Πώς να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας με τις συνεδρίες Jam και το Ημερολόγιο Google

Διαφήμιση

Ορισμένες συμβουλές για την παραγωγικότητα φαινομενικά χρειάζονται τόσο χρόνο για να εφαρμοστούν, αμέσως αισθάνεστε απογοητευμένοι διαβάζοντας για αυτές. Οι συνεδρίες μαρμελάδας είναι διαφορετικές.

Ίσως οι μόνες συνεδρίες εμπλοκής που γνωρίζετε αφορούν μουσικούς που συνεργάζονται δημιουργικά και αυθόρμητα. Αλλά υπάρχουν επίσης συνεδρίες εμπλοκής που σχετίζονται με την παραγωγικότητα. Ας δούμε πώς μπορείτε να τα προσθέσετε στην ημέρα σας.

Τι είναι μια συνάντηση Jam και πώς αυξάνει την παραγωγικότητα;

Για λόγους παραγωγικότητας, μια περίοδος μαρμελάδας είναι a καθορισμένο χρονικό διάστημα Time Blocking - Το μυστικό όπλο για καλύτερη εστίασηΨάχνετε για έναν πιο αποτελεσματικό τρόπο οργάνωσης των ημερών εργασίας σας; Δοκιμάστε τον αποκλεισμό χρόνου. Αυτή η τακτική διαχείρισης χρόνου μπορεί να σας βοηθήσει να σας κρατήσουμε σε καλό δρόμο, ενώ παράλληλα κρατάτε περισπασμούς, καθυστερήσεις και αντιπαραγωγική πολυλειτουργικότητα στον κόλπο. Διαβάστε περισσότερα για την αποκλειστική εστίαση στις προτεραιότητες. Το μήκος μιας συνεδρίασης μαρμελάδας ποικίλλει, αλλά είναι συνήθως 60 έως 90 λεπτά. Σχεδιάστε να έχετε τουλάχιστον δύο, ίσως τρεις, συνεδρίες εμπλοκής σε μια μέρα.

Οι συνεδρίες μαρμελάδας παρέχουν ισχύ παραγωγικότητας επόμενου επιπέδου, αναγκάζοντάς σας να βάζετε ενέργεια στις σημαντικότερες εργασίες σας. Με άλλα λόγια, μην ξεκινάτε μια συνεδρία μαρμελάδας πριν αποφασίσετε ποιες είναι οι προτεραιότητές σας.

Επίσης, βεβαιωθείτε ότι οι ευθύνες που συναντάτε είναι πραγματικά κρίσιμες για την επίτευξη των στόχων. Για παράδειγμα, εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης, οι στόχοι σας πιθανώς να εστιάζουν στην κερδοφορία. Εάν είστε κάποιος πρόθυμος να προχωρήσετε στην εταιρική σκάλα, πιθανόν να εργαστείτε σκληρά για την εξέλιξη της σταδιοδρομίας.

Η χρονική ευαισθησία των συνόδων jam λειτουργεί επίσης ως κίνητρο. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν χρονομετρητές αντίστροφης μέτρησης κατά τη διάρκεια κάθε μιας. Μια γρήγορη ματιά στο μειούμενο χρόνο στο ρολόι μπορεί να είναι αρκετό για να σας κρατήσει σε καλό δρόμο.

Ωστόσο, οι συνεδρίες μαρμελάδας δεν θα λειτουργήσουν σωστά εάν δεν καταλαβαίνετε πώς να εφαρμόσετε τις αρχές τους. Ελέγξτε τις παρακάτω προτάσεις με δυνατότητα προσφυγής. Αφορούν τις τεχνικές και τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε ήδη ή μπορείτε να μάθετε εύκολα.

1. Σημειώστε τον εαυτό σας ως "Απασχολημένος" χωρίς να δώσετε λεπτομέρειες

Γνωρίζατε ότι είναι δυνατό να υποδείξετε ότι δεν είστε διαθέσιμοι στο Ημερολόγιό σας Google χωρίς να δώσετε λεπτομέρειες για το γιατί;

Όταν προσθέτετε ένα νέο συμβάν στο ημερολόγιό σας, κάντε κλικ στο Περισσότερες επιλογές κουμπί.

