Πώς να χρησιμοποιήσετε το Evernote για να διαχειριστείτε τις συναντήσεις σας

Διαφήμιση

Γνωρίζατε ότι τα πιο πρόσφατα εργαλεία που παρέχει η Evernote καθιστούν μια πολύ χρήσιμη εφαρμογή για τη διαχείριση των συνεδριάσεων;

Διοργάνωση και διαχείριση συναντήσεων Online Οδηγός Συσκέψεων: Λογισμικό και ΣτρατηγικήΟι σύγχρονες υπηρεσίες τηλεδιάσκεψης είναι εύχρηστες και είναι διαθέσιμες σε όλους όσους διαθέτουν υπολογιστή ή smartphone. Η δυνατότητα σύνδεσης και συναντήσεως με τους χρήστες στο διαδίκτυο σημαίνει ότι δεν περιορίζουμε πλέον τη γεωγραφική θέση. Διαβάστε περισσότερα είναι ένα κουραστικό αλλά σημαντικό κομμάτι για να γίνουν τα πράγματα και δεν συνειδητοποίησα πόσο χρήσιμη είναι η Evernote για τη δημιουργία ημερήσιας διάταξης συνεδριάσεων και τη λήψη πρακτικών μέχρι πρόσφατα. ο πιο πρόσφατα χαρακτηριστικά 8 Αναβαθμίσεις Evernote πρέπει να ξέρετε γιαΦαίνεται ότι κάθε άλλο μήνα, η Evernote παίρνει επιπρόσθετες αναβαθμίσεις. Λίγες απελευθερώνονται ήσυχα, ενώ άλλοι αναμένονται από τους μεγάλους χρήστες του Evernote. Από τότε που έγραψα το τελευταίο μου άρθρο σχετικά με το νέο σχέδιο της Evernote και ... Διαβάστε περισσότερα

για να προσθέσετε λίστες, να δημιουργήσετε πίνακες, να μοιραστείτε σημειώσεις και σημειωματάρια και να προσαρτήσετε έγγραφα, καθιστά το Evernote ιδανικό εργαλείο για τη διαχείριση των συνεδριάσεων.

Αν είστε νέοι στην Evernote, κατεβάστε δωρεάν ανεπίσημο εγχειρίδιο Evernote Πώς να χρησιμοποιήσετε το Evernote: Το Ανεπίσημο ΕγχειρίδιοΗ εκμάθηση της χρήσης του Evernote από μόνος σας διαρκεί πολύ. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο έχουμε συγκεντρώσει αυτόν τον οδηγό για να σας δείξει πώς να επωφεληθείτε πλήρως από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά του Evernote. Διαβάστε περισσότερα να ξεκινήσουν να λειτουργούν σε χρόνο μηδέν.

Δημιουργήστε ένα πρότυπο

Όλες οι ομάδες, οι επιτροπές και οι οργανώσεις έχουν μοναδικές ανάγκες και σκοπούς, αλλά όταν πρόκειται για τη δημιουργία μιας ημερήσιας διάταξης, υπάρχουν ορισμένα τυποποιημένα στοιχεία που πιθανώς θα συμπεριλάβετε σε κάθε σύσκεψη. Πριν από την επόμενη συνάντησή σας, δημιουργήστε ένα πρότυπο σημείωσης που θα χρησιμοποιηθεί για την ημερήσια διάταξη και τα πρακτικά της συνάντησής σας.

Προτιμώ να χρησιμοποιώ το χαρακτηριστικό πινάκων Evernote για την ημερήσια διάταξη και τα λεπτά επειδή αυτόματα αλλάζει το μέγεθος καθώς προστίθεται περιεχόμενο. Οι στήλες και οι σειρές δεν μπορούν να προστεθούν ή να διαγραφούν, αλλά δεδομένου ότι χρησιμοποιώ τον πίνακα ως πρότυπο, αυτό δεν είναι μεγάλο πρόβλημα. Η προσθήκη των ονομάτων των τακτικών παρευρισκομένων καθιστά ευκολότερο να ελέγξετε ποιος παρέστη στη συνεδρίαση.

Διατηρώ την ημερομηνία και την ώρα της συνάντησης στην ενότητα τίτλου της σημείωσης για να διευκολύνω τον εαυτό μου και τα άλλα μέλη της ομάδας να εντοπίσουν αυτές τις πληροφορίες. Ένα άλλο ελκυστικό κομμάτι μορφοποίησης για μια ατζέντα είναι το ειδικό στοιχείο οριζόντιας παραγγελίας της Evernote (Μορφή> Εισαγωγή οριζόντιου κανόνα).

Διπλασιάστε τη σημείωση της ημερήσιας διάταξης και δοκιμάστε την την επόμενη φορά που θα πραγματοποιήσετε μια πραγματική συνάντηση για να δείτε τι χρειάζεται να αναθεωρηθεί. Όταν είστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα, μπορείτε να αντιγράψετε το πρότυπο για μελλοντικές συναντήσεις και βεβαίως να κρατήσετε όλες τις σημειώσεις της συνάντησης σε ένα σημειωμένο σημειωματάριο. Μπορείτε επίσης να εξαγάγετε (Αρχείο> Σημείωση εξαγωγής) τη σημείωση του προτύπου στον φάκελο εγγράφων σας ή στο λογαριασμό Dropbox και επανεισαγωγή ενός αντιγράφου όταν χρειάζεται.

Σύνδεση με άλλες σημειώσεις

Κατά την προετοιμασία της ημερήσιας διάταξης για τη συνάντησή σας, μπορείτε ή όχι να ξέρετε ότι εξωτερικοί σύνδεσμοι και σύνδεσμοι προς σημειώσεις μπορούν να προστεθούν στα στοιχεία της σημείωσής σας. Για να προσθέσετε έναν εξωτερικό σύνδεσμο, επιλέξτε και κάντε δεξί κλικ σε ένα στοιχείο στη σημείωση και επιλέξτε Σύνδεσμος> Προσθήκη συνδέσμου ... και εισαγάγετε την εξωτερική διεύθυνση URL.

Για να συνδεθείτε με μια άλλη σημείωση στο Evernote σας, κάντε δεξί κλικ στη σημείωση σε μια παρουσίαση σε ένα απόσπασμα, στην κάρτα ή στην προβολή λίστας και επιλέξτε Αντιγραφή συνδέσμου σημείωσης. Επικολλήστε τον σύνδεσμο όπως θα κάνατε με οποιονδήποτε εξωτερικό σύνδεσμο για σύνδεση με τη σημείωση. Αυτό είναι πολύ βολικό για την προσθήκη των αποτελεσμάτων προηγούμενων συναντήσεων στην τρέχουσα ατζέντα σας ή για τη συζήτηση στοιχείων του μενού για τα οποία έχετε άλλα υλικά στο Evernote.

Κοινή χρήση και συνεργασία

Ενώ υπάρχουν πολλά καλά την ατζέντα και τις πρακτικές εφαρμογές που είναι διαθέσιμες για το iPad Το MinuteTaker και οι συναντήσεις σας βοηθούν να δημιουργήσετε επαγγελματικές αναφορές λεπτών iPadΣτον δωρεάν ηλεκτρονικό μου οδηγό MakeUseOf Online Meeting, όπου παρέδωσα μερικές συμβουλές για τον προγραμματισμό και τη διεξαγωγή συσκέψεων μέσω του Διαδικτύου, αναφέρθηκα σε μερικά λεπτά που έκανα και εφαρμογές. Ενώ πολύ λίγοι από εμάς ... Διαβάστε περισσότερα , Προτιμώ να χρησιμοποιώ το Evernote λόγω των κοινών και συνεργατικών χαρακτηριστικών του. Αυτά διευκολύνουν την κοινή χρήση ημερήσιων και συνεδριακών συναντήσεων ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ομάδα σας και άλλους συμμετέχοντες στη συνάντηση.

Ένα άλλο πλεονέκτημα αυτού του τύπου κοινής χρήσης είναι ότι οι συνδέσεις με τις σημειώσεις της συνάντησης θα περιλαμβάνουν πάντα αλλαγές και ενημερώσεις στις σημειώσεις και ότι η διάταξη των σημειώσεων Evernote είναι επαγγελματική σε μια ιστοσελίδα.

Εάν χρησιμοποιείτε ένα λογαριασμό Evernote premium μπορείτε να μοιράζεστε σημειώσεις με άλλους χρήστες της Evernote, ιδιαίτερα για σκοπούς συνεργασίας. Οι κοινές σημειώσεις μπορούν να οριστούν μόνο για ανάγνωση ή να διαβάσουν και να τροποποιήσουν την πρόσβαση. Το Evernote παρακολουθεί το ποιος τροποποίησε τις σημειώσεις και εάν υπάρχουν διαφορές συσχέτισης του συστήματος, η Evernote κάνει αυτόματα ένα αντίγραφο της αντιπαραβαλλόμενης σημείωσής σας, ώστε το ζήτημα να μπορεί να επιλυθεί.

Υπενθυμίσεις

Ένα άλλο χρήσιμο χαρακτηριστικό στο Evernote είναι ότι μπορεί να θέτει υπενθυμίσεις. Προσωπικά, επισυνάπτω μια υπενθύμιση σε μια ημερήσια διάταξη συνεδρίασης που μου θυμίζει να στείλω τα πρακτικά στους συμμετέχοντες λίγες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Οι υπενθυμίσεις Evernote θα εμφανίζονται σε όλες τις συσκευές σας που έχουν εγκαταστήσει το Evernote.

Κατά τη διάρκεια της Συνάντησης

Ενώ η Evernote είναι φυσικά χρήσιμη για τη λήψη λεπτών, πολλές εκδόσεις περιλαμβάνουν ένα χαρακτηριστικό παρουσίασης για εμφάνιση την ατζέντα των συναντήσεων σας και άλλες σημειώσεις μέσω οθόνης προβολής, καθώς και ένα ενσωματωμένο εργαλείο σήμανσης για προβολή περιεχόμενο.

Το εργαλείο παρουσίασης περιλαμβάνει ένα στοιχείο μενού για την παρουσίαση μιας σημείωσης σε μια άλλη οθόνη, αλλά θα χρειαστεί να κάνετε κλικ ή να πατήσετε το το κουμπί παρουσίασης στη γραμμή εργαλείων κάθε φορά που αλλάζετε σε διαφορετική νότα, γι 'αυτό βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε την παρουσίαση τρόπος πριν τη συνάντησή σας! Το χαρακτηριστικό παρουσίασης θα μπορούσε επίσης να χρησιμοποιηθεί ως ψηφιακός "πίνακας" για ιδέες προβληματισμού.

Το εργαλείο ηχογράφησης είναι επίσης πρακτικό για την καταγραφή τμημάτων της συνάντησης που θέλετε να επανεξετάσετε αργότερα. Μπορεί να χρειαστείτε ένα εξωτερικό μικρόφωνο, αντί για το εσωτερικό μικρόφωνο του Mac ή του υπολογιστή σας, για να έχετε μια καλή ποιότητα εγγραφής ενός δωματίου γεμάτου ανθρώπους.

Το Evernote δεν επιτρέπει αυτή τη στιγμή για δύο ή περισσότερα άτομα να συνεργάζονται ζωντανά με σημειώσεις, αλλά μια πρόσφατη ενημέρωση για την online υπηρεσία LiveMinutes επιτρέπει τη ζωντανή συνεργασία χρησιμοποιώντας τις σημειώσεις της Evernote.

Μετα-συνεδρίαση

Όπως και με τις ημερήσιες διατάξεις, το Evernote καθιστά εύκολη την κοινή χρήση των πρακτικών της συνάντησής σας σχεδόν αμέσως μετά τη λήξη της συνάντησης. Οι συνεργάτες της ομάδας μπορούν να κάνουν τις απαραίτητες προσαρμογές στα πρακτικά και τα πρακτικά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την προετοιμασία της ημερήσιας διάταξης για την επόμενη συνεδρίαση.

Η ομορφιά της χρήσης του Evernote είναι ότι όλα τα λεπτά σας κρατούνται σε ένα φορητό υπολογιστή για εύκολη πρόσβαση. Αφού συγκεντρώσετε πολλές σημειώσεις, μπορείτε να τις επιλέξετε και να τις συγχωνεύσετε σε μια τεράστια σημείωση ή να τις εξάγετε σε μια τοπική μονάδα δίσκου (Αρχείο> Εξαγωγή σημειώσεων) όπου μπορούν να ανακτηθούν εάν τα χρειάζεστε ξανά.

Παρατηρήστε επίσης ότι όταν έχετε επιλέξει πολλές σημειώσεις σε ένα σημειωματάριο, μπορεί να δημιουργηθεί ένας πίνακας περιεχομένων για τη συγκεκριμένη συλλογή. Το TOC δημιουργείται ως σημείωμα και είναι ένας πολύ καλός τρόπος να μοιραστείτε μια λίστα ολοκληρωμένων πρακτικών με την πάροδο του χρόνου.

Προσαρμόζει στις ανάγκες σας

Η αποτελεσματική χρήση του Evernote για την οργάνωση και εκτέλεση των συναντήσεων απαιτεί να γνωρίζετε πολλές από τις προηγμένες λειτουργίες της υπηρεσίας. Αν τα μέλη της ομάδας σας χρησιμοποιούν επίσης την υπηρεσία, μπορούν να διευκολύνουν την οργάνωση, τη συνεργασία και την κοινή χρήση των συσκέψεων και σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε λίγες λιγότερες εφαρμογές για να κάνετε τα πράγματα.

Ενημερώστε μας αν χρησιμοποιείτε το Evernote για την προετοιμασία και τη διεξαγωγή συνεδριάσεων στα σχόλια παρακάτω.