Ο Οδηγός Χρήσης Ισχύος για το Gmail

Διαφήμιση

Το Gmail έχει αλλάξει τόσο πολύ με την πάροδο του χρόνου ότι η αναφορά σε αυτό απλώς ως "πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου" δεν το κάνει δικαιοσύνη. Σκεφτείτε με αυτόν τον τρόπο, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε αποκλειστικά το smartphone σας για να πραγματοποιήσετε τηλεφωνικές κλήσεις ή να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογιστή για να δημιουργήσετε μόνο έγγραφα. Θα μπορούσατε να έχετε ένα σπορ αυτοκίνητο που οδηγείτε μόνο μερικά μπλοκ. Θα μπορούσατε, αλλά υπάρχουν και πολλά άλλα που θα μπορούσαν να κάνουν αυτά τα πράγματα για εσάς και θα χάνατε τα χρήματά σας για να τα χρησιμοποιήσετε μόνο για ένα πράγμα. Το ίδιο μπορεί να ειπωθεί για το Gmail, παρόλο που δεν σας κοστίζει ούτε μια δεκάρα για χρήση.

Σε αυτόν τον οδηγό:Ξεκινώντας με το Gmail | Το Gmail ως Hub επικοινωνίας | Ετικέτες, το DNA του Gmail | Νιώστε τη δύναμη της αναζήτησης και των φίλτρων | Εργαλεία παραγωγικότητας του Gmail

Σημείωση: Αυτός ο οδηγός Gmail δεν απευθύνεται σε νέους χρήστες, αλλά σε όσους από εσάς ήδη χρησιμοποιείτε το Gmail και θέλετε να εκμεταλλευτείτε τις πολλές δυνατότητες του. Όσοι από εσάς είστε νέοι θα πρέπει πιθανότατα να διαβάσετε

Ο οδηγός για αρχάριους στο Gmail που θα σας δώσει μια εισαγωγή στην υπηρεσία και πώς θα χρησιμοποιήσετε τα πιο βασικά και σημαντικά χαρακτηριστικά της.

Ξεκινώντας με το Gmail

1.1 Θέματα και η αποτελεσματική Gmail Mindset

Μια εικόνα αξίζει χίλιες λέξεις, οπότε αντί να εξηγήσω πώς φαίνεται η διεπαφή μου στο Gmail, θα σας δείξω:

Ποιο είναι το πρώτο πράγμα που παρατηρείτε; Είναι η ενσωμάτωση του Ημερολογίου Gmail, χρήσιμες καρτέλες για την οργάνωση ή το εικονίδιο ειδοποίησης;

Στην πραγματικότητα, το πρώτο πράγμα που θα ξεκινήσουμε με το θέμα σας στο Gmail. Είναι ίσως το μόνο πράγμα που δεν προσέξατε αμέσως. Δεν υπάρχουν φανταχτερά αστέρια, κανένα νίντζα ​​που κρέμεται ανάμεσα στις γραμμές υποκειμένων και καμία εικόνα στο παρασκήνιο. Και αυτό είναι το σημείο: το θέμα είναι απλά έξω από το δρόμο. Με θέματα, μπορείτε να επιλέξετε το Gmail να έχει διαφορετική εμφάνιση, κάτι που αποτελεί μια αγαπημένη λειτουργία μεταξύ πολλών χρηστών. Μπορείτε να διαβάσετε τον αρχικό οδηγό του Gmail για να μάθετε πώς να τις εφαρμόσετε, αλλά εάν είστε σοβαροί για να είστε αποτελεσματικοί με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να διατηρείτε τα πράγματα όσο το δυνατόν πιο απλά.

Το θέμα του Gmail είναι κάτι περισσότερο από μια συλλογή χρωμάτων ή ένα όμορφο φόντο. Ρυθμίζει τη διάθεσή σας όταν βλέπετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και μπορεί να επηρεάσει ακόμη και τον τρόπο με τον οποίο απαντάτε σε αυτά. Σε έναν επαγγελματικό λογαριασμό Gmail όπου ασχολείστε με την εργασία και τα έργα, η αποτελεσματικότητα πρέπει να υπερισχύει της δημιουργικότητας. Επιλέξτε ένα καθαρό θέμα με υψηλή αντίθεση και μην συντρίψετε τον εαυτό σας με μια δέσμη περισπασμών.

Ο διαχωρισμός της δουλειάς σας και της προσωπικής σας ζωής είναι ίσως ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για την επιτυχία και των δύο. Ετσι, για ένα πιο αποτελεσματικό φάκελο εισερχομένων Πώς να ελέγξετε το άγχος των εισερχομένων του GmailΤόσα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τόσο λίγο χρόνο. Αισθάνεστε αυτό τον τρόπο όταν πρόκειται για τη διαχείριση των εισερχομένων Gmail; Σας παρουσιάζουμε απλές ρυθμίσεις και χρήσιμα εργαλεία για να οργανώσετε και να προστατεύσετε το εισερχόμενό σας στο Gmail από το στρες. Διαβάστε περισσότερα , δοκιμάστε να αλλάξετε το Gmail πίσω στο αρχικό θέμα για μερικές εβδομάδες. Θα μάθετε να το εκτιμάτε. Μην υποτιμάτε αυτή τη μικρή αλλά σημαντική πρόταση, θα σας βάλει στη σωστή νοοτροπία για το υπόλοιπο εγχειρίδιο.

1.2 Αδειάστε το μυαλό σας, Αδειάστε τα εισερχόμενά σας

Κρατώντας τα εισερχόμενα του Gmail κενά Λάβετε στο φάκελο Inbox στο Gmail με αυτές τις στρατηγικέςΗ παραμονή στην κορυφή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι δύσκολη! Το κλειδί στη θυρίδα μηδέν είναι η αυτοματοποίηση όσο το δυνατόν περισσότερης διαδικασίας. Θα σας δείξουμε πώς να προσεγγίζετε τα inbox στο Gmail. Διαβάστε περισσότερα είναι ένα άλλο βασικό σημείο στην αποτελεσματική λειτουργία Gmail. Όπως το απλό θέμα, είναι μια νοοτροπία που πρέπει να εκπαιδεύσετε για να μπείτε. Ένα μεγάλο κενό γραμματοκιβώτιο γεμάτο μηνύματα είναι το ισοδύναμο με ένα γραφείο γεμάτο χαρτιά. Θα πρέπει να χρησιμοποιείτε μόνο τα εισερχόμενά σας για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχετε διαβάσει ακόμα και χρειάζεστε απάντηση. τα υπόλοιπα ανήκουν στην αποθήκη.

Στη συνέχεια θα μάθουμε πώς να χρησιμοποιούμε τα ισχυρά φίλτρα του Gmail (βλ. Κεφάλαιο 4) για να οργανώνουμε τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πώς για να χρησιμοποιήσετε συντομεύσεις πληκτρολογίου (βλ. κεφάλαιο 5) για να αρχειοθετήσετε γρήγορα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν απαιτούν άμεση επικοινωνία προσοχή. Το Gmail προσφέρει επίσης καρτέλες και αυτόματο σύστημα σήμανσης για ευκολότερη οργάνωση (επίσης στο κεφάλαιο 5).

Αντιμετωπίστε τα εισερχόμενά σας όπως μια λίστα "να κάνετε". Οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαιτεί να κάνετε κάτι για αυτό (συνήθως απαντήστε σε αυτό). Μόλις ολοκληρώσετε τη φροντίδα αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αρχειοθετήστε το. Μπορεί να εκπλαγείτε να μάθετε πώς μπορεί να είναι η ανακούφιση από ένα κενό εισερχόμενο.

1.3 Gmail και ενσωμάτωση με άλλα προϊόντα της Google

Παρόλο που ο οδηγός του Gmail επικεντρώνεται στο Gmail και πώς να αξιοποιήσει στο έπακρο, η Google έχει κυκλοφορήσει πολλά προϊόντα που συνεργάζονται αρμονικά. Υπάρχουν πολλά που μπορούμε να πούμε για αυτές τις υπηρεσίες (ορισμένες από τις οποίες θα καλύψουμε σε διαφορετικά σημεία του παρόντος εγχειριδίου), αλλά για τώρα, προσπαθήστε να οραματιστείτε το Gmail ως ένα "στρώμα" υπηρεσίας πάνω από άλλα στρώματα, όλα μαζί σε ένα κατεύθυνση.

Πολλές από τις βελτιώσεις στο Gmail που περιγράφονται σε αυτό το εγχειρίδιο λειτουργούν μέσω αυτών των άλλων υπηρεσιών που είναι πλήρως ενσωματωμένες στο Gmail. Προκειμένου να επωφεληθείτε πλήρως από αυτά, θα πρέπει να επιστρέψετε και να τα εξετάσετε. Σας ενθαρρύνω να το κάνετε.

2. Το Gmail ως Hub επικοινωνίας

2.1 Δώστε τη συνομιλία στο δωμάτιο που αξίζει

Ας ελπίσουμε ότι είστε τώρα σε μια αποτελεσματική νοοτροπία του Gmail, γι 'αυτό θέλω να εξετάσετε Τη λειτουργία συνομιλίας του Gmail και τη χρήση του Hangouts Το Google χωρίζει τα Hangouts σε 'Συνομιλία' και 'Γνωρίστε'Η Google χωρίζει τα Hangouts σε δύο ξεχωριστές εφαρμογές, τη συνομιλία Hangouts και το Hangouts Meet. Κανείς δεν φαίνεται να ξέρει γιατί, αλλά αυτό συμβαίνει παρ 'όλα αυτά. Διαβάστε περισσότερα . Από προεπιλογή, το Gmail πιέζει την επικοινωνία στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης, κρυμμένη κάτω από μια γραμμή διαχωρισμού. Αυτό είναι πιθανώς το πώς η συζήτησή σας έχει ρυθμιστεί αυτή τη στιγμή.

Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Gmail ως κόμβο επικοινωνίας, πρέπει να δώσετε στην περιοχή συνομιλίας μια πολύ πιο εξέχουσα θέση στην οθόνη. Για να το κάνετε αυτό, θα μετακινήσουμε τη γραμμή συνομιλίας στα δεξιά της οθόνης. Κάντε κλικ στο μηχανισμός στο επάνω μέρος και επιλέξτε Ρυθμίσεις. Επιλέγω Εργαστήρια από την κορυφή και από το παράθυρο αναζήτησης που εμφανίζεται, πληκτρολογήστε "chat" για να δείτε μόνο τη διαθέσιμη επιλογή για τις λειτουργίες συνομιλίας. Στη συνέχεια, Ενεργοποιήστε το Κουβέντα δεξιάς πλευράς επιλογή και πατήστε Αποθήκευσε τις αλλαγές στο κάτω μέρος της σελίδας. Στη συνέχεια, το Gmail θα πρέπει να φορτωθεί εκ νέου με την αλλαγή.

Αυτό ήταν εύκολο, έτσι δεν ήταν; Θυμηθείτε αυτή την καρτέλα Labs γιατί θα επιστρέψουμε σύντομα σε αυτήν και θα την χρησιμοποιήσουμε για πρόσθετες λειτουργίες.

Στη δεξιά πλευρά της συζήτησης χρησιμοποιείται η δεξιά πλευρά της οθόνης, η οποία είναι σχετικά αχρησιμοποίητη στο Gmail. Σας επιτρέπει να βλέπετε ταυτόχρονα περισσότερες από τις επαφές σας, καθιστά τη συνομιλία πιο εμφανή οπτικά και σας δίνει περισσότερο χώρο για να δείτε τις ετικέτες σας στα αριστερά, χωρίς να μετακινείτε συνεχώς την ενοχλητική δυναμική γραμμή. Πρόκειται για μια απλή κατάσταση κερδοφόρα.

2.2 Χρήση της συνομιλίας για περισσότερο από απλά κουβέντα

Όπως ανέφερα προηγουμένως, η συζήτηση του Gmail είναι ένα από τα πιο δυνατά χαρακτηριστικά του. Δυστυχώς, πολλοί χρήστες του Gmail δεν γνωρίζουν ακόμα τις πλήρεις δυνατότητές τους και το Google φαίνεται να κάνει κακή δουλειά να κάνει γνωστά αυτά τα χαρακτηριστικά.

Ας δούμε πιο προσεκτικά τη γραμμή συνομιλίας μας. Πρώτα είναι το κουμπί Επαφές Hangouts, το οποίο θα εμφανίζει τα στοιχεία που έχετε ενώσει προηγουμένως σε ένα Hangout. Εάν επιλέξετε ένα, έχετε επιλογές για να επικοινωνήσετε μαζί του μέσω κλήσης βίντεο, Hangout ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε επίσης να αναθεωρήσετε τα βασικά στοιχεία τους.

Ακολουθεί το κουμπί Hangouts, η έκδοση της τηλεδιάσκεψης της Google. Τα Hangouts είναι ένα στοιχείο Google Plus το οποίο σας επιτρέπει να μιλάτε με έως και πέντε άτομα στο Gmail (μπορείτε να μιλήσετε με περισσότερους ανθρώπους απευθείας μέσω του Google Plus). Μπορείτε ακόμη να έχετε ανθρώπους να συμμετέχουν μέσω τηλεφώνου. Είναι το τελευταίο εργαλείο επικοινωνίας του Gmail και ένα από τα καλύτερα χαρακτηριστικά που μπορεί να σας προσφέρει.

Στα δεξιά του είναι το κουμπί Τηλεφωνική κλήση, το οποίο θα εμφανίσει επαφές που μπορείτε να καλέσετε. Αυτό θα ξεκινήσει την κλήση σε ένα μικρό παράθυρο πληκτρολογίου.

Στο επάνω μέρος της περιοχής χαρακτηριστικών συνομιλίας, βλέπουμε την εικόνα προφίλ μας. Κάνοντας κλικ στην εικόνα ή στο βέλος δίπλα της θα εμφανιστεί ένα παράθυρο που θα μας επιτρέψει να αλλάξουμε την κατάσταση και να προσαρμόσουμε άλλες ρυθμίσεις.

Τα χαρακτηριστικά σε αυτόν τον τομέα είναι αυτονόητα: σας επιτρέπουν να εισάγετε ένα μήνυμα κατάστασης, όπως "Απασχολημένος στην εργασία" ή "στο τηλέφωνό μου", και να δηλώσετε εάν είστε απασχολημένοι ή διαθέσιμοι. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τις ειδοποιήσεις, τις γενικές ρυθμίσεις και να ελέγξετε τα στοιχεία όπως τα αρχειοθετημένα Hangouts και τις μπλοκαρισμένες επαφές.

2.2.1 Google Voice και λήψη του αριθμού σας

Δεν μπορούμε να μιλάμε για τηλεφωνήματα και μηνύματα κειμένου στο Gmail χωρίς να αναφέρουμε το Google Voice, έστω και σύντομα. Το Google Voice είναι μια άλλη εξαιρετική υπηρεσία από την Google και λειτουργεί ως φορέας εκμετάλλευσης μεταξύ του μεταφορέα σας και της επαφής σας.

Τις λειτουργίες του Google Voice Το Google Voice λαμβάνει μια ενημέρωση και είναι πιο χρήσιμο από ποτέΤο Google Voice, η μακρά σκέψη που εγκαταλείφθηκε, αναβιώνει μόλις από την Google. Δείτε τι συμβαίνει με τη φωνή και τι μπορείτε να περιμένετε να δείτε στις ανανεωμένες εφαρμογές. Διαβάστε περισσότερα υπερβαίνουν τους σκοπούς αυτού του οδηγού του Gmail. Αλλά, θα αναφέρω εδώ ότι αν έχετε ορίσει το Google Voice, μπορείτε να πραγματοποιείτε τηλεφωνικές κλήσεις και να στέλνετε και να λαμβάνετε μηνύματα κειμένου επίσης. Η Google προσφέρει πολύ ανταγωνιστικές τιμές για διεθνείς κλήσεις, αλλά μπορείτε να τις ορίσετε μόνο μέσω του Google Voice. Αυτή είναι πραγματικά μια εξαιρετική υπηρεσία, ειδικά αν έχετε φίλους και συγγενείς στο εξωτερικό.