Βεβαιωθείτε ότι το συμβάν σας εμφανίζεται ως Απασχολημένος σε οποιονδήποτε μπορεί να δει το ημερολόγιό σας.

Αυτό το χαρακτηριστικό είναι βολικό αν θέλετε να δοκιμάσετε ιδιωτικές περιόδους μαρμελάδας για λίγο, χωρίς να αφήσετε κανέναν άλλο να ξέρει τι κάνετε.

2. Προσθέστε αναφορές εμπλοκής στο προσωπικό σας ημερολόγιο Google

Τα Κοινά Ημερολόγια Google εξυπηρετούν τους σκοπούς τους. Ωστόσο, μπορούν να γίνουν χαοτικοί καθώς ο αριθμός των χρηστών με πρόσβαση αυξάνεται. Αυτός είναι ο λόγος που είναι έξυπνο να υποδεικνύετε τους χρόνους συνεδριάσεων μαρμελάδας σε ένα ιδιωτικό Ημερολόγιο Google.

Για να δημιουργήσετε ένα νέο Ημερολόγιο Google που μόνο εσείς μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση, μεταβείτε στο Ημερολόγιο Google και επικεντρωθείτε στο αριστερό μενού.

Ψάξτε για το Τα ημερολόγιά μου και, στη συνέχεια, εντοπίστε το σύμβολο συν πάνω από αυτό. Είναι ακριβώς στα δεξιά του Προσθέστε το ημερολόγιο ενός φίλου επιλογή.

Κάντε κλικ στο συν το σύμβολο, στη συνέχεια επιλέξτε Νέο ημερολόγιο.

Από εκεί, θα ξεκινήσετε ένα πλαίσιο ρυθμίσεων όπου μπορείτε να υποδείξετε ένα όνομα για το ημερολόγιο. Εάν θέλετε, κάντε ένα ημερολόγιο μόνο για συνεδρίες εμπλοκής. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία ημερολογίου.

Μετά από αυτό, θα δείτε ένα γκρι πλαίσιο στο κάτω μέρος της οθόνης σας. Επιβεβαιώνει τη δημιουργία του ημερολογίου και έχει ένα Διαμορφώστε σύνδεση σε αυτό. Κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο ανοίγει ένας μεγάλος πίνακας επιλογών.

Μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο ημερολόγιο μόνο σε εσάς. Ωστόσο, να θυμάστε ότι οι συνεδρίες μαρμελάδας είναι αδιάλειπτα κομμάτια χρόνου. Γι 'αυτό μπορείτε να μοιραστείτε το ημερολόγιο με έναν σύζυγο, αφεντικό ή βοηθό. Στη συνέχεια, το άτομο μπορεί να αναφέρεται σε αυτό και να γνωρίζει πότε το χρόνο σας είναι εκτός ορίων.

Θέλετε να προσθέσετε συνεδρίες εμπλοκής σε ένα υπάρχον ιδιωτικό ημερολόγιο, αντί να δημιουργήσετε ένα νέο;

Σκεφτείτε χρησιμοποιώντας ένα σύστημα κωδικοποίησης χρωμάτων Πώς να βελτιστοποιήσετε το Ημερολόγιο Google με προσαρμοσμένες ρυθμίσειςΈχετε προσαρμόσει τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Ημερολογίου Google για να καλύψετε τις ανάγκες σας; Μερικά μόνο κλικ θα σας βοηθήσουν να είστε πιο οργανωμένοι και να εξοικονομήσετε χρόνο. Διαβάστε περισσότερα . Κάντε κλικ στην περιοχή του ημερολογίου που έχει τεθεί στην άκρη για μια περίοδο μαρμελάδας. Κάνοντας αυτό ανοίγει ένα πλαίσιο συμβάντος. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε ένα όνομα και ώρα και να επιλέξετε το κατάλληλο ημερολόγιο αν έχετε πολλά. Ωστόσο, αντί να κάνετε κλικ στο μπλε Αποθηκεύσετε κουμπί, επιλέξτε Περισσότερες επιλογές στα αριστερά του.

Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε ένα χρώμα για την εκδήλωση, να επισημάνετε τον εαυτό σας ως διαθέσιμο ή απασχολημένο και πολλά άλλα. Η χρήση ειδικών χρωμάτων για τις συνεδρίες εμπλοκής σας επιτρέπει να επαληθεύσετε τη διαθεσιμότητα με μια ματιά.

3. Προτεραιότητα στα στοιχεία της λίστας υποχρεώσεων

Εάν είστε σαν μερικοί άνθρωποι, γράφετε αποδιοργανωμένες λίστες υποχρεώσεων χωρίς να κατατάσσετε τις εργασίες ανάλογα με την προτεραιότητα. Ευτυχώς, υπάρχουν πολλοί τρόποι να να οργανώνουν τις ευθύνες κατά σειρά σπουδαιότητας.

Θυμηθείτε, αυτή είναι μια βασική αρχή των συνόδων μαρμελάδας: εστιάζετε μόνο στα πιό πιεστικά τα καθήκοντα που σας οδηγούν πιο κοντά στους στόχους σας Πώς να κάνετε ομάδες εργασίας με το ημερολόγιο Google για να αυξήσετε την εστίαση και την παραγωγικότηταΤο multitasking δεν λειτουργεί. Θα σας δείξουμε πώς μπορείτε να χτυπάτε τα κόστη μεταγωγής με τη διεξαγωγή πολλών παρόμοιων εργασιών. Αυτό θα επιταχύνει την εστίαση και την παραγωγικότητά σας. Διαβάστε περισσότερα .

Η εύρεση προτεραιοτήτων δύσκολη; Δοκιμάστε να γράψετε πρώτα όλες τις εργασίες σας. Μπορεί να έχετε 20 ή περισσότερα και αυτό είναι εντάξει.

Στη συνέχεια, περιορίστε την ομάδα εργασιών κάτω στα πρώτα τρία έως πέντε σημεία που πρέπει να κάνετε. Αυτά τα καθήκοντα είναι τα πράγματα που πρέπει να προσέξουμε κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίας μαρμελάδας.

4. Κάντε τις εργασίες πιο ευέλικτες με το χαστούκι

Chunking, ή μπλοκάρισμα χρόνου Τρόπος αποκλεισμού χρόνου στο Ημερολόγιο Google για μια παραγωγική μέρα εργασίαςΑγωνίζεστε με τη διαχείριση του χρόνου; Σας παρουσιάζουμε πώς μπορείτε να αποκλείσετε το χρόνο σας στο Ημερολόγιο Google για να αυξήσετε την εστίαση, να μειώσετε το άγχος και να αυξήσετε την παραγωγικότητα. Διαβάστε περισσότερα , είναι μια στρατηγική ενίσχυσης της παραγωγικότητας που μπορείτε να εφαρμόσετε σε μια συνεδρία μαρμελάδας. Θα μπορούσε να περιλαμβάνει τη διάσπαση μεγάλων εργασιών σε μικρότερα τμήματα. Εναλλακτικά, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να συνδυάσετε παρόμοιες εργασίες σε μία.

Η δημιουργία μιας παρουσίασης του PowerPoint είναι ένα παράδειγμα μιας ουσιαστικής δουλειάς. Ίσως να μην τελειώσετε σε μια συνεδρίαση μαρμελάδας. Ωστόσο, θα μπορούσατε να εξαρτήσετε από την αποκόλληση και την τμηματοποίηση ενός αντικειμένου σε πολλά. Δημιουργήστε καταχωρίσεις για την οριστικοποίηση της επιλογής του σχεδιασμού διαφανειών, την εισαγωγή του κειμένου, την προσθήκη εικόνων κ.ο.κ.

Εναλλακτικά, ίσως ήρθε η ώρα να αγοράσετε προϊόντα γραφείου σύντομα, αλλά δεν έχετε επιλέξει ακόμη έναν λιανοπωλητή. Μην γράφετε ένα στοιχείο λίστας με τίτλο "Τιμές έρευνας για προμήθειες" και ένα άλλο που αναφέρει "Αγορά προμηθειών". Αντ 'αυτού, συνδυάστε τα δύο σε ένα ενιαίο στοιχείο λίστας υποχρεώσεων: "Προσδιορίστε τις τιμές για τα αναλώσιμα και αγοράστε απαραίτητα στοιχεία. "

Χρησιμοποιώντας το χαστούκι για να χωρίσετε μεγάλες εργασίες σας κάνει να αισθανθείτε λιγότερο συγκλονισμένοι.

