το Διαδίκτυο). Είναι σαν να βάζετε το κυβικό δεξιό κτύπημά σας στη μέση μιας πολυσύχναστης τομής και στη συνέχεια σκεφτείτε ότι θα ολοκληρώσετε τη δουλειά σας. Προφανώς αυτό είναι παράλογο - δεν θα λειτουργούσε. Θα υπήρχε αναταραχή, κίνδυνοι, πόσο μάλλον ο άνεμος φυσάει τα χαρτιά σας κάθε πού. Χρειάζεται να συνεχίσω; Σκέφτηκα έτσι... γιατί γιατί απορρίπτουμε το Διαδίκτυο; Λοιπόν, αυτό απαιτεί σίγουρα μια μορφή πειθαρχίας και αυτό δεν είναι το σφάλμα εφαρμογών διαχείρισης εργασιών. Αλλά μερικές φορές, δικαιολογούσα να μην απενεργοποιώ το Wi-Fi επειδή χρησιμοποιώ μια εφαρμογή διαχείρισης εργασιών. Αυτό δεν συμβαίνει πάντα, αλλά μπορεί να διαδραματίσει κάποιο ρόλο. Στη συνέχεια, πριν το ξέρω, είμαι μακριά σε κάποια ιστοσελίδα δεν έχω ιδέα πώς πήρα.

συμπέρασμα

Ίσως είμαι σε αυτό μόνο και κανείς δεν θα μπορέσει να συνδεθεί με αυτό το άρθρο, αλλά ακόμα κι έτσι, θέλω να είναι μια προειδοποίηση για να σας κρατήσει από το να πέσετε σε αυτή την παγίδα. Δεν κατηγορώ το λογισμικό διαχείρισης εργασιών. Έχω πραγματικά γνώρισε τους λαούς πίσω από το Producteev και νομίζω ότι είναι μια θαυμάσια εφαρμογή, αλλά ακόμη και με αυτό, βρήκα τον εαυτό μου να πέσει σε αυτή την τάση. Η τάση είναι η δικαιολογία για αναβολή, η μείωση της παραγωγικότητας και η σκέψη ότι κάνω καλά επειδή χρησιμοποιώ μία από τις εφαρμογές. Έχω επίσης διαπιστώσει ότι εάν είστε αρκετά απασχολημένοι και δώσετε στον εαυτό σας πνευματικές προθεσμίες ή αποκλείετε σημεία σε ένα χρονοδιάγραμμα, η ανάγκη σας για ένα διευθυντή εργασιών μειώνεται. Όλες οι ροές εργασίας μας είναι διαφορετικές και μερικές εξαρτώνται από τις εφαρμογές διαχείρισης εργασιών για να κάνουν τα πάντα και να παραμείνουν οργανωμένα. Μπορώ να έχω σχέση με αυτό και υπήρξαν στιγμές όπου ήταν πολύ ευεργετικές. Αλλά το επιχείρημά μου είναι να μην τα επικαλεστείτε και αν βρεθείτε να μην χρειάζεται να προσθέσετε καθήκοντα, μην κάνετε τον εαυτό σας μόνο για να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή.

Μια τελευταία σκέψη είναι ότι οι εφαρμογές διαχείρισης εργασιών μπορώ να είναι επωφελής, αν έχετε τα σωστά πράγματα στη θέση σας.

Είχατε μια καλή ή κακή εμπειρία με τις εφαρμογές διαχείρισης εργασιών; Δεν ρωτάω για συγκεκριμένα, αλλά μόνο για τη συνολική σας εμπειρία με αυτά γενικά. Έχετε διαφορετική προοπτική για να ξεπεράσετε την αναβλητικότητα που θεωρείτε ότι μου λείπει σε αυτό το άρθρο; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας στα σχόλια!

Image Credit: Παρακολούθηση που καλύπτεται σε κολλώδεις σημειώσεις μέσω του Shutterstock
Image Credit: Δημοσίευση Σημείωση Με Αργοπορημένα Μήνυμα μέσω Shutterstock
Image Credit: Smartphone Με το Check Mark μέσω Shutterstock
Image Credit: Internet Laptop μέσω του Shutterstock