3. Ετικέτες, το DNA του Gmail

3.1 Τι είναι οι ετικέτες, ακριβώς;

Οι ετικέτες βρίσκονται στο επίκεντρο του τρόπου με τον οποίο το Gmail οργανώνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν η Google ξεκίνησε την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για πρώτη φορά, οι περισσότεροι χρήστες συνέκριναν το Gmail με το Outlook και τις ετικέτες του Gmail με τους φακέλους του Outlook. Φαίνονται περίπου τα ίδια (εισερχόμενα, αποστέλλονται emails, drafts) και φαίνονται να κάνουν το ίδιο πράγμα, έτσι οι περισσότεροι χρήστες το άφησαν σε αυτό και αντιμετώπισαν τη λέξη "ετικέτες" ως τίποτα περισσότερο από ένα pitch μάρκετινγκ. Αλλά οι ετικέτες είναι διαφορετικές και είναι σημαντικό οι προηγμένοι χρήστες του Gmail (όπως εσείς) να γνωρίζουν τη διαφορά πριν προχωρήσουμε.

Οι ετικέτες λειτουργούν περισσότερο σαν ετικέτες από τους φακέλους. Εάν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι έγγραφα χαρτιού τοποθετημένα σε φακέλους, οι ετικέτες είναι σαν πολύχρωμα αυτοκόλλητα τοποθετημένα σε αυτά τα χαρτιά για να τα κατηγοριοποιήσετε περαιτέρω. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν τοποθετούνται απευθείας σε μια ετικέτα, συνδέονται με μια ετικέτα. Επομένως, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να έχει περισσότερες από μία ετικέτες (σκεφτείτε πίσω σε χαρτιά με πολλά αυτοκόλλητα) και μπορείτε να αναζητήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με περισσότερες από μία ετικέτες.

Για παράδειγμα, η "επαγγελματική" ετικέτα μου στο Gmail περιέχει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και από τους δύο χώρους εργασίας μου. Έχω μια ετικέτα για κάθε τοποθεσία, αλλά κάποιο υλικό είναι κοινό και στα δύο μέρη. Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν τρεις ετικέτες: την "επαγγελματική" ετικέτα, που δείχνει ότι σχετίζεται με την εργασία και ετικέτες για κάθε χώρο εργασίας. Αυτό μου επιτρέπει να ψάξω υλικό που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες και των δύο θέσεων.

Τα πάντα στο Gmail βασίζονται σε ετικέτες. Δεν υπάρχουν φάκελοι και δεν υπάρχουν σύνδεσμοι που να ανοίγουν σε διαφορετικά μέρη του ιστότοπου. Όλα τα μηνύματα υπάρχουν εκεί - το Gmail δείχνει απλώς τη συσχέτιση της σωστής ετικέτας όταν το επιλέγετε. Θα μπορούσα να πάω σε άλλα παραδείγματα και να χρησιμοποιήσω κάτι σαν ένα διάγραμμα του Venn, αλλά ίσως είσαι τόσο ενθουσιασμένος που προχωράω όπως εγώ.

3.1.1 Ρυθμίσεις ετικετών και είδη ετικετών

Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλες τις ρυθμίσεις ετικετών στο Gmail από το Ετικέτες καρτέλα μέσα Ρυθμίσεις. Προς το παρόν υπάρχουν τρία είδη ετικετών μέσα στο Gmail: ετικέτες συστήματος, κατηγορίες και προσαρμοσμένες ετικέτες.

Οι ετικέτες συστήματος και οι προσαρμοσμένες ετικέτες έχουν ένα Εμφάνιση στο IMAP επιλογή; θα πρέπει να διαμορφώσετε αυτές τις επιλογές εάν χρησιμοποιείτε διαφορετική εφαρμογή, λογισμικό όπως το Outlook ή ορισμένα πρόσθετα. Αυτός ο οδηγός του Gmail επικεντρώνεται στο να αξιοποιήσει στο έπακρο τη διασύνδεση του Gmail, οπότε δεν θα μπω σε αυτές τις επιλογές εδώ. Αν σας ενδιαφέρει, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει Ο οδηγός για αρχάριους στο Gmail Ο οδηγός για αρχάριους στο GmailΜπορεί να έχετε ήδη λογαριασμό Gmail. Ή, σκέφτεστε να εγγραφείτε για ένα. Αυτός ο οδηγός έχει όλα όσα χρειάζεστε για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το λαμπερό νέο λογαριασμό Gmail. Διαβάστε περισσότερα .

3.2 Ετικέτες συστήματος

Οι πιο γνωστές ετικέτες στο Gmail είναι οι ετικέτες του συστήματος. Αυτοί είναι οι σύνδεσμοι στο πάνω αριστερό μέρος που έχετε δει από τη στιγμή που ξεκινήσατε να χρησιμοποιείτε την υπηρεσία, όπως Εισερχόμενα, Αστέρια, Απεσταλμένα μηνύματα, Πρόχειρα, Κάδο απορριμμάτων. Για αποτελεσματικό Gmailing, προτείνω να έχετε αυτές τις ετικέτες συστήματος διαθέσιμες σε εσάς. Θα παρατηρήσετε επίσης ότι έχετε ένα Εμφάνιση αν δεν έχει διαβαστεί επιλογή για τις ετικέτες Πρόχειρα και Spam. Η ενεργοποίηση αυτής της επιλογής θα σας δείξει αυτές τις ετικέτες μόνο εάν συσχετίζονται με οποιαδήποτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

3.2.1 Όλα τα αρχεία αλληλογραφίας και αρχειοθέτησης παλιών μηνυμάτων

Μπορείτε να ανακαλέσετε την κενή φιλοσοφία του Inbox από την εισαγωγή αυτού του οδηγού του Gmail. Εάν τα εισερχόμενά σας είναι μια επιφάνεια εργασίας, το All Mail είναι το γραφείο σας. Ακόμα καλύτερα, είναι ένα υπόγειο γεμάτο με αρχειοθήκες. Δεν χρειάζεται να κατεβείτε στο υπόγειο κάθε φορά που θέλετε να γράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά είναι χρήσιμο να το έχετε διαθέσιμο εάν θέλετε να ανακτήσετε ένα μήνυμα από το παρελθόν.

Όλα τα αλληλογραφία είναι εκείνο το υπόγειο. Ενεργοποίηση (επιλογή προβολή) σημαίνει άμεση πρόσβαση στα προηγούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που οργανώνονται κατά ημερομηνία. Ενώ μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη γραμμή αναζήτησης, αυτός ο σύνδεσμος γίνεται πολύ βολικός όταν καθαρίζετε τα εισερχόμενά σας συχνά και απλά θέλετε μια γρήγορη αναλαμπή για να βρείτε ένα email που λάβατε λίγο νωρίτερα την ημέρα.

3.2.2 Συνήθεις ερωτήσεις που δεν εξετάσατε

Όπως ίσως γνωρίζετε, το Gmail αποθηκεύει αυτόματα τα μηνύματα που γράφετε στην ετικέτα Draft, ακόμα κι αν έχετε πληκτρολογήσει μόνο μερικές προτάσεις. Οτιδήποτε έχετε γράψει και δεν έχει αποσταλεί αποθηκεύεται εκεί. Οι πιθανότητες είναι ότι πιθανότατα έχετε αποθηκεύσει ήδη κάποια ζεύγη (ή ίσως περισσότερα!)

Αυτό που ίσως δεν έχετε εξετάσει, είναι χρησιμοποιώντας σχέδια για απλές σημειώσεις Πώς να μετατρέψετε το Gmail στην καλύτερη σημείωση - η λήψη της εφαρμογής για εσάςΟι ίδιες λειτουργίες που καθιστούν το Gmail έναν αποτελεσματικό πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να κάνουν μια αξιοπρεπή εφαρμογή λήψης σημειώσεων. Δοκιμάστε αυτές τις συμβουλές και κόλπα για να δείτε μερικά από τα οφέλη. Διαβάστε περισσότερα , να γράψετε ιδέες, να κάνετε λίστες αγορών ή να αποθηκεύσετε τα στοιχεία επικοινωνίας κάποιου γρήγορα. Τα περισσότερα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σήμερα σας δίνουν την επιλογή να επισυνάψετε αρχεία και εικόνες σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό κάνει τον φάκελο draft σας ένα εξαιρετικό μέρος για να φορτώσετε αρχεία και συγχρονισμό μεταξύ υπολογιστών εάν χρειάζεστε μια γρήγορη λύση. Μην αφήνετε τα αρχεία στον φάκελο drafts για πάντα! Αυτός δεν είναι ο τόπος για αυτούς.

Μια άλλη μεγάλη χρήση για το σχέδιο είναι η αποθήκευση προτύπων. Αν διαπιστώσετε ότι συνθέτετε το ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξανά και ξανά, αποθηκεύστε ένα κενό αντίγραφο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα πρόχειρα και αντιγράψτε-επικολλήστε το σε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που το χρειάζεστε (μην στείλετε το αρχικό σας σχέδιο - αυτό θα καταργήσει το σχέδιο επιγραφή!). Μπορείτε να αποθηκεύσετε την υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου, τους συνδέσμους και ακόμα και τις εικόνες με αυτόν τον τρόπο. Δώστε στο πρόγραμμά σας ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα θέμα που αντικατοπτρίζει τη χρήση του από εσάς για εύκολη αναφορά, όπως "γάμος: ευχαριστώ επιστολή" ή "οπαδοί: ευχαριστώ για την προσθήκη επιστολής" κλπ.

Εναλλακτικά, μπορείτε χρησιμοποιήστε τις κονσέρβες απαντήσεων για να κρατήσετε πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 4 τρόποι δημιουργικής χρήσης των κονσερβοποιημένων απαντήσεων για την παραγωγικότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείουΑν είστε αποτελεσματικοί, κάνετε κάτι σωστό. Γι 'αυτό θα πρέπει να χρησιμοποιείτε φίλτρα email και να προγραμματίζετε την ώρα αλληλογραφίας. Ένα τέχνασμα είναι να προετοιμάσετε τις απαντήσεις σε κονσέρβες για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που γράφετε συχνά. Διαβάστε περισσότερα για τους τύπους μηνυμάτων που στέλνετε συνεχώς.

3.3 Κατηγορίες

Οι κατηγορίες είναι ετικέτες που αντιστοιχούν στις καρτέλες που βλέπετε στο Gmail. Κοινωνικά, Προσφορές, Ενημερώσεις και Φόρουμ. Το Gmail εφαρμόζει αυτομάτως αυτές τις ετικέτες για να διατηρήσει καλά τα εισερχόμενά σας καθώς τα μηνύματα φθάνουν.

Μπορείτε να αποφασίσετε εάν θέλετε να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε κάθε μία από αυτές τις ετικέτες τόσο στη λίστα ετικετών όσο και στη λίστα μηνυμάτων. Σημειώστε ότι αυτό είναι ξεχωριστό από την εμφάνιση αυτών των κατηγοριών ως καρτέλες.

Εάν θέλετε να προσθέσετε ή να καταργήσετε μια καρτέλα για μια από τις κατηγορίες, κάντε κλικ στο συν εικονίδιο στα δεξιά της τελευταίας καρτέλας. Στη συνέχεια, ενεργοποιήστε αυτά που θέλετε, επιλέγοντας το κατάλληλο πλαίσιο και χτυπώντας Αποθηκεύσετε όταν τελειώσεις.

3.4 Προσαρμοσμένες ετικέτες

Τελευταία στη λίστα στα αριστερά της οθόνης σας στο Gmail είναι οι προσαρμοσμένες ετικέτες σας. Μάλλον έχετε ήδη μερικούς από αυτούς. Οι προσαρμοσμένες ετικέτες παραμένουν οι πιο ισχυρές ετικέτες του Gmail (προς το παρόν) και θα ήταν καλό να μάθετε πώς να τις χρησιμοποιείτε καλά, ειδικά με τα εκπληκτικά φίλτρα του Gmail.

Μπορείτε να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε ετικέτες από το Επιγραφή κάτω από την καρτέλα Ρυθμίσεις, όπως ακριβώς και με οποιαδήποτε άλλη ετικέτα, αλλά είναι ακόμη πιο γρήγορο να κάνετε κλικ στο έγχρωμο τετράγωνο δίπλα στο όνομα της προσαρμοσμένης ετικέτας σας. Το αναδυόμενο μενού είναι ακόμη πιο αποτελεσματικό από την παραδοσιακή καρτέλα Ετικέτες κάτω από την επιλογή Ρυθμίσεις, επειδή σας επιτρέπει να επιλέξετε και να επεξεργαστείτε απευθείας το χρώμα μιας ετικέτας.

Λάβετε υπόψη ότι οι προσαρμοσμένες ετικέτες μπορούν επίσης να ενσωματωθούν μεταξύ τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε μια ετικέτα για έντυπα εργασίας που μπορούν να περιλαμβάνουν υποφακέλους για φόρους, πληροφορίες ασφάλισης υγείας και σημειώματα. Μπορείτε ακόμη να διδάξετε στο Gmail πώς να πείτε τη διαφορά και να τοποθετήσετε τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτά τα σημεία για αυτόματα.

4. Νιώστε τη δύναμη της αναζήτησης και των φίλτρων

Αν οι ετικέτες είναι το DNA του Gmail, τότε η αναζήτηση και τα φίλτρα είναι ο εγκέφαλός του. Υπάρχουν πολύ λίγοι συνδυασμοί που δεν θα σας οδηγήσουν στο email που αναζητάτε, ακόμα και αρκετά χρόνια πίσω, όλα μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Το Gmail καλεί τη λίστα κανόνων για την οργάνωση φίλτρων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και δεδομένου ότι οι δύο είναι τόσο αλληλένδετες, η Google τις πήζει μαζί τώρα, έτσι μπορείτε να δημιουργήσετε φίλτρα 10 Προβλήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να επιλύσετε με τα φίλτρα GmailΈνα ξεχασμένο φάκελο εισερχομένων που σας οδηγεί στο τρελό; Θέλετε να περάσετε από τα εισερχόμενά σας ταχύτερα από ποτέ; Δοκιμάστε μερικά από αυτά τα λαμπρά φίλτρα Gmail για να δείτε τη διαφορά. Διαβάστε περισσότερα απευθείας από τις αναζητήσεις σας.

Πρώτα πρώτα, συνηθίστε στο παράθυρο αναζήτησης του Gmail. Ίσως γνωρίζετε τους πιο δημοφιλείς χειριστές αναζήτησης, όπως "από" ή "έχει: συνημμένο" (και αν όχι, είστε στη σωστή θέση). Αυτές είναι λέξεις που λένε στο Gmail να πάει και να πάρει κάτι. Ευτυχώς, αυτές οι λέξεις είναι κυρίως αυτονόητες.

Μπορείτε να εισάγετε αυτούς τους χειριστές χειροκίνητα, αλλά το Gmail θα το κάνει για εσάς καθώς εισάγετε τις πληροφορίες στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο αναζήτησης. Απλά κάντε κλικ στο βέλος στο πλαίσιο αναζήτησης και συμπληρώστε τα στοιχεία της αναζήτησής σας. Αυτό μπορεί να κυμανθεί από το ποιος είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ή προς, ποια είναι η γραμμή θέματος, εάν το μήνυμα έχει ή δεν έχει συγκεκριμένες λέξεις και εάν υπάρχει συνημμένο Πώς να βρείτε γρήγορα μηνύματα με συνημμένα στο GmailΤο Gmail και τα συνημμένα συνδέονται μεταξύ τους. Βρείτε και διαχειριστείτε όλα τα μεγάλα συνημμένα σας με τη βοήθεια αυτών των συμβουλών. Διαβάστε περισσότερα .

Στη συνέχεια, μπορείτε να περιορίσετε την αναζήτησή σας κατά μέγεθος και ημερομηνία, αν χρειαστεί. Σημειώστε στην παραπάνω εικόνα ότι τα στοιχεία αναζήτησης που εισάγετε εμφανίζονται στο πλαίσιο αναζήτησης.

4.1 Ενεργοποίηση αναζήτησης σε ένα φίλτρο

Η μετατροπή σε ninja αναζήτησης στο Gmail είναι εκπληκτική, αλλά τι γίνεται με την αποθήκευση αυτών των αναζητήσεων; Τι γίνεται αν θέλετε να πραγματοποιήσετε μια αναζήτηση που βρίσκει συχνά όλα τα αρχεία του Word στο Gmail σας συχνά; Καλύτερα ακόμα, τι γίνεται αν θέλετε αυτή η αναζήτηση να εκτελείται αυτόματα; Δεν θα ήταν ωραίο αν το Gmail μπορούσε να βρει αυτά τα αρχεία Word για εσάς κάθε φορά και να κάνει κάτι μαζί τους για εσάς, σαν να τα στείλετε σε έναν φίλο ή να τα επισημάνετε με κάποιο τρόπο; Το Gmail μπορεί να κάνει αυτά τα πράγματα και εύκολα. Αυτές οι αυτόματες εντολές στο Gmail ονομάζονται φίλτρα. Για να κάνετε αναζήτηση σε ένα φίλτρο, κάντε κλικ στον σύνδεσμο στο κάτω μέρος του αναπτυσσόμενου πλαισίου αναζήτησης, Δημιουργήστε φίλτρο με αυτήν την αναζήτηση.

Το επόμενο παράθυρο θα σας παρουσιάσει μια λίστα με τις διαθέσιμες επιλογές. Μπορείτε να επιλέξετε να διαγράψετε, να αρχειοθετήσετε και να προωθήσετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικά αυτόματα. Μπορείτε να εφαρμόσετε μια ετικέτα σε αυτά ή ακόμα και να ρυθμίσετε το Gmail να απαντά αυτομάτως σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα προωθητικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο για το σκοπό αυτό. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο μπλε Δημιουργία φίλτρου κουμπί. Εάν επιλέξετε να εφαρμόσετε το φίλτρο σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βρίσκονται ήδη στο Gmail σας, οι ενέργειες που μόλις επιλέξατε μπορούν να κάνουν αυτό.

Μπορείτε πάντα να έχετε πρόσβαση στα υπάρχοντα φίλτρα σας από το Φίλτρα κάτω από την καρτέλα Ρυθμίσεις. Από εκεί μπορείτε να επιλέξετε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε τυχόν προσαρμοσμένα φίλτρα.

4.1.1 Παραδείγματα χρήσιμων φίλτρων

Εδώ είναι μερικοί τα πιο χρήσιμα φίλτρα Gmail 4 έξυπνα φίλτρα Gmail που σας βοηθούν να αντιμετωπίσετε με πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείουΗ έκφραση και η οργάνωση των εισερχομένων του Gmail είναι καθημερινή δουλειά. Υπάρχει ένας πιο έξυπνος τρόπος για να το κάνετε. Δημιουργήστε τέσσερις βασικούς τύπους φίλτρων στο Gmail για να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αυτόματα. Διαβάστε περισσότερα Έχω χρησιμοποιήσει εδώ και χρόνια:

Φίλτρο ημι-ανεπιθύμητης αλληλογραφίας:

Ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι ακριβώς ανεπιθύμητα, αλλά επίσης δεν απαιτούν την προσοχή σας. Λογαριασμοί και δηλώσεις πιστωτικών καρτών, ειδοποιήσεις στο Facebook, ηλεκτρονικά μηνύματα από το γραφείο που γνωρίζετε μπορεί να χρειαστεί μια μέρα ή ακόμα και μόνο ένα μέλος της οικογένειας που πλημμυρίζει τα εισερχόμενά σας με φωτογραφίες από τα χαριτωμένα νέα τους κουτάβι. Δεν θέλετε να διαγράψετε πλήρως αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν θέλετε να τα ταξινομήσετε αμέσως.

Κατασκευάστε μια αναζήτηση με τον χειριστή "από:" και προσθέστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κόμμα για να συμπεριλάβετε περισσότερες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, "από: [email protected], [email protected], [email protected]" θα σας δείξει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από όλους αυτούς τους ανθρώπους. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος και δημιουργήστε ένα φίλτρο που χαρακτηρίζει αυτόματα αυτά τα μηνύματα ως αναγνωσμένα και τα βάζει στο αρχείο.

Την επόμενη φορά που η θεία Susie στέλνει μια εικόνα για το κουτάβι της, δεν θα είναι καν στα εισερχόμενά σας, αλλά αν σας καλέσει και σας το ζητήσει, μπορείτε να τα βρείτε στο αρχείο σας γρήγορα.

Σημειώστε τις ειδοποιήσεις παράδοσης του Amazon:

Αν χρησιμοποιείτε πολύ το Amazon, πιθανόν να έχετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτά, όπως προωθήσεις, αποδείξεις και αιτήματα για σχόλια. Θα μπορούσατε εύκολα να δημιουργήσετε ένα φίλτρο για να στείλετε όλα αυτά στην ετικέτα σας "ημι-ανεπιθύμητων", αλλά το πρόβλημα είναι ότι εσείς εξακολουθείτε να θέλετε να μάθετε αμέσως, όταν το Amazon σας έστειλε κάτι για να έχετε διαθέσιμο τον αριθμό παρακολούθησης. Πώς το κάνεις αυτό;

Αναζητήστε το "Amazon" στο Gmail και κάντε κλικ στο κάτω βέλος για να δημιουργήσετε το φίλτρο σας. Η λέξη "Amazon" φέρνει κάθε email που σας έχει σταλεί από την Amazon.com, οπότε το επόμενο βήμα είναι να συμπεριλάβετε επιπλέον λέξεις που υπάρχουν μόνο στα emails επιβεβαίωσης αποστολής του Amazon. Στο "έχει τις λέξεις" ο τύπος γραμμής μέσα "έχει αποσταλεί!" σε εισαγωγικά. Αυτό λέει στο Gmail ότι ψάχνετε τον συνδυασμό λέξεων "έχει αποσταλεί!" όπως ακριβώς εμφανίζεται στο κείμενο: δύο λέξεις, χώρος και θαυμαστικό. Θα παρατηρήσετε ότι ο κατάλογος συρρικνώνεται σημαντικά ώστε να περιλαμβάνει μόνο μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Amazon που περιλαμβάνουν τη φράση "έχει αποσταλεί!"

Ακόμα, μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καταφέρνουν να περάσουν, ειδικά αν πουλάτε αντικείμενα στο Amazon. Θα λάβετε ένα μήνυμα που σας ζητά να στείλετε τα στοιχεία σας. Κανένα πρόβλημα. Απλά συμπεριλάβετε τον συνδυασμό λέξεων "πλοίο τώρα" στη γραμμή "δεν έχει" και παρακολουθήστε τη λίστα σας συρρικνωθεί περαιτέρω. Φαίνεται αρκετά καλό τώρα, έτσι δεν είναι; Στη συνέχεια, δημιουργήστε το φίλτρο.

Στη συνέχεια, μπορείτε να εφαρμόσετε μια ετικέτα σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως "αποστέλλονται από το Amazon." Από εδώ και πέρα ​​όλα τα στοιχεία σας που παραγγέλθηκαν από την Amazon θα παραδοθούν τακτικά σε αυτή την ετικέτα και θα μπορούσατε εύκολα να παρακολουθείτε τις αποστολές σας στο μελλοντικός. Εφαρμόστε το φίλτρο σε όλα τα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορείτε ακόμη να αναζητήσετε το παρελθόν σας.

5. Εργαλεία παραγωγικότητας του Gmail

Τώρα που γνωρίζετε το δρόμο σας γύρω από το Gmail και πώς να χρησιμοποιήσετε τα πιο δυνατά χαρακτηριστικά του, ήρθε η ώρα να εξετάσετε πρόσθετες διασκεδαστικές τροποποιήσεις που πραγματικά κάνουν το Gmail εργαλείο παραγωγικότητας.

5.1 Εισερχόμενα προτεραιότητας και οι παραλλαγές της

Στην προσπάθειά της να βελτιώσει την απόδοση του Email, η Google συμπεριέλαβε πολλούς προηγμένους αλγόριθμους στο Gmail. Ένα από αυτά τα εξαιρετικά χαρακτηριστικά είναι τα διαφορετικά στυλ των εισερχομένων, εκ των οποίων υπάρχουν πέντε: Κλασσικό, Σημαντικό πρώτο, Μη αναγνωσμένο πρώτο, Αστέρι πρώτου και Εισερχόμενα προτεραιότητας. Αυτό που ο καθένας κυμαίνεται από απλά (κλασικά, μη αναγνωσμένα πρώτα) έως ελαφρώς δύσκολο να εξηγηθεί (Εισερχόμενα προτεραιότητας). Ο καλύτερος τρόπος για να μάθετε για τα διαφορετικά στυλ εισερχομένων είναι απλά να πειραματιστείτε μαζί τους και να δείτε τι λειτουργεί καλύτερα.

Εισερχόμενα προτεραιότητας ταξινομεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας Πώς να ταξινομήσετε τα εισερχόμενα του Gmail από τον αποστολέα, το θέμα και την ετικέταΥπάρχει ένα ουσιαστικό μυστικό στη διαχείριση του Gmail: μάθετε πώς μπορείτε να ταξινομήσετε τα εισερχόμενα του Gmail με φίλτρα όπως το θέμα, ο αποστολέας και οι ετικέτες. Διαβάστε περισσότερα αυτόματα και αποφασίζει τι πρέπει να διαβάσετε πρώτα και πώς, αλλά δεν χωρίζει τη λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας καθώς και άλλους τύπους εισερχομένων. Το πρώτο σημαντικό μήνυμα εισερχομένων, το οποίο, σε συνδυασμό με τις έξυπνες ετικέτες, κάνει εξαιρετική δουλειά στην οργάνωση των εισερχομένων για εσάς. Όλα τα μηνύματα που θεωρείτε σημαντικά θα εμφανίζονται στην κορυφή της λίστας και όλα τα υπόλοιπα θα πάνε στον κάτω κατάλογο, ακόμα κι αν δεν το έχετε διαβάσει.

Για να αλλάξετε τον τύπο εισερχομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Inbox υπό Ρυθμίσεις και κάντε την επιλογή σας από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο. Βεβαιωθείτε ότι κάνετε κλικ Αποθήκευσε τις αλλαγές στο τέλος, όταν τελειώσετε.

5.1.1 VIP Emails vs. Τακτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όταν το Gmail ξεκίνησε για πρώτη φορά, πριν υπάρξει ένα Εισερχόμενο προτεραιότητας, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θεωρήθηκαν σημαντικά από μια σημαία στο Outlook ή ένα αστέρι στο Gmail. Παρόλο που αυτό εξακολουθεί να είναι ο καλύτερος και απλούστερος τρόπος για να "αποθηκεύσετε" τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αμέσως, το Gmail τώρα κατανοεί ότι ορισμένες από τις επαφές σας είναι πιο σημαντικές για εσάς από άλλες.

Το Gmail αποφασίζει ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πιο σημαντικά με βάση το πόσο συχνά διαβάζετε και απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια συγκεκριμένη επαφή και πώς αλληλεπιδράτε με αυτά. Ο μηχανισμός του Gmail είναι αρκετά καλός από μόνος του, αλλά μπορείτε να παρέμβετε άμεσα και να δώσετε κάποια VIP κατάσταση μέσω των μηνυμάτων σας, σημαζάζοντάς τα ως σημαντικά. Εναλλακτικά, μπορείτε να αφαιρέσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη σημασία τους.

Μπορείτε να επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως σημαντικά ή όχι, κάνοντας κλικ στο μικρό εικονίδιο ετικέτας δίπλα τους στην κύρια λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στην κορυφή μιά φορά μέσα στο μήνυμα (δείτε το παρακάτω σχήμα).

Καθώς κάνετε κλικ και προσαρμόσετε τα μηνύματά σας, το Gmail θα προσαρμόσει επίσης τον δικό του αλγόριθμο και θα ανταποκριθεί ανάλογα: δεν είναι απαραίτητο να επισημάνετε όλα τα μηνύματα από μια συγκεκριμένη επαφή σημαντικά. Το Gmail θα πιάσει μετά από μερικές χειροκίνητες αλλαγές και θα τις επισημάνει για εσάς.

5.1.2 Βασικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, τα αστέρια (το ισοδύναμο των σημαιών στο Outlook) ήταν γύρω από την αρχή και εξακολουθούν να είναι πολύ αποτελεσματικά για να επισημαίνουν γρήγορα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για να αστερίσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι δίπλα του στην κύρια λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακριβώς δίπλα στη σημασία "ετικέτα" που περιγράφεται παραπάνω.

Γιατί θα θέλατε να μοιραστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αν έχετε ήδη μια προηγμένη λειτουργία όπως τα εισερχόμενα προτεραιότητας; Επειδή μερικές φορές πρέπει απλά να θυμηθείτε κάτι γρήγορα ή να θυμηθείτε ότι θέλετε να κάνετε κάτι σχετικά με ένα συγκεκριμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί να θεωρείτε ότι μια ομάδα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σημαντική. Λάβετε υπόψη ότι τα αστέρια δουλεύουν ακριβώς τα ίδια τόσο στα σημαντικά emails σας όσο και στα μηνύματα που δεν είναι τόσο σημαντικά.

Για παράδειγμα, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αστεριών που δεν μπορείτε να απαντήσετε αμέσως αλλά θέλετε να απαντήσετε αργότερα την ημέρα ή το αστέρι μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν σημαντικές πληροφορίες, όπως διευθύνσεις και αριθμούς τηλεφώνου που θα χρειαστείτε αργότερα. Μπορείτε να αρχειοθετήσετε εύκολα τα μηνύματα με αστέρι για να τα βγάλουν από τα εισερχόμενά σας και να τα αποκτήσετε αργότερα από την "Ετικέτα συστήματος" με αστερίσκο στην επάνω αριστερή γωνία. Όταν τελειώσετε να κάνετε ό, τι χρειάζεται να κάνετε με το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακυρώστε το κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το αστέρι ξανά.

5.2 Συντομεύσεις πληκτρολογίου

Πολλοί άνθρωποι φαίνεται να υποτιμούν τη δύναμη των συντομεύσεων του πληκτρολογίου και να τους εκπέμπουν σαν ενόχληση στην καλύτερη περίπτωση. Αλλά θα σας πω ότι δεν μπορείτε να γίνετε ένας αποτελεσματικός χρήστης του Gmail 9 Awesome Gmail Χαρακτηριστικά που πιθανώς δεν χρησιμοποιείτεΑρκετές δροσερές λειτουργίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail έχουν υπάρξει για μεγάλο χρονικό διάστημα χωρίς να τους ενοχλεί κανείς να τις χρησιμοποιήσουν. Ας το αλλάξουμε αυτό σήμερα. Διαβάστε περισσότερα χωρίς να κατορθώσετε να αποκτήσετε τουλάχιστον ένα ζευγάρι. Υπάρχει μια διαφορά της νύχτας και της ημέρας μεταξύ της χρήσης του ποντικιού σας για τα πάντα και της γνώσης πώς να οργανώσετε γρήγορα ένα inbox μέσα σε δευτερόλεπτα με αυτές τις συντομεύσεις.

Μπορείτε πάντα να αποκτήσετε πρόσβαση στη λίστα συντομεύσεων πληκτρολογίου στο Gmail πατώντας ένα ερωτηματικό ή μετατόπιση + / (εμπρός κάθετο) αρκεί να μην συνθέτετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (το οποίο φυσικά θα εισήγαγε απλά ένα ερωτηματικό στο σώμα σας ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ).

Πριν μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε συντομεύσεις πληκτρολογίου στο Gmail 5 Συντομεύσεις πλήκτρων Shift που κάθε χρήστης του Gmail πρέπει να γνωρίζειΤο Gmail μπορεί να έχει μια διεπαφή ενίσχυσης της παραγωγικότητας, αλλά μπορείτε να τον ενισχύσετε ακόμη περισσότερο με αυτές τις απλές αλλά ουσιαστικές συντομεύσεις πληκτρολογίου. Διαβάστε περισσότερα , ωστόσο, πρέπει να βεβαιωθούμε ότι είναι ενεργοποιημένες. Για να το κάνετε αυτό, πηγαίνετε στο Ρυθμίσεις και μετακινηθείτε προς τα κάτω Συντομεύσεις πληκτρολογίου για να τους επιτρέψουν.

Πλοήγηση:

• Πάτα το J και κ για να μετακινηθείτε προς τα πάνω και προς τα κάτω στη λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην κύρια οθόνη.
• Τύπος Χ για να επιλέξετε μια συνομιλία ("σημάδι" ή να την επισημάνετε).

Η επιλογή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον τρόπο αυτό σας επιτρέπει να επιλέξετε γρήγορα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να διαγράψετε, να αρχειοθετήσετε ή να μετακινήσετε σε άλλη ετικέτα. Μετά από κάποια πρακτική, θα διαπιστώσετε ότι η επιλογή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αυτόν τον τρόπο είναι πολύ πιο γρήγορα από τη χρήση του ποντικιού. Καθώς αρχίζετε να κατανοείτε τη δύναμη των συντομεύσεων πληκτρολογίου, θα είστε έτοιμοι για περισσότερα.

Ενέργειες:

• Τύπος Εισαγω για να ανοίξετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να το διαβάσετε.
• Τύπος μι για την αρχειοθέτηση ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αυτό λειτουργεί απευθείας από το εσωτερικό του email ή από τη λίστα ηλεκτρονικών μηνυμάτων στην κύρια οθόνη. Προσπαθήστε να επιλέξετε πολλαπλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (με μετακίνηση προς τα πάνω και προς τα κάτω στη λίστα με J και κ και επιλέγοντας μηνύματα με Χ) και πιέστε μι. Ομοφυλόφιλος!

• Τύπος # (Shift + 3) για να διαγράψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Και πάλι, αυτό λειτουργεί σε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον κύριο κατάλογο ή μέσα από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε ανοίξει.

• Μέσα σε ένα ανοιχτό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πατήστε R να απαντήσετε στον αποστολέα. τύπος ΕΝΑ για να απαντήσετε σε όλους τους αποστολείς.
• Μέσα σε ένα ανοιχτό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πατήστε σολ και μετά Εγώ για να επιστρέψετε στα εισερχόμενα.

Αυτές είναι οι κρίσιμες συντομεύσεις. Μπορείτε να δείτε πώς, με μερικές βρύσες των δακτύλων σας, μπορείτε τώρα να επιλέξετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να απαντήσετε σε όλους τους αποστολείς ταυτόχρονα και να διαγράψετε γρήγορα μια δέσμη ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Πρακτική αυτά μερικές φορές πριν προχωρήσετε στις πραγματικά δροσερές συντομεύσεις.

Οι πραγματικά δροσερές συντομεύσεις πληκτρολογίου:

• Μέσα σε ένα ανοιχτό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πατήστε Shift + R να απαντήσετε σε νέο παράθυρο. τύπος Μετακίνηση + Α για να απαντήσετε σε όλους τους αποστολείς σε ένα νέο παράθυρο.

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε μικρές οθόνες, όπου χρειάζεστε επιπλέον χώρο για να διαβάσετε και να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επίσης, αποκλείει τη συνομιλία και τις ετικέτες που σας επιτρέπουν να εστιάζετε στο email.

• Μέσα σε ένα ανοιχτό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πατήστε σολ και μετά κ για να μεταβείτε στη λίστα εργασιών σας.

Θυμήσατε ότι το Gmail ενσωματώνεται με τις Εργασίες Google; Θα το καλύψουμε έπειτα. Στην κύρια λίστα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σημειώστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (Χ) και πιέστε Shift + K για να επισυνάψετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα νέο στοιχείο "to-do" στη λίστα εργασιών σας. Αυτή η λειτουργία λειτουργεί μόνο με συντομεύσεις πληκτρολογίου! Δεν υπάρχει τρόπος να το κάνουμε.

• Τύπος σολ και μετά Π για να ανοίξετε το παράθυρο του τηλεφώνου και να πραγματοποιήσετε μια τηλεφωνική κλήση.
• Τύπος Shift + F να προωθήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Τύπος Shift + U για να επισημάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως μη αναγνωσμένο.
• Τύπος + ή – για να επισημάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σημαντικό ή μη σημαντικό (όπως αναφέρθηκε παραπάνω).

Μην αισθάνεστε υποχρεωμένοι να γνωρίζετε όλες τις συντομεύσεις. Εκπαιδεύστε τον εαυτό σας για να απομνημονεύσετε αυτά που χρησιμοποιείτε συχνά και να κάνετε τον εαυτό σας να τα χρησιμοποιήσετε για μια εβδομάδα (μην χρησιμοποιείτε το ποντίκι!) Μέχρι να γίνουν μια δεύτερη φύση. Θα διαπιστώσετε ότι δεν θέλετε να επιστρέψετε στη χρήση του ποντικιού στο Gmail και ότι χειρίζεστε πολύ ταχύτερα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με συντομεύσεις.

5.3 Εργασίες και λίστες εργασιών

Οι Εργασίες Google στο Gmail είναι πολύ βασικές και είναι σε αντίθεση με την εφαρμογή e-mail με άλλο τρόπο, αλλά είναι βολικές.

Αποκτήστε πρόσβαση στις Εργασίες Google κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην κεφαλίδα του Gmail με κόκκινο χρώμα στην επάνω αριστερή γωνία. Αυτό θα φέρει ένα μενού το οποίο θα σας οδηγήσει σε εργασίες ή επαφές. Οι εργασίες σας θα εμφανιστούν στην κάτω δεξιά γωνία ενός παραθύρου που μοιάζει με το αναδυόμενο chat. Εναλλακτικά, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε εργασίες πατώντας σι και μετά κ οπουδήποτε στο Gmail, όπως αναφέρθηκε προηγουμένως.

Οι εργασίες Google με το Gmail μπορούν πραγματικά να είναι πολύ χρήσιμες. Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια εργασία και στη συνέχεια να φωτίσετε τις εργασίες μέσα από το "tabbing" νέες εργασίες προς τα δεξιά, κάνοντας τους υποτάξεις του αρχικού. Αυτό είναι χρήσιμο για την απλούστευση ενός έργου με τη διάσχυσή του σε μικρότερα βήματα κατά μήκος του δρόμου. Από τη στιγμή που μπορείτε συνδέστε άμεσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες 9 Άμεσα τρόποι για να μετατρέψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε εργασίεςΔεν μπορείτε να σταματήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το να τελειώνουν στα εισερχόμενά σας, αλλά μπορείτε να τα μετατρέψετε σε εργασίες για να τα διαχειριστείτε καλύτερα. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να μετατρέψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες. Διαβάστε περισσότερα μπορείτε να συμπεριλάβετε χρήσιμες πληροφορίες μέσα σε αυτή την εργασία, όπως συνδέσμους, πληροφορίες επαφών και ακόμη και αρχεία. Όταν γίνει μια εργασία, μπορείτε να την ελέγξετε και να ανταμειφθείτε με μια απεργία που διέρχεται από αυτήν, διασχίζοντας την ως ολοκληρωμένη.

Κάνοντας κλικ σε οποιαδήποτε εργασία θα ανοίξει μια επιλογή για να προσθέσετε σημειώσεις στην εργασία ή να επιλέξετε ημερομηνία λήξης. Αυτό έρχεται ιδιαίτερα χρήσιμο αν εργάζεστε με το Ημερολόγιο Google, καθώς οι λίστες εργασιών συγχρονίζονται άψογα και θα εμφανίζονται στο ημερολόγιό σας επίσης.

5.4 Διαχείριση των επαφών σας

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στις επαφές σας, κάντε κλικ στο κάτω βελάκι δίπλα στο Ταχυδρομείο στην πάνω αριστερή πλευρά, όπως κάνατε με τις εργασίες σας, ή πατήστε σολ και μετά ντο από τα εισερχόμενά σας. Εάν χρειάζεστε πραγματικά βοήθεια για να ξεκινήσετε, κοιτάξτε Το Gmail του αρχαρίου για να καθοδηγήσει Ο οδηγός για αρχάριους στο GmailΜπορεί να έχετε ήδη λογαριασμό Gmail. Ή, σκέφτεστε να εγγραφείτε για ένα. Αυτός ο οδηγός έχει όλα όσα χρειάζεστε για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το λαμπερό νέο λογαριασμό Gmail. Διαβάστε περισσότερα που προαναφέρθηκε. Επομένως, θα ασχοληθούμε απλώς με τον τρόπο αποτελεσματικής αντιμετώπισής τους.

Θα παρατηρήσετε ότι όταν κάνετε κλικ Επαφές από το αναπτυσσόμενο μενού σας, οδηγείτε σε μια νέα σελίδα. Εδώ, μπορείτε να δείτε κάθε επαφή σας με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον αριθμό τηλεφώνου σας, αν υπάρχει. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο Συχνά επικοινωνία για να δείτε τους πιο πρόσφατους επικοινωνούντες επικοινωνίας σας.

Όπως και με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε ετικέτες για τις επαφές σας για επιχειρήσεις, σχολείο και οικογένεια. Αυτός είναι ένας θαυμάσιος τρόπος για να διατηρείτε τις επαφές σας διαχωρισμένες και εύκολα προσβάσιμες. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τον τρόπο ταξινόμησης της σελίδας επαφών κάνοντας κλικ Ρυθμίσεις από αριστερά και επιλέγοντας από το όνομα ή το επώνυμο για τη σειρά ταξινόμησης.

Δίπλα σε κάθε επαφή, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Περισσότερο (εικονίδιο τριών σημείων) για να αλλάξετε την ετικέτα τους, να τα διαγράψετε ή να τα αποκρύψετε από τη λίστα επαφών σας.

Ο ευκολότερος τρόπος διαχείριση των επαφών σας 10 εύκολες συμβουλές για τη διάσωση επαφών Google από την παραμέλησηΟι Επαφές Google είναι ίσως η λιγότερο οργανωμένη από όλες τις υπηρεσίες Google που χρησιμοποιούμε. Οι περισσότεροι από εμάς το παραμελίζουμε. Ακολουθεί ένας πλήρης οδηγός για την καθαρή άνοιξη και την οργάνωση της Επαφές Google. Διαβάστε περισσότερα είναι να τα ομαδοποιήσετε με ετικέτες, ώστε να μπορείτε να επικοινωνήσετε γρήγορα μαζί τους από το Gmail.

5.5 Πρόσθετα χαρακτηριστικά Labs

Το Gmail περιέχει πολλές προαιρετικές δυνατότητες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν να ενισχύσετε περαιτέρω την παραγωγικότητά σας 7 Βασικές λειτουργίες Gmail Lab για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείουΤα Εργαστήρια Gmail φιλοξενούν ορισμένα πραγματικά μεγάλα πειραματικά χαρακτηριστικά που μπορούν να σας βοηθήσουν να αυξήσετε την παραγωγικότητα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου. Διαβάστε περισσότερα .

Είναι προσιτά στο πλαίσιο του Εργαστήρια στην καρτέλα Ρυθμίσεις. Παρακάτω θα αναφέρω ένα ζευγάρι που θεωρώ χρήσιμο, οργανωμένο από την παραγγελία του στην περιοχή Labs. Μη διστάσετε να εξερευνήσετε και να βρείτε περισσότερα από μόνος σας.

Έξυπνες ετικέτες:

Ένα από τα προσωπικά μου αγαπημένα, αυτό το εύχρηστο χαρακτηριστικό επιτρέπει στο Gmail να "μαντέψει" ποια από τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι ειδοποιήσεις, απαντήσεις από ηλεκτρονικά φόρουμ και χύμα (ενημερωτικά δελτία κ.α.). Το Gmail προσθέτει αυτόματα ετικέτες σε κάθε είδος και κάνει πολύ καλή δουλειά στην μαντέψουν. Θα σας ζητήσει επίσης να "εκπαιδεύσετε" επιλέγοντας τη σωστή ετικέτα για μερικές ημέρες όταν την ενεργοποιείτε. Δοκιμάστε το και δείτε πώς επηρεάζει τον οργανισμό σας.

Κονσέρβες απόκρισης:

Ένας θεός, αν λάβετε πολλά emails στα οποία απαντάτε με τον ίδιο τρόπο. Ενεργοποιήστε το και, στη συνέχεια, συνθέστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως "πρότυπο". Αποθηκεύστε το και χρησιμοποιήστε την την επόμενη φορά που θέλετε να απαντήσετε γρήγορα. Αυτό είναι εξαιρετικό για σας ευχαριστώ επιστολές, για παράδειγμα, ή για ενημερωτικά δελτία.

5.6 Πρόσθετα Gmail

Μπορείτε να βρείτε μια δέσμη προσθέτων για το Gmail κάνοντας κλικ στο εικονίδιο γραναζιού και στη συνέχεια επιλέγοντας Αποκτήστε πρόσθετα. Εδώ μπορείτε να περιηγηθείτε εργαλεία που σας βοηθούν να είστε πιο παραγωγικοί 13 Quick Tricks και επεκτάσεις για να γίνετε χρήστης Gmail PowerΕάν είστε χρήστης του Gmail, έχετε μια ατελείωτη ροή τεχνικών και επεκτάσεων για να κάνετε το καλύτερο από αυτό. Θα εξετάσουμε μερικά από τα καλύτερα από αυτά σε αυτό το άρθρο. Διαβάστε περισσότερα , εξαιρετικά οργανωμένο ή καλύτερο επικοινωνία. Ενώ οι επιλογές είναι περιορισμένες, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μερικά από αυτά τα εύχρηστα εργαλεία.

QuickBooks για τη χρηματοδότηση, Trello για τη διαχείριση έργων, Dialpad για επικοινωνία, και Μίσθωση για ανθρώπινους πόρους είναι μερικές από τις διαθέσιμες επιλογές. Εάν επιλέξετε να εγκαταστήσετε ένα πρόσθετο, απλά να έχετε κατά νου ότι οι περισσότεροι προέρχονται από πηγές τρίτων, ώστε να μπορείτε να ελέγξετε τους όρους μετά το χτύπημα Εγκαθιστώ και πριν πιέσετε Να συνεχίσει.

Τα Εισερχόμενα του Gmail σας αποκτήθηκαν

Αυτό είναι! Ελπίζω να έχετε γίνει καλύτερος χρήστης του Gmail διαβάζοντας αυτό το μήνυμα και ότι κάνει τη ζωή σας λίγο πιο εύκολη. Απολαμβάνω!

Τώρα ίσως είναι καιρός να πάρετε το μάθημα Gmail στο επόμενο επίπεδο και να μάθετε κρυφές λειτουργίες του Gmail στο Android 9 κρυφές λειτουργίες στο Gmail για το Android που πρέπει να χρησιμοποιείτεΑξιοποιήστε στο έπακρο την εμπειρία σας στο Gmail για Android με αυτές τις συμβουλές και κόλπα. Διαβάστε περισσότερα .

Μας χάθηκε κάτι; Τι έχετε ανακαλύψει σχετικά με το Gmail ότι πρέπει να γνωρίζουν οι συνάδελφοι αναγνώστες; Παρακαλώ μοιραστείτε μαζί μας στα σχόλια.

Image Credit: mady70 /Depositphotos