Διαχείριση κόστους εκτύπωσης & Αποκοπή απορριμμάτων χαρτιού με τη δημιουργία ενός διακομιστή εκτύπωσης με το PaperCut

Διαφήμιση

Στην οικογένειά μου, τα παιδιά μου εκτυπώνουν σχεδόν όλα όσα βρίσκουν στο διαδίκτυο. Είτε πρόκειται για σελίδες χρωματισμού, παζλ ή άρθρα, θα το βρείτε στοιβάζονται στο γραφείο μας στο σαλόνι. Αυτό πάντα με τρελαίνει γιατί το μελάνι είναι τόσο ακριβό.

Εδώ, στο MUO, ψάχναμε πάντα τρόπους για τη διατήρηση των πόρων του εκτυπωτή. Karl κάλυψη PrintWhatYouLike PrintWhatYouLike - Αποθήκευση χαρτιού και μελανιού κατά την εκτύπωση ιστοσελίδων Διαβάστε περισσότερα , που βοηθάει στην εξοικονόμηση χαρτιού και μελανιού. Η Τίνα προσέφερε επίσης ένα εξαιρετικό άρθρο Πώς να αποθηκεύσετε το μελάνι του εκτυπωτή και να το διαρκέσει περισσότερο Διαβάστε περισσότερα γεμίζοντας με συμβουλές για να παρατείνετε τη διάρκεια ζωής της κασέτας εκτύπωσης.

Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους τόσο για τις επιχειρήσεις όσο και για τις οικογένειες που περιορίζουν τους χαμένους πόρους είναι η προσπάθεια να βρεθούν εναλλακτικές λύσεις για τη χρήση των τυπωμένων αντιγράφων. Μία από τις στρατηγικές για να επιτευχθεί αυτό είναι η ανάθεση μιας τιμής σε κάθε εκτυπωμένη σελίδα και ο περιορισμός κάθε χρήστη σε έναν ορισμένο αριθμό εκτυπώσεων για μια συγκεκριμένη περίοδο.

Κάθε εφαρμογή που κάνει αυτό είναι ουσιαστικά λογισμικό διακομιστή εκτύπωσης. Ενώ μπορεί να είναι δυνατό να βρείτε δωρεάν λογισμικό διακομιστή εκτυπωτή, δεν είναι πάντα εύκολο να βρείτε μια εφαρμογή που να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τον όγκο εκτύπωσης από συγκεκριμένους χρήστες ή ομάδες. Μια εφαρμογή που διαπίστωσα ότι κάνει αυτό καλά PaperCut, διαθέσιμο για Windows, Mac και Linux.

Εγκατάσταση του PaperCut

Το PaperCut είναι στην πραγματικότητα μια υψηλής ποιότητας, επαγγελματική εφαρμογή διακομιστή εκτυπώσεων, αλλά προσφέρει μια πλήρως λειτουργική δωρεάν έκδοση, εάν δεν έχουν ρυθμιστεί περισσότεροι από πέντε χρήστες στο σύστημα. Αν το δημιουργείτε για την οικογένειά σας ή έχετε μια μικρή επιχείρηση, τότε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την εφαρμογή για δωρεάν.

Η ρουτίνα ρύθμισης ρυθμίζει το διακομιστή εκτύπωσης για εσάς και ρυθμίζετε το με την πρόσβαση http://localhost: 9191 στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Η πρώτη σας επιλογή είναι αν θέλετε να εγκαταστήσετε την εφαρμογή στον υπολογιστή σας ως κύριο διακομιστή εκτυπώσεων, δευτερεύοντα διακομιστή εκτύπωσης, διακομιστή εκτύπωσης στο Web ή ως διακομιστή μεσολάβησης Internet.

Ρυθμίστε το λογαριασμό διαχειριστή σας και επιλέξτε έναν καλό κωδικό πρόσβασης. Εάν κάποιος μπορεί να πάρει σε αυτό το λογαριασμό, μπορεί να τροποποιήσει λίγο το υπόλοιπο του λογαριασμού σε ό, τι θέλει, το οποίο θα νικήσει ολόκληρο το σκοπό της κατοχής του διακομιστή.

Στο επόμενο βήμα, όταν ρυθμίζετε τις προεπιλεγμένες δαπάνες ανά σελίδα, θυμηθείτε ότι αυτό δεν πρέπει απαραίτητα να είναι πραγματικά χρήματα. Αν το ρυθμίσετε σε κάποιο δημόσιο σημείο όπου πληρώνονται οι πελάτες, τότε αυτό θα αντανακλά ένα πραγματικό κόστος ανά σελίδα. Αλλά, αν το τοποθετείτε σε ένα σπίτι, αυτό απλά ορίζει πόσα σελίδες ανά δολάριο που μπορεί να εκτυπώσει ο χρήστης σας.