Από την άλλη πλευρά, η μετατροπή παρόμοιων μικρότερων ευθυνών σε μία συντομεύει τη λίστα υποχρεώσεων και την καθιστά πιο συγκεκριμένη.

Το κυνήγι δίνει κατεύθυνση στις συνεδρίες μαρμελάδας σας. Βοηθά στην τμηματοποίηση της λίστας υποχρεώσεων, καθιστώντας τα στοιχεία της δράσης πιο ορατά.

5. Προσθήκη στοιχείων λίστας υποχρεώσεων που θέτουν προσδοκίες για άλλους

Οι συνεδρίες μαρμελάδας γίνονται άχρηστες αν είστε αποσπασμένοι. Ωστόσο, ίσως δεν συνηθίζετε να αγνοείτε όλες τις εισροές από άλλους για καθορισμένες χρονικές περιόδους.

Σε αυτή την περίπτωση, οι άνθρωποι με τους οποίους αλληλεπιδράτε πιθανότατα δεν είναι εξοικειωμένοι με την μη ανταπόκριση από εσάς.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η λίστα εργασιών σας για μια ημέρα με προγραμματισμένη συνεδρία εμπλοκής θα πρέπει να παρέχει χρόνο για τον καθορισμό των προσδοκιών. Μπορείτε να ρυθμίσετε αυτόματες ανταποκρίσεις μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνυμάτων κειμένου που περιγράφουν το χρονικό διάστημα που δεν θα είστε διαθέσιμος. Αν είστε άτομο που ζητάει, θεωρήστε τον προσδιορισμό ενός εναλλακτικού ατόμου επαφής στην απουσία σας.

Τέλος, τοποθετήστε το τηλέφωνό σας σε κατάσταση λειτουργίας αεροπλάνου για να εξασφαλίσετε μια συνάντηση εμπλοκής χωρίς μέγιστη παραγωγικότητα.

6. Κατανοήστε την αλλαγή των προτεραιοτήτων

Ένας από τους κύριους κανόνες μιας συνεδρίασης μαρμελάδας είναι ότι εσείς θέτετε ενέργεια μόνο στις προτεραιότητες.

Ωστόσο, πρέπει επίσης να έχετε κατά νου ότι οι στόχοι σας μπορούν να κυμανθούν. Λόγω των επείγουσων προθεσμιών και των απροσδόκητων αιτημάτων, είναι μερικές φορές απαραίτητη η εκ νέου ιεράρχηση προτεραιοτήτων.

Η σύνοδος μαρμελάδας σας είναι μια χρονική περίοδος που είναι προσανατολισμένη στις εργασίες. Εξετάστε τα πράγματα που σκοπεύετε να ολοκληρώσετε κατά τη διάρκεια της συνεδρίας σας, καθώς υπόκεινται σε αλλαγές όταν οι ανάγκες σας γίνονται. Χρησιμοποιήστε την ίδια νοοτροπία κατά την οργάνωση και την αναδιάταξη της λίστας υποχρεώσεων.

Τι θα κάνετε στην πρώτη σας συνάντηση Jam;

Ίσως θελήσατε να δοκιμάσετε τις μαρμελάδες για λίγο ή μόνο για να μάθετε γι 'αυτούς από την ανάγνωση αυτού του άρθρου. Και στις δύο περιπτώσεις, τώρα καταλαβαίνετε γιατί οι συνεδρίες μαρμελάδας αξίζουν και πώς θα μπορούσαν να σας βοηθήσουν να πετύχετε. Χρησιμοποιήστε τις παραπάνω συμβουλές για να κάνετε τις συνεδρίες εμπλοκής μέρος της καθημερινής σας ρουτίνας.

Τι θα αφήσετε χρόνο για αυτή την εβδομάδα; Πείτε μας στα παρακάτω σχόλια.

Image Credit: leungchopan /Depositphotos