Πώς τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορούν να κάνουν τους ανθρώπους να σας αγαπούν ή να σας μισούν

Διαφήμιση

Ξέρω ότι νομίζεις ότι το ξέρεις πώς να γράψω ένα καλό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Πώς Γράφοντας εκπληκτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να συνεχίσει την καριέρα σαςΗ αποστολή επαγγελματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρέχει άυλη ώθηση στη φήμη σας στο διαδίκτυο (και εκτός σύνδεσης). Το απόλυτο κριτήριο της γελοίας ηλεκτρονικής αλληλογραφίας είναι αν μπορείτε να τσακώσετε μια δουλειά ή να προσγειώσετε μια συναυλία με απλά ένα εντυπωσιακό email ... Διαβάστε περισσότερα , αλλά θα ήθελα να αφιερώσω μια στιγμή για να σας πω σωστός τρόπος για να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πώς σας έκανε να νιώσετε αυτή η φράση; Κάπως όπως σας μίλησα σαν να είστε τριών ετών, έτσι; Αυτό είναι πόσο εύκολα ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να προσβάλλει τους ανθρώπους.

Εάν θέλετε να συναντήσετε θετικά - ως παίκτης ομάδας, ένας ικανός ηγέτης ή ένας αξιόπιστος φίλος - οι λέξεις που επιλέγετε και ο τρόπος με τον οποίο τις συνδέετε, έχει τεράστιο αντίκτυπο. Αυτό ισχύει ακόμα περισσότερο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, επειδή σε αντίθεση με την τηλεφωνική συνομιλία ή την τηλεοπτική συνομιλία, δεν μπορείτε να δείτε το πρόσωπο του προσώπου. Δεν μπορείτε να δείτε το smirk δεδομένου ότι παραδίδουν σαρκασμό, ή την πτυχή στο μέτωπό τους, επειδή κάτι που έχετε μόλις πει τους συγχέει. Μερικοί άνθρωποι πιστεύουν ότι αυτό είναι γιατί η τεχνολογία όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και

τα κοινωνικά δίκτυα πλήττουν την κοινωνία Ο αρνητικός αντίκτυπος των ιστότοπων κοινωνικής δικτύωσης στην κοινωνία [Γνώμη]Έχω λογαριασμούς σε αρκετούς ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης και ξοδεύω πάρα πολύ χρόνο για αυτούς να γράφουν τις δικές τους ενημερώσεις και να διαβάζουν τις ενημερώσεις άλλων. Μου αρέσει να το κάνω, να μπορώ να αλληλεπιδράσω με φίλους, ... Διαβάστε περισσότερα .

Με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, είστε λίγο πολύ τυφλός. Για ορισμένους ανθρώπους, το είδος αυτό λειτουργεί καλά επειδή είναι το είδος των ανθρώπων που μιλούν στο ανθρώπους, αντί προς το Ανθρωποι. Εάν έχετε εργαστεί σε οποιοδήποτε περιβάλλον όπου το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια έντονα χρησιμοποιούμενη μορφή επικοινωνίας, τότε πιθανότατα γνωρίζετε ότι υπάρχουν τόσες πολλές διαφορετικές "προσωπικότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" που εμφανίζονται. Υπάρχει ο θεολόγος, ο συγγραφέας του μίσους, ο αρνητικός, ο κ. (Ή κα.), Ο κ. (Ή η κ.) Αρνητικός... ο κατάλογος συνεχίζεται.

Λοιπόν, πώς ξέρετε αν έρχεστε σε λάθος δρόμο χωρίς να το συνειδητοποιήσετε; Τι είδους κανόνες μπορείτε να ακολουθήσετε για να βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε ως ένα καλό, ανοιχτόμυαλο, συνεργατικό πρόσωπο με το οποίο οι άνθρωποι πραγματικά απολαμβάνουν να δουλεύουν; Οι παρακάτω συμβουλές θα πρέπει να σας δώσουν ένα ξεκίνημα για πιο φιλικές και πιο παραγωγικές επικοινωνίες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Η γραμμή μεταξύ εμπιστοσύνης και αλαζονείας

Πολλές φορές, οι άνθρωποι που συναντούν αλαζονικά σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν συνειδητοποιούν καν πως συναντούν. Πολλές φορές προσπαθούν απλώς να εντυπωσιάσουν κάποιον ή να κερδίσουν το σεβασμό των συναδέλφων ή φίλων τους. Από όλα τα λάθη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κάνουν οι άνθρωποι - ειδικά στη δουλειά - αυτό είναι το μεγάλο. Τόσοι πολλοί προσπαθούν να εντυπωσιάσουν το αφεντικό ότι πολλές φορές γίνεται ένα διαρκές παιχνίδι μιας επιφανείας μεταξύ συναδέλφων. Όλοι θέλουν αυτή την προώθηση και συχνά η μοναδική άποψη της απόδοσης που βλέπει ένας διευθυντής είναι αυτό που αναφέρεται στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τουλάχιστον, αυτή είναι η διαδικασία σκέψης.

Το πρόβλημα ξεκινά όταν βλέπετε πολύ τη λέξη "εγώ". "Θέλω να αρχίσουμε να το κάνουμε αυτό αμέσως", ή "θέλω να είμαι σαφής εδώ ..."

Οι φράσεις δεν είναι μόνο εγωκεντρικές. Επίσης, μετατρέπονται σε δικτατορική συνομιλία. Είναι σχεδόν σαν μια σχέση γονέα-παιδιού όπου ένα άτομο σκέφτεται ότι πρόκειται να υπαγορεύσει όλους τους κανόνες, και εσείς υποτίθεται ότι απλά κλείστε και ακούστε.

Κανένας δεν θέλει να είναι στο λήμμα αυτό και να με εμπιστευτεί, δεν θέλεις να είσαι στο τέλος. Κανείς δεν θα σας αρέσει.

Η Carmine Gallo, σύμβουλος προπονητή δεξιοτήτων και συγγραφέας, έγραψε ότι οι αλαζονικοί άνθρωποι τείνουν να αποφεύγουν την επαφή με τα μάτια. Φαίνεται σχεδόν να μιλήσουν διά μέσου εσείς, και όχι σε σας. Είναι επειδή δεν ενδιαφέρονται πραγματικά με τους οποίους μιλάνε, μόνο ότι αυτό που έχουν να πουν ακούγεται. Αυτό επίσης συναντάται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσω της συνεχούς χρήσης του "Ι", με ελάχιστη προσοχή σε ό, τι λένε οι άλλοι, εκτός από τα περιστασιακά επιφανειακά σχόλια σχετικά με την "εκτίμηση" των εισροών σας. Μπορείτε να στοιχηματίσετε ότι ο διαχειριστής δεν θα διαβάσει αυτό που γράφετε, αλλά θα είναι απασχολημένος προσπαθώντας να βρούμε τι αυτοί θέλω να πω επόμενο.

Κανείς δεν σας χρειάζεται να "βγείτε", Big Guy.

Ένας άλλος υπαινιγμός ότι έχετε ένα αυτο-φουσκωμένο εγώ στα χέρια σας είναι όταν βρίσκεστε στη μέση μιας συνομιλίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία περιλαμβάνει CC λίστα με μερικούς ανθρώπους και στη συνέχεια από το μπλε κάποιος συμμετέχει στη συζήτηση με τη φράση "Επιτρέψτε μου να εισέλθω εδώ για μια στιγμή…"

Εδώ είναι που αυτό το είδος της διατύπωσης, παρόμοιο με ένα "Επιτρέψτε μου να διευκρινίσω ..." κάνει στους ανθρώπους που διαβάζουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας. Τους λέει ότι νομίζετε ότι έχετε όλες τις απαντήσεις. Τους λέει ότι αισθάνεσαι ότι έχουν παραπλανηθεί και λάθος μέχρι τώρα, και εδώ είσαι - ο ήρωας σε λάμψη πανοπλία σε ένα άσπρο άλογο - ιππασία για να σώσει όλους από τη δική τους ηλιθιότητα και άγνοια.

Μεγάλη δουλειά, κύριε Ήρωα - απλά αποξενώσατε όλους στην ομάδα με τα πρώτα λόγια του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Ακολουθούν ορισμένες από τις πιο ισχυρές συμβουλές για ευγενική αλλά επαγγελματική επικοινωνία.

Να είστε ειλικρινείς και ταπεινωμένοι

Το σημάδι ενός αληθινού ηγέτη είναι αυτός που όχι μόνο αναγνωρίζει ότι δεν έχει όλες τις απαντήσεις, αλλά περαιτέρω κράτη - συχνά και εμφατικά - ότι οι εργαζόμενοι είναι αυτοί με τις μεγαλύτερες γνώσεις και εμπειρίες δεξιότητες. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι να επικοινωνήσετε με τον υπάλληλό σας όταν στέλνετε ηλεκτρονικό μήνυμα στους ανωτέρους σας σχετικά με αυτούς και μιλάτε καλά γι 'αυτούς. Κάνετε το ίδιο όταν μιλάτε με άλλα μέλη της ομάδας - μιλήστε καλά για τους υπαλλήλους σας. Αναγνωρίστε πότε είχαν μεγάλη επιτυχία.

Μπορεί να είναι αντίθετη-διαισθητική για τους ανθρώπους που εισέρχονται σε μια θέση διαχείρισης να μην χτίσει τους εαυτούς τους πάνω. Μετά από όλα, η θέση είναι μια εξουσία και προσφέρεται για αυτοέκθεση. Οι περισσότεροι διευθυντές θεωρούν ότι για το σεβασμό των εργαζομένων, πρέπει να εμφανίζονται διανοητικά ανώτεροι. Δυστυχώς, στις περισσότερες περιπτώσεις αυτό κάνει το αντίθετο.

Κανε ερωτησεις

Φαίνεται περίεργο ως διευθυντής ζητώντας από τους υπαλλήλους σας απαντήσεις αντί να τους δώσετε τις απαντήσεις, αλλά να το πιστέψετε ή όχι όταν εξουσιοδοτείτε τους ανθρώπους να αναπτύξουν λύσεις για σας, σας κάνει να σε σεβόμαστε. Μόλις ολοκληρώσουν το καθήκον να βρουν μια απάντηση σε ένα πρόβλημα, θα αισθάνονται όχι μόνο πιο σίγουροι οι ίδιοι, αλλά θα θυμούνται επίσης ότι ήσαστε αυτός που τους ενέπνευσε να επιταχύνουν και να κερδίσουν αυτό επιτυχία. Αυτό είναι το μυστικό της διαχείρισης - εστιάζοντας στην επιτυχία των ατόμων κάτω από σας, αντί να εστιάζετε μόνοι σας.

Σκεφτείτε το - είστε σε μια μοναδική θέση για να δημιουργήσετε μια ομάδα από πεπειραμένους, επιτυχημένους ανθρώπους που εργάζονται για εσείς. Απλώς φανταστείτε πόση περισσότερη ομάδα θα μπορούσε να επιτύχει από μια ομάδα που είναι γεμάτη με ανθρώπους που είναι δυσαρεστημένοι και μη κινητοποιημένοι.

Αλλά... Μη χρησιμοποιείτε "Αλλά"

Μια άλλη αστεία τακτική που έχω δει να εμφανίζεται σε διευθυντές-ηλεκτρονικά ταχυδρομεία κατά τη διάρκεια των διαφόρων ταξιδιών μου είναι η όλη ρουτίνα δόλωμα-και-διακόπτη. Αυτός είναι ο τόπος όπου ο διαχειριστής ξεκινάει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια φιλοφρόνηση και στη συνέχεια κάνει μια εναλλαγή για να διαμαρτυρηθεί για κάτι ή να ζητήσει πρόσθετη εργασία. Αυτό είναι ιδιαίτερα επιβλαβές, διότι δίνει την εσφαλμένη εντύπωση ότι πρόκειται να είμαστε ειλικρινείς και ταπεινοί (όπως συνιστάται παραπάνω), και δημιουργείτε τις προσδοκίες του υπαλλήλου ότι πρόκειται να λάβουν μια φιλοφρόνηση και, στη συνέχεια, το καταστρέφετε κάνοντας το ακριβές απεναντι απο.

Αυτές είναι φράσεις όπως: "Εσείς κάνετε πολύ, αλλά ..." ή "Μου αρέσει αυτό που κάνατε με αυτό το διάγραμμα, αλλά ..."

Αυτό είναι στην πραγματικότητα το κοριτσάκι των ηλικιωμένων συμβουλών που παρέχονται στους διαχειριστές ότι πρέπει πάντα ξεκινήστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ζητώντας κάτι ή επικρίνοντας κάτι με κάτι θετικό για να «μαλακώσετε το πλήγμα". Μην με πάρτε λάθος, κάνουμε ειλικρινά, αυτό λειτουργεί πραγματικά. Το πρόβλημα είναι ότι οι περισσότεροι άνθρωποι δεν ξέρουν πώς να το κάνουν αυτό ειλικρινά, και αντ 'αυτού απλά συναντάμε ως ένα συγκαταβατικό, πομπώδη κώλο.

Εκτός αν αισθάνεστε ειλικρινά ότι κάποιος κάνει καλή δουλειά - απλά παρακάμψτε τις κενές φρενίτιδες και κατεβείτε στην επιχείρηση. Ο υπάλληλός σας θα εκτιμήσει ότι αντιμετωπίζεται σαν ένας ενήλικας και όχι σαν 5 χρονών.

Δείξτε στους ανθρώπους που σας ενδιαφέρουν τι λένε

Αν θέλετε οι υπάλληλοί σας ή οι συνεργάτες σας να σας εκτιμήσουν και να αισθανθείτε ότι είστε αυθεντικό πρόσωπο, είναι σημαντικό να είστε ειλικρινείς και απλοί με τους ανθρώπους. Το να είσαι ευτυχισμένος είναι σπουδαίο, αλλά να είσαι θετικός μόνο για να είσαι θετικός έρχεται σε επαφή με πολύ άδειο και να παρηγορήσει μέσω email. Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε την προσέγγιση "πείτε κάτι θετική πρώτη" όταν στέλνετε κακά νέα, κάντε το αυθεντικό. Μην πείτε απλώς "είστε ένας φοβερός υπάλληλος", αλλά μάλλον αναφέρετε κάτι που έχουν κάνει συγκεκριμένα αυτό που δείχνει ότι. Αυτό τους λέει ότι πραγματικά δίνετε προσοχή - σας νοιάζει τι κάνουν και τι λένε.

Η διαχείριση των ανθρώπων είναι μάλλον μια από τις σκληρότερες δουλειές εκεί έξω, επειδή είναι ανθρώπινη φύση η δυσπιστία και η ανυπαρξία της εξουσίας. Όταν είστε σε θέση εξουσίας, το καθιστά πολύ πιο απαραίτητο να είσαι ταπεινός, αυθεντικός και ειλικρινής.

Δεν αρκεί να πείτε ότι ενδιαφέρεστε για τους ανθρώπους. Δείξε το.

Δεν είναι αρκετά σημαντικό να πείτε ότι εκτιμάτε κάποιον. Περιγράψτε γιατί.

Με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, οι άνθρωποι πρόκειται να κάνουν κάθε είδους υποθέσεις για το τι λέτε - οπότε μην αφήνετε περιθώρια για παρερμηνείες. Οι άνθρωποι θα εκτιμήσουν την ειλικρίνειά σας και την ειλικρίνεια - όχι μόνο τους υπαλλήλους σας αλλά και τους συναδέλφους σας. Αν το τραβήξετε καλά, κάποια μέρα θα βρεθείτε στο βραβείο "διακεκριμένου ηγέτη".

Πώς προσπαθείτε να επικοινωνείτε καλά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο; Τι είδους προσέγγιση χρησιμοποιείτε για να βεβαιωθείτε ότι δεν προσβάλλετε ή δεν προσποιηθείτε τους ανθρώπους; Μοιραστείτε τις δικές σας συμβουλές στην παρακάτω ενότητα σχολίων!

Image Credit: Επιχειρηματίας εγωκεντρικός, επιχειρηματίας που καλύπτει πρόσωπο, συζητώντας συναδέλφους, γοητευτικό αφεντικό,μεγάλο επιχειρηματία (όλα μέσω Shutterstock)