Έτσι, εάν θέλετε να περιορίσετε τα παιδιά σας (ή το προσωπικό) σε περίπου 50 σελίδες το μήνα, θα ορίσετε το προεπιλεγμένο κόστος ανά σελίδα σε $ 0.10 και θα ορίσετε την πίστωση χρήστη στο επόμενο βήμα σε $ 5.00. Ωστόσο, εάν το χρησιμοποιείτε αυστηρά ως διακομιστής εκτύπωσης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση και καταγραφή της δραστηριότητας του εκτυπωτή, τότε ρυθμίστε το με όλα τα μηδενικά.

Το τελευταίο βήμα είναι η εισαγωγή χρηστών από το δίκτυό σας. Εάν το λογισμικό εκτελείται σε εταιρικό περιβάλλον, έχει τη δυνατότητα να εισάγει από ένα σύστημα που χρησιμοποιεί Windows Active Directory ή LDAP. Οι περισσότεροι οικιακοί χρήστες θα χρησιμοποιήσουν απλά Windows Standard.

Χρησιμοποιώντας το Λογισμικό

Μόλις εγκατασταθείτε, είστε έτοιμοι να αρχίσετε να εξερευνούν το σύστημα. Η διαχείριση χρηστών είναι πολύ απλή και απλή. Η Λίστα χρηστών εμφανίζει ένα γρήγορο ιστορικό όλων των ισορροπιών και έναν αριθμό εργασιών εκτύπωσης για κάθε χρήστη. Με μια ματιά μπορείτε να εντοπίσετε τους βαρύς παίκτες σας.

Αν ενδιαφέρεστε να προσδιορίσετε τους χρόνους εκτύπωσης αιχμής της ημέρας, της εβδομάδας ή του μήνα, απλά κάντε κλικ σε ένα από τα ονόματα χρηστών και μετακινηθείτε προς τα κάτω στην επιλογή "Στατιστικά & Ιστορία"Όπου μπορείτε να αναθεωρήσετε μια ιστορική τάση για τις τελευταίες 30 ημέρες εργασιών εκτύπωσης.

Εάν θέλετε, μπορείτε επίσης να ομαδοποιήσετε πολλούς χρήστες σε έναν λογαριασμό με κοινόχρηστο υπόλοιπο. Αυτό είναι ίσως πιο συνηθισμένο για τις επιχειρήσεις όπου το κόστος εκτύπωσης θα βγει από τον προϋπολογισμό του τμήματος.

Μπορείτε να προσθέσετε όσους περισσότερους κοινόχρηστους λογαριασμούς επιθυμείτε και να αντιστοιχίσετε ένα κοινόχρηστο υπόλοιπο ανά λογαριασμό. Απλά λάβετε υπόψη ότι με την δωρεάν έκδοση επιτρέπονται 5 χρήστες, οπότε ο κοινός λογαριασμός δεν είναι αρκετά χρήσιμος στην ελεύθερη έκδοση. Ωστόσο, εάν επιθυμείτε να είστε δημιουργικοί, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν χρήστη ανά τμήμα και να έχετε εργαζόμενους συνδεδεμένους στο λογαριασμό "user" του τμήματος.

Τέλος, θα θέλετε μια επισκόπηση όλων των δραστηριοτήτων του εκτυπωτή. Το καλύτερο μέρος για να το κάνετε αυτό είναι στην καρτέλα "Αναφορές". Σε αυτή τη σελίδα θα βρείτε μια λίστα όλων των ειδών συνοπτικών αναφορών, όπως η δραστηριότητα ανά χρήστη, μια λίστα με τους πιο συχνούς χρήστες και πολλές άλλες περιλήψεις ταξινομημένες ανά λογαριασμό ή ομάδα.

Μπορείτε να εξαγάγετε όλες αυτές τις αναφορές ως μορφή CSV, HTML ή PDF. Συνολικά, η εφαρμογή είναι ίσως ο πιο γρήγορος και ευκολότερος τρόπος για τη δημιουργία ενός διακομιστή εκτύπωσης που δεν παρακολουθεί μόνο τη δραστηριότητα του εκτυπωτή, αλλά και σας δίνει έναν απλό τρόπο περιορίστε τους χρήστες από την "υπερβολική εκτύπωση". Ας ελπίσουμε ότι αυτό θα οδηγήσει τους χρήστες σας να έρχονται με πιο καινοτόμους και δημιουργικούς τρόπους να χρησιμοποιούν τα δεδομένα αντί να το εκτυπώνουν σκληρά αντίγραφο.

Δοκιμάστε το PaperCut και ενημερώστε μας τι πιστεύετε. Γνωρίζετε άλλες παρόμοιες ή καλύτερες δωρεάν εφαρμογές διακομιστή εκτύπωσης διαθέσιμες για πολλαπλές πλατφόρμες; Μοιραστείτε τις ιδέες σας στην παρακάτω ενότητα σχολίων.

Πιστοποίηση εικόνας: Lotus